Selbstverpflichtung zur Bestätigung des Zertifikats zum audit berufundfamilie

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1 zur Bestätigung des Zertifikats zum audit berufundfamilie Unternehmen / Institution: Max-Planck-Gesellschaft (alle Sektionen, Generalverwaltung) Re-Auditierung Auditor / Auditorin: Krähberg Consulting Datum: 02. April 2009

2 Zielsetzung der Auditierung Erarbeitung und Einführung weiterer familienfreundlicher Ziele und Maßnahmen in der MPG zur Steigerung der Attraktivität der MPG im internationalen Umfeld, zur Gewinnung hochqualifizierter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, zur höheren Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch bessere Bedingungen sowie als Imagegewinn in der Außenwirkung. Die Maßnahmen zur Förderung des Familienbewusstseins sollen flächendeckend in allen Instituten sowie der Generalverwaltung umgesetzt werden. Dabei will sich die Max-Planck- Gesellschaft in den nächsten drei Jahren auf vier Prioritäten konzentrieren: Möglichkeiten zur flexiblen Gestaltung der Arbeitsumgebung (Arbeitszeit und Arbeitsort) insbesondere für Beschäftigte mit Familienpflichten ausbauen Ein Informationsportal zum Thema Vereinbarkeit von Beruf, Wissenschaft und Familie etablieren Einen Code of Conduct für die Führungskräfte entwickeln und umsetzen Betreuungsangebote für Kinder und pflegebedürftige Angehörige ausbauen Re-audit berufundfamilie / Max-Planck-Gesellschaft 2009 Seite 2 von 20

3 1. Handlungsfeld 1 Arbeitszeit 1-1. Ziel Möglichkeiten zur flexiblen Gestaltung der Arbeitszeit insbesondere für Beschäftigte mit Familienpflichten ausbauen Maßnahme Gelebte Praxis weiterführen, für Beschäftigte mit Familienpflichten im Rahmen der betrieblichen Möglichkeiten individuelle Arbeitszeitregelungen ermöglichen, sofern keine betrieblichen Interessen entgegenstehen. Alle Beschäftigten Maßnahme Flächendeckende online-befragung der Beschäftigten durchführen zu individuellen Arbeitszeit-/Teilzeitwünschen und Zufriedenheit mit den bestehenden Regelungen individuellem Bedarf an mobiler Arbeit / Telearbeit und Zufriedenheit mit den bestehenden Regelungen genereller Zufriedenheit mit den Möglichkeiten, Beruf und Familie zu vereinbaren und Verbesserungsideen hierzu Beispielen aus der Praxis (z.b. flexible Gestaltung von Arbeitszeit und -ort, Kinderbetreuung, Wiedereinstieg). Beschäftigte der jeweiligen Institute Jahresbericht Maßnahme Strategische Diskussion anregen, wie zukunftsorientierte Zeit-Systeme gestaltet bzw. bestehende Systeme umgestaltet werden können, so dass sie unaufwändig individuelle Arbeitszeit-Muster ermöglichen. Jahresbericht 2 Direktoren, Verwaltungsleitung und Betriebsrat Maßnahme Prüfauftrag: Innerhalb der Umgestaltung von Arbeitszeit-Modellen prüfen, wie Überstunden (Entnahme/Übertragungsrahmen) in Abstimmung mit dem Betriebsrat flexibler gestaltet werden können (z.b. für die Pflege von Angehörigen). Bei positivem Prüfergebnis erfolgt die Umsetzung. MPIs Nichtwissenschaftler/innen Jahresbericht 3 Re-audit berufundfamilie / Max-Planck-Gesellschaft 2009 Seite 3 von 20

4 2. Handlungsfeld 2 Arbeitsorganisation 2-1. Ziel Belastungssituationen reduzieren Maßnahme Qualifizierte Vertretung z.b. durch Elternzeitler oder Ruheständler über lokales Aushelfen der Institute untereinander einführen ( Pool ). Jahresbericht 1 Beschäftigte in Elternzeit / Personalabteilungen der Institute Verantwortung für die Durchführung: Institute 2-2. Ziel Gesundheitsförderung ausbauen Maßnahme Prüfauftrag: Prüfen, ob für die Max-Planck-Gesellschaft ein Konzept zum betrieblichen Gesundheitsmanagement entwickelt werden kann. Bei positiver Prüfung Konzept erstellen. Alle Beschäftigten Jahresbericht 3 Re-audit berufundfamilie / Max-Planck-Gesellschaft 2009 Seite 4 von 20

5 3. Handlungsfeld 3 Arbeitsort 3-1. Ziel Möglichkeiten zur flexiblen Gestaltung des Arbeitsortes insbesondere für Beschäftigte mit Familienpflichten ausbauen Maßnahme Analyse der Rahmenbedingungen mobilen Arbeitens bei MPG: - Einschätzen, welche Bereiche zu welchen Zeiten für welche Art mobilen Arbeitens geeignet sind - Kriterien ableiten, wann z.b. ein fester Arbeitsplatz notwendig ist - Transparenz über die verschiedenen Formen, Möglichkeiten und Rahmenbedingungen mobilen Arbeitens schaffen - Vorstellung der Ergebnisse und Austausch von internen best practices im Führungskreis (z.b. über einen Tagesordnungspunkt beim Verwaltungsleiter- Sprecherkreis). Verwaltungsleiter Jahresbericht Maßnahme Leitfaden zur mobilen Arbeit/Telearbeit erstellen. Jahresbericht 3 Mobil arbeitende Beschäftigte und Führungskräfte Maßnahme Prüfauftrag: Prüfen, wie die technische und organisatorische Infrastruktur (z.b. Notebooks, Zugriff auf das interne Netzwerk, Möglichkeiten der Telekommunikation, Regelungen zu Datenschutz und Vertraulichkeit etc.) an den Instituten weiterentwickelt werden muss, um mobiles Arbeiten bestmöglich zu unterstützen. Bei positiver Prüfung Infrastruktur ausbauen. Alle Beschäftigten Re-audit berufundfamilie / Max-Planck-Gesellschaft 2009 Seite 5 von 20

6 3-3.4 Maßnahme Möglichkeiten zur Verlegung des Arbeitsortes auch außerhalb der bestehenden Regelungen in familiären Notfällen kurzfristig zeitlich befristet ermöglichen, wenn es betrieblich machbar ist. Jahresbericht 2 Beschäftigte mit Familienpflichten Re-audit berufundfamilie / Max-Planck-Gesellschaft 2009 Seite 6 von 20

7 4. Handlungsfeld 4 - Informations- und Kommunikationspolitik 4-1. Ziel Informationen rund um das Thema Vereinbarkeit anschaulich und leicht zugänglich zur Verfügung stellen (vor allem im zukünftigen Informationsportal) Maßnahme Intranetseite aufbauen, auf der sämtliche Aspekte zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie bei der MPG gebündelt werden Maßnahme Flyer zum Thema erstellen Maßnahme Ansprechpartner/innen zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie an den Instituten und in der Generalverwaltung sichtbar machen Maßnahme Sammlung von Praxisbeispielen, z.b. zu vorhandenen Materialien und familienbewussten Praktiken der Institute zusammenstellen und kommunizieren Maßnahme Erfahrungen und Praxisbeispiele zu mobilem Arbeiten und familienbewussten Arbeitszeitmodellen zusammenstellen und kommunizieren. Alle Beschäftigten Maßnahme Möglichkeiten zur Verlängerung von befristeten Verträgen bzw. Projekten im Rahmen des WissZeitVG in geeigneten Medien zusammenstellen und verteilen. Jahresbericht 1 Beschäftigte mit befristeten Verträgen, Führungskräfte Re-audit berufundfamilie / Max-Planck-Gesellschaft 2009 Seite 7 von 20

8 4-2. Ziel Unterstützung bestehender und Umsetzung zukünftiger Maßnahmen zur Vereinbarkeit durch entsprechende Strukturen sicherstellen Maßnahme Verankerung des Themas beim Präsidenten und bei der Generalsekretärin, Umsetzung dieser Verankerung z.b. über Rundschreiben oder auf internen Foren (siehe 4-2.2) Alle Beschäftigten Jahresbericht Maßnahme Explizite Thematisierung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie auf Foren (z.b. Münchener Runde, auf Sektionssitzungen, auf Personaltagungen) mit dem Ziel der Akzeptanzerhöhung. U.a. Vorstellung von best-practices oder der veränderten Rahmenbedingungen der Arbeitswelt bzw. in der Wissenschaft. Ggf. unter Hinzuziehung externer Redner (z.b. im Themenbereich Arbeitszeit oder Neue Arbeitswelt ). Alle Beschäftigten mit Fokus auf Führungskräften Maßnahme Die Unterstützung der Gesamtprojektmanagerin Vereinbarkeit in der MPG weiter ausbauen, z.b. über eine institutionalisierte Gesprächsrunde mit der Generalsekretärin. Alle Beschäftigten Maßnahme Ansprechpartner zur Vereinbarkeit an allen Instituten installieren und kommunizieren. Tätigkeit als betriebliche Aufgabe zuordnen und Funktion entsprechend ausstatten (in Geschäftsverteilung aufnehmen). Jahresbericht 1 Alle Beschäftigten in den Instituten Verantwortung für die Durchführung: Institute Maßnahme Verbindlichkeit in der Umsetzung des Themas herstellen: jährlichen Kurzbericht über umgesetzte oder neue Aktivitäten bzw. Unterstützungsbedarf der Institute an die zentrale Ansprechpartnerin übergeben Maßnahme Integration des Themas in die Fachbeiratsvorlage/-bericht Verantwortliche für das Thema Vereinbarkeit Verantwortung für die Durchführung: Institute Re-audit berufundfamilie / Max-Planck-Gesellschaft 2009 Seite 8 von 20

9 4-2.7 Maßnahme Prüfauftrag: Prüfen, für welche Maßnahmen zur Förderung der Vereinbarkeit ein Budget geplant werden muss. Bei positiver Prüfung Finanzbedarf in die Budgetplanung einsteuern. Führungskräfte Jahresbericht 1 Re-audit berufundfamilie / Max-Planck-Gesellschaft 2009 Seite 9 von 20

10 4-3. Ziel Vereinbarkeit von Beruf und Familie in den Instituten offensiv kommunizieren Maßnahme Beschäftigte und Führungskräfte über die Reauditierung und die wesentlichen Ergebnisse (z.b. geplante Maßnahmen) informieren. Jahresbericht 1 Beschäftigte im jeweiligen Institut Maßnahme Auf Institutsebene Kommunikation zum Thema intensivieren, z.b. über Institutsnewsletter, Adressierung des Themas durch den Direktor und Integration in den Jahresbericht Maßnahme Weiterführung der Sommerfeste und vergleichbarer Veranstaltungen an den Instituten mit Beteiligung der Familien. Beschäftigte im jeweiligen Institut Verantwortung für die Durchführung: Institute Re-audit berufundfamilie / Max-Planck-Gesellschaft 2009 Seite 10 von 20

11 4-4. Ziel Profil der Vereinbarkeit von Beruf/ Wissenschaft und Familie bei MPG in der Öffentlichkeit schärfen Maßnahme Aktivitäten in der lokalen Presse platzieren (ggf. Pressetexte durch die Generalverwaltung/zentrale Ansprechpartnerin/PR- Abteilung bereitstellen) Maßnahme Audit-Logo gegenüber Drittmittelgebern intensiver nutzen. Öffentlichkeit, Zuwendungsgeber Maßnahme Konsequente Umsetzung des Themas Vereinbarkeit auf den Internetseiten der Generalverwaltung und aller Institute (z.b. Unterpunkt Vereinbarkeit im Menüpunkt Karriere ), Nutzung des audit-logos wo sinnvoll. Bewerbermarkt, Öffentlichkeit Jahresbericht Maßnahme Familienbewusstsein der MPG in der Recruiting- Kommunikation darstellen: Thematisierung in Einstellungsoder Bewerbungsgesprächen (z.b. Angebot der MPG/des Institutes, besondere Bedarfe der Bewerber, Übergabe des Infopaketes/Flyers Familienfreundlichkeit ) Maßnahme Jahresbericht 1 Pressemitteilung zur Zertifikatserteilung herausgeben. Öffentlichkeit Maßnahme Prüfauftrag: Prüfen, ob die Exzellenz der MPG auch im Thema Vereinbarkeit u.a. über die Teilnahme am Wettbewerb Erfolgsfaktor Familie" in der Öffentlichkeit dargestellt werden kann. Bei positiver Prüfung erfolgt die Umsetzung. Öffentlichkeit Jahresbericht 2 Re-audit berufundfamilie / Max-Planck-Gesellschaft 2009 Seite 11 von 20

12 5. Handlungsfeld 5 - Führungskompetenz 5-1 Ziel Führungsrahmen zu Familienbewusstsein schaffen ( Code of Conduct ) Maßnahme Aufnahme in den Code of Conduct : Aspekte der individuellen Vereinbarkeit in das Mitarbeiter- bzw. Statusgespräch integrieren, mit dem Hintergrund z.b. die Planbarkeit im Falle von Elternzeit herzustellen bzw. Möglichkeiten zur familienbewussten Gestaltung von Arbeitszeit und ort aufzuzeigen Individuelle, flexible Gestaltung von Arbeitszeit und ort weitgehend ermöglichen, sofern betriebliche Belange es zulassen. Kontakthalte- und Wiedereingliederungsprogramm für Mitarbeiter/innen in familienbedingter Auszeit durchführen (Planungsgespräch, technische Infrastruktur, Begleitprozess während der Auszeit [z.b. Angebot über Mitarbeit in Projekten, Aushilfstätigkeit, regelmäßige Information, Teilnahme an Weiterbildung etc.], Wiedereinstieg). Besprechungskultur familienbewusst gestalten (z.b. Berücksichtigung von Teilzeitkräften, Besprechungen zu gesicherten Betreuungsterminen planen, Sitzungsdauer begrenzen) Maßnahme Themen aus dem Code of Conduct in Führungsseminare integrieren Führen von Mitarbeiter- und Statusgesprächen Aufbau und Pflege der Beziehungsebene ( Vertrauenskultur ) Generelle Möglichkeiten der Gestaltung von Arbeitszeit und Arbeitsort bei MPG Mobiles Arbeiten: Möglichkeiten, Grenzen und Rahmenbedingungen bei MPG Planung, Kontakt halten und Wiedereinstieg bei familienbedingter Auszeit Möglichkeiten effizienter Arbeitsorganisation Maßnahme Code of Conduct und ergänzendes Material allen Führungskräften als praktische Toolbox für den Führungsalltag an die Hand geben, z.b. durch Infoblätter, Broschüren, Präsentationen, links auf das Infoportal etc Maßnahme Unterstützung der Führungskräfte in der Praxis durch entsprechend bekannte und aussagefähige Ansprechpartner in den Instituten bzw. in der Generalverwaltung Führungskräfte Jahresbericht 2 Re-audit berufundfamilie / Max-Planck-Gesellschaft 2009 Seite 12 von 20

13 5-1.5 Maßnahme Prüfauftrag Prüfen, wie das Thema Familienbewusstsein in das Leitbild der MPG aufgenommen werden kann ( MPG 2015 ). Bei positiver Prüfung in das Leitbild integrieren. Alle Beschäftigten Jahresbericht 3 Re-audit berufundfamilie / Max-Planck-Gesellschaft 2009 Seite 13 von 20

14 6. Handlungsfeld 6 Personalentwicklung 6-1. Ziel Dual Career-Service ausbauen (Vermittlung von Joboptionen für die Partner/innen von neuen Mitarbeitern) Maßnahme Bestehende Initiativen weiterführen und in den internen Medien publik machen, u.a. Munich Dual Career Office der TU München Marburg Family Welcome Center der Philipps-Universität Dual Career-Service über die Generalverwaltung und die Institute (mit Unterstützung der Institutsbetreuung) Geplante Initiativen ausbauen und publik machen, z.b. in Köln mit dem Universitäts-Dual-Career-Office. Beschäftigte der Gruppen W 2/W 3 / sonstige Schlüsselqualifikationen (Nicht-Wissenschaftler) Maßnahme Prüfauftrag: Prüfen, wie o.g. Dual Career-Kooperationen auf andere Standorte übertragen werden können. Bei erfolgreicher Prüfung erfolgt die Umsetzung. Beschäftigte der Gruppen W 2/W 3 / sonstige Schlüsselqualifikationen (Nicht-Wissenschaftler) Verantwortung für die Durchführung: Institute Re-audit berufundfamilie / Max-Planck-Gesellschaft 2009 Seite 14 von 20

15 6-2. Ziel Chancengleichheit fördern: Anteil Wissenschaftlerinnen und weiblicher Beschäftigter (z.b. Verwaltungsleiterinnen) weiter ausbauen Maßnahme Umsetzung der Gesamtbetriebsvereinbarung Gleichstellung vom 18. April Maßnahme Offensive für Chancengleichheit weiterführen. Alle Beschäftigten mit Fokus auf den weiblichen Beschäftigten Maßnahme Weiterführen der Mentoring-Programme: - Mentoring-Netzwerk für Doktorandinnen und Postdocs (Minerva FemmeNet) - Mentoring und Training für Postdocs und Habilitandinnen (MuT). Wissenschaftlerinnen und Nachwuchs Maßnahme Fortführen des Sonderprogramms zur Förderung von hervorragenden Wissenschaftlerinnen (W2- Sonderprogramm). Wissenschaftlerinnen Maßnahme Fortführen des Sonderprogramms zur Förderung von Wissenschaftlerinnen in Leitungspositionen (W3- Sonderprogramm). Ermöglicht werden sollen vorgezogene Berufungen oder Berufungen zusätzlicher Wissenschaftlerinnen, die die Arbeitsgebiete der Institute ergänzen. Wissenschaftlerinnen in Leitungspositionen Maßnahme Bei der Nüsslein-Volhard-Stiftung nachfragen, ob das Angebot, Doktorandinnen mit Kind finanziell zu unterstützen auch auf Post- Doktorandinnen ausgeweitet werden kann. Doktorandinnen nach Elternzeit Jahresbericht Maßnahme Aktualisierung, Umbenennung und Neuauflage der Broschüre Chancengleichheit mit dem Ziel, auch einen eindeutigeren Bezug zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie herzustellen. Englische Fassung umsetzen. Alle Beschäftigten mit Fokus auf den weiblichen Beschäftigten Jahresbericht 1 Re-audit berufundfamilie / Max-Planck-Gesellschaft 2009 Seite 15 von 20

16 7. Handlungsfeld 7 Entgeltbestandteile und geldwerte Leistungen 7-1. Ziel Bestehende Angebote fortführen und den Ausbau im Bezug auf Elder Care prüfen Maßnahme Bestehende Angebote werden fortgeführt, z.b. Geburtsbeihilfe, Kinderbetreuungszuschuss, Anrechnung von Erziehungszeiten, Fahrtkostenzuschuss, private Nutzung von Firmenwagen, Sonderurlaub, Möglichkeiten der Gehaltsumwandlung in Sachbezüge. Alle Beschäftigten Fortlaufend Maßnahme Prüfauftrag: Prüfen, ob der Betreuungszuschuss auch auf Betreuungskosten für ältere / kranke Angehörige ausgeweitet werden kann. Bei positiver Prüfung wird die Maßnahme umgesetzt. Beschäftigte mit zu pflegenden Angehörigen Fortlaufend 7-2. Ziel Verbesserung der Konditionen für Stipendiaten und Doktoranden, die nicht dem TVöD unterliegen Maßnahme Prüfauftrag: Überarbeitung der Stipendienrichtlinien; gesonderte Betrachtung: Umgang mit Fremdstipendien. Positiv geprüfte Maßnahmen zur Verbesserung der Konditionen werden umgesetzt. Stipendiaten, Doktoranden Jahresbericht 1 Re-audit berufundfamilie / Max-Planck-Gesellschaft 2009 Seite 16 von 20

17 8. Handlungsfeld 8 Service für Familien 8-1. Ziel Angebote zur Kinderbetreuung weiterführen bzw. kontinuierlich verbessern Maßnahme Folgende vorhandenen Angebote zur Kinderbetreuung werden fortgeführt: - Beratung und Vermittlung durch pme-familienservice oder einen ähnlichen Anbieter in der gesamten MPG - bestehende MPG-eigene Einrichtungen - bestehende und geplante Kooperationen zur Kinderbetreuung - an Instituten bereits vorhandene Eltern-Kind-Zimmer - Berücksichtigung von Raumbedarf zur Kinderbetreuung in der Bauplanung Maßnahme Die Aktivitäten der Generalverwaltung und der Institute zum Ausbau der Kinderbetreuung werden fortgeführt durch: - Bedarfserhebung (lokal) - Suche nach Kooperationspartnern (lokal) - Aufbau von Betreuungsnetzwerken - Unterstützung durch die Generalverwaltung - Information und Kommunikation des Angebotes. Beschäftigte mit Kinderbetreuungsaufgaben Fortlaufend Maßnahme Während wissenschaftlicher Tagungen an den Instituten Kinderbetreuung anbieten, z.b. in den vorhandenen Eltern- Kind-Zimmern. Auf die Möglichkeit der Kinderbetreuung in den Tagungsankündigungen ausdrücklich hinweisen. Jahresbericht 3 Auswärtige WissenschaftlerInnen mit Betreuungsaufgaben Re-audit berufundfamilie / Max-Planck-Gesellschaft 2009 Seite 17 von 20

18 8-2. Ziel Ferienbetreuung ausbauen Maßnahme Bedarf an Ferienbetreuung in den MPIs und in der Generalverwaltung abfragen Maßnahme Bei Betreuungsbedarf Erarbeitung von Lösungsansätzen, die verschiedene Möglichkeiten der Ferienbetreuung beinhalten können, z.b. bei regionalen Veranstaltern Platzkontingent für Ferienbetreuung einkaufen (z.b. über das Angebot innerhalb der Bündnisse für Familie), Kooperation mit ortsansässigen Sportvereinen Maßnahme Eltern über die Angebote örtlicher/regionaler bzw. institutseigener Ferienbetreuung informieren. Beschäftigte mit Betreuungsbedarf in den Ferien Maßnahme Prüfauftrag: Es wird geprüft, ob die Zuwendungsrichtlinien zur finanziellen Unterstützung der Kinderbetreuung auf Schulkinder erweitert werden können. Bei positivem Prüfergebnis erfolgt die Umsetzung. Beschäftigte mit schulpflichtigen Kindern Jahresbericht 3 Re-audit berufundfamilie / Max-Planck-Gesellschaft 2009 Seite 18 von 20

19 8-3. Ziel Unterstützung von Beschäftigten mit zu pflegenden Angehörigen Maßnahme Zusammenstellen von Informationen zum Thema Pflege und Verbreitung in den internen Medien (Intranet, Informationsblätter etc.). Alle Beschäftigten Jahresbericht Maßnahme Prüfauftrag: Prüfen, ob Vermittlungsleistungen in Bezug auf die Pflege älterer / kranker Angehöriger ausgeweitet werden kann. Bei positiver Prüfung wird die Maßnahme umgesetzt. Jahresbericht 2 Beschäftigte mit zu pflegenden Angehörigen Maßnahme Prüfauftrag: Prüfen, ob über die gesetzlichen Regelungen zur Betreuung zu pflegender Angehöriger hinaus ein MPG-eigener Rahmen geschaffen werden soll, z. B. in Form einer Betriebsvereinbarung Pflege. Bei positiver Prüfung wird die Maßnahme umgesetzt. Jahresbericht 3 Beschäftigte mit zu pflegenden Angehörigen 8-4. Ziel Integration von Gastwissenschaftlern mit Kindern erleichtern Maßnahme Prüfauftrag: Prüfen, ob ein Family Welcome Center nach Marburger Vorbild an anderen Standorten umsetzbar ist. Bei positiver Prüfung wird die Maßnahme umgesetzt. GastwissenschaftlerInnen mit Familienaufgaben Verantwortung für die Durchführung: Institute Re-audit berufundfamilie / Max-Planck-Gesellschaft 2009 Seite 19 von 20

20 Hiermit erkläre ich mich mit den im Rahmen der Auditierung definierten Zielen und Maßnahmen einverstanden. Unterschrift Datum: Ort: München Name des/der Unterzeichnenden: Dr. Barbara Bludau Funktion des/der Unterzeichnenden: Generalsekretärin der Max-Planck-Gesellschaft Postanschrift des Unterzeichnenden: Hofgartenstr. 8, München Re-audit berufundfamilie / Max-Planck-Gesellschaft 2009 Seite 20 von 20