Projektplanung und -realisierung in der Schule Eine Einführung in Projektplanung und Förderung von Tilo Gutjahr und Jan Frühauf

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1 Projektplanung und -realisierung in der Schule Eine Einführung in Projektplanung und Förderung von Tilo Gutjahr und Jan Frühauf 1/9

2 Einleitung In der vorliegenden Arbeit, die sich speziell an werdende Schulmusiker richtet, soll es hauptsächlich um die Planung, Finanzierung und Durchführung von Projekten im schulischen Rahmen gehen. Dabei werden nicht nur Definitionen und Anregungen für die erfolgreiche Planung solcher Vorhaben gegeben, sondern auch konkret Vereine, Stiftungen und Sponsoren sowie andere Ansprechpartner genannt und im beigefügten Informationsmaterial vorgestellt. Um eine gewisse Aktualität zu gewährleisten wird der Leser gebeten selbst Material zur Verfügung zu stellen und damit diesen Ordner zu erweitern. Ein Projekt ist ein Vorhaben, bei dem innerhalb einer vorgegebenen Zeitspanne ein festes Ziel erreicht werden soll, und das sich dadurch auszeichnet, dass es im Wesentlichen ein einmaliges Vorhaben ist. Innerhalb des Projektmanagements hat die Abgrenzung hat die Abgrenzung eines Projekts von einem Unternehmen den Sinn, die einzelnen Bereiche planbar zu gestalten. Die Gesamtheit der Tätigkeiten, die mit der erfolgreichen Abwicklung eines Projekts zusammenhängen, münden in einen Regelkreis zur Steuerung von Projekten. Wichtig sind verlässliche Anfangs- und Enddaten zur Planung des Vorhabens und Zusagen für benötigte Ressourcen im Rahmen des Projektplans. In der Regel birgt ein Projekt - im Gegensatz zu regelmäßigen, stets ähnlich ausgeführten, großteils identischen Vorhaben - meist ein höheres Risiko des Scheiterns und wird in einer speziellen befristeten Organisationsform, der so genannten Projektorganisation, abgewickelt, innerhalb derer auf das Ziel hingearbeitet wird. 2/9

3 1. Möglichkeiten der finanziellen Unterstützung Es gibt vielfältige Möglichkeiten, Anschaffungen und Projekte in der Schule durch Drittmittel zur finanzieren. Unter Drittmitteln versteht man finanzielle Zuwendungen, die über den ohnehin zur Verfügung stehenden Etat hinausgehen. Man unterscheidet dabei zwischen Drittmitteln der öffentlichen Hand, wobei eine staatliche Ebene durch eine ihr übergeordnete finanziell unterstützt wird, und privaten Drittmitteln. Die Förderung von Projekten durch die öffentliche Hand erfolgt durch Zuwendungen für bestimmte einzelne Projekte, wobei die Bezuschussung vor Beginn des Projekts genehmigt sein muss. Eine nachträgliche Bezuschussung ist hier nicht möglich. Meist geht es dabei nicht um eine Vollfinanzierung des gesamten Projekts, da sonst der Geldgeber zugleich Veranstalter werden würde. Häufig ist eine Teilfinanzierung, bei der man zwischen verschiedenen Möglichkeiten unterscheiden muss. Die Fehlbedarfsfinanzierung beschreibt eine Finanzierung der Differenzkosten zwischen den zur Verfügung stehenden Mitteln und den tatsächlichen Kosten des Projekts bis zu einem bestimmten Höchstbetrag. Bei der Festbetragsfinanzierung wird ein vorher genau festgelegter Betrag zugesteuert. Die Anteilsfinanzierung legt einen bestimmten prozentualen Anteil an den Kosten des Projekts fest, der durch die Geldgeber bezahlt wird. Die Beschaffung privater Drittmittel lässt sich unter anderem durch das so genannte Fundraising bewerkstelligen. Diese Methode bezeichnet das systematische Sammeln von Spenden, welche, anders als beim Sponsoring, keine vertraglichen Verpflichtungen nach sich ziehen und für den Spender nur als Sonder- und nicht als Betriebsausgaben deklariert werden können. Dieses Konzept der Spendenbeschaffung wendet sich im Regelfall an Privatpersonen und erstreckt sich meist über einen Zeitraum von ein bis drei Monaten, wobei eine möglichst langfristige Beziehung zum Spender angestrebt wird. Wichtig beim Fundraising ist ein klares Konzept, dass auch die Einzigartigkeit des Projekts unterstreicht. Um eine positive Beziehung zum Spender aufzubauen bzw. aufrecht zu erhalten, bedarf es natürlich einiger "Gegenleistungen" die eher immaterieller Natur sein sollten und sich durch eine gewisse Exklusivität auszeichnen. 3/9

4 Anders als beim klassischen Spendensammeln verhält es sich beim Sponsoring. Darunter versteht man die Unterstützung von Einrichtungen oder Personen durch Geld- oder Sachmittel von Unternehmen, wobei diese immer mit einem Marketing oder Kommunikationsziel verbunden sind. Diese sind vom Sponsor also als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben geltend zu machen. Sponsoring wird von Unternehmen strategisch mittel- und langfristig eingesetzt und eignet sich daher auch nur für entsprechende langwierige Projekte. Die Kooperation wird schriftlich in einem Sponsoringvertrag niedergelegt. Besonders innovative und Aufsehen erregende Projekte eigenen sich zu einer Finanzierung durch Sponsoring. Zudem muss auf die Interessen und Wünsche des Sponsors eingegangen werden, der der Nutzen des Sponsorings für das Unternehmen gegenüber dem Finanzamt nachweisbar sein muss. Mögliche Geldgeber für schulische Projekte jeglicher Art sind unter anderem Stiftungen. Dies sind Einrichtungen, die Vermögenswerte für wohltätige und gemeinnützige Zwecke zur Verfügung stellen. Man unterscheidet zwischen rechtsfähigen Stiftungen, die vom Gesetzgeber als solche anerkannt wurden, und nicht rechtsfähigen Stiftungen, die auf privatem Recht basieren. Alle Stiftungen müssen über eine Satzung verfügen, in der Zweck und Aufgabe der Stiftung niedergelegt sind. Für die Belange der kulturellen Förderung sind insbesondere folgende Stiftungsarten zu nennen: a) Förderstiftung - Sie unterstützt meist Projekte dritter ohne selbst Veranstalter zu sein oder inhaltlich Einfluss zu nehmen b) Projekt- oder operative Stiftungen - Sie finanzieren gemeinsame bzw. in ihrem Auftrag entstandene Projekte c) Betriebsnahe Stiftungen - Sie ähneln der Institution des Fördervereins und fördern somit lediglich bestimmte Einrichtungen Die richtige Wahl der Stiftung für ein Projekt hängt von dessen inhaltlicher Kongruenz mit der Stiftungssatzung ab, da die Stiftung anders als beispielsweise ein privater Sponsor nur innerhalb der Grenzen ihrer Satzung agieren kann. 4/9

5 2. Ansätze zur Förderung Bevor man für ein Projekt um Unterstützung werben kann, muss man sich im Detail darüber klar sein, welche Ziele dabei verfolgt werden sollen, wie das Projekt im einzelnen aussehen soll und welche Mittel dafür benötigt werden. Davon hängt es nämlich im Wesentlichen ab, in welcher Form man sich an welche potentiellen Geldgeber wendet. Bevor man sich dann beispielsweise an eine Stiftung richtet, wäre es wichtig sich über eine Teilfinanzierung Gedanken zu machen, da die meisten Stiftungen nur dann einen großen Teil der Kosten übernehmen, wenn zumindest ein kleiner Teil der anfallenden Kosten beispielsweise durch Fördervereine der Schule oder den Schuletat vorfinanziert wird. Dies unterstreicht einerseits die Glaubwürdigkeit und verhindert andererseits, dass der Stifter gleichzeitig zum Veranstalter wird. Diese Art der Förderung hat sich beispielsweise bei Einrichtungen von Bläserklassen in Niedersachsen bewährt. Hier tritt insbesondere die Sparkassenstiftung hervor, die einen Großteil der Maßnahmen finanziert bzw. vorfinanziert hat. So entstanden bis heute 70 Standorte für Bläserklassen in Niedersachsen auf Initiative des Landesmusikrats. Nicht vergessen sollte man auch, dass Kooperationen mit anderen Projekten, die ein ähnliches Ziel verfolgen, durchaus wichtig sein können und Synergieeffekte schaffen können. Erkenntnisse und KnowHow können so von anderen Projekten mit größerer Erfahrung gewonnen werden. 5/9

6 3. Korrektes und erfolgreiches Stellen von Anträgen Um die Aufmerksamkeit eines potentiellen Spenders zu wecken, muss bereits der Brief ansprechend und informativ sein. Hierbei sind besonders folgende Punkte zu beachten: Das Äußere des Briefs sollte zum Öffnen anregen. Ein Logo, Bild oder Slogan kann hierzu nützlich sein Der Text sollte nicht zu lang ausfallen. Maximal sollte er zwei Seiten umfassen. Die Überschrift sollte zum Lesen ermuntern und positiv formuliert sein Der Beginn des Briefs sollte durch außergewöhnliche Ideen und Formulierungen überraschen. Bilder, Grafiken und Fotos geben dem Anliegen eine persönliche Note. Besonders gut machen sich Bilder von prominenten Unterstützern oder den Betroffenen bzw. Nutznießern des Projekts. Auf jeden Fall sollten dem Brief Anlagen in Form von Informationsbroschüren, Zeitungsartikeln oder anderen informativen Quellen beigefügt werden Es sollte auf persönliche Formulierungen geachtet werden. Es muss deutlich werden, dass der Absender voll und ganz hinter dem Projekt steht. Die an dem Projekt beteiligten Partner sollten erwähnt werden 6/9

7 4. Ansprechpartner und Internetadressen Kultusministerium Niedersachsen Schiffgraben 12 (Postfach 161), Hannover Deutscher Musikrat e.v. Oranienburger Str. 67/68, Berlin Landesmusikrat Niedersachsen Lange Laube 22, Hannover Bundesvereinigung kulturelle Jugendbildung e.v. Küppelstein 34, Remscheid Landesvereinigung kulturelle Jugendbildung e.v. Arnswaldtstr. 28, Hannover Verband deutscher Schulmusiker Weihergarten 5, Mainz Verband deutscher Musikschulen Plittersdorfer Str. 93, Bonn Niedersächsischer Bildungsserver 7/9

8 Hauptsache Musik (Ein Aktionsprogramm des Landesmusikrats Niedersachsen e.v.) Kultur macht Schule (Ein Netzwerk für Kooperationen der Bundesvereinigung kulturelle Jugendbildung e.v.) Deutsches Musikinformationszentrum (Eine Einrichtung des Deutschen Musikrats e.v.) Weberstr. 59 (Haus der Kultur), Bonn Kulturstiftung der Länder Lützowplatz 9, Berlin Kinder zum Olymp! (Eine Jugendkultur- und Bildungsinitiative der Kulturstiftung der Länder) Bundesverband deutscher Stiftungen Mauerstr. 93, Berlin Deutsche Bank Stiftung Taunusanlage 12, Frankfurt am Main Bertelsmann Stiftung Carl-Bertelsmann-Str. 256, Gütersloh Stiftungen der Sparkassen Finanzgruppe 8/9

9 Weiterführende Literatur: Titel: Projektmanagement Autoren: Hans-D. Littke / Ilona Kunowa Verlag: Haufe ISBN: Titel: Projektmanagement. Grundlagen, Methoden und Techniken - Zusammenhänge Autoren: Jaques Boy, Christian Dudek, Sabine Kuschel Verlag: Gabal ISBN: Titel: Kinder zum Olymp! Wege zur Kultur für Kinder und Jugendliche Hrsg: Karin v. Welck, Margarete Schweizer Verlag: Wienand ISBN: /9

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