Copy to sender: Duplikat der Rechnung an -Referenzadresse senden

Transkript

1 Datum: Seite 1 Das signaturportal.de 2.0 stellt sich vor. Mit der Version 2.0 bringt das Signaturportal einige Verbesserungen und Erweiterungen mit sich. Neben einer übersichtlicheren Oberfläche und einem verständlicheren Anwenderbereich gibt es auch technische Verbesserungen, welche folgend näher beschrieben werden. Erneuerungen in der Übersicht: 1. Neue Funktionen allgemein: Copy to sender: Duplikat der Rechnung an -Referenzadresse senden Postausgangsarchiv: Duplikat der Rechnung in IMAP-Verzeichnis signierte Rechnungen ablegen Forwarding: Kopie Rechnungseingang weiterleiten an Referenzadresse alternative Antwortadresse "reply to": Referenzadresse als Antwortadresse in ausgehenden s setzen Verifikation "ZIP"- Container: Telekomrechnung in ZIP-Archiv automatisch verifizieren 2. Neue Funktionen für SigFlat- Kunden: Erhöhte Transaktionssicherheit und Verfügbarkeit bei SigFlat PostIdent Verfahren jetzt online möglich

2 Datum: Seite 2 Im Einzelnen: In der Grundeinstellung sind alle Buttons auf Nein gesetzt. Ändern Sie auf Ja, wenn Sie den jeweiligen Services nutzen möchten. (Sigmail / Einstellungen)

3 Datum: Seite 3 Copy to sender: Duplikat der Rechnung an -Referenzadresse senden Mit dieser Funktion können Sie sich eine Kopie der versendeten und signierten Rechnung zusenden lassen. Für diese Funktion fällt im Gegensatz zur Verwendung eines CC kein zusätzliches eporto an. Postausgangsarchiv: Duplikat der Rechnung in IMAP- Verzeichnis "signierte Rechnungen" ablegen Mit dieser Funktion können Sie eine Kopie der signierten Ausgangsrechnungen in ein gesondertes Rechnungsausgangsverzeichnis ablegen und dieses über IMAP ansehen und verwalten. Zur Einrichtung des Rechnungsausgangsverzeichnisses folgen Sie bitte den Anweisungen in dem folgenden Dokument: Forwarding: Kopie Rechnungseingang weiterleiten an Referenzadresse Mit dieser Funktion können Sie eingehende Rechnungen nach der Prüfung sofort an Ihre Referenz E- Mail Adresse weiterleiten lassen. Auf diese Weise können Sie eine Prüfinstanz integrieren ohne Dritten die Sigmail- E- Mail Adresse bekannt geben zu müssen.

4 Datum: Seite 4 Beispiel: Eine eingehende Rechnung in Ihrem Postfach (Bsp.: info@kunde.de) wird weitergeleitet (Forwarding 1) an Ihre Adresse Kunde@sigmail.de. Dort erfolgt die Verifikation der Rechnung. Das Sigmail- Postfach sendet das Verifikationsprotokoll und die Originalrechnung an Ihre Referenzadresse (z.b. info@kunde.de) weiter (Forwarding 2). Ergebnis: Sie erhalten verifizierte Eingangsrechnungen auf Ihrem Standardmailpostfach. "reply - to" alternative Antwortadresse: Referenzadresse als Antwortadresse in ausgehenden s setzen Wenn Sie Ihre Sigmail -Adresse (Bsp.: kunde@sigmail.de) zum Versand elektronischer Rechnungen verwenden, können Sie durch die Auswahl dieser Funktion festlegen, dass Antworten des Empfängers direkt an Ihre Referenz- Adresse gesendet werden (Bsp.: info@kunde.de). Verifikation "ZIP"-Container: Telekomrechnung in ZIP- Archiv automatisch verifizieren Rechnungen von Versendern wie Telekom oder Metro AG, die in ZIP- Archiven ausgeliefert werden, erforderten bislang ein mühsames Zwischenspeichern und entpacken, um eine Verifikation durchführen zu können. Ab sofort ist dies nicht mehr notwendig. ZIP- Archive von bekannten Absendern (White List/ Menü Spameinstellungen) werden automatisch durchsucht und enthaltene Rechnungen verifiziert. Bitte prüfen Sie, dass Ihre Rechnungsversender, die ZIP - Archive versenden, in der White List eingetragen sind. Die White List kann wie folgt konfiguriert werden: Gehen Sie in das Menü: Einstellungen und wählen dann folgende Reiter: Postfach / Einstellungen / Spam Einstellungen / Vertrauenswürdige.

5 Datum: Seite 5 Tragen Sie hier die URL der Absender ein, deren ZIP- Archive verifiziert werden sollen. Erhöhte Transaktionssicherheit/ Verfügbarkeit bei SigFlat Leider werden immer wieder defekte oder verschlüsselte PDF- Dateien zum Service eingeliefert, wodurch es im Signaturprozess zu Fehlern kommt. Insbesondere defekte, also nicht PDF-1.6- konforme PDF- Dateien, oder Signaturen (im Verifikationsprozess), die nicht ISIMTT entsprechen, können Fehler verursachen. Diese Fehler können auch im Vorfeld nicht vom System analysiert werden, da sie sich erst beim Signatur- bzw. Verifikationsprozess zeigen. Bei einem derartigen Vorfall wird der betroffene Cluster auf einen Ersatz- Cluster umgeschaltet. Beim Umschalten von einem High Availability (HA) Cluster auf einen 2ten HA-Cluster kommt es technisch bedingt zum Verlust der aktiven Session. Dies führte dann für einige Kunden, die zufällig zur selben Zeit einen Auftrag aktiv hatten, zur Rückgabe des Auftrages und die Dateien mussten erneut eingeliefert werden. Für SigFlat Kunden haben wir die Bereitschaft des Systems erhöht und können zukünftig die Session rekonstruieren und die Aufträge erneut dem Signaturprozess, ohne Rückgabe, zuführen. Derartige Vorfälle bleiben dann für diese Kunden transparent. Es kommt lediglich zu einer etwas verlängerten Bearbeitungszeit.

6 Datum: Seite 6 PostIdent Verfahren Auf Kundenwunsch kann die Identifikation für das Kundenkonto auf zukünftig im PostIdent Verfahren erfolgen. Drucken Sie dazu den PostIdent Coupon in Ihrem Sigmail-Postfach aus und identifizieren Sie sich bei einer Postfiliale Ihrer Wahl. Die Post bestätigt daraufhin die Identität des Accountinhabers gegenüber Haben Sie weitere Fragen? Bitte nutzen Sie zunächst den Hilfe Bereich auf Oder nutzen Sie einen der nachfolgenden Kontakte: Hotline: 01805/ (12 Cent/min.) Mo.- Sa Uhr bis Uhr Notfall-Hotline: 0160/ täglich bis 22 Uhr E- Mail: support@signaturportal.de