immo office Instandhaltung

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1 Prozessop mierung durch den Einsatz eines Handwerkerportals Fakten, die Sie kennen Die Au rags und Rechnungsbearbeitung ist ein Massengeschä und im wohnungswirtscha lichen System meist umständlich, unflexibel und zeitraubend gelöst. 86% aller Au räge verursachen nur ca. 33% der direkten Instandhaltungskosten. Die Instandhaltungsaufwendungen beinhalten bis zu 85% Verwaltungsanteil. Skontovereinbarungen können aufgrund langer Bearbeitungszeiten der Rechnungen häufig nicht genutzt werden. Unser Ansatz / immo office Instandhaltung unterstützt Sie im Massengeschä der Kleininstandhaltung. Maßgeschneidert auf Ihr Unternehmen, Ihre Prozesse und Ihr ERP System. Unkomplizierte und direkte Au ragsschreibung im Internet auf jedem PC. Klare Strukturierung der Prozesse vom Au rag bis zur Bezahlung der Rechnung. Flexible S chprobenkontrolle für die sachliche Rechnungsprüfung. Automa sierte rechnerische Rechnungsprüfung. Kurze und transparente Wege der Au räge Ihre Lösung Im Bereich der laufenden Instandhaltung kann an vielen Stellen viel bewegt werden. Früher haben Sie ausschließlich Briefe geschrieben, heute sind E Mails nicht mehr aus Ihrem Alltag weg zu denken. Warum nutzen Sie nicht auch bei der Beau ragung und Abrechnung von Handwerkerleistungen moderne IT Werkzeuge und sparen damit Zeit und Geld? Abb. 1: Statusbezogene Darstellung vom Au rag bis zur Rechnung Stand: 01/2013 Seite 1

2 Wie wäre es, wenn nicht Ihre Mitarbeiter jede Rechnung in Ihrem wohnungswirtscha lichen System erfassen und prüfen, sondern dies durch ein modernes IT Werkzeug automa siert erledigt wird? Ihre Handwerker haben sicher auch ein Interesse daran, dass die Rechnungen schneller bearbeitet und bezahlt werden. Ihr Vorteil: Sie nutzen regelmäßig ihre Skontovereinbarungen! Lassen Sie sich doch einmal aufzeigen, an welchen Stellen Sie Verwaltungsaufwand sparen und die Prozesse op mieren können mit oder ohne Einheitspreisvereinbarungen und, wenn gewünscht, selek v für einzelne Gewerke oder Handwerker! Vereinfachen und definieren Sie mit uns Ihre Abläufe Abb. 2: Erfassungsmaske für die Au ragsschreibung maßgeschneidert auf das ERP System vom Au rag bis zur Bezahlung der Rechnung und lassen Sie die Einhaltung der definierten Abläufe von immo office überwachen, das Ihnen jederzeit schnellen Zugriff auf alle Daten gewährt, die in diesem Prozess verwendet werden. Daten zu aktuellen Vorgängen sind in gleicher Tiefe verfügbar wie historische Daten. Behalten Sie jederzeit den Überblick über die Au ragshistorie eines Objekts, ohne sich in diversen Masken zu verze eln. Noch nie war die Au ragsschreibung so einfach und übersichtlich! Qualität sta Quan tät: Nutzen Sie die vielsei gen Freiheitsgrade des Handwerkerportals und definieren Sie, nach welchen Kriterien Rechnungen zur sachlichen Prüfung bes mmt werden sollen. Sie werden sehen, dass S chproben in der Rechnungsprüfung die Qualität der ausgeführten Leistung sicher stellen und die gesparte Zeit sinnvoll in andere Tä gkeiten inves ert werden kann. Die rechnerische Prüfung und die Erfassung von Rechnungen im Rechnungseingangsbuch übernimmt immo office für Sie! Sollten Sie vor dem Wechsel Ihres wohnungswirtscha lichen Systems stehen, lassen Sie sich davon nicht abhalten, schon heute eine moderne Lösung einzuführen, die Ihre Techniker und Buchhalter täglich entlastet und Freiraum für andere wich ge Dinge scha. Das immo office passt zu jedem wohnungswirtscha lichen System und ist bereits mit unterschiedlichsten ERP Systemen erfolgreich im Einsatz! Stand: 01/2013 Seite 2

3 Unser Ansatz im Überblick Durch kundenindividuelle Anforderungen oder Randbedingungen des eingesetzten ERP Systems und dessen Funk onalitäten können Details vom hier dargestellten Ablauf abweichen. Der S chprobengenerator kann aufgrund verschiedenster Kriterien bes mmte Rechnungen zur sachlichen Prüfung auswählen. Die Übergabe von Rechnungs oder Bu Abb. 3: Schema sche Darstellung des Handwerkerportals chungsinforma onen erfolgt in der Form und an die Stelle im ERP System, wie sie durch die Abläufe in Ihrem Unternehmen erforderlich ist. Die Einrichtung des Handwerkerportals wird mit Ihnen abges mmt und individuell an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst. Ein bereits vorhandenes Archivsystem kann zur revisionssicheren Ablage aller Dokumente eingebunden werden. Objekthistorie bei der Beau ragung Bei der Erfassung neuer Au räge im immo office stehen Ihnen in der Objekthistorie sämtliche Informa onen zu alten Au rägen zur Verfügung. Auffälligkeiten lassen sich so leicht orten, Doppelbeau ragung vermieden. wird Abb. 4: Au ragsmaske und Au ragshistorie Grundlage für die Beau ragung bilden Ihre Objektstammdaten, die über automa sierte Schni stellen aus Ihrem ERP System gelesen und dem Handwerkerportal regelmäßig und immer aktuell zur Verfügung gestellt werden. Eine manuelle Stammdatenpflege im Handwerkerportal ist nicht erforderlich. Stand: 01/2013 Seite 3

4 Übersichtliche Darstellung der Au rags und Rechnungsposi onen Abb. 5: Posi onsdarstellung in Au rag und/oder Rechnung Sämtliche Informa onen im Au rag und in der Rechnung stehen den Sachbearbeitern und Handwerkern in übersichtlicher Form zur Verfügung. Beau ragung und Abrechnung können unter Verwendung von individuellen Au rags und Rechnungs posi onen, Pauschalpreisvereinbarungen oder Einheitspreisabkommen erfolgen. Druck, Export und Archivierung sämtlicher Dokumente als PDF ist jederzeit möglich. / immo office unterstützt die qualifizierte elektronische Signatur für jede Art von Dokumententyp Au rag, Rechnung,. Abbildung beliebiger Posteingangskörbe Abb. 6: Zuständigkeitsbezogene Darstellung in Posteingangskörben Durch die Defini on beliebiger Posteingangskörbe können die Strukturen des Unternehmens für die Au rags und Rechnungseingangsbearbeitung team oder personenbezogen individuell abgebildet werden. Sämtliche Vorgänge, die einer manuellen Bearbeitung bedürfen, werden hier abgelegt und erst nach erfolgter Bearbeitung an das ERP System übergeben. Rechnungs und Au ragsdaten sind im Zuge der Rechnungsprüfung auf getrennten Reitern schnell einsehbar, Hinweise des Handwerkers bei Mieterbelastung oder Versicherungsfällen führen zur Rechnungsprüfung und werden dem Techniker mitgeteilt. Stand: 01/2013 Seite 4

5 Einfache und intui ve Bedienung Einheitliches Layout der Bewegungsdaten innerhalb der Rechnung erleichtern die sachliche Rechnungsprüfung. Die Rechnung wird auf dem im immo office zum Handwerker hinterlegten Brie ogen dargestellt. Sie wünschen eine Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur? Im immo office können alle Arten von Dokumenten elektronisch signiert werden. Dieses ist z.b. auch für Au räge möglich, die eine von Ihnen bes mmte Au ragshöhe überschreiten! Abb. 8: Rechnung auf dem Briefpapier des Au ragnehmers Arbeitsnachweise oder andere Dokumente können mit der Rechnung übermi elt werden. Auf Grund des Barcodes und unter Nutzung des immo office Faxservice (op onal) werden die an eine zentrale Faxnummer gesendeten Dokumente automa sch der entsprechenden Rechnung zugeordnet. Abb. 9: Arbeitsnachweis zur Rechnung Ihr Ansprechpartner: Holger Binder Tel.: 040 / Fax: 040 / h.binder@immo port.com Bramfelder Str Hamburg port.com Stand: 01/2013 Seite 5