Online-Service-Portal Immobilienwirtschaft

Transkript

1 Online-Service-Portal Immobilienwirtschaft - Benutzerleitfaden - Stand: Oktober 2012

2 INHALT 1. Vorwort 3 2. Technische Voraussetzungen für die Nutzung des Online-Service-Portals 3 3. Zugang/Startseite 3 4. Anmelden/Login 3 5. Passwort ändern 4 6. Senkrechte Navigationsleiste Passwortänderung Nutzerprofil ändern Nutzerverwaltung Logout 5 7. Menüstruktur des Online-Service-Portals im Überblick 6 8. Waagerechte Menüleiste Meine Vertragsdaten Meine Abrechnungsdaten Meine Post Meine Aktionen 11 Seite 2 von 11

3 1. Vorwort Das Online-Service-Portal wurde für die Kunden der Immobilienwirtschaft der Stadtwerke Leipzig GmbH entwickelt. Da wir bestrebt sind, den Service für unsere Kunden stets zu optimieren, nehmen wir Ihre Hinweise, Anmerkungen und Wünsche gern entgegen. Auch wenn Ihnen Dinge auffallen, die vielleicht noch nicht ganz rund laufen, kontaktieren Sie uns bitte unter der Mailadresse: 2. Technische Voraussetzungen für die Nutzung des Online-Service-Portals gängiger Internetbrowser mit Standardinstallation z. B. Internet Explorer 8, Mozilla Firefox, Safari, Google Chrome Adobe Acrobat Reader ab Version 8 mit Standardinstallation, falls nicht vorhanden, steht dieser zum Download auf der Portalseite zur Verfügung 3. Zugang/Startseite Das Portal erreichen Sie über die gesicherte Internetverbindung unter der Seite: Es öffnet sich die Startseite mit der Login-Maske. 4. Anmelden/Login Bitte melden Sie sich mit den Login-Daten an, welche Sie per Mail erhalten haben. Benutzername und Passwort wurden Ihnen in zwei separaten s zugesandt. Seite 3 von 11

4 5. Passwort ändern Nach dem ersten Login ändern Sie bitte Ihr Passwort in eine beliebige Buchstaben-Ziffern- Kombination. Diese sollten Sie sich merken bzw. an einem sicheren Ort aufbewahren. 6. Senkrechte Navigationsleiste In der linken senkrechten Navigationsleiste finden Sie die entsprechenden Menüpunkte: Passwortänderung Nutzerprofil ändern Nutzerverwaltung Logout 6.1. Passwortänderung Ihr Passwort können Sie jederzeit ändern. Eine Passwortänderung in gewissen Abständen stellt eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme dar Nutzerprofil ändern Hier können Sie Ihren Benutzernamen, Anrede, Name, Vorname und -Adresse ändern. Seite 4 von 11

5 6.3. Nutzerverwaltung Zur Nutzung des Online-Service-Portals erhalten Sie als Kunde der Stadtwerke Leipzig einen Administrator-Zugang. Administrator Als Administrator können Sie weitere Nutzer anlegen, z. B. Mitarbeiter oder Hausmeister und ihnen jeweils einen Status und Berechtigungen zuweisen. Cvxxx Cvxxxxx Cvxxxxx Cvxxxx Cvxxxx xxx xxx xxx xx xxxx Status: Aktiv Gesperrt Passwortänderung Sie können als Administrator den Status der anderen Nutzer jederzeit ändern. Bei Gesperrt hat der Nutzer keinen Zugang zum Portal, bei Passwortänderung wird der Nutzer gezwungen, sein Passwort zu ändern. Berechtigung: Immo Administrator (hat alle Rechte) Immo Mitarbeiter (eingeschränkte Rechte) Immo Hausmeister (eingeschränkte Rechte) Übersicht der Berechtigungen: Aktion Nutzergruppe Administrator Mitarbeiter Hausmeister Passwortänderung x x x Passwort vergessen x x x Nutzerprofil ändern x x x Nutzerverwaltung x Vertragskontonummern registrieren/löschen x x Bankdaten ändern x x Rechnungsempfänger ändern x x Stammdaten ändern x x Abmeldung x x Anmeldung Mieter x x Abmeldung Mieter x x Abmeldung eigener Anlagen x x Abschlagsplanansicht x x Abschlag ändern x x Seite 5 von 11

6 Zählerstandserfassung x x x Zählerstandsmeldung Mieter x x x Postbox x x x Kundenmitteilung x x Meine Aktionen x x x Nutzeraccount löschen x 6.4. Logout Um sich aus dem Portal abzumelden gehen Sie bitte auf Logout. Bisher wurden die Standardfunktionen der senkrechten Navigationsleiste beschrieben. Je nachdem, welchen Menüpunkt der waagerechten Menüleiste Sie aufrufen, kommen weitere Funktionen auf der senkrechten Navigationsleiste dazu. Im Folgenden erhalten Sie zunächst eine Übersicht über die Struktur der waagerechten Menüleiste bevor die Funktionen im Einzelnen erklärt werden. 7. Menüstruktur des Online-Service-Portals im Überblick Meine Vertragsdaten Meine Abrechnungsdaten Meine Post Vertragskontonummer registrieren/löschen Bankdaten ändern Rechnungsempfänger ändern Stammdaten ändern Abmeldung Anmeldung Mieter Abmeldung Mieter Abmeldung eigene Anlage Abschlagsplanansicht Abschlag ändern Zählerstandserfassung Zählerstandsmeldung Mieter Postbox Kundenmitteilung Einzugsermächtigung und Bankverbindung für Zahlungen/Gutschriften Überweisung Abrechnung Angebotsabforderung Verwaltervollmacht Kundenmitteilung Meine Aktionen Meine Aktionen Auflistung aller getätigten Aktionen 8. Waagerechte Menüleiste (blauer Balken) Meine Vertragsdaten Meine Abrechnungsdaten Meine Post Meine Aktionen 8.1. Meine Vertragsdaten Seite 6 von 11

7 Vertragskontonummer registrieren/löschen Vorhandene Vertragskonten werden angezeigt und können einzeln gelöscht werden. Bei der erstmaligen Nutzung des Portals sind die eigenen Vertragskonten einmalig zu registrieren. Ein neues Vertragskonto kann jederzeit hinzugefügt werden. Bei einer hohen Anzahl von Vertragskonten kann dies auch per CSV*-Upload erfolgen. o Öffnen Sie die Beispiel-CSV-Datei. o Tragen Sie Ihre Daten ein. Bitte die Spaltenköpfe und Formate nicht verändern. Typ-Angabe: 1 = registrieren, 2 = löschen. o Speichern Sie diese Datei als CSV- Dokument auf Ihrem Rechner und laden diese per Durchsuchen auf das Online Service Portal. o Alle Zeilen müssen vollständig gefüllt oder gelöscht werden. xx xx xx xx xx xx xx xx xx xxxxx xxxxx xx xx xx * CSV ist ein gängiges und sehr kompatibles Dateifor-mat für den Aus-tausch strukturierter Daten. Die Verwen-dung dieses Formates und die Beibehaltung der hier vorgegebe-nen Datenstruktur ist Voraussetzung für die automatische Verarbeitung in unseren Datensystemen Bankdaten ändern Wählen Sie bitte zunächst ein Vertragskonto aus, für das Sie die Bankdaten ändern möchten. Um die gewünschten Vertragskonten schneller zu finden, können Sie den Filter verwenden. Füllen Sie dazu eines der Filterfelder aus und klicken auf Filter Anwenden. Nun werden Ihnen alle Vertragskonten angezeigt, die diese Filterbedingung erfüllen. Wenn Sie sich wieder alle Vertragskonten anzeigen lassen möchten, klicken sie auf Filter zurücksetzen. xxxxx x xxxxx xxxxx Nach Auswahl des entsprechenden Vertragskontos gehen Sie auf Weiter, um die Bankdaten zu ändern. Seite 7 von 11

8 Rechnungsempfänger ändern Nach Auswahl des Vertragskontos über die Filterfunktion bzw. direkte Markierung kann eine Änderung des Rechnungsempfängers vorgenommen werden. Je nach Auswahl der Anrede öffnen sich anschließend die entsprechenden Eingabefelder. x xxxxx xxxx xxxx xxxx xxxx Hinweis: Wohnungseigentümergemeinschaften verwenden hier sowie in allen anderen Eingabemasken bitte die Anrede Firma Stammdaten ändern Bei der Stammdatenänderung können Sie Ihre eigenen Vertragsdaten (Anrede, Namen, Anschrift, Kontaktdaten) ändern. Die Verfahrensweise ist analog Nach jeder Änderung erhalten Sie eine Info-Mail, dass die Daten bearbeitet werden. Da der Bearbeitungsprozess eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt, werden die Änderungen nicht sofort sichtbar. xxxxx x xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx Abmeldung Bitte wählen Sie wieder analog / das Vertragskonto und füllen neben der Angabe des Abmeldegrundes alle Pflichtfelder aus Anmeldung Mieter Hier können Sie einen neuen Mieter anmelden Abmeldung Mieter Hier können Sie einen Mieter abmelden. xxxxx Abmeldung eigene Anlage Hier können Sie sich aus einer eigenen Anlage abmelden und gleichzeitig einen neuen Mieter anmelden. Seite 8 von 11

9 8.2. Meine Abrechnungsdaten Abschlagsplanansicht Nach Auswahl des Vertragskontos analog bis können Sie sich die jeweilige Übersicht der monatlichen Abschläge anzeigen lassen Abschlag ändern Für Vertragskonten mit angezeigtem Abschlagsplan können Sie die Höhe der monatlichen Abschläge ändern. Die Änderung darf bis 10 % unter und bis 100 % über dem bisherigen Abschlag liegen Zählerstandserfassung Nach Auswahl des Vertragskontos analog bis können Sie den Zählerstand erfassen. Bei einer hohen Anzahl von Vertragskonten kann dies auch per CSV*-Export, Bearbeitung der CSV-Datei und anschließenden CSV-Upload erfolgen. Exportieren Sie ihre Zählerliste per CSV-Datei. Tragen Sie Ihre Zählerstände in die Tabelle ein. Bitte die Spaltenköpfe und Formate nicht verändern. Speichern Sie diese Datei als CSV- Dokument auf Ihrem Rechner und laden diese per CSV-Upload wieder auf das Online-Service-Portal. xxxxx xxx xxxx xxxxx Seite 9 von 11

10 Zählerstandsmeldung Mieter Hier erfassen Sie entsprechend der vorgegebenen Felder. Weitere Zähler können hinzugefügt werden Meine Post Postbox In Ihrer Postbox finden Sie Ihre CSV- Exportdateien Kundenmitteilung Nach Auswahl des Vertragskontos sowie des Mitteilungsgrundes können sie uns eine entsprechende Nachricht mit Freitext (max Zeichen) senden. Mitteilungsgründe: Abrechnung Angebotsabforderung Verwaltervollmacht (kann hochgeladen werden) Kundenmitteilung xxxxx xxxxx xxxx xx xxxx xxxxx xxxx xxx Seite 10 von 11

11 8.4. Meine Aktionen Hier finden Sie eine Auflistung aller getätigten Aktionen (z. B. Kundenmitteilung verschickt, Vertragskonto abgemeldet, Abschlag geändert) mit Datum, Vertragskontonummer und Zählernummer sowie dem Bearbeitungsstatus. xxxxx Seite 11 von 11