e-rechnung an den Bund

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1 e-rechnung an den Bund Christian Ihle, BMF, Abteilung V/3 Mag. Gerald Ziniel Mag a Sabine Gorgosilich Thomas Palmetzhofer BMF, Abteilung V/3, HV e-rechnung Rechtlicher Rahmen IKTKonsolidierungs Gesetz (IKTKonG) Eine elektronische Rechnung (e-rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird seit Verpflichtende Übermittlung der e-rechnung von allen Vertragspartnern des Bundes - Keine e-rechnung für Barzahlungsgeschäfte (Handkassa, Kreditkarten) - Für ausländische Vertragspartner gilt diese Verpflichtung nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten - Einige Geschäftsfälle sind von den Bestimmungen des 5 IKTKonG nicht umfasst (siehe - Rechnung gilt als eingebracht, wenn die technische und formale Prüfung durch das System fehlerfrei war e-rechnungsverordnung, Richtlinie 2010/45/EU, BHV 27, UStG 2 1

2 Nicht e-rechnungsrelevante Geschäftsfälle 1 Bar- und Kreditkartenzahlungen - Sofortzahlungen mittels zb Bargeld, Kreditkarte, Debitkarte, Prepaid-Karte. Mieten und Mietvorschreibungen es gilt nach dem UStG eine vereinfachte Rechnungslegung. Der Mietvertrag (der nahezu alle Rechnungselemente enthält) und die monatlichen Vorschreibungen zusammen gelten damit als Rechnung gemäß 11 UStG, die zum Vorsteuerabzug berechtigt. Dazu auch die Vereinfachungsregel UStR 2000 Rz 1524a. Leasingverträge haben ähnliche Wesensmerkmale wie Mietverträge (ein Leasingvertrag ist ein atypischer Mietvertrag). Versicherungsverträge - Versicherungsunternehmen sind nach der Verordnung BGBl. II 279/2004 von der umsatzsteuerrechtlichen Rechnungslegungspflicht befreit. Rechnungen vom Bund an den Bund sind Bundesinterne Geschäftsfälle und nach den Bestimmungen der LeistungsabgeltungsVO zu verrechnen. Bundesinterne Geschäftsprozesse finden ihre Grundlage in einer Vereinbarung zwischen Bundesdienststellen. 3 Nicht e-rechnungsrelevante Geschäftsfälle 2 Sachverständige und Dolmetscher - Tätigkeiten der Sachverständigen/ Dolmetscher, wenn ein Anspruch auf eine Gebühr nach dem Gebührenanspruchsgesetz (GebAG) besteht. Ausländischer Unternehmer sind vom 5 IKTKonG nur umfasst, wenn die technischen und organisatorischen Voraussetzungen bestehen. Für ausländische Unternehmen steht die PEPPOL-Transport-Infrastruktur zur Verfügung. Ein ausländischer Vertragspartner mit einer Betriebsstätte im Inland gilt als inländischer Vertragspartner (e-rechnungs-pflicht). Gebühren und Abgaben wenn sie auf Grund eines Bescheides vorgeschrieben werden (z. B. Kommunalabgaben). Kosten auf Grund von Bescheiden oder Gerichtsurteilen - Kosten, die vom Bund auf Grund eines Bescheides oder eines Gerichtsurteiles/eines Gerichtsbeschlusses zu leisten sind. Förderungen - Rechnungen, die zum Nachweis der widmungsgemäßen Verwendung von Förderungen dem Fördergeber vorgelegt werden oder wenn es um die Auszahlung von Förderungsgeldern geht. 4 2

3 Nicht e-rechnungsrelevante Geschäftsfälle 3 Kostenersätze - Rechnungen, die im Zusammenhang mit Kostenersätzen erstellt werden (zb Kostenersatz für die Tätigkeit eines Laienrichters, von Schöffen, Zeugen, Geschworenen oder Auskunftspersonen), da kein Dienstleistungsverkehr vorliegt. Mitgliedsbeiträge z. B. an in- und ausländische Institutionen bzw. Organisationen, da es sich um eine Leistung handelt, der keine unmittelbare Gegenleistung gegenübersteht. Nicht-wirtschaftliche Dienstleistungen - Rechnungen im Zusammenhang mit nicht-wirtschaftlichen Dienstleistungen (Dienstleistungen, die nicht für eine wirtschaftliche Gegenleistung erbracht werden, zb Beiträge für gesetzliche Sozialversicherungen). 5 e-rechnung Herausforderungen Herstellung des aktuellen technischen Status Geringe Beteiligung in der Vorbereitungsphase seit brachte noch keine repräsentativen Erfahrungswerte Erst 2013 konnten viele ergänzende Anforderungen erkannt und umgesetzt werden Hohe Konzentration von Anpassungsaufwänden im 2. HJ 2013 Information der Beteiligen Bund Mehrere Informationsveranstaltungen, Einzelgespräche und Schreiben für die Bundesdienststellen Aufbereitung der rechtlichen, organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen für die Bundesdienststellen im Bundesintranet Wirtschaft Es waren rd Lieferanten des Bundes zu erreichen Persönliche und mediale Information für die Wirtschaftstreibenden gemeinsam mit der WKÖ seit 2009 und dem Unternehmensserviceportal (USP) Laufende Unterstützung von einzelnen Rechnungslegern schriftlich und in zahlreichen Einzelgesprächen 6 3

4 Voraussetzungen/Vorteile Vorteile für die Vertragspartner Nutzung des bestehenden ebinterface-formats Technisch und inhaltlich nur ein Format erforderlich Nur eine technische Anbindung erforderlich Signatur nicht erforderlich Gleichbleibende Abläufe helfen Verwaltungskosten zu senken Rechnungsbearbeitungsprozess wird schneller, effizienter und kostengünstiger Einsparungspotential bei 2 Mio Rechnungen Für den Bund ca. 7,6 Mio EUR Für die Wirtschaft ca. 13,8 Mio EUR 7 Auftragsreferenz Die Auftragsreferenz ist die technische Rechnungsadresse und ist bei der Beauftragung unbedingt anzugeben: Bestellnummer (z.b ) 10 stelliger Wert, nur Ziffern, beginnend mit 47 Ermöglicht das automatische Vorerfassen aller wesentlichen Beleginhalte Bestellnummer:EKG (z.b :F53) (10 stelliger Wert, nur Ziffern, beginnend mit 47 mit Einkäufergruppe) Ermöglicht das Zusammenfassen von Positionen mehrere Bestellungen in einem Rechnungsbeleg (=Sammelrechnung). EKG (z.b. F53) 3 stellige alphanumerische Kombination Ermöglicht die Zuordnung der Rechnung an die richtige Organisationseinheit. EKG:interne Referenz (z.b.f53: /0099-V/3/2099) 3 stellige alphanumerische Kombination mit zusätzlicher Referenz Ermöglicht die Zuordnung der Rechnung zur Beauftragung (keine Bestellung) 8 4

5 Einbringung über USP -> ER>B Kopie oder: Papier,Mail,.. Bestellung / Auftrag Dienststelle Unternehmen Workitem RM Automatische Vorerfassung des ER-Beleges, Verlinkung mit dem Archiv und Start des Bearbeitungs-Workflows Archiv Anmeldung am USP e-rechnung Webservice Service- Provider XML ER>B HV-System XML, PEPPOL zu PDF Webservice USP Übermittlung der Bestellung/Auftrag an das Unternehmen direkt (ohne BBG) Unternehmen übermittelt e-rechnung mit Bezug zur Beauftragung über ER>B nach Authentifizierung in USP oder mit Papier, Mail, PDF, etc an einen Provider, der alles Weitere übernimmt. Speicherung der angelieferten Daten, ergänzende Erzeugung der e-rechnung als PDF Automatische Vorerfassung des Eingangsrechnungsbeleges, Verlinkung mit dem Archiv und Start des Bearbeitungs-Workflows 9 Einbringung über BBG für Vertragspartner der BBG Dienststelle Bestellung über Anbindung e-shop BBG XML/PDF-Bestellung Unternehmen Workitem RM Automatische Vorerfassung des ER-Beleges, Verlinkung mit dem Archiv und Start des Bearbeitungs-Workflows Archiv BBG Service- Provider ER>B HV-System XML, PEPPOL zu PDF Webservice USP Übermittlung der Bestellung/Auftrag an das Unternehmen (direkt oder unter Nutzung der Funktionalitäten des e-shops der BBG Bundesbeschaffung GmbH) Unternehmen übermittelt e-rechnung mit Bezug zur Beauftragung an BBG Service-Provider BBG Service-Provider übermittelt e-rechnung über ER>B nach Authentifizierung in USP Speicherung der angelieferten Daten, ergänzende Erzeugung der e-rechnung als PDF Automatische Vorerfassung des Eingangsrechnungsbeleges, Verlinkung mit dem Archiv und Start des Bearbeitungs-Workflows 10 5

6 USP - Vorteile für Unternehmen Einmal anmelden, alle Verfahren nutzen (Single-Sign-On) Einfache und einheitliche Zugangsvoraussetzungen Benutzer und deren Rechte zentral verwalten Bessere Information: Basis-, Fach- & Änderungsinformation steht zentral und rund um die Uhr zur Verfügung Insgesamt Zeit- und Kostenersparnis auf Seiten der Unternehmen Höchste Sicherheit 11 Registrierung am USP Vollelektronisch Elektronisch mit Brief Bürgerkarte/Handy-Signatur Einzelvertretungsbefugt für das Unternehmen USP-Administrator benennen FinanzOnline-Supervisor Daten Einzelvertretungsbefugt ist keine Voraussetzung USP-Administrator benennen Ergebnis: PDF mit Zugangsdaten und Sicherheitspasswort Ergebnis: RSa-Brief mit Zugangsdaten und Sicherheitspasswort 12 6

7 Registrierung am USP Am Finanzamt Keine Bürgerkarte/Handy-Signatur Keine Vertretungsbefugnis für das Unternehmen im Unternehmensregister Kein FinanzOnline-Supervisor-Zugang vorhanden > Ausfüllen FON1-Formular: Anmeldung zu FinanzOnline / USP Ergebnis: Prüfung durch die Sachbearbeiterin/den Sachbearbeiter Übergabe der Startsupervisor-Kennung für FinanzOnline > FinanzOnline-Supervisor festlegen alternativ auch durch Steuerberater 13 Personifizierung im USP muss einmal pro Benutzerkonto durchgeführt werden Zuordnung einer natürlichen Person zu einem Benutzerkonto Mit privaten FinanzOnline-Zugangsdaten Mit Bürgerkarte Mit Handy-Signatur (mobile Bürgerkarte) Ergebnis: alle E-Government-Anwendungen nutzen Single-Sign-On Prinzip alle Aktionen immer auf eine natürliche Person rückführbar 14 7

8 e-rechnung Einbringung Einbringungsarten und unterstützte Formate für Vertragspartner und Service-Provider Über USP (Anwendung: E-Rechnung an den Bund ER>B) durch Hochladen einer Rechnung im ebinterface-format Hochladen einer Rechnung im PEPPOL-Format Erfassen der Rechnung im Online-Formular (derzeit meist genutzte Option) Automatische Übermittlung mittels Webservice Über das PEPPOL-Verfahren (Transport-Infrastruktur) Automatische Übermittlung eines UBL-Files im PEPPOL Format Über den Behördenportalverbund für Körperschaften Hochladen einer Rechnung im ebinterface-format Hochladen einer Rechnung im PEPPOL-Format Erfassen der Rechnung im Online-Formular Automatische Übermittlung mittels Webservice Bisher eingebrachte e-rechnungen 2013 ca durch rd. 500 Vertragspartner 2014 ca durch rd Vertragspartner 15 Einbringung Aufbereitung Rechnung als PDF 16 8

9 Der schnellste Weg zur e-rechnung 1. Registrierung am USP 2. Anmeldung am USP 3. Aufruf e-rechnung an den Bund in Mein USP 4. Aufruf des Onlineformulars 5. Erfassung/Übermittlung der Rechnung im Online Formular o Unterstützung von Vorlagen für die Erfassung im Onlineformular 17 Bearbeitung e-rechnung aus der Sicht der Dienststelle XML Die Rechnung langt elektronisch ein Es wird automatisch ein PDF-Dokument und ein vorerfasster HV-Beleg erstellt und mit einem HV-Prozess verbunden Kontrolle und Ergänzung im HV-System aufgrund der Rechnungsinhalte Prüfung und Inventarisierung Anordnung zur Buchung (und Zahlung) mittels Freigabe im HV-System Zahllauf wird periodisch durch die BHAG angestoßen ELAK SARI (Prüfer, Wirtschaftsstelle) System Image und vorerfassten Rechnungs- Beleg aus E-Rechnung erstellen ARE Vorlage zur Erfassung Sachliche/ rechnerische Prüfung Inventarisierung Records Management (Workflow) AOG Vorlage zur Freigabe BRE Vorlage zur Buchung ZRE/BRE Zahllauf erstellen (automatisch) HV-Beleg vollständig erfassen HV-Beleg freigeben HV-Beleg buchen Zahllauf freigeben HV-System 18 9

10 Bearbeitung e-rechnung aus der Sicht ARE/AOG 19 Bearbeitung e-rechnung aus der Sicht des SARI 20 10

11 Clearing für Dritte Ablauf Anmeldung/ Authentifizierung im USP Aufbereitung e-rechnung ER>B E-Rechng. Erzeugen PDFmit eingebettem XML senden an Dritte Rechnungseinbringung in Weitere Clearing für Dritte ER>B als Portal für e-rechnungen an Dritte Voraussetzungen Nutzung des internen PDF-Formats des Bundes Eigenes Erkennungsmerkmal (Verwaltungskennzeichen) Bekanntgabe einer Empfangsadresse Einrichtung eines Übermittlungsverfahrens zwischen ER>B und dem eigenem System Vorteile für die Wirtschaftstreibenden Technisch und inhaltlich nur ein Format erforderlich Nur eine technische Anbindung erforderlich Gleichbleibende Abläufe helfen Verwaltungskosten zu senken Nutzung der für die e-rechnung an den Bund umgesetzten technischen Grundlagen Kein zusätzlicher Entwicklungsaufwand Vorteile für die Rechnungsempfänger (nicht Bund) Nutzung bestehender Technologien (USP, ER>B) Nutzung bestehender Formatvorgaben (PEPPOL, ebinterface, AustroFIX) Geringer Informationsaufwand an die Vertragspartner Kein Zwang zur unmittelbaren Systemintegration rasche und kostengünstige Anbindung an die Infrastruktur des Bundes geringe Betriebskosten 22 11

12 Ausblick B2B in Österreich Wirtschaftstreibende bergen ein hohes Potential Verpflichtung zur e-rechnung durch die EU-Kommission erster Schritt: Verpflichtung aller öffentlichen Bereiche der Mitgliedsstaaten zur Annahme von e-rechnungen Weitere Schritte absehbar Integration des EU-Wirtschaftsraums EU Standardformat (PEPPOL - XML) EU Standardkommunikation (PEPPOL Transport-Infrastruktur) Derzeit nur geringe Verbreitung und Nutzung Stärkste Nutzung im Skandinavischen Raum 23 Links Bundesintranet - Haushaltsrechtliche Vorschriften - Erlässe - IT Dokumentations- und Lernportal USP Unternehmensservice-Portal ebinterface / Wirtschaftskammer Österreich

13 Kontaktdaten Ihle Christian BMF, Abteilung V/3 Mag a. Gorgosilich Sabine BMF, Abteilung V/3, HV Palmetzhofer Thomas BMF, Abteilung V/3, HV Ihre Fragen oder Anliegen richten Sie bitte an den folgenden Postkorb: (fachlich) (technisch) 25 13