Ulrike Friedrich. Wer bin ich? Die SOPHISTen. Personalverantwortliche und Speaker

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1 Was steht eigentlich in meinem Arbeitszeugnis? SOPHIST GmbH Vordere Cramergasse Nürnberg Tel.:+49 (0) Fax:+49 (0)

2 Wer bin ich? Die SOPHISTen Ulrike Friedrich Personalverantwortliche und Speaker Diplom-Sozialwirtin, Studienschwerpunkte Soziologie, Psychologie, Interkulturelles Management

3 40 Mitarbeiter mit hochspezialisiertem Wissen Senior Consultants Vortragstitel Consultants Junior Consultants Assistants SOPHIST GmbH DIE SOPHISTen

4 Wer schreibt, der bleibt Die Bücher der SOPHISTen Vortragstitel

5 Unsere Kunden Auszug aus unserer Kundenliste Vortragstitel

6 Arten von Zeugnissen Rechtliche Grundlage Formalitäten & Grundsätze Bestandteile von Zeugnissen Arbeitszeugnisse in der Praxis Letter of Reference Über-/Unterbewertung von Zeugnissen Agenda

7 Arten von Zeugnissen Was steht eigentlich in meinem Arbeitszeugnis? Vier Arten von Zeugnissen sind möglich: Einfaches Zwischenzeugnis (vorläufiges Zeugnis) Einfaches Endzeugnis Zeugnisarten Qualifiziertes Zwischenzeugnis (vorläufiges Zeugnis) Qualifiziertes Endzeugnis Man unterscheidet einfache und qualifizierte Zeugnisse, sowie Zwischenzeugnisse und Endzeugnisse. SOPHIST GmbH Seite 7

8 Einfaches Zeugnis Was steht eigentlich in meinem Arbeitszeugnis? Zielsetzung: Lückenlose Dokumentation des bisherigen Berufswegs für den Arbeitnehmer Enthalten sein müssen o Aufgaben und Tätigkeiten des Arbeitnehmers o Art und Dauer der Beschäftigung Der Grund des Austretens wird nur auf ausdrûcklichen Wunsch des Arbeitnehmers erwähnt! Erlaubt ein Urteil ûber Kenntnisse und Leistungsfähigkeit SOPHIST GmbH Seite 8

9 Qualifiziertes Zeugnis Was steht eigentlich in meinem Arbeitszeugnis? Übliche Form des Arbeitszeugnisses Enthält Art und Dauer der Beschäftigung Beurteilungen zur Führung und Leistung des Arbeitnehmers Angaben müssen genau und zuverlässig sein die Leistung des Arbeitnehmers wahrheitsgemäß, nach sachlichen Maßstäben ausgerichtet und nachprüfbar beschreiben Der Gesetzgeber fordert nur das einfache Zeugnis Führung betrifft neben dem Sozialverhalten auch die Einhaltung der betrieblichen Ordnung SOPHIST GmbH Seite 9

10 Zwischenzeugnis (vorläufiges Zeugnis) Anspruch auf Erteilung eines Zwischenzeugnisses wird aus dem Rechtsgedanken des 629 BGB abgeleitet Freizeit zur Stellungsuche Bedeutung in der Praxis: Mit dem Ausspruch der Kündigung oder bei Abschluss eines Aufhebungsvertrages kann der Arbeitnehmer ein Zeugnis verlangen Ein berechtigtes Interesse des Arbeitnehmers liegt vor wenn der Vorgesetzte wechselt. Änderungen im Arbeitsbereich anstehen. der Inhaber wechselt (Betriebsnachfolge nach 613 BGB). der Arbeitnehmer voraussichtlich länger seiner Arbeit fernbleibt. z. B. wegen Wehr- oder Zivildienst oder Erziehungsurlaub SOPHIST GmbH Seite 10

11 Verhältnis von Zwischenzeugnis zu Endzeugnis Der Arbeitgeber ist bei Beurteilung nicht an ein früher erstelltes Zwischenzeugnis gebunden. darf im Endzeugnis nicht grundlos von den Angaben in einem vorläufigen Zeugnis abweichen, wenn er ein solches Zeugnis für Bewerbungen ausgestellt hat. Der Anspruch des Arbeitnehmers entsteht bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. SOPHIST GmbH Seite 11

12 Anspruch auf ein Zwischenzeugnis Wann besteht er oder wodurch? Es existiert keine gesetzliche Normierung Grundlage für das Zwischenzeugnis: der triftige Grund Beispiele für triftige Gründe: Während eines Kündigungs- schutzprozesses Suspendierung vom Dienst Abkehrwille oder Bewerbung Dauerhafte Versetzung auf anderen Arbeitsplatz / in andere Organisationseinheit Umwandlung einer Personengesellschaft in eine Aktiengesellschaft Längere Unterbrechungen (z. B. Elternzeit, Sabattical) Feststehendes Vertragsende nach Kündigung oder Aufhebungsvertrag Manche Tarifverträge decken den Anspruch ab Auslandsaufenthalte Wesentliche Änderungen bei der Arbeitszeit Wesentliche Änderungen im Aufgabengebiet Aufstiege, Abstieg, Statusänderungen (z. B. von Angestelltem zu leitendem Angestellten) Übergang des Betriebs / eines Betriebsteils auf einen anderen Inhaber Wechsel oder Ausscheiden des direkten Vorgesetzten Bei Azubis: Abbruch der Ausbildung oder nicht-feststehende Übernahme SOPHIST GmbH Seite 12

13 Widerspruchsfrist für Zeugnisse Voraussetzungen zum Einspruch oder Widerspruch Der Zeugnisempfänger sieht sich durch unzutreffende oder unzulässige Formulierungen nicht angemessen beurteilt Vorgehen: Einspruch oder Wiederspruch muss innerhalb einer angemessenen Frist geschehen (Empfehlung 4 Wochen) Zeugnisempfänger hat Zeugnisberichtigungsanspruch (Beweislast liegt beim Arbeitnehmer) Kein Anspruch auf eine bestimmte Formulierung Grundsätzlich besteht ein Widerspruchsrecht auf ein verbessertes Arbeitszeugnis SOPHIST GmbH Seite 13

14 Rechtliche Grundlage für ein Arbeitszeugnis Was steht eigentlich in meinem Arbeitszeugnis? Ausschlaggebend sind: 630 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), Pflicht zur Zeugniserteilung 109 Gewerbeordnung (GewO), Zeugnis 16 Berufsbildungsgesetz (BBiG ) SOPHIST GmbH Seite 14

15 Rechtliche Grundlage 630 (BGB), Pflicht zur Zeugniserteilung Der Verpflichtete kann vom anderen Teil bei Beendigung des Dienstverhältnisses ein schriftliches Zeugnis fordern Das Zeugnis muss auf Verlangen Angaben über die Leistungen und die Führung im Dienst beinhalten darf nicht in elektronischer Form ausgestellt werden entspricht dem qualifizierten Zeugnis SOPHIST GmbH Seite 15

16 Rechtliche Grundlage 109 Gewerbeordnung (GewO), Zeugnis Der Arbeitnehmer hat bei Beendigung des Dienstverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis Das Zeugnis muss mindestens Art und Dauer der Tätigkeit beinhalten kann sich auf Verlangen des Arbeitnehmers auch auf Leistungen und Verhalten im Arbeitsverhältnis beziehen muss verständlich formuliert sein darf nicht in elektronischer Form erteilt werden SOPHIST GmbH Seite 16

17 Rechtliche Grundlage 16 Berufsbildungsgesetz (BBiG ) Ausbildende müssen Auszubildenden bei Beendigung des Ausbildungsverhältnisses ein schriftliches Zeugnis ausstellen Das Zeugnis muss Angaben über Art, Dauer und Ziel der Berufsausbildung enthalten muss Angaben über die beruflichen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten des Auszubildenden enthalten kann auf Verlangen des Auszubildenden Angaben über Verhalten und Leitung enthalten darf nicht in elektronischer Form erteilt werden SOPHIST GmbH Seite 17

18 Formalitäten von Endzeugnissen Was steht eigentlich in meinem Arbeitszeugnis? Der Arbeitnehmer muss das Zeugnis aktiv anfordern Formen der Beendung eines Arbeitsverhältnisses: Arbeitnehmer kündigt Arbeitgeber kündigt Richtwert: einfaches Zeugnis in wenigen Tagen, qualifiziertes Zeugnis in 14 Tagen Der Arbeitgeber muss ein Zeugnis in einer gewissen Frist ausstellen, Ausnahmen gelten für betriebsbedingte Kündigungswellen Der Anspruch auf ein Zeugnis verjährt nach 3 Jahren, im öffentlichen Dienst nach 6 Monaten (nach 199 BGB) SOPHIST GmbH Seite 18

19 Grundsätze von Arbeitszeugnissen Was steht eigentlich in meinem Arbeitszeugnis? Wahrheitspflicht Muss unter Beteiligung einer Person erstellt werden, die den AN wirklich einschätzen kann Muss so formuliert sein dass die Aussagen für den AN erkenntlich sind dass die Aussagen für Entscheidungsträger der Personalauswahl klar erkenntlich sind Wohlwollenspflicht Nicht erwähnt werden sollen: kleinere Fehler oder Schwächen labile Leistungen in schweren kurzen Zeiten Die Ausübung des Grundrechts auf freie Berufs- und Arbeitsplatzwahl wird nicht unnötig erschwert SOPHIST GmbH Seite 19

20 Bestandteile von Zeugnissen Das muss ein qualifiziertes Zeugnis enthalten Überschrift Angaben zur Person Arbeitsdauer Beschreibung der Tätigkeiten Leistung Arbeitsweise Grundangaben Auffassungsgabe, Wissen, Können Führungsleistungen (wenn in Führungsposition) Verhaltensbeurteilung und Vertrauenswürdigkeit Sozialverhalten Beendigungsart Dank, Bedauern + Zukunftswünsche Ort, Datum und Unterschriften SOPHIST GmbH Seite 20

21 Bestandteile von Zeugnissen Beispielhafter Aufbau Arbeitszeugnis Frau/Herr XY ist vom bis als bei unserem Unternehmen XY beschäftigt. <Vorstellungstext des Unternehmens> Auflistung des Aufgaben-/Kompetenzbereichs Vorsicht vor Werbetext, der hier gerne verwendet wird! Stichpunkte ûber herausragende Leistungen helfen beim Erinnern Leistungsbeurteilung, Sozialverhalten & Sozialkompetenzbewertung Abschlusssatz, Beendigungsformel: Darstellung der Motivation der Zeugniserstellung Dank, Bedauern und Zukunftswünsche SOPHIST GmbH Seite 21

22 Leistungsbeurteilung Was gehört zur Arbeitsweise? Intellektuelle Fähigkeiten Arbeitserfolge Arbeitsbereitschaft Kompetenz der Führungsposition Fachkenntnisse Arbeitsbefähigung Leistungsbeurteilung Belastbarkeit in Führungspositionen Abteilungsleistungen Weiterbildung Fachwissen Motivation zur Weiterbildung Zufriedenheit der Mitarbeiter SOPHIST GmbH Seite 22

23 Sozialverhalten & Sozialkompetenz Was gehört dazu? Vorgesetzten Kollegen dritten Personen Verhalten gegenüber Sozialverhalten & Sozialkompetenz Weitergehende Aspekte des Verhaltens soziale Aspekte persönliche Aspekte SOPHIST GmbH Seite 23

24 Wichtige Formalitäten Was steht eigentlich in meinem Arbeitszeugnis? Ein professionelles Arbeitszeugnis ist stets auf Firmenpapier (und fehlerfrei) ausgedruckt sollte möglichst auf den Austrittstag ausgestellt sein hat einen Mindestumfang von einer Seite, zu empfehlen sind 1,5 oder 2 Seiten trägt eine Unterschrift von einem Kollegen einer höheren Hierarchieebene Oder zumindest nahe zeitlich daran besser noch von einem Mitglied der Firmenleitung oder sowohl als auch SOPHIST GmbH Seite 24

25 Beurteilungen, Formulierungen, Zeugniscode Gesamtbeurteilung: In ihrer Kürze besonders aussagekräftig, aber auch besonders problematisch. Bewertung mit Bewertungsschlüsseln: motiviert durch Wunsch nach Vergleichbarkeit Vergleichbar mit Schulnoten positive Bewertung (Note 1-4) für Zufriedenheit negative Bewertung (Note 5 & 6) für Unzufriedenheit/ mangelnde Eignung des Arbeitnehmers In Zeugnissen wird die Steigerung der Zufriedenheit durch verbale Steigerung zum Ausdruck gebracht. SOPHIST GmbH Seite 25

26 Beurteilungen, Formulierungen, Zeugniscode Bedeutung von typischen Formulierungen in Schulnoten: Note Formulierung 1... immer (stets, in jeder Hinsicht) zu unserer vollsten Zufriedenheit 2... in jeder Hinsicht (immer) zu unserer vollen Zufriedenheit immer (stets, sehr) zu unserer Zufriedenheit. 4 hat die ihm übertragenen Arbeiten zu unserer Zufriedenheit erledigt. 5 hat sich bemüht, die ihm/ihr übertragenen Aufgaben zu erfüllen hatte Gelegenheit, die ihm/ihr übertragenen Aufgaben zu erledigen.... konnte den ihm/ihr übertragenen Aufgaben nicht gerecht werden. Negative Bewertungen werden durch Ausdruck des Bemühens gekennzeichnet, absolutes fachliches Versagen direkt genannt oder mit dem Ausdruck der Gelegenheit markiert. SOPHIST GmbH Seite 26

27 Wie komme ich zu meinem Arbeitszeugnis? Woher kommen die Daten für ein Arbeitszeugnis? Beurteilungsbogen werden häufig vom Vorgesetzten ausgefûllt Arbeitszeugnis Auflistung der Tätigkeiten wird meist durch Arbeitnehmer ausgefûllt und durch Vorgesetzten freigegeben SOPHIST GmbH Seite 27

28 Arbeitszeugnisse in der Praxis Name und Tätigkeitsbeschreibung Interne Mitarbeiterbeurteilung <Vorname Name> Tätigkeitsbeschreibung Der Mitarbeiter war in unserem Unternehmen für folgende Bereiche verantwortlich oder hat in ihnen mitgewirkt: 1 <Beschreibung der Tätigkeit> SOPHIST GmbH Seite 28

29 Arbeitszeugnisse in der Praxis Formalia und Vorgaben für Leistungsbewertung Art des Zeugnisses und Anlass für Beurteilung Art des Zeugnisses: (Abschluss-)Zeugnis/Zwischenzeugnis/Vorläufiges Zeugnis Anlass der Beurteilung Vertragsende/Kündigung durch AN/Kündigung durch AG/ Vorgesetztenwechsel/Neubewerbung/Sonstiges Leistungsbewertung Bitte vergeben Sie für den bewertenden Mitarbeiter zu den unten aufgeführten Themenbereiche eine Note von eins bis sechs (1 = sehr gut bis 6 = ungenügend) Sonstige Bemerkungen <Besondere Bemerkungen, z. B. besondere Zeugnisvermerke etc.> SOPHIST GmbH Seite 29

30 Arbeitszeugnisse in der Praxis Beispiel für ein Leistungsbewertungsschema Fachwissen Fachkönnen Weiterbildung Auffassungsgabe Fachbereiche Denk- und Urteilsvermögen Leistungsbereitschaft Belastbarkeit Arbeitsweise Zuverlässigkeit Arbeitsergebnis Führungsfähigkeit (nur bei Führungspositionen) Zusammenfassende Leistungsbeurteilung Persönliche Führung Schlussformulierung (Note) Note SOPHIST GmbH Seite 30

31 Letter of Reference bzw. Recommendation Letter Was steht eigentlich in meinem Arbeitszeugnis? Im Ausland gibt es keine klassischen Arbeitszeugnisse Der Letter of Reference/ Recommendation Letter dient als Empfehlung für einen Neuen kann sowohl von Vorgesetzten als auch von Kollegen geschrieben werden SOPHIST GmbH Seite 31

32 Über- und Unterbewertung von Arbeitszeugnissen Arbeitszeugnisse sind nicht allein ausschlaggebend für die Bewertung durch einen potentiellen Arbeitgeber. sollten eingeholt werden, sind aber in den seltensten Fällen eine Gerichtsverhandlung o. Ä. wert. Rechtzeitiges und regelmäßiges Einholen von Feedback beugt Missverständnissen bei der Leistungseinschätzung und Leistungsbewertung vor. Wenn man sich ungerecht bewertet fühlt, hilft es sich mit dem Vorgesetzten noch einmal zu unterhalten, ein Gespräch mit der Geschäftsleitung führen, und/oder den Betriebsrat hinzuzuziehen. Seite 32

33 Literaturtipps & Literaturquellen Was steht eigentlich in meinem Arbeitszeugnis? Arbeitszeugnisse in Textbausteinen: Rationelle Erstellung, Analyse, Rechtsfragen, 12.Auflage, Boorberg Katrin Braun: Das qualifizierte Zeugnis SOPHIST GmbH Seite 33

34 Q&A: Hilfe bei der Bewertung Ihrer Arbeitszeugnisse Workshop

35 Bilderquellenverzeichnis Vortragstitel istockphoto: Three Ticks and You re In by Rob Hadfield Press on the Letter Business Group Doing the High Five by Yuri Arcurs Building Strategy Business People Meeting by Endopak Weitere: Plato by Mario Klinger

36 Haben Sie weitere Fragen? SOPHIST GmbH Seite 36

37 SOPHIST GmbH Seite 37