s lesen, senden und empfangen

Transkript

1 Kontakt samt Adresse in MS- Word einfügen Kontakt samt Adresse in MS-Word einfügen Sie möchten eine Adresse aus dem -Adressbuch in ein Word-Dokument einfügen. Eine entsprechende Funktion ist in Word allerdings zunächst nicht vorhanden. Sie müssen Word hierfür anpassen. 1. Gehen Sie im Menü Extras auf Anpassen. 2. Wechseln Sie in die Registerkarte Befehle. Unter Kategorien wählen Sie Alle Befehle. Bei der Liste Befehle wählen Sie den Eintrag Einfügen Adresse. 3. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf diesen Eintrag und ziehen Sie diesen an eine beliebige Stelle der Symbolleiste. Schließen Sie jetzt das Dialogfenster. 4. Klicken Sie das neue Symbol Adressen einfügen an. Es öffnet sich der Dialog Namen einfügen. Wählen Sie den gewünschten Namen aus und bestätigen Sie die Eingabe mit OK. Zwar wird jetzt der Name eingefügt, Sie können aber weitere Felder bestimmen, die aus dem Adressbuch übernommen werden sollen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor. 1. Erstellen Sie ein leeres Word-Dokument. 2. Geben Sie den folgenden Text ein. 90 {PR_GIVEN:_NAME}{PR_SURNAME} {PR_STREET_ADRESS}

2 Schnell wissen, ob neue s da sind 3. Markieren Sie den Text und wählen Sie Einfügen/Auto- Text und Neu. 4. Als Namen für den Eintrag geben Sie AdreßLayout ein. In Word 2000, XP und 2003 muss stattdessen AdressLayout notiert werden. 2. Schnell wissen, ob neue s da sind Sie möchten schnell wissen, ob neue s eingetroffen sind? Drücken Sie bei geöffnetem die Taste [F5]. startet den Empfangen-Modus und lädt die neuen Nachrichten vom Server. Desktopbenachrichtigungen optimal nutzen 2003 Wenn minimiert ist und eine neue eintrifft, werden Sie darauf über ein Briefsymbol im Systray aufmerksam gemacht. Das reicht vielen Anwendern aber nicht aus. All denen kann jetzt mit einer Desktopbenachrichtigung geholfen werden. Dabei handelt es sich um kleine Fenster, die kurz eingeblendet werden. Schnell wissen, ob neue s da sind Wollen Sie durch eine Desktopbenachrichtigung über eintreffende s benachrichtigt werden, gehen Sie folgendermaßen vor: Gehen Sie im Extras-Menü auf Optionen und wählen Sie in der Registerkarte Einstellungen nacheinander -Optionen und Erweiterte -Optionen. Aktivieren Sie unter Beim Eintreffen neuer Elemente das Kontrollkästchen Desktop-Benachrichtigungen anzeigen. Desktopbenachrichtigungen länger anzeigen 2003 Die Desktopbenachrichtigungen werden standardmäßig nur relativ kurz eingeblendet. Wollen Sie diese Zeit verändern, können Sie das unter Extras/Optionen/Einstellungen/ - Optionen/Erweiterte -Optionen und Desktopbenachrichtigungen tun. 91

3 Bewegen Sie den Schieberegler in die gewünschte Richtung. Maximal können Sie hier eine Anzeigedauer von 30 Sekunden einstellen. So verpassen Sie keine Nachricht mehr 2003 Sie dürfen auf keinen Fall die Nachrichten Ihres Chefs übersehen? Mit einem entsprechenden Meldungsfenster sind Sie diese Sorge los. So verpassen Sie keine Nachricht mehr Wenn Sie sich für die Anzeige eines solchen Fensters entscheiden, wird immer dann, wenn Sie eine von dieser Person bekommen, ein solches Meldungsfenster geöffnet. Im Gegensatz zu Desktopbenachrichtigungen wird dieses Meldungsfenster so lange angezeigt, bis Sie es schließen. 1. Öffnen Sie die des Absenders, für dessen Nachrichten ein Meldungsfenster angezeigt werden soll. 2. Gehen Sie im Aktionen-Menü auf Regel erstellen. 3. Aktivieren Sie im oberen Fensterbereich das Kontrollkästchen Von {Name} und wählen Sie Erweiterte Optionen. 4. Wählen Sie Weiter und aktivieren Sie im oberen Listenfeld das Kontrollkästchen Im Benachrichtigungsfenster für neue Elemente diesen Text anzeigen. 5. Klicken Sie im unteren Fensterbereich auf diesen Text und tragen Sie den anzuzeigenden Text ein (beispielsweise Ich habe Post). 6. Wählen Sie zweimal Weiter und kontrollieren Sie, ob das Kontrollkästchen Diese Regel aktivieren aktiviert ist. Spezielle Detailinformationen anzeigen lassen Express 92 Der Header einer enthält viele nützliche Informationen, die Ihnen im Normalfall verborgen bleiben.

4 Sofortnach-richten eines bestimmten Absenders blockieren So können Sie beispielsweise die tatsächliche -Adresse des Absenders herausfinden. Aber auch solche Informationen wie beispielsweise der Mailserver oder die exakte Uhrzeit des Absendens der können Sie dem Header entnehmen Markieren Sie die entsprechende und klicken Sie diese mit der rechten Maustaste an. 2. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag Eigenschaften und wechseln Sie in die Registerkarte Details. Um noch mehr Details zu erfahren, können Sie in diesem Fenster die Quelltext-Schaltfläche anklicken. Sofortnachrichten eines bestimmten Absenders blockieren Express Sofortnachrichten eines bestimmten Absenders blockieren Es gibt zwei verschiedene Varianten, um Sofortnachrichten von einzelnen Kontakten zu blockieren. Zunächst wird die Methode gezeigt, die Sie verwenden, wenn Sie bereits online sind. 1. Führen Sie auf dem Namen des Kontakts, den Sie blockieren wollen, im Bereich Kontakte einen Doppelklick aus. 2. Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf Blockieren. Wenn eine Person nicht bzw. vermeintlich nicht online ist, können Sie auch dessen Sofortnachrichten blockieren. 1. Zeigen Sie im Extras-Menü auf den betreffenden Nachrichtendienst (z. B. Windows Messenger) und wählen Sie Optionen. 2. Wechseln Sie in die Registerkarte Privatsphäre. 3. Wählen Sie aus Meine Liste Zulassen den Namen aus, der blockiert werden soll, und klicken Sie auf Blockieren. 93

5 Noch ein Wort zu den Auswirkungen des Blockierens. Sie können von diesem Kontakt keine Sofortnachrichten erhalten. Ferner kann der Kontakt auch Ihren Onlinestatus nicht erkennen. Ordner von anderen Personen öffnen Sie können auf Ordner von anderen Personen zugreifen. Beachten Sie, dass dieser Tipp nur dann funktioniert, wenn Sie Microsoft Exchange Server installiert haben. Ordner von anderen Personen öffnen Zeigen Sie im Menü Datei auf Öffnen und klicken Sie anschließend auf den Ordner eines anderen -Benutzers. Klicken Sie jetzt auf das Feld Name und wählen Sie den Benutzer aus, der Ihnen Zugriffsrechte auf seinen Ordner eingeräumt hat. (Sie können den Namen auch per Hand eintragen.) Wählen Sie aus der Liste Ordner den Ordner aus, den Sie öffnen möchten. Wie Sie Ihr Firmenlogo in die Signatur einfügen Beachten Sie, dass dieser Tipp nur dann funktioniert, wenn Sie HTML als Nachrichtenformat eingestellt haben. 1. Überprüfen Sie diese Einstellung über Extras/Optionen. 2. Wechseln Sie hier in die Registerkarte -Format und wählen Sie aus der Liste Verfassen im Nachrichtenformat den Eintrag HTML. Lassen Sie die Registerkarte geöffnet. Wenn Sie diese Einstellung vorgenommen haben, können Sie die folgenden Schritte nachvollziehen. 1. Im unteren Bereich der Registerkarte -Format finden Sie die Schaltfläche Signaturen. Klicken Sie diese an. 2. Klicken Sie jetzt auf Bearbeiten. Das abgebildete Dialogfenster wird geöffnet. 3. Gehen Sie mit der Maus an die Stelle, an der die Grafik eingefügt werden soll. Drücken Sie die rechte Maustaste. Aus dem Kontextmenü wählen Sie den Punkt Bild einfügen Über Durchsuchen können Sie Ihr Firmenlogo auswählen. Alle weiteren Einstellungen wie die Ausrichtung der Grafik usw. können Sie nach Belieben vornehmen.

6 Noch ein Hinweis: Achten Sie darauf, dass Ihr Firmenlogo nicht zu viel Speicherplatz beansprucht. Im Bedarfsfall sollten Sie es in einem Bildbearbeitungsprogramm nachbearbeiten. Gelöscht ist gelöscht? Nicht bei Express! Express Sie haben versehentlich eine gelöscht? In Express ist es kein Problem, diese wiederherzustellen. Beachten Sie, dass es sich hierbei um einen Tipp für das Wiederherstellen von gelöschten s handelt. Gelöscht ist gelöscht? Nicht bei Express! Öffnen Sie einfach den Ordner Gelöschte Objekte und suchen Sie nach der gewünschten . Klicken Sie diese mit der rechten Maustaste an. Aus dem Kontextmenü wählen Sie den Eintrag Verschieben nach. Das abgebildete Dialogfenster wird geöffnet. Wählen Sie hier den Ordner, in den die verschoben werden soll. Im Regefall dürfte es sich hierbei um den Ordner Posteingang handeln. 95

7 Mails auf Tastendruck komfortabler senden Sie möchten nicht jedes Mal nach der Erstellung einer E- Mail auf Senden/Empfangen klicken? Durch die Verwendung der Tastenkombination [Strg]+[Enter] können Sie s komfortabler versenden. Die vollständige Dateierweiterung anzeigen Mails auf Tastendruck komfortabler senden Wenn Sie eine mit Anhang bekommen, werden die Dateierweiterungen zumeist nicht vollständig angezeigt. Auf den ersten Blick stellt das kein Problem dar. Wenn aber eine Datei mit dem Namen hallo.txt.exe in bzw. Express als hallo.txt ausgewiesen ist, wird die Sicherheitslücke deutlich. Um dieses Fehlverhalten auszustellen, müssen Sie die Einstellungen des Windows-Explorer verändern. 1. Öffnen Sie den Windows-Explorer. 2. Wählen Sie aus dem Menü Extras den Eintrag Ordneroptionen. 3. Wechseln Sie in die Registerkarte Ansicht. 4. Suchen Sie in dem Feld Erweiterte Einstellungen den Eintrag Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden und entfernen Sie hier den Haken aus dem Kontrollkästchen. In welchem Ordner sollen s gesendet und werden? Sie können den Ordner wählen, der standardmäßig für das Senden und Empfangen von s genutzt werden soll. 1. Klicken Sie im Menü Extras auf den Eintrag -Konten. 2. Wählen Sie den Eintrag Vorhandene -Konten anzeigen oder bearbeiten und bestätigen Sie die Eingabe mit Weiter Wählen Sie aus der Liste in dem Bereich Liste/Neue Nachrichten übermitteln an den Ordner aus, der für das Senden und Empfangen von s fungieren soll.

8 Eine als Vorlage speichern Eine als Vorlage speichern Achtung: Bevor Sie diesen Schritt ausführen, müssen Sie Word als -Editor deaktivieren. Klicken Sie auf Extras/Optionen und wechseln Sie in die Registerkarte - Format. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Eintrag mit Microsoft Word bearbeiten Erstellen Sie eine , die zukünftig als Vorlage dienen soll. 2. Klicken Sie in dieser Nachricht in das Datei-Menü und wählen Sie den Eintrag Speichern unter. 3. Geben Sie einen geeigneten Namen ein und klicken Sie im Feld Dateityp auf -Vorlage (*.oft). Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. Drucken von s und Anhängen Eine als Vorlage speichern Sie können s mitsamt deren Anhängen ausdrucken. Vor dem Drucken sollten Sie bedenken, dass Anhänge immer nur auf dem Standarddrucker ausgedruckt werden können. Haben Sie also beispielsweise zwei Drucker installiert und möchten die Nachricht auf Ihrem HP-Drucker ausdrucken, wird dort zwar die gedruckt, der Anhang wird aber auf Ihrem Canon-Drucker (Standard) ausgedruckt. 1. Markieren Sie die , die ausgedruckt werden soll. 2. Wählen Sie aus dem Menü Datei den Punkt Drucken. 3. Wenn die Nachricht einen Anhang enthält und Sie diesen ausdrucken möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Eintrag Anlagen drucken. 4. Klicken Sie abschließend auf OK. Platz fressende Dateianlagen aus s löschen Express Sie können einen -Anhang löschen, ohne dass dabei die gesamte Nachricht verloren geht. Es gibt verschiedene Wege, mit denen sich dieses Ziel erreichen lässt. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie hierfür das Attachment Stripper Tool nutzen können. 97

9 Antworten auf eine Nachricht an eine andere Person weiterleiten 1. Laden Sie sich das Freewareprogramm unter ajsystems.com/files/qtsetup.exe herunter. 2. Nach der Installation öffnen Sie Express und das Attachment Stripper Tool. Der nebenstehende Anblick müsste sich Ihnen nun bieten. 3. Wählen Sie in Express jetzt die aus, deren Anhang Sie löschen möchten, und ziehen Sie diese bei gedrückter rechter Maustaste auf das Büroklammer- Symbol. 4. Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie die in einen anderen Ordner von Express. (Nie in den, in dem die Originalnachricht liegt!) 5. In diesem Ordner wird jetzt die ohne Anhang gespeichert. Sie können die Original-Mail nun löschen. Antworten auf eine Nachricht an eine andere Person weiterleiten Wenn Sie eine Nachricht schreiben, die Antwort aber nicht selbst erhalten, sondern diese jemand anderem zukommen lassen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Erstellen Sie die Nachricht. 2. Klicken Sie auf Optionen. (Wenn dieser Menüpunkt nicht vorhanden ist, legen Sie diesen zunächst an. Wählen Sie hierzu Extras/Anpassen. In der Registerkarte Befehle wählen Sie unter Kategorien Ansicht und suchen unter Befehle den Punkt Optionen. Klicken Sie hierauf mit der linken Maustaste und ziehen Sie den Eintrag in die Menüleiste der neuen Nachricht.) 3. In dem Bereich Übermittlungsoptionen setzen Sie in das Kontrollkästchen vor dem Eintrag Antworten senden an ein Häkchen und wählen über Namen auswählen den Empfänger der Antwort aus. 98