Whitepaper Konzern - Konsolidierung

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2 Seite 2 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeine Informationen Einrichtung Ablauf Übergreifendes CRM Infosystem... 9

3 Seite 3 1. Allgemeine Informationen Mit der Konzern Konsolidierung hat ein Anwender des ERP-Herstellers MESONIC die Möglichkeit, Sach- /Personenkonten und Kontakte (Ansprechpartner) über mehrere Mandanten automatisch abzugleichen. Die Konzern Konsolidierung ist für Mittel- und Kleinunternehmen, deren mehrere Standorte (auch im Ausland) zur Verfügung stehen. Dabei wird die Wartung der Stammdaten standortübergreifend von der Zentrale aus durchgeführt. Es werden eine Zentrale und mehrere Filialen definiert und die Konten miteinander verknüpft. Ein Unternehmen hat z.b. mehrere Filialen - d.h. die Zentrale wird als Hauptmandant definiert und die Filialen als Submandanten. Die Konten werden pro Mandant geführt, können aber über eine so genannte Master-Konten-ID zusammengeführt werden. Das bedeutet, dass für jedes Konto entschieden werden kann, welche Datenbereiche über das Master-Konto abgeglichen werden sollen und welche Bereiche spezifisch erhalten bleiben. Zum Beispiel werden nur die Adressdaten automatisch abgeglichen, die Zahlungskonditionen können aber abweichend hinterlegt werden. Der Ansprechpartnerstamm wird ebenfalls über mehrere Mandanten gemeinsam geführt. Dazu muss im Ansprechpartner ein eindeutiger Key verwaltet werden, damit ein Abgleich unter den Mandanten bzw. auch mit externen Systemen (über EXIM) möglich wird. In einem übergeordneten Mandanten (Hauptmandanten) werden die Konten gepflegt und die Stammdatenänderungen durchgeführt, die automatisch abgeglichen werden sollen. In diesem Mandanten werden auch die übergreifenden Auswertungen gefahren. Zum Beispiel OP-Auswertungen, Summen- und Saldenübersichten, Mehrjahresvergleich, Archivdokumente, Verkaufs- und Einkaufsstatistiken, Belegübersichten, Erlöskontenübersichten sowie sämtliche CRM-Informationen wie Workflows, Aktionsschritte und Kampagnen. Voraussetzungen: Die Zentrale und die Filialen müssen in einer Datenbank angelegt sein. Die Konsolidierungs-Funktion ist mit einer entsprechenden Lizenz verfügbar und benötigt die Applikation CWL FIBU. CWL Konzern-Konsolidierung ist zu einem Einzelpreis von 2.495,- zzgl. MWST. erhältlich.

4 Seite 4 2. Einrichtung Um einen automatischen Abgleich von Sach-/Personenkonten und Kontakten über mehrere Mandanten zu ermöglichen ist es notwendig, dass die Haupt- und Submandanten in den Konsolidierung-Einstellungen definiert wurden (zu finden unter WINLine START -> Optionen -> Konsolidierung -> Einstellungen).

5 Seite 5 Damit ein Abgleich zwischen Haupt und Submandanten stattfindet, ist eine entsprechende Vorlage notwendig. Es wird eine Vorlage mit der Option "Submandanten aktualisieren" erstellt. Hier ein individuelles Formular für Personenkonten. Bei Verwendung dieser Vorlage im Hauptmandanten werden beim Speichern alle Submandanten aktualisiert. Aktualisiert werden dabei nur die Felder, die für ein bestehendes Konto/einen bestehenden Kontakt mit der Vorlage editiert werden können. Zusatzfelder, Eigenschaften oder Berechtigungen zählen auch dazu. Es ist z.b. erwünscht, dass die Zahlungskonditionen abweichend hinterlegt werden und nur die Adressdaten abgeglichen werden. Falls es bei den Pflichtfeldern nicht erwünscht ist, dass diese automatisch bei den Submandanten aktualisiert werden, kann einfach die Vorbelegung aktiviert werden und damit das Feld ausgeblendet werden. Upgedatet werden jene Konten/Kontakte in den Submandanten, die dem Hauptmandanten zugewiesen wurden. Für Einzel- und Massenzuweisungen gibt es eine einfachere Variante: Man ruft das Zuweisungsfenster auf (zu finden unter Start -> Optionen -> Konsolidierung -> Zuweisen). Achtung: Zuweisungen können NUR im Hauptmandanten gemacht werden.

6 Seite 6 Es gibt zwei Register: Einzelzuweisung und Massenzuweisung. Bei einer Einzelzuweisung wählt man die Personen-/Sachkonto- oder Ansprechpartnernummer des Hauptkontos und sucht in allen Mandanten nach der Nummer oder dem Namen (Bezeichnung) des passenden Kontos. Zusammenführungen können aber auch auf Basis der PLZ, des Ortes oder anderer Kriterien gemacht werden. Die Suche kann aber auch gezielt in den einzelnen Submandanten durchgeführt werden. Nach einer erfolgreichen Suche aktiviert man die Checkbox "Zuweisen" eines Kontos im Submandanten. Im Hintergrund werden dann die Schritte aus der ersten Zuweisungsmöglichkeit durchgeführt (im Feld "Konsolid.-Konto" im Register FIBU wird die Nummer des Kontos vom Hauptmandanten eingetragen).

7 Seite 7 Über Massenzuweisung werden nur die Konten herangezogen, deren Kontonummer, Bezeichnung oder andere unten angeführte Kriterien tatsächlich mit denen aus dem Konto im Hauptmandanten übereinstimmt. Bei dieser Suche gab es z.b. zwei Treffer: Kontonummer 1 mit der Bezeichnung Markus Buchinger und Kontonummer 2 mit der Bezeichnung Mario Buchner. Die Suchkriterien können aber auch die Felder wie Name2, PLZ, Ort und Strasse abgleichen.

8 Seite 8 3. Ablauf Wenn alle nötigen Mandanteneinstellungen durchgeführt wurden und auch individuelle Vorlagen zum aktualisieren der Submandanten vorhanden sind, werden nun die Sach-/Personenkonten und Kontakte automatisch abgeglichen. Bei der Verwendung der Vorlage im Hauptmandanten wird oben im Fenster angezeigt, dass beim Speichern auch die Submandanten aktualisiert werden. Es werden dabei alle Felder aktualisiert, die für ein bestehendes Konto/einen bestehenden Kontakt editiert werden können.

9 Seite 9 4. Übergreifendes CRM Infosystem In einem übergeordneten Mandanten werden die Master Konten IDs gepflegt, sowie die Stammdatenänderungen durchgeführt, die automatisch abgeglichen werden sollen. In diesem Mandanten werden auch die übergreifenden Auswertungen gefahren. Hinweis: Falls die Auswertung über eine Seite hinausgeht, kann man über das Kontextmenü (Rechte Maustaste auf die Auswertung) zwischen den einzelnen Seiten blättern. Belege In der Belegansicht im "Konteninfo" werden die Autobelege als eigene Belegstufe ausgewiesen, zusätzlich kann über eine Auswahllistbox ausgewählt werden, ob Alle Belegstufen oder eine nur eine bestimmte Belegstufe angedruckt werden soll.

10 Seite 10 Die Einstellung des Kennzeichesn"Alle Submandanten" sowie die aktuell angezeigte Belegstufe werden beim Schließen des Fensters gespeichert. Bei erneutem Aufrufen wird dann die letzte Einstellung geladen. Es wird in allen Belegauswertungen (Summe, Belegansicht, Einzelzeilen) eine Überschrift für jeden Submandanten ausgegeben, danach die zugehörigen Belegzeilen. In der Auswertung Belege/Summe wird zusätzlich nach dem Hauptmandanten eine Gesamtsumme über alle Mandanten (Hauptmandant und alle Submandanten) angedruckt, danach die Submandanten. Statistik Die Statistik im Info/Konten druckt nun zusätzlich alle Submandanten an, falls das Kennzeichen "Alle Submandanten" gesetzt ist. Die Option "Letzte x Zeilen" bezieht sich auf den Mandanten. Wenn Hauptmandant und alle Submandanten angedruckt werden, werden von jedem Mandanten die letzten x Zeilen angedruckt, die in der Selektion enthalten sind. Bei der Auswertung Statistik/komprimiert und Statistik/kompr. inkl. Menge wird nach dem Hauptmandanten die Gesamtstatistik über Hauptmandant und alle Submandanten angedruckt. Danach werden die Submandanten angezeigt. Archiv Es können nun Archiveinträge von Subkonten angezeigt werden. Über die Combobox "Auswahl" kann die Auswertung auf z.b.: "Alle Einträge", "die letzte Woche" oder "heute" eingeschränkt werden. Salden In der Konteninfo werden auch die Salden für Submandanten angedruckt. Wird die Auswertung "mit Grafik" angezeigt, werden die Gesamtsummen für die Anzeige der Grafik verwendet. Gibt es keine

11 Seite 11 Submandanten bzw. kein betroffenes Konto in einem Submandanten, wird keine Überschriftenzeile angedruckt. Detailsalden Auch hier werden zusätzlich alle Submandaten angedruckt, falls das Kennzeichen "Alle Submandanten" gesetzt ist. Die Option "Letzte x Konten" bezieht sich auf den Mandanten, d. h. wird der Hauptmandant und alle Submandanten angedruckt, werden von jedem Mandanten die letzten x Konten angedruckt, die in der Selektion enthalten sind. Ist das Kennzeichen "Alle Submandanten" gesetzt wird nach dem Hauptmandanten eine Gesamtsumme über Hauptmandant und alle Submandanten angedruckt in der nachfolgenden Grafik werden die Werte der Gesamtsumme gezeigt. Wenn das Kennzeichen nicht gesetzt ist, wird die Grafik wie bisher mit den Werten des Hauptmandanten ausgewertet. Mehrjahresvergleich Mehrjahresvergleich im Info/Konten druckt nun zusätzlich eine Gesamtsumme über Hauptmandant und alle Submandanten an, falls das Kennezeichen "Alle Submandanten" gesetzt ist. Journalsummen Für ein ausgewähltes Personen- oder Sachkonto wird für den Hauptmandanten und für die Submandanten pro Buchungsart die Summe erzeugt und für jeden Mandanten in einer eigenen Tabelle angezeigt. Ans Ende der Liste wird die Gesamtsumme über alle Mandanten pro Buchungsart gestellt.

12 Seite 12 Offene Posten Bei einem Mandant mit Submandanten werden die OPs der einzelnen Mandanten nach der Reihe angezeigt, die Grafik zeigt die Summe der OPs über alle Mandanten (Haupt-, wie Submandanten).

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