Was macht Projekte erfolgreich?

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1 Was macht Projekte erfolgreich? Überblick in Erfolgsfaktoren des Projektmanagements Ralf Gabriel, Gabriel.management, Münchner Unternehmerkreis MUK-IT Folie 1

2 Gabriel.management Interim-Management Projekt-Management Gesundheits-Management Experten on demand. Wir sind ein Team aus erfahrenen Interim Managern, Projektmanagern, Beratern, Trainern und Coaches. Unsere Mission: Unternehmen und Menschen leistungsfähig halten Ralf Gabriel: 47 Jahre, Münchner, verheiratet, Dipl.-Kfm. 22 Jahre in Konzern-, mittelständischen und Start-Up-Unternehmen, davon 17 Jahre leitende Positionen als Serviceleiter, Bereichsleiter und Geschäftsführer Langjährige Projekterfahrung als Interim Manager, Projektmanager, Change Manager Zertifizierter PM nach IPMA (International Project Management Association) Level C Gesellschaft für Projektmanagement (GPM), Leitungsteam München Assessor für den Project Excellence Award der GPM 2012 Trainer u.a. für Projektmanagement, Selbstmanagement Folie 2

3 Gabriel.management Leistungen und Erfolgsfaktoren Unsere Leistungen für erfolgreiche Projekte: Erkennen der Erfolgsblocker einzelner Projekte und des gesamten Projektmanagementsystems Erarbeitung von Quick-Wins und Ansetzen von Optimierungshebeln Aufbau und Optimierung von Projektmanagement-Prozessen im Unternehmen Optimierung einzelner Projekte bis hin zur Krisen-Interim-Projektleitung Aufbau und interimistische Leitung von Projektmanagement-Offices (PMO) Projektmanagement-Coaching auf Projekt- und Programmebene Praxis-Workshops, in denen Projektabläufe besprochen und verbessert werden Trainings und Schulungen, mit optionaler internationaler Zertifizierung nach IPMA durch die GPM Unsere Erfolgsfaktoren: Beratung und Umsetzung aus einer Hand Wir arbeiten selbst nach erprobten Projektmanagement-Standards Schnelles Erkennen und Umsetzen von Optimierungspotenzial Schnelle Verfügbarkeit durch langjähriges Experten-Netzwerk Wir sind fokussiert auf den Mittelstand und operative Einheiten von Konzernen in den Branchen IT, Automotive, Gesundheit, Industrie, Elektrotechnik, Banken. Folie 3

4 Erfolg und Misserfolg Wieviel Prozent aller Projekte werden erfolgreich abgeschlossen? Erfolgreich abgeschlossen 29 % Gescheitert 18% Nicht erfolgreich 53% Von den nicht erfolgreichen haben. 84% den Zeitrahmen gesprengt 56% den Kostenrahmen gesprengt 36% unvollständige Funktionalität Standish Group: nur ein Drittel der IT-Projekte sind erfolgreich! Quelle: Standish Group Folie 4

5 Projekt und Projektmanagement Wann ist ein Projekt ein Projekt? Zeitlich begrenzt (Anfang und Ende) Erfordert Koordination Nicht alles ist ein Projekt! Kriterienkatalog festlegen! Abgrenzung Projekt Linie Klare Zielvorgabe Eindeutige Aufgabenstellung Klar abgegrenzte nicht alltägliche Aufgabe Aufgabenstellung mit Risiko Komplexität Speziell zusammengestelltes Team Eigenes Budget Begrenzte Ressourcen Einmaligkeit The shortest distance between concept and completion is project management (PMI*) * PMI = Project Management Institute, USA Folie 5

6 Wann ist ein Projekt erfolgreich? Subjektives Erfolgsempfinden Erfolg = Erreichung von Zielen Drei Erfolgsebenen: 1. Materieller Erfolg -> Bsp. Kosteneinhaltung, mängelfreie Abnahme, zeitgerechte Lieferung 2. Immaterieller Erfolg -> Bsp. tolles Team, viel Spaß gehabt, den Kunden begeistert 3. Persönlicher Erfolg -> Bsp. Beförderung, Anerkennung, Prämie Erfolgsfaktoren: Einflussgrößen, die über Erfolg oder Mißerfolg eines Projektes, Unternehmens, eines Bereiches, Teams oder Person entscheiden. Kompetenzelemente der ICB = IPMA Competence Baseline IPMA = International Project Management Association Folie 6

7 Kompetenzelemente nach ICB Folie 7

8 Erfolgsfaktor 1: Klare Zieldefinition Quelle: Siemens AG Folie 8

9 Erfolgsfaktor 1: Klare Zieldefinition Das Magische Dreieck des Projektmanagements Leistungsziel Ergebnisse: WAS Kosten -ziel Qualität Termin -ziel Vorgehen: WOMIT, WIE, BIS WANN Konkurrierende Zielbeziehung, magisches Dreieck Tipp: Ziele S.M.A.R.T. definieren: S = Spezifisch, M = Messbar, A = Attraktiv/akzeptiert, R = Realistisch, T = Terminiert Auch die Nicht-Ziele definieren! Folie 9

10 Erfolgsfaktor 2: Fokus auf Initialisierung und Planung Get the ball rolling? Erhöhe den Planungsaufwand und senke den Gesamtaufwand. Planung ersetzt den Zufall durch den Irrtum. Planen heißt auch, Probleme aufzeigen und lösen, bevor sie eintreten können. Auftragsanalyse Zielplanung Projektorganisation und -Rollen Phasenplanung Meilensteine Umfeldanalyse Stakeholderanalyse Risikoanalyse Kommunikationsplan Projektstrukturplan, Arbeitspakete Vorgangsplanung Ressourcen-/Einsatzmittelplan Kosten- und Finanzmittelplanung adaptierter Projektauftrag Folie 10

11 Wahrscheinlichkeit, % Erfolgsfaktor 3: Risiken im Blick Risikomanagement Identifizierung der Risiken 100 % Nachkontrolle und Lernphase Termin Analyse und Bewertung der Risiken Kosten Leistung Überwachung und Steuerung Entwickeln geeigneter Massnahmen 0 % Schadenshöhe Die Chancen nicht vergessen! Folie 11

12 Erfolgsfaktor 3: Risiken im Blick Risikostrategien Quelle: GPM Folie 12

13 Erfolgsfaktor 4: Stakeholder-Kommunikation Personen und Personengruppen, die vom Projekt betroffen, am Projektverlauf interessiert sind, oder am Projekt beteiligt sind. Analyse nach Interessen, Einfluss/Macht und Betroffenheit. Ableitung von Zielen, Strategien, Risiken und konkreten Aktivitäten zur Steuerung des sozialen Umfeldes. Projekte brauchen Rückendeckung, Macht-und Fachpromotoren, Sponsor/Mentor aus der Geschäftsleitung. Kommunikation im Projekt Kommunikationsplan Gemeinsam statt einsam Projekt-Wiki, Projekt-Blogs Konflikt- und Problemlösungen Folie 13

14 Erfolgsfaktor 5: Kompetente PL und Teammitglieder Ohne Projektleiter kein Projektstart Projektleiter und Teams verfügen über die nötigen Skills Kompetenzen und Verantwortlichkeiten übertragen Ressourcenallokation während des Projektes Team und Teamrollen Folie 14

15 Erfolgsfaktor 6: Regelmässig Ziele und Auftrag überprüfen Stay on track or change the track? Planung ohne Kontrolle ist sinnlos, Kontrolle ohne Planung unmöglich! Projektmonitoring, Projektfortschritt, MTA, Budgets Projektreporting, Statusberichte, Projektampeln Change-Management, Claim-Management Folie 15

16 Erfolgsfaktor 7: Strategisches Projektmanagement Projekteffektivität: Projekteffizienz: -> werden die richtigen Projekte gemacht -> werden die Projekte richtig gemacht Projektportfolio: Strategische Bedeutung max P1 P2 P3 min max Wirtschaftliche Bedeutung (Erlös) Weitere Kriterien: - Operative Dringlichkeit (niedrig sehr hoch) - Risiko der Projektdurchführung (niedrig sehr hoch) Folie 16

17 Wie gut erfüllen Ihre Projekte die Erfolgsfaktoren? Ergänzung um weitere Erfolgsfaktoren Analyse der Erfolgsfaktoren, inwieweit diese in den Projekten angewandt werden Erfolgsfaktor Projekt A Projekt B Projekt Alle Projekte Zieldefinition 3 Initialisierung und Planung Risiken im Blick 2 Stakeholder- Kommunikation PL und Team 4 Ziel/Auftrag überprüfen Strategisches PM 2 Ausprägung: 1=keine Anwendung, 5=bestmögliche Anwendung Folie 17

18 Das Project Excellence Modell Jährlicher Project Excellence Award der GPM Das Bewertungsmodell basiert auf dem Business Excellence Modell der EFQM der European Foundation of Quality Management Projektmanagement: Es wird beurteilt, inwieweit das Vorgehen des Managements excellent ist. Projektergebnisse: Es wird beurteilt, inwieweit die Ergebnisse excellent sind. Folie 18

19 Tipps und Links Seminar: Projektmanagement Intensiv 1,5 Tage am Optimierung von Projektmanagement im Unternehmen Links: GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Fachportal für Projektmanagement: Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ralf Gabriel, Gabriel.management Prinz-Otto-Str. 7c, Ottobrunn bei München, Tel (0) Folie 19