E-Bilanz Mit Wilken. Sind Sie startbereit für den E-Bilanz Marathon? Wilken Unternehmensgruppe CSF.EBL Juli 2012 V1.1

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1 E-Bilanz Mit Wilken Sind Sie startbereit für den E-Bilanz Marathon? BILANZ Wilken Unternehmensgruppe CSF.EBL Juli 2012 V1.1

2 Ab dem Wirtschaftsjahr sind Unternehmen dazu verpflichtet, ihre steuerliche Bilanz und Gewinnund Verlustrechnung elektronisch an die Finanzbehörden zu übermitteln. BILANZ So will es die nationale E-Government Strategie. Vollständig elektronisch umgesetzte und unterstützte Arbeitsabläufe zwischen Unternehmen und Verwaltung sollen für Optimierung sorgen. Zu diesem Zweck schaffen Bund und Länder die notwendigen rechtlichen, organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Nutzung elektronischer Verfahren. Unter dem Motto Elektronik statt Papier verfolgen die im Rahmen des Steuerbürokratieabbaugesetzes eingeführten Maßnahmen das Ziel, die vollelektronische Unternehmenssteuererklärung als Regelverfahren der Kommunikation zwischen Unternehmen und Finanzverwaltung zu etablieren. Vor Ihnen liegt nun ein langer Weg. Um allen Vorgaben des Bundesfinanzministeriums gerecht zu werden, brauchen Sie einen langen Atem. Die sehr umfangreichen Änderungen, die die Vorgaben des BMF nach sich ziehen, erfordern einen durchdachten Projektplan. Zudem sollten Sie Ihren Kontenplan überprüfen, Ihr Rechnungswesensystem sollte entsprechend den Vorgaben optimiert oder zumindest angepasst werden, Ihr Personal angemessen geschult, Ihre Buchhaltungssoftware den Erfordernissen entsprechend überprüft und die resultierenden Upgrades eingespielt werden.

3 * * MIT WILKEN ANS ZIEL. WIR HELFEN IHNEN FIT ZU WERDEN. FIT FÜR DIE E-BILANZ.

4 Anwendung der E-Bilanz Vorgaben des BMF Alle bilanzierenden Unternehmen unabhängig von Rechtsform und Größe sind von den Vorgaben des BMF betroffen und müssen entsprechende Vorkehrungen treffen. Grundsätzlich sind bereits Jahresabschlüsse für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2011 beginnen, elektronisch zu übermitteln. Bei der Meldung können Vereinfachungen in Form zusätzlicher Auffangpositionen und der Streichung von Mussfeldeigenschaften umgesetzt werden. Damit sollen zu gravierende Eingriffe in das Buchungsverhalten der Steuerpflichtigen vermieden werden. taxonomie Die Taxonomien (quasi der Kontenplan ) wurden ebenfalls vom BMF veröffentlicht. Sie dienen als semantische Grundlage der E-Bilanz und orientieren sich an der HGB-Taxonomie. Keine Regel ohne Ausnahme Im Rahmen der sogenannten Nichtbeanstandungsregelung können die Steuerbilanz nebst Gewinn- und Verlustrechnung für das Erstjahr (Wirtschaftsjahr 2012) zwar noch in Papierform abgegeben werden. Ab dem Jahr gibt es aber kein Entrinnen mehr: die E-Bilanz muss elektronisch abgegeben werden. UNSERE EMPfEHLUNG Um spätestens ab 1. Januar taxonomiekonform buchen zu können, sollten Sie sich im Laufe des Jahres 2012 mit den Anforderungen der E-Bilanz auseinandersetzen und die notwendigen Anpassungen in Ihrem Rechnungswesen vornehmen. Was kann Wilken für Sie tun? Projektberatung Analyse Ihres derzeitigen Rechnungswesens Herleitung der Taxonomiekonformität und Erstellung von Mappingregeln Ermittlung des notwendigen Anpassungsbedarfs Ihrer Kontenpläne zur Erfüllung der Mindestanforderungen der E-Bilanz Reibungslose Erstellung des XBRL-Datenträgers und Übermittlung via ELSTER Revisionssichere Erfassung von Überleitungsrechnungen BILANZ Wilken Unternehmensgruppe CSF.EBL Juli 2012 V1.1

5 Form und Inhalt der elektronischen Datenübermittlung Die gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung bezieht sich auf den Inhalt der Bilanz und soweit vorhanden der Gewinn- und Verlustrechnung. Wahlweise kann entweder der Inhalt der Handelsbilanz, ergänzt um eine steuerliche Überleitungsrechnung, oder eine gesonderte Steuerbilanz eingereicht werden. Die Übermittlung erfolgt authentifiziert über ELSTER. XBRL Der Inhalt der Bilanz sowie der GuV sind in Form eines von der Finanzverwaltung vorgeschriebenen Datensatzes zu übermitteln. Die Übertragung muss standardisiert in Form eines XBRL- Datensatzes erfolgen. Dieses einheitliche Übertragungsformat ist von der Finanzverwaltung festgelegt und dient als elektronische Sprache für das Financial Reporting. Daher auch der Name: XBRL = extensible Business Reporting Language. XBRL bietet die Möglichkeit, aus elektronischen Buchführungssystemen Daten voll automatisiert in die Positionen der E-Bilanz zu übernehmen. Der Umfang der angeforderten Informationen entspricht nur dem, was auch bislang in Papierform der Finanzverwaltung übermittelt werden musste. Beim Dateninhalt wird es sicherlich hinsichtlich der verschiedenen Betriebsgrößen Unterschiede geben, denn der Dateninhalt selbst wird von der betrieblichen und steuerlichen Rechnungslegung und somit von den in der Buchführung erfassten Geschäftsvorfällen bestimmt. Verpflichtende elektronische Übermittlung der (Handels-) Bilanz Gewinn- und Verlustrechnung Kapitalkontenentwicklung Ergebnisverwendung (bei Personengesellschaften) Überleitungsrechnung bzw. Steuerbilanz

6 Der Weg ist das Ziel. BILANZ Branchenspezifika Neben der allgemeinen Taxonomie gibt es aufgrund spezieller Rechnungslegungsvorschriften Spezialtaxonomien für Banken und Versicherungen. Außerdem gibt es Ergänzungstaxonomien für beispielsweise Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen, Verkehrsunternehmen, Wohnungsunternehmen und kommunale Eigenbetriebe. Auch hier ist die Wilken Unternehmensgruppe Ihr kompetenter Ansprechpartner. Konsequenzen für Ihr Rechnungswesen Die elektronischen Bilanzen sind zwingend im XBRL-Format für die Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2012 beginnen, an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Daher werden Sie bereits im Veranlagungszeitraum 2012 und somit spätestens zum 1. Januar Ihr Finanz- und Rechnungswesen auf XBRL-Konformität überprüfen und umstellen müssen. Hinzu kommt, dass zwar einerseits durch das BMF- Schreibens vom 28. September 2011 zunächst Eingriffe in das Buchungsverhalten der Steuerpflichtigen vermieden werden sollen. Andererseits wird aber die angekündigte jährliche Überprüfung der Taxonomie nach Expertenmeinung dazu führen, dass zukünftig die abgefragten Informationen nicht über die bisher gebräuchlichen Kontenrahmen und verwendeten Sachkonten abgebildet werden können. Konsequenzen für Ihre Rechnungswesen-Software? Bisher wird durch Ihre Rechnungswesenabteilung oder durch Ihren Steuerberater eine Steuerbilanz aufgestellt, die auf der von der Finanzverwaltung erstellten HGB-Bilanz basiert. In der Praxis geschieht dies häufig durch manuelle Korrekturen in Subsystemen (z.b. Excel), also außerhalb der Finanzbuchhaltung. Dem widerspricht allerdings die Grundidee des XBRL, nämlich die mit diesem Verfahren angestrebte vollelektronische Kette von der Buchführung bis zur Verarbeitung im Finanzamt zu gewährleisten. Aufgrund der gestiegenen Komplexität sowie der detaillierteren Gliederung ist es notwendig, die steuerlichen Wertansätze zukünftig direkt auf Sachkonten in Ihrem Rechnungswesen abzubilden. Auf diese Weise schaffen Sie mit der Wilken Software die Datenbasis zur Meldung Ihrer E-Bilanz. Dadurch ergeben sich erhebliche Auswirkungen auf Ihr Finanz- und Rechnungswesen. Dies betrifft sowohl das Buchungsverhalten, als auch die unterjährige Behandlung von steuerrelevanten Sachverhalten. Wilken Unternehmensgruppe CSF.EBL Juli 2012 V1.1

7 Checkliste Wie fit sind Sie für den E-Bilanz Marathon? Haben Sie bereits eine Schätzung zur Bindung personeller und finanzieller Ressourcen zur Einführung der E-Bilanz? Haben Sie Ihr Rechnungswesensystem auf XBRL-Konformität überprüft? Haben Sie bereits einen strukturierten Soll-Ist-Vergleich zur Prüfung Ihres Kontenplans in Bezug auf die vorgegebene Taxonomie durchgeführt? Sind bereits Geschäftsvorfälle entsprechend Ihrer bisherigen Erkenntnisse Konten neu zugeordnet worden? Ist die Taxonomie-geforderte Tiefe der Daten gewährleistet? Ist bereits eine Steuerbilanz vorhanden? Ist bereits eine steuerliche GuV vorhanden? Wird ein Anhang, Lage- und / oder Prüfbericht als E-Bilanz-Datensatz vorgelegt? Wurden Ihre steuerlichen Abweichungen dokumentiert? Ist Ihr Buchhaltungspersonal in der Behandlung steuerlich relevanter Sachverhalte geschult? Verfügt Ihr Rechnungswesen über ein ausreichendes softwaretechnisches Fachwissen? Ist Ihr Steuerberater frühzeitig in Ihre Überlegungen einbezogen worden?

8 Seit 1977 beschäftigt sich Wilken mit der Entwicklung und dem Vertrieb von ERP-Standardsoftware. Mit mehr als 400 Mitarbeitern an vier Standorten in Deutschland und der Schweiz hat sich die Unternehmensgruppe als unabhängiger Anbieter von Anwendungen für das Finanz- und Rechnungswesen, die Materialwirtschaft und entsprechenden Branchenlösungen für die Versicherungs-, Energie-, Sozial- und Tourismuswirtschaft etabliert. Die Wilken GmbH übernimmt im Stammhaus in Ulm zentrale Funktionen wie Software-Entwicklung und Produktmanagement. Sie führt als Mutter die Töchter Wilken AG (Freidorf, Schweiz), Wilken Entire AG (Ulm, Sozialwirtschaft), Wilken Neutrasoft GmbH (Greven, Energiewirtschaft), Wilken Informationsmanagement GmbH (München, DMS), Wilken Prozessmanagement GmbH (Ulm) und Wilken Rechenzentrum GmbH (Ulm, Rechenzentrum-Dienstleistungen). Der Umsatz der Wilken Unternehmensgruppe lag 2011 bei über 47 Millionen Euro. Unser Vorgehensmodell? Zuerst Ein persönlicher Termin. Damit Sie uns Kennenlernen. Und schauen ob es Passt. Wilken GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Wilken Rechenzentrum GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Wilken AG Herrenwiese Freidorf/TG Telefon Telefax w@wilken.ch Wilken Neutrasoft GmbH Hansaring Greven Telefon Telefax info@neutrasoft.de Wilken Entire AG Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax info@entire.de Wilken Informationsmanagement GmbH Balanstraße München Telefon Telefax w@wilken-im.de Wilken Prozessmanagement GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax w@wilken-pro.de Weitere Niederlassungen in Greven und Sierksdorf Wilken Unternehmensgruppe CSF.EBL Juli 2012 V1.1 Technische Änderungen und Irrtümer vorbehalten.