Qualitätssicherungsvereinbarung für Lieferanten

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1 Qualitätssicherungsvereinbarung für Lieferanten Stand: 18. Juni 2015 zwischen Pöppelmann GmbH & Co. KG Kunststoffwerk-Werkzeugbau Bakumer Straße Lohne Pöppelmann Kunststoff-Technik GmbH & Co. KG Hermann-Staudinger-Straße Lohne nachfolgend PÖPPELMANN genannt und nachfolgend als Lieferant bezeichnet KL-22/02-05/15 (de)

2 Qualitätssicherungsvereinbarung für Lieferanten 2 1 Einführung Grundlage für die Leistungsfähigkeit von PÖPPELMANN ist die Qualität der Erzeugnisse, die in großem Umfang von der Qualität der Zulieferprodukte beeinflusst wird. Die Qualitätsfähigkeit der Lieferanten und die Beherrschung der Qualität der gelieferten Produkte sind daher maßgebende Kriterien bei der Kaufentscheidung von PÖPPELMANN. Die Pflicht des Lieferanten, fehlerfreie Produkte zu liefern, ist durch ein zeitgemäßes und wirkungsvolles Qualitäts- und Umweltmanagementsystem sicherzustellen. Hierzu soll diese Qualitätssicherungsvereinbarung für Lieferanten beitragen. Diese Qualitätssicherungsvereinbarung gilt auch für Lieferungen an alle weiteren Unternehmen der Pöppelmann-Gruppe. Neben den Zeichnungen und Spezifikationen ist diese Qualitätssicherungsvereinbarung Bestandteil des zwischen PÖPPELMANN und dem Lieferanten geschlossenen Kauf- und Liefervertrages. 2 Anforderungen an das Managementsystem 2.1 Umweltmanagement Der Lieferant sollte ein Umweltmanagementsystem in Anlehnung an internationale Standards wie EG- Öko-Audit-Verordnung oder DIN EN ISO einführen und aufrechterhalten. 2.2 Qualitätsmanagement Die Verantwortung für die Qualität der gelieferten Produkte liegt beim Lieferanten. Der Lieferant hat sicherzustellen, dass jedes gelieferte Produkt den in den technischen Unterlagen geforderten Merkmalen entspricht. Um dies zu gewährleisten, muss der Lieferant ein Qualitätsmanagementsystem verwirklicht haben, welches mindestens den Anforderungen der DIN EN ISO 9001 entspricht. Die darin beschriebenen Qualitätssicherungselemente, -maßnahmen und Verantwortlichkeiten müssen alle Bereiche des Unternehmens einschließen. Die Wirksamkeit des QM-Systems muss regelmäßig von der Unternehmensleitung überwacht werden. Der Nachweis hierfür kann erbracht werden durch: ein gültiges Zertifikat für eine Zertifizierung nach ISO/TS oder DIN EN ISO 9001, oder ein Auditergebnis eines anderen Kunden, vornehmlich aus der Automobilindustrie, mit dem Ergebnis A -Lieferant (hierbei muss es sich um ein Audit handeln, dessen Durchführung nicht länger als 3 Jahre zurückliegt) oder durch ein von PÖPPELMANN durchgeführtes Audit mit dem Ergebnis A - oder B -Lieferant. Eine Weiterentwicklung des Systems hin zu branchenspezifischen Anforderungen, Normen, Richtlinien o. ä. ist anzustreben. Dies sind z.b. für den Automobilbereich die ISO/TS oder die Anforderungen des VDA. Weitere mit unseren Kunden vereinbarte spezifische Anforderungen müssen ggf. auch bei unseren Lieferanten Berücksichtigung finden und werden mit dem Lieferanten projektspezifisch schriftlich vereinbart. Falls der Lieferant nicht in der Lage ist, alle Forderungen zu erfüllen, kann für Einzelmaßnahmen eine spezielle Vorgehensweise schriftlich vereinbart werden.

3 Qualitätssicherungsvereinbarung für Lieferanten Zeichnungen und Spezifikationen Der Lieferant muss über ein Verteilersystem sicherstellen, dass allen betroffenen Stellen die jeweils gültigen technischen Unterlagen zur Verfügung stehen und alle ungültig gewordenen Unterlagen eingezogen oder als solche gekennzeichnet werden. Der Lieferant ist verpflichtet, PÖPPELMANN-Beauftragten Einsicht in alle technischen Unterlagen zu gewähren, die PÖPPELMANN-Produkte betreffen. Erforderliche und angemessene Einschränkungen zur Sicherung von Betriebsgeheimnissen werden hierbei entsprechend akzeptiert. 3 Planung 3.1 Vertragsprüfung Der Lieferant prüft in der Angebots- und in der Auftragsphase die ihm zur Verfügung gestellten Dokumente auf Vollständigkeit, Widerspruchsfreiheit, Einhaltbarkeit und Machbarkeit. Er weist Pöppelmann unverzüglich schriftlich auf alle Dokumente hin, die ihm unklar sind oder fehlerhaft erscheinen. Dies schließt auch die Prüf- und Messverfahren ein. Sofern auf weitere Dokumente verwiesen wird, wird der Lieferant diese beschaffen und dafür sorgen, dass nach den jeweils aktuellen Versionen gearbeitet wird. Ein entsprechendes Dokumentenlenkungssystem muss unterhalten werden. 3.2 Qualitätsplanung Eine wirksame Qualitätssicherung setzt eine vorbeugende Planung zum frühestmöglichen Zeitpunkt voraus, damit allen erkennbaren Problemen rechtzeitig entgegengewirkt werden kann. Zu diesem Zweck werden bei allen neuen Produkten die nachfolgenden Planungselemente durch den Lieferanten in Eigenverantwortung systematisch bearbeitet und dokumentiert: Vertragsprüfung (Prüfung aller technischen Unterlagen) Herstellbarkeitsanalyse Konstruktions- und/oder Prozess- FMEA Fertigungsplanung Festlegung der wichtigen Merkmale Verpackungsplanung Prüfplanung (Prüfablauf, -merkmale, -mittel, -häufigkeit) Beschaffungsplanung (Material, Maschinen, Prüfmittel, Lieferanten, Betriebsmittel) Detaillierte Terminplanung und -überwachung Produktionsprozess- und Produktfreigabe

4 Qualitätssicherungsvereinbarung für Lieferanten 4 Wo anwendbar: Nachweis der Prozessfähigkeit Statistische Prozessregelung (SPC) 4 Produktionsprozess - und Produktfreigabe 4.1 Produktionsprozess- und Produktfreigabe (Erstbemusterung) Rohstoffe: Für erstmalig bestellte Rohstoffe sind Werkstoffdatenblätter sowie Unterlagen über die Verarbeitungsparameter erforderlich. Neben diesen Unterlagen hat der Lieferant das aktuelle Sicherheitsdatenblatt gemäß der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen zu übermitteln. Kaufteile: Vor Aufnahme der Serienfertigung neuer oder geänderter Produkte ist ein Produktionsprozess- und Produktfreigabeverfahren durchzuführen. Sofern nicht anders schriftlich vereinbart, sind Erstbemusterungen gemäß VDA-Richtlinie Band 2, Vorlagestufe 2 durchzuführen. Die Erstmuster müssen zum vereinbarten Termin zusammen mit folgenden Unterlagen vorgestellt werden: Erstmusterprüfbericht (Maß- und Werkstoffbericht) Funktionsbericht (sofern schriftlich vereinbart) Musterteile Positionierte PÖPPELMANN-Zeichnung (sofern zutreffend) Prozessfähigkeitsnachweise für die vereinbarten Funktions- und/oder Prozessmerkmale Prüfplan mit allen Prüfmerkmalen Prozessablaufdiagramm (Fertigungs- und Prüfschritte) Sicherheitsdatenblatt (sofern zutreffend) Deklaration von Inhaltstoffen im IMDS (sofern zutreffend) Die Erstmuster sind auf dem Lieferschein und an der Verpackungseinheit eindeutig als Erstmuster zu kennzeichnen. Die Serienproduktion, lieferung darf ohne eine schriftliche Freigabe von PÖPPELMANN nicht aufgenommen werden. Hiervon abweichende Regelungen, z. B. bei Katalogware müssen im Vorfeld gemeinsam schriftlich vereinbart werden. 4.2 Production Part Approval Process (PPAP ) Abweichend von Ziffer 4.1 kann eine Erstbemusterung nach PPAP mit dem Lieferanten schriftlich vereinbart werden. 4.3 Requalifikation Sofern die von ihm gelieferten Produkte in der Automobilbranche eingesetzt werden, wird der Lieferant auf Anforderung von PÖPPELMANN eine Requalifikationsprüfung für Material und Produkt anhand der schriftlich vereinbarten Merkmale durchführen und das Ergebnis PÖPPELMANN unverzüglich zur Verfügung stellen.

5 Qualitätssicherungsvereinbarung für Lieferanten Prüfung und Freigabe beim Lieferanten und dessen Unterauftragnehmer PÖPPELMANN und auch Kunden von PÖPPELMANN sind berechtigt, eine Überprüfung des betreffendes Produktes und des Produktionsprozesses auf dem Gelände des Lieferanten und/oder dessen Unterauftragnehmer durchzuführen. Nachfolgende Überprüfungen sind möglich: Durchführung einer Systembeurteilung zur Überprüfung des Qualitätsmanagementsystems. Der Lieferant wird von einem geplanten Audit rechtzeitig durch PÖPPELMANN informiert. Überprüfung, ob abgesprochene technische und planerische Änderungen wirkungsvoll durchgeführt wurden. Überprüfung von Werkzeugen, Produktions- und Prüfeinrichtungen, z.b. im Rahmen eines Produkt- oder Prozessaudits. Insoweit gewährt der Lieferant PÖPPELMANN auch Einsicht in alle relevanten Unterlagen. Erforderliche und angemessene Einschränkungen zur Sicherung von Betriebsgeheimnissen werden hierbei entsprechend akzeptiert. Eine Überprüfung bedarf einer vorherigen Abstimmung mit dem Lieferanten und kann u. a. in Form eines Audits vollzogen werden. Sie entbindet den Lieferanten jedoch nicht von seiner Verantwortung für die Qualität der von ihm gefertigten Produkte. Sämtliche Rechte PÖPPELMANNS wegen Lieferung mangelhafter Ware bleiben bestehen. 5 Statistische Prozessregelung (SPC) Zur Überwachung der Qualität bei funktionswichtigen und/oder fertigungskritischen Merkmalen müssen geeignete Methoden der technischen Statistik eingesetzt und der Nachweis geführt werden, dass der Prozess unter statistischer Kontrolle ist. Die einzuhaltenden Mindestfähigkeitskennwerte werden projektspezifisch schriftlich vereinbart. 6 Durchführung von Prüfungen Der Lieferant hat sicherzustellen, dass seine Prüfungen nach dem Stand der Technik erfolgen. Für alle Prüfungen sind genau abgestimmte Prüfvorschriften und Prüfpläne aufgrund der Ergebnisse der Prozess-FMEA zu erarbeiten. Die bei den Prüfungen ermittelten Qualitätsdaten müssen systematisch gesammelt werden. Eingeleitete Fehlerabstell- und Verbesserungsmaßnahmen sind auf der Qualitätsregelkarte, Fehlersammelkarte oder anderen geeigneten Datenträgern zu dokumentieren. Alle ermittelten Mess- und Prüfergebnisse und Prozessdaten müssen definierten Chargen eindeutig zuzuordnen sein. Vor der Auslieferung der Ware an PÖPPELMANN muss eine Überprüfung aller relevanten Merkmale erfolgen, damit gewährleistet ist, dass nur spezifikationsgerechte Produkte zum Versand kommen. Der Lieferant sichert insoweit den Versand spezifikationsgerechter Produkte zu. Der Umfang der Endprüfung orientiert sich an der Fähigkeit des Prozesses und kann als Audit-Prüfung oder als Warenausgangsprüfung durchgeführt werden. Es werden nur Stichprobenverfahren mit einer Annahmezahl c = 0 akzeptiert. PÖPPELMANN ist berechtigt, an vom Lieferanten und seinen Unterlieferanten durchgeführten Prüfungen oder Befundungen teilzunehmen, durch von PÖPPELMANN autorisierte Dritte beobachten zu lassen oder selbst Prüfungen beim Lieferanten nach vorheriger Abstimmung mit diesem selbst durchzuführen.

6 Qualitätssicherungsvereinbarung für Lieferanten 6 Der Lieferant setzt in ausreichender Anzahl geeignete Prüfeinrichtungen ein, so dass alle Merkmale, die in den technischen Unterlagen vereinbart wurden, überprüft werden können. Ein wirkungsvolles Prüfmittelüberwachungssystem muss vorhanden sein um sicherzustellen, dass mangelhafte Einrichtungen rechtzeitig erkannt und nicht weiter verwendet werden. Die Vorgehensweise zur Mess- und Prüfmittelüberwachung ist den Schriften der DGQ und des VDI zu entnehmen. 7 Behandlung fehlerhafter Einheiten und Abweichgenehmigung Der Lieferant muss sicherstellen, dass die Produkte der einzelnen Fertigungsstufen sicher getrennt gehalten werden. Werden im Verlauf der Prüfungen fehlerhafte Produkte entdeckt, müssen sofortige Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden. Die fehlerhaften Einheiten müssen besonders gekennzeichnet und getrennt gelagert werden. Nachgearbeitete Lose sind erneut zu prüfen. Bei Spezifikationsabweichungen kann in Ausnahmefällen eine Abweichgenehmigung beantragt werden. Diese Genehmigung muss schriftlich durch PÖPPELMANN erfolgen. Die entsprechende Teilmenge darf erst nach schriftlicher Freigabe durch PÖPPELMANN angeliefert werden. Lieferpapiere und Verpackungseinheiten müssen mit einem deutlich gekennzeichneten Hinweis auf die geltende Abweichgenehmigung versehen sein. Bei bereits ausgelieferter Ware ist PÖPPELMANN unverzüglich zu informieren, damit die weitere Vorgehensweise festgelegt werden kann. 8 Reklamationsbearbeitung Bei Reklamationen durch PÖPPELMANN sind unverzüglich Fehlerabstellmaßnahmen einzuleiten, zu dokumentieren und PÖPPELMANN in Form eines 8-D-Reports bekannt zu geben. Eine erste Stellungnahme erfolgt an Werktagen innerhalb von 48 Stunden. Die Wirksamkeit der eingeleiteten Maßnahmen hat der Lieferant sicherzustellen. Bei wiederholter Reklamation behält sich Pöppelmann vor, bei Bedarf auch gemeinsam mit Pöppelmann-Kunden, die Wirksamkeit der Maßnahmen vor Ort zu überprüfen. Beanstandungen und Sperrungen entbinden den Lieferanten nicht von seiner Lieferverpflichtung. 9 Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit Der Lieferant hat die Rückverfolgbarkeit der gelieferten Ware bis hin zum Rohstoff nach dem Stand der Technik sicherzustellen. Zur eindeutigen Identifikation muss jede Verpackungseinheit mit einem Warenanhänger (z.b. VDA- Warenanhänger 4902) gekennzeichnet sein. Das Etikett muss die folgenden Mindestangaben enthalten: Los-Nr. (Chargen-Nr.) PÖPPELMANN- Sachnummer Artikelbezeichnung Änderungsstand Absender Lieferscheinnummer und Versanddatum. Abweichungen davon können schriftlich mit Pöppelmann vereinbart werden. Auf dem Lieferschein ist die Bestellnummer zu vermerken,

7 Qualitätssicherungsvereinbarung für Lieferanten 7 10 Werksprüfzeugnisse Sofern schriftlich vereinbart, sind für Lieferungen Werksprüfzeugnisse nach DIN EN vorzulegen. 11 Wareneingangsprüfung bei PÖPPELMANN PÖPPELMANN wird unverzüglich nach Eingang von Produkten prüfen, ob sie der bestellten Menge und dem bestellten Typ entsprechen, ob äußerlich erkennbare Transportschäden oder äußerlich erkennbare Mängel vorliegen. Entdeckt PÖPPELMANN bei den vorgenannten Prüfungen einen Schaden oder einen Mangel, wird er diesen dem Lieferanten unverzüglich anzeigen. Entdeckt PÖPPELMANN später einen Schaden oder einen Mangel, wird er dies ebenfalls unverzüglich anzeigen. PÖPPELMANN obliegen gegenüber dem Lieferanten keine weitergehenden als die vorstehend genannten Prüfungen und Anzeigen. 12 Dokumentation Die Dokumentation ist so zu führen, dass der Lieferant mit ihrer Hilfe lückenlos nachweisen kann, dass die Spezifikationen über den gesamten Herstellungszeitraum erfüllt wurden und durch Prüfungsergebnisse belegt werden können, um im Falle einer Inanspruchnahme des Lieferanten die geübte Sorgfalt nachzuweisen. Deshalb muss der Lieferant alle Prüfergebnisse und andere geeignete Unterlagen aufbewahren. Diese sollen mindestens einschließen: Prüfpläne und Anweisungen Nachweis über durchgeführte Prüfungen mit Prüfergebnissen Prüfung und Behandlung nicht spezifikationsgerechter Produkte Aufzeichnungen aus der Mess- und Prüfmittelverwaltung Nachweis der Überwachung der Betriebsmittel Der Aufbewahrungszeitraum für Aufzeichnungen/Dokumente beträgt mindestens 15 Jahre nach der letzten Teileauslieferung. Längere Zeiträume können vereinbart werden. Die Archivierung hat nach dem Stand der Technik zu erfolgen. 13 Verpflichtung zur Information bei Änderungen Der Lieferant hat die Pflicht, PÖPPELMANN vor Änderung von Fertigungsprozessen, vor Verlagerung von Produktionen und vor Vorprodukt- oder Materialwechsel vor Aufnahme der Serienfertigung rechtzeitig schriftlich zu informieren. Oben genannten Änderungen sind von PÖPPELMANN vor Änderung zu genehmigen. Der Termin und Umfang für eventuell durchzuführende Bemusterungen sind rechtzeitig mit PÖPPELMANN schriftlich abzustimmen.

8 Qualitätssicherungsvereinbarung für Lieferanten 8 14 Ständige Verbesserung Der Lieferant verpflichtet sich, die Qualität der Produkte, Verfahren, Dienstleistungen und Preise für PÖPPELMANN ständig zu verbessern und bekennt sich zum Null-Fehler-Ziel. 15 Gewährleistung Im Falle einer mangelhaften Lieferung stehen PÖPPELMANN alle gesetzlichen Gewährleistungsrechte zu. Die Gewährleistungsfrist beträgt 60 Monate beginnend mit Ablieferung. Dies entspricht den branchenüblichen Anforderungen an Lieferanten insbesondere aus der Automobilindustrie. 16 Geheimhaltung Jeder Partner wird alle Unterlagen und Kenntnisse, die er im Zusammenhang mit dieser Vereinbarung von jeweils anderen erhält, nur für die Zwecke dieser Zusammenarbeit verwenden und mit der gleichen Sorgfalt wie entsprechende eigene Unterlagen und Kenntnisse gegenüber Dritten geheim halten. Die Verpflichtung gilt nicht für Unterlagen und Kenntnisse, die allgemein bekannt sind oder die bei Erhalt dem Partner bereits bekannt waren, ohne dass er zur Geheimhaltung verpflichtet war, oder die danach von einem zur Weitergabe berechtigten Dritten übermittelt werden oder die von dem empfangenen Partner ohne Verwertung geheimzuhaltender Unterlagen oder Kenntnisse des anderen Partners entwickelt werden. 17 Produkthaftpflichtversicherung Um von PÖPPELMANN als Lieferant beauftragt werden zu können, ist der Nachweis einer Produkthaftpflichtversicherung in angemessener Höhe einschließlich Rückrufkostendeckung eine wesentliche Voraussetzung. Einen entsprechenden Nachweis in Form einer gültigen Deckungsbestätigung hat der Lieferant PÖPPELMANN gegenüber unverzüglich zu erbringen. 18 Dauer der Vereinbarung Diese Qualitätssicherungsvereinbarung gilt unbefristet. Sie kann jedoch durch eine neue, vom Lieferanten anerkannte Version ersetzt und von jedem der beiden Vertragspartner mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Kalenderjahres schriftlich gekündigt werden. Die Kündigung dieser Vereinbarung entbindet den Lieferanten nicht von seiner Verpflichtung zur Einhaltung der Qualitätssicherungsvereinbarung in Bezug auf bestehende Lieferverträge bis zu deren vollständiger Abwicklung. 19 Salvatorische Klausel Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam oder nichtig sein oder werden, so berührt dies die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen dieses Vertrages nicht. PÖPPELMANN und der Lieferant verpflichten sich, unwirksame oder nichtige Bestimmungen durch neue Bestimmungen zu ersetzen, die dem in den unwirksamen oder nichtigen Bestimmungen enthaltenen wirtschaftlichen Regelungsgehalt in rechtlich zulässiger Weise gerecht werden. Entsprechendes gilt, wenn sich in dem Vertrag eine Lücke herausstellen sollte. Zur Ausfüllung der Lücke verpflichten sich die Vertragspartner, auf die Etablierung angemessener Regelungen in diesem Vertrag hinzuwir-

9 Qualitätssicherungsvereinbarung für Lieferanten 9 ken, die dem am nächsten kommen, was die Vertragschließenden nach dem Sinn und Zweck dieser Vereinbarung bestimmt hätten, wenn der Punkt von ihnen bedacht worden wäre. 20 Anwendbares Recht und Gerichtsstand Auf diese Vereinbarung findet das Recht der Bundesrepublik Deutschland Anwendung. Die Anwendung des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf (CISG) ist ausgeschlossen. Der Gerichtsstand ist der Sitz PÖPPELMANNS. Ort Datum Lieferant Lohne, Pöppelmann