Elektronische Rechnung Was ist zu beachten?

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1 Elektronische Rechnung Was ist zu beachten? Mandantenveranstaltung 05. September 2012 Hotel Weißenburg Gliederung ü Ausgangslage ü Erleichterungen ab dem ü Definition elektronische Rechnung ü Gewährleistung der Echtheit der Herkunft / Unversehrtheit / Lesbarkeit ü Innerbetriebliches Kontrollverfahren ü Verlässlicher Prüfpfad ü Qualifizierte elektronische Signatur / EDI-Verfahren ü Aufbewahrungsfristen ü Vorsteuerabzug ü Wirtschaftliche Aspekte Folie 2 1

2 Ausgangslage Bis zum galten strenge Anforderungen für den Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen Gefordert wurde eine qualifizierte elektronische Signatur (alternativ EDI-Verfahren) Zur Erstellung der Signatur wird ein Zertifikat benötigt Die Signatur elektronischer Eingangsrechnungen war zu prüfen und das Prüfergebnis10 Jahre zu archivieren Damit bestanden bisher hohe technische Hürden auf beiden Seiten (Aussteller / Empfänger) Folie 3 Erleichterungen ab dem Durch Vorgabe der EU sind ab Papierrechnungen und elektronische Rechnungen gleich zu behandeln Vorgezogene Umsetzung im deutschen Steuerrecht rückwirkend zum (Steuervereinfachungsgesetz 2011 vom ) Gleichstellung soll keine höheren Anforderungen wie bei Papierrechnungen bringen Zunächst bestand Unsicherheit in der praktischen Anwendung Erläuterungen durch einführendes BMF-Schreiben vom Folie 4 2

3 Was ist eine elektronische Rechnung? Elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird Rechnungsaussteller ist frei in der Wahl der Art der Übermittlung Gilt auch für Gutschriften Nutzung immer möglich sofern Empfänger zustimmt Beispiele: per (ggf. mit PDF-/Textanhang), D , Faxserver, Web-Download Neuerung: Übermittlung von Computer-Telefax bzw. Fax- Server an Standard-Fax gilt als Papierrechnung Folie 5 Voraussetzungen Sowohl Papier- als auch elektronische Rechnungen müssen - die Echtheit der Herkunft - die Unversehrtheit des Inhalts - die Lesbarkeit der Rechnung gewährleisten. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen Folie 6 3

4 Nachweis der Voraussetzungen Die Echtheit der Herkunft ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist. Die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben (Re.Nr., Re.Datum, Art der Leistung etc.) während der Übermittlung nicht geändert worden sind. Eine Rechnung gilt als lesbar, wenn Sie für das menschliche Auge lesbar ist (für die gesamte Zeit der Aufbewahrung). Je nach technischem Format ist ggf. eine Konvertierung notwendig Folie 7 Innerbetriebliches Kontrollverfahren Sofern keine qualifizierte elektronische Signatur oder ein EDI- Verfahren verwendet wird, sind die zuvor genannten Punkte durch ein (frei wählbares) innerbetriebliches Kontrollverfahren zu gewährleisten. Gemeint ist ein Verfahren zum Abgleich der Rechnung mit der Zahlungsverpflichtung. Es erfolgt keine Vorgabe über technische Verfahren, auch manuelle Verfahren sind zulässig Folie 8 4

5 Innerbetriebliches Kontrollverfahren Verfahren ist keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug Sicherstellung der korrekten Übermittlung der Rechnung Inhaltlich richtige Rechnung (richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) rechtfertigt Annahme der Echtheit bzw. Unversehrtheit der Rechnung (es liegt keine Manipulation vor) Es soll insbesondere folgende Überprüfung stattfinden Wurde die berechnete Leistung tatsächlich erbracht? Hat der Rechnungsaussteller den behaupteten Zahlungsanspruch? Ist die vom Rechnungsaussteller angegebene Kontoverbindung korrekt? Folie 9 Verlässlicher Prüfpfad Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, wenn es einen verlässlichen Prüfpfad beinhaltet, durch den ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung hergestellt werden kann. Z.b. durch (manuellen) Abgleich der Rechnung mit weiteren Unterlagen (Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein etc.) Es besteht keine gesonderte Dokumentationspflicht Im Regelfall existiert bereits in jedem Unternehmen ein Kontrollverfahren Folie 10 5

6 Signatur / EDI- Verfahren Folgende Verfahren sind auch weiterhin möglich: Qualifizierte elektronische Signatur Qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange, mit jedem Vertragspartner zu treffende Vereinbarung über ein bestimmtes technisches Verfahren) Bei diesen Verfahren wird immer von der Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit der Rechnung ausgegangen Folie 11 Aufbewahrung Aufbewahrungsfrist 10 Jahre für Rechnungen (geplant: 8 Jahre ab 2013, 7 Jahre ab 2015) Gilt auch für elektronische Rechnungen Bei signierten Rechnungen ist auch die Signatur aufzubewahren Elektronisch vorliegende Unterlagen sind zwingend im Format der Ausstellung elektronisch aufzubewahren (z.b. Archivierung der inkl. PDF) Ein Ausdruck der Belege genügt i.d.r. nicht Folie 12 6

7 Aufbewahrung Aufbewahrung auf Datenträger, der keine Änderungen mehr zulässt (z.b. einmal beschreibbare CD oder DVD) Daten müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein (Vorsicht bei Systemwechseln!) Bei einer Betriebsprüfung besteht ein Datenzugriffsrecht auf die elektronischen Systeme Ordnungsgemäße Aufbewahrung ist keine Voraussetzung zum Vorsteuerabzug (Unterlagen müssen dennoch vorhanden bzw. vollständig sein!) Verletzung der Aufbewahrungsfrist stellt Ordnungswidrigkeit dar (Geldbuße bis 500,- Euro) Folie 13 Mehrfache Übermittlung Werden für ein und dieselbe Leistung mehrere Rechnungen ausgestellt, ohne dass diese als Kopie gekennzeichnet werden, schuldet der Unternehmer den hierin ausgewiesenen Steuerbetrag. Ausnahme: Wenn inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnungen mehrfach übersandt werden Dabei müssen alle Merkmale identisch sein! Besteht eine Rechnung aus mehreren Dokumenten gilt dies für die Gesamtheit der Dokumente Somit können z.b. elektronische Rechnungen zusätzlich in Papierform verschickt werden Folie 14 7

8 Vorsteuerabzug Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug: Vorsteuerabzug im Zeitpunkt, in dem der Unternehmer die ordnungsgemäße Rechnung besitzt Rechnung muss alle Pflichtangaben enthalten (vgl. Mandanten- Merkblatt Seite 9) Durch den Nachweis aller Pflichtangaben kommt dem Kontrollverfahren keine eigenständige Bedeutung mehr zu (keine Gefährdung der Vorsteuer) Folie 15 Wirtschaftliche Aspekte Rechnungsaussteller: Kostenersparnis und Rationalisierung der Arbeitsabläufe Zustimmung des Kunden notwendig (z.b. Anpassung AGB) Klärung des lesbaren Datenformats Rechnungsempfänger: Ist der bisherige Prüfpfad inkl. aller Zugriffsrechte ausreichend? Genügt die Hardware den Anforderungen? Ggf. Anpassung der Maßnahmen zur Archivierung Folie 16 8

9 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Wittneven Niederberghaus Steuerberatungsgesellschaft mbh Zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2008 DStV-Qualitätssiegel Niederlassung Coesfeld: Alte Münsterstraße Coesfeld Telefon Telefax Niederlassung Billerbeck: Lilienbeck Billerbeck Telefon Telefax info@wn-stb.de Folie 17 9