Elektronische Rechnungen Quo vadis? Ulrich Mester 3S GmbH, Attendorn

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Gertrud Neumann
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1 Elektronische Rechnungen Quo vadis? Ulrich Mester 3S GmbH, Attendorn

2 Was ist 3S 3S ist ein Softwarehersteller, welcher sich auf kleine und mittelständische Produktionsunternehmen spezialisiert hat. 3S gegründet 1993, GmbH seit Unabhängig, inhabergeführt, sehr langfristig denkend. Zero-debt-Unternehmen: Seit 10 Jahren keine Schulden bei Banken oder anderen.

3 3S know-how ERP-Software für produzierende Unternehmen aus den Bereichen: Maschinen- und Anlagenbau, Zulieferindustrie, Metall und Kunststoff, Variantenfertiger u. Prozessindustrie. In vielen Branchen zu Hause.

4 Beratung Neben ERP-Software liefert 3S auch noch unabhängige Beratung im ERP-Umfeld. Prozessanalysen und Dokumentationen in Unternehmen. Unternehmensberatung wie z. B. Potentialberatung. Beratung vor und nach Einführung von Software sowie Hilfe bei der Suche und Auswahl von Software.

5 Elektronische Rechnungen Quo vadis?

6 Was ist eine elektronische Rechnung? Alles was nicht gedruckt und von Menschen ohne Hilfsmittel lesbar ist. Also auch Telefax, Natürlich u. PDF als oder auch anders übertragen

7 Zwei wesentliche Unterschiede Ausgelöst vom Rechnungsversender: Wir wollen Porto, Papier und Zeit beim Versenden sparen: Erstellung eines PDF, versenden per . Ausgelöst vom Rechnungsempfänger: Wir wollen Zeit für die Eingabe der Rechnung sparen. Unser Lieferant spart zusätzlich Zeit, Porto und Papier. Es treten zunächst höhere Kosten für den Versand auf. Nutzung von EDI (elekronischer Datenaustausch).

8 Versand per ERP-System oder Office Applikation Druck mit PDF- Druckertreiber oder Adobe Acrobat Versand per E- Mail System, Outlook, Exchange, Lotus etc.

9 Wie sieht Rechn.aus?

10 Versand per EDI ERP-System exportiert Rechnungen in Übergabedatei Verbindungsauf bau Gesicherte Übertragung Verscheidenste Protokolle, Beispiele X.400 ERP System importiert die Rechnungen als Eingangsrechnu ngen

11 Wie sieht EDI aus? UNA:+.? 'UNB+UNOC: : : : :AA++++EANCOM+1'UNH INVOIC :D:01B:UN:EAN010'BGM 'DTM+137: :102'DTM +35: :102'FTX+AAK++ST3++DE'RFF+DQ: 'DTM+171: :102'RFF+XA:DE 'NAD+SU ::9'RFF

12 Mit Erdbeeren angeln? Auch wenn Sie das EDI-Format nicht schön finden, ein Computer steht `drauf J Er kann diese Informationen direkt verarbeiten. Daher keine Fehler bei der Übertragung oder beim Erfassen. Zusätzlich auch alle anderen Geschäftsvorfälle implementierbar. Beispiele: Lieferscheine, Abrufe, Aufträge, Rahmenabrufe mit Fortschrittszahlen, Lieferavis und Andere Versandinformationen usw. ERP-System unabhängig. Kann an ERP-Software angeschlossen werden. Dennoch ACHTUNG: Hohe Kosten können entstehen. Unbedingt unabhängigen Rat einholen.

13 Rechtliches zum Thema EDI Sie treffen mit Ihrem Geschäftspartner eine Vereinbarung über den Austausch der Rechnung via EDI. Hiermit werden bei beiden teilnehmenden Parteien die Vorgänge gespeichert. Es ist keine weitere Zertifizierung notwendig. Lediglich eine Datensicherung / Archivierung der Dateien muss erfolgen. Da alle Daten elektronisch vorliegen, fällt das sehr leicht. Durch das Händeschütteln bei jeder Verbindung ist es nahezu ausgeschlossen, das ein Fremder eine Rechnung ausstellt. Daher auch umsatzsteuerrechtlich weniger bedenklich als eine einfach PDF Rechnung.

14 Rechtliches zum Thema PDFoder Rechnung Es hat weitreichende Veränderungen gegeben. Verschiedenste Interessen haben dazu geführt, dass diese Veränderungen unterschiedlich bewertet und interpretiert wurden. Ein Zertifizierungsunternehmen oder auch ein ERP-Hersteller, der gerade eine EDI-Firma gekauft hat, bewertet die Lage anders als ein Handwerksbetrieb, der vielen verschiedenen B2B- und B2C-Kunden Rechnungen ausstellen will.

15 14 UStG

16 Steuervereinfachungsgesetz 2011 vom 1. November 2011

17 Schwere Geburt: : Einigung im Koalitionsausschuss : BMF legt Referentenentwurf vor : Kabinettbeschluss : 1. Beratung im Bundesrat : 1. Lesung im Bundestag : 2./3. Lesung im Bundestag : Bundesrat stimmt Gesetzentwurf nicht zu : Einigung im Vermittlungsausschuss : Bundestag und Bundesrat stimmen dem Gesetz zu : Steuervereinfachungsgesetz 2011 im BGBl I S verkündet

18 Während dieses Zeitraumes:

19 Verschiedenste Tipps, aber...

20 Auch vehemente Einsprüche:

21 Die entsprechend beantwortet wurden:

22 Ratschläge zur Implementierung Rechnung als PDF oder als Text möglich. Rechnung als EDI implementieren. Sprechen Sie vorher mit Ihren Kunde darüber. Lassen Sie sich beraten.

23 Rechnung als PDF oder als E- Mail-Text? Als Text- Ohne PDF Viewer lesbar, könnte reiner Text sein. Als PDF Kunde kann einheitlich ausdrucken, vor nachträglicher Veränderung kann besser geschützt werden, Es können zusätzliche Informationen in das PDF untergebracht werden, welche später automatisch Verarbeitet werden können.

24 Holen Sie sich die Zustimmung des Empfängers Die elektronische Übermittlung von Rechnungen setzt die Zustimmung des Empfängers voraus, z. B. durch eine Zustimmungserklärung des Rechnungsempfängers oder durch Anerkennung einer entsprechenden Klausel in den AGB. Es reicht aber auch aus, wenn die Zustimmung stillschweigend (z. B. durch Bezahlung der Rechnung) gewährt wird.

25 Dokumentieren Sie Ihre Prozesse für Rechnungsein- und ausgang Das neue Gesetz schreibt vor, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit gewährleistet werden müssen. Drucken Sie die empfangene Rechnung aus oder archivieren Sie diese genau wie eine eingescannte Rechnung. Speichern Sie zusätzlich die empfangene Datei ab und sichern diese Dateien regelmäßig auf einer DVD. Auch eine versendete Rechnung sollte archiviert werden.

26 Archivierungsdauer Archivieren Sie die Rechnungen (Eingang und Ausgang) über 10 Jahre. neben dem UStG zudem 147 Abgabenordnung (AO), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu beachten. Bei herkömmlichen, signierten Rechnungen ist zusätzlich auch noch die Signatur zu prüfen und zusätzlich zugehörig aufzubewahren.

27 Was sagen die Signaturanbieter und großen Softwarehersteller? Signaturanbieter und große ERP-Hersteller sind weniger euphorisch ;-) Allerdings Beispiel Zitat aus Zeitung ix : Das Bundesfinanzministerium stellt in einer Frage-und-Antwort-Sammlung klar, dass "bereits ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen als geeignetes Kontrollverfahren dienen" kann. Damit nimmt es Signaturanbietern den Wind aus den Segeln. Sie hatten bei der Veröffentlichung des Gesetzentwurfs vor einer unklaren Rechtslage gewarnt, da niemand genau sagen könne, wie die Kontrollpflichten zu erfüllen seien. Mit Sicherheit gesetzeskonform handle nur, wer die weiterhin zulässige qualifizierte Signatur verwende, hieß es damals von dieser Seite. Lassen Sie sich nicht von diesen Miesmachern abschrecken. Sparen Sie Kosten und Zeit. Sprechen Sie mit Ihren Kunden. Bei Unsicherheit, lassen Sie sich beraten.

28 Vielen Dank für Ihr Interesse Ulrich Mester ( umester@3s-erp.de ) 3S GmbH ( ) Tel.: ( )

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