Erklärung Antrag für Ausgaben

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1 Referat für Finanzen Erklärung Antrag für Ausgaben Der Antrag für Ausgaben dient zur Anmeldung und Dokumentation jeglicher Ausgaben für Waren oder Dienstleistungen ab einem Wert von 150. Unter 150 genügt eine Kassenanordnung mit einem Verwendungszweck, aus dem die Notwendigkeit ersichtlich wird. Bei Fragen stehen wir euch jederzeit gerne zur Verfügung! Referat für Finanzen Studierendenschaft der Hochschule Heilbronn Diese Erklärung beinhaltet: Ablauf eines Bestellprozesses... 2 Hinweise zu Angeboten... 4 Hinweise zum Antrag... 5 Beispiel: Antrag für Ausgaben... 6 Beispiel: Kassenanordnung

2 Ablauf eines Bestellprozesses 2

3 Der Antrag für Ausgaben kann von jedem Student und Mitarbeiter ausgefüllt werden, der eine Ware bestellen oder eine Dienstleistung in Anspruch nehmen will. Aus dem Antrag muss die Notwendigkeit klar hervorgehen und das gewählte Angebot begründet sein. Grundsätzlich müssen drei schriftliche Angebote eingeholt werden. Gewählt wird das preisgünstigste Angebot. Bitte die Hinweise zu den Angeboten beachten! Der Antrag für Ausgaben muss anschließend von einer Person unterschrieben werden, die die Befugnis für die sachliche und rechnerische Richtigkeit besitzt. In der Regel Referatsleiter, Finanzbeauftragte oder das Referat für Finanzen. Anschließend ist per an die Haushaltsbeauftrage das Budget zu erfragen. Bsp.: Wir würden gerne eine Badminton-Set für 275,90 auf den Titel 1303 kaufen. Steht so viel Geld zur Verfügung? Damit gebt ihr uns die Möglichkeit den Bestellprozess zu kontrollieren und die benötigten Finanzmittel zur Verfügung zu stellen. Wird die Anfrage genehmigt, kann die Ware oder Dienstleistung auf den Namen der Studierendenschaft der Hochschule Heilbronn bestellt werden. Grundsätzlich gibt es keine Vorkasse, da wir nur auf Rechnung 1 zahlen können und keine Transportversicherung darf abgeschlossen werden! Wird die Ware geliefert ist mithilfe der Rechnung eine Kassenanordnung auszufüllen (siehe Beispiel: Kassenanordnung). Unter 150 und ohne Antrag für Ausgaben muss der Verwendungszweck der Kassenanordnung die Notwendigkeit ersichtlich machen! Das komplette Paket, bestehend aus Antrag für Ausgaben, Belege, Lieferschein und Rechnung, Kassenanordnung und eventuell Inventarisierungsliste, ist an das Referat für Finanzen zu schicken. Dort wird die Rechnung bezahlt, gebucht und archiviert. 1 Im Ausnahmefall und mit Erlaubnis vom Referat für Finanzen ist eine Barzahlung möglich. Der Betrag muss jedoch privat ausgelegt werden. Das Geld wird erstattet in dem auf den Antrag für Ausgaben unter Hinweise Barzahlung notiert wird und die Bankverbindung auf die Kassenanordnung geschrieben wird. 3

4 Hinweise zu Angeboten Nur bei geeigneten Unternehmen und Co. dürfen Angebote eingeholt werden! Eventuell wird durch eine Anfrage auch ein Hochschulrabatt gewährt. Versandkosten anfragen! Weniger als 3 Angebote sind nur als Ausnahme zulässig, wenn z.b. es sich um ein einzigartiges Produkt handelt. Bitte dafür das Referat für Finanzen kontaktieren! (Die Entscheidung muss begründet und dokumentiert werden). Angebot kann anstatt des günstigsten Preises auch an verschiedenen Wertungskriterien festgemacht werden (z.b. Preis 30% Gewichtung, VOL/A Wertungskriterien). Bitte dafür das Referat für Finanzen kontaktieren! Wertungskriterien bei Ausschreibungen müssen dem Anbieter mitgeteilt werden (Der Anbieter hat ein Recht darauf seine erreichten Punkte später zu erfahren). Für Angebote können Fristen gesetzt werden. Die Ausgaben werden in verschiedene Klassen unterteilt. Beträge immer netto! 0 bis 499 Direktkauf ohne Vergabeverfahren unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit - 3 Angebote - Ausdruck einer Preissuchmaschine völlig ausreichend (z.b. Idealo.de, Preissuchmaschine.de) 500 bis Freihändige Vergabe mit Angebotsvergleich - 3 Angebote (Angebote per auch zulässig) bis beschränkte Ausschreibung Bitte mit dem Referat für Finanzen absprechen! 4

5 Hinweise zum Antrag Alle Beschaffungsvorgänge der Verfassten Studierendenschaft erfolgen unter Wahrung der Grundsätze: - von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit - der Transparenz - der Nachvollziehbarkeit und Dokumentation - dem Gleichbehandlungsgebot - dem Wettbewerbsgrundsatz und - der Nachhaltigkeit Beschaffungsvorgänge müssen stets den jeweils gültigen Verordnungen und Vorschriften entsprechen 2 sowie jederzeit überprüfbar und nachvollziehbar sein. Sämtliche in den Beschaffungsvorgängen erforderlichen Schritte und Entscheidungen müssen dokumentiert und diese Dokumentation 10 Jahre aufbewahrt werden. 2 hier: Landeshaushaltsordnung (LHO) und der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen ( VOL/A) 5

6 Beispiel: Antrag für Ausgaben 6

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8 Beispiel: Kassenanordnung 8