Konferenz- leitung. Dr. Wolfgang Hissnauer. Lehrerfortbildung: eine wichtige berufliche Hilfe!

Transkript

1 Konferenz- leitung Dr. Wolfgang Hissnauer Lehrerfortbildung: eine wichtige berufliche Hilfe!

2 Vorwort Konferenzen sind ein Spiegel und Brennpunkt des Führungssystems einer Schule. An der Art, wie und von wem Konferenzen geleitet werden, wie die Konferenzteilnehmerinnen und -teilnehmer bestimmt werden, wie kommuniziert, wie entschieden wird etc., kann man ein gutes Bild wesentlicher Merkmale der Organisation einer Schule und ihrer Kultur gewinnen. Konferenzen müssen sein, sind aber bisweilen ebenso ungeliebt wie unvermeidlich. Vielleicht ist manche subjektive Beurteilung deswegen so negativ belastet, weil wir im Laufe der Zeit vielfache Erfahrungen darüber gesammelt haben, was in der Gestaltung und Häufigkeit von Konferenzen wünschbar ist oder vermeidbar wäre. Konferenzen und ähnliche Formen der Verständigung sind für die Weitergabe von Informationen, den Austausch von Positionen und die Konsensbildung unverzichtbar. Daher kann die Frage nicht sein, Warum schaffen wir sie nicht ab?, sondern die Frage muss lauten, Wie optimieren wir sie? Zur Verbesserung von Konferenzen und Besprechungen gibt es tatsächlich viele Facetten an denen man ansetzen kann. Zur Optimierung bietet dieser Beitrag daher auch eine Reihe von Aspekten an. Da ist zuerst die Frage der Beteiligung an der Konferenzgestaltung als Alternative zur fast gewohnheitsmäßigen Pflicht, sie alleine vorzubereiten oder die Frage der verbalen Strategien und Gesprächsregeln, ferner die technischen und organisatorischen Gesichtspunkte ihrer Gestaltung. Schließlich ist es von Bedeutung, wie ich mit gruppendynamischen Effekten umgehe und wie ich durch Evaluation unserer Konferenzarbeit zu einer steten Perfektionierung komme. Daher kann die Lektüre dieses Papiers dazu beitragen, diesem Anspruch neue Impulse zu geben und - was mindestens genau so wichtig ist - durch den Austausch von gegenseitigen Erfahrungen in der Fortbildungssituation abgerundet werden. Dr. Wolfgang Hissnauer September 2009 Der Wandel in der Schule von der Individualität des Handelns zur Konsensorientierung und damit zur Teamarbeit kann auch die Vorbereitung, Durchführung und Reflexion des Konferenzhandelns nicht unbeeinflusst lassen. 2

3 Inhaltsverzeichnis Seite 1 Kritik an herkömmlichen Konferenzen 5 2 Ziele von Konferenzen Methoden zur Zielerreichung 7 3 Qualitätsaspekte von Konferenzen 8 4 Konferenzen als Führungsinstrumente und Gestaltungsmöglichkeiten 9 5 Konferenztypen 10 6 Leitungsstile und Leitungsrollen Konferenzleitungsstile Strukturelle und personelle Konferenzleitungsstile Aufgaben- versus mitarbeiterorientiertes Führungsverhalten Partizipatives Führungsverhalten Konferenzleitungsrollen 13 7 Konferenzphasen 14 8 Schlüsselfragen zur Konferenzvorbereitung 15 9 Zeitrahmen und Effizienz Ergebnissicherung und Protokoll Ergebnissicherung Protokollierung Protokollführung 18 3

4 11 Kommunikation in der Konferenz Gesprächsregeln Rednerliste oder freie Rede Verbale Strategien Ihr souveräner Auftritt in der Öffentlichkeit Ihr Erscheinungsbild Erdung Atmung Stimme Sprechen Gestik und Mimik Ihre persönliche Vorbereitung Störungen und Konflikte Störungsformen Störungsursachen Die Konfliktbehandlung Umgang mit möglichen Störungen Verhaltensvarianten bei Störungen im Management der Konferenz 27 13:4.2 Verhaltesvarianten bei Problemen, die in den Personen begründet sein können Die Kooperative Konferenzgestaltung Delegation der Konferenzleitung Schritte in der kooperativen Konferenzgestaltung Aufgaben des Konferenz-Vorbereitungsteams Die Vorbereitung Konferenzleitung durch Moderation Evaluation von Konferenzen Die Evaluation des Konferenzleitungshandelns Konferenzevaluation durch die Teilnehmerinnen und Teilnehmer Aspekte der Evaluation Literatur Anhang 35 4

5 1 Kritik an herkömmlichen Konferenzen Vielfach beeinträchtigen mehr oder weniger bedeutsame Störfaktoren den positiven Verlauf von Konferenzen. Die Zahl störender Faktoren bei vielen Konferenzen ist groß und auf Grund zahlreicher Erfahrungen, die wir alle haben, schnell konsensfähig: Unklarheit über Themen und Zielsetzungen zu Konferenzbeginn unzureichende Themenvorbereitung zu später Vorbereitungsstart strukturloser Ablauf langatmige Gesprächsleitung ungünstige Konferenzzeiten ermüdendes Dauerplenum dominierende Vielredner bei unbeteiligter Mehrheit zu wenig Kontakt und Rückkoppelung zur Kollegiumsbasis belastende Hintergrundgespräche eine Schulleitung die alle Fäden in der Hand hält unbefriedigende Rahmenbedingungen starre Sitzordnung äußerer Rahmen Viele dieser Störvariablen lassen sich durch vorausschauende Vorbereitung bzw. Planung kontrollieren. In der Konferenzsituation selbst sind jedoch kaum noch korrigierbar: enger Zeitrahmen komplexe und hohe Gruppendynamik eingefahrene Verhaltensmuster Die Folgen daraus sind entstehendes und bleibendes Desinteresse, Nichtbeteiligung und die daraus erwachsende Suche nach Ersatzbefriedigung. Das verlangt daher nach anspruchsvoller Vorbereitung und professioneller Moderation. In der ursprünglichen Wortbedeutung heißt Konferenz als conferre = zusammentragen 2 Ziele von Konferenzen Häufige Anlässe für Konferenzen ergeben sich aus dem Bedürfnis nach Informationen die entweder gegeben oder verlangt werden. Anlässe liegen aber auch in der Meinungsbildung, kollektiver Beurteilung oder im Wunsch nach Beratung. Vielfach sind sie aber auch begründet in der Notwendigkeit Entscheidungen herbeizuführen. Die Vielfalt möglicher Ziele ist groß und lässt sich gut anhand der nachfolgend wiedergegebenen Fragebögen darstellen. Diese Fragebögen benennen nicht nur zahlreiche Ziele, sie sind auch zur Zielanalyse geeignet. 5

6 Einschätzung der Konferenzziele IST-ANALYSE Im folgenden werden einige Ziele bzw. Gründe für das Abhalten von Konferenzen aufgezählt, die aus der Praxis berichtet werden. Bitte kreuzen Sie an, in welchem Ausmaß die unten genannten Konferenzziele Ihrem Eindruck nach bei den beiden letzten Konferenzen an Ihrer Schule tatsächlich maßgebend waren. 1 in großem Ausmaß zutreffend 2 zum Teil zutreffend 3 nur wenig zutreffend 4 überhaupt nicht zutreffend Konferenzziele IST-ANALYSE Aktivitäten koordinieren 2. Berichte anhören 3. Durchführung von Beschlüssen sichern 4. Fähigkeiten erlernen oder vertiefen 5. Informationen austauschen 6. Kontaktbedürfnis befriedigen 7. Konzepte vermitteln/diskutieren 8. Maßnahmen konkret planen 9. Meinungsverschiedenheiten schlichten 10. Probleme klarstellen 11. Sachprobleme lösen 12. Unterstützung einander gewähren 13. Ziele oder Prioritäten setzen Einschätzung der Konferenzziele SOLL-ANALYSE Bitte kreuzen Sie an, in welchem Ausmaß Ihrer Meinung nach die unten genannten Konferenzziele bei Konferenzen an Ihrer Schule zukünftig maßgebend sein sollten. 1 in großem Ausmaß zutreffend 2 zum Teil zutreffend 3 nur wenig zutreffend 4 überhaupt nicht zutreffend Konferenzziele SOLL-ANALYSE Aktivitäten koordinieren 2. Berichte anhören 3. Durchführung von Beschlüssen sichern 4. Fähigkeiten erlernen oder vertiefen 5. Informationen austauschen 6. Kontaktbedürfnis befriedigen 7. Konzepte vermitteln/diskutieren 8. Maßnahmen konkret planen 9. Meinungsverschiedenheiten schlichten 10. Probleme klarstellen 11. Sachprobleme lösen 12. Unterstützung einander gewähren 13. Ziele oder Prioritäten setzen 6

7 2.1 Methoden zur Zielerreichung Um im Kontext der Konferenzvorbereitung oder Konferenzgestaltung die gesteckten Ziele besser bzw. vollständig zu erreichen ist es gut, sich an der nachfolgenden von Redlich und Schley entwickelten Aufstellung zu orientieren. ZIEL METHODEN Informationen weitergeben und bekommen Themenwahl und Terminentscheidungen Mitteilungsblatt mit Informationen Mündliche Kurzinformation im Plenum; nur Nachfragen aber keine Diskussion zulassen Kandidaten und Terminvorschläge vor der Konferenz ermitteln und bekannt geben auf der Konferenz selbst nur Abstimmung nach eventueller Klärung von Verständnisfragen Erstes Meinungsbild Visualisieren der Fragestellung auf Wandzeitung Sammeln von Standpunkten in der Runde (bewertende Kommentare nicht zulassen) Bündeln der Auffassungen: Stichworte finden Trends auf Wandzeitungen markieren Eventuell für begrenzte Zeit zu zweit oder dritt Klärungsgespräche führen lassen und dann im Plenum die Gruppentrends durch Stichworte, Klebepunkte o.ä. visualisieren Themenbearbeitung/ Erfahrungsaustausch Ergebnisgesichtspunkte, Erfahrungen und Vorschläge zusammentragen Einstimmung in das Thema in der großen Runde durch kurze mündliche Erläuterung Kleingruppen bilden Mit Strukturierungshilfen (Leitfragen, Postervorgaben, Ergebnistabellen o.ä.) in Kleingruppen Thema bearbeiten Zusammenschau der Ergebnisse aus den Kleingruppen im Plenum durch Präsentation von Ergebniswandzeitungen Weiterführende Vorschläge und Anträge festhalten und visualisieren Offene Fragen benennen und visualisieren Stimmungsbild Zu Beginn, in der Mitte oder am Ende einer Arbeitsphase im Plenum ein Gruppenblitzlicht mit einer Leitfrage durchführen: z.b. Wo sind Sie jetzt mit Ihren Gedanken und Überlegungen? Antworten Sie in einem Satz! Entscheidung Entscheidungsalternativen deutlich formulieren Konsens suchen, auf Mehrheitsentscheidung möglichst verzichten! Anträge vor Abstimmungen in Stichworten auf der Wandzeitung, einem Flipchart o.ä. visualisieren Maßnahmenplan als Wandzeitung gestalten: Wer? Was? Wie? Wo? Wann? Konferenzkritik Gruppenblitzlicht Schriftliches Feedback über Kurzfragebogen Visualisiertes Gruppenfeedback mit Klebepunkten auf einem Zufriedenheitsthermometer, einer Konferenzwaage o.ä. Andreas Piper / Wilfried Schley; Universität Hamburg, Die pädagogische Konferenz 7

8 3 Qualitätsaspekte von Konferenzen Unter Qualität werden nicht nur definierte Eigenschaften von Ergebnissen betrachtet, sondern auch die Prozesse und Zustände des Systems selbst, das diese Ergebnisse hervorbringt. Übertragen auf Konferenzen ist daher nicht nur die Qualität der (End-)Ergebnisse - das Was sondern auch das Wie - von Bedeutung um Aufschlüsse über die Prozesse und Zustände des Systems selbst zu Qualitätsaussagen zu kommen. Die Zusammenhänge zwischen Prozessen und Ergebnissen erlauben dann den Schluss, dass das Ergebnis gut ist, wenn der Prozess gut abläuft. Die Ergebnisse einer Konferenz können dabei einerseits psychologisch-soziale Maßstäbe beinhalten (Akzeptanz, Zufriedenheit etc.), andererseits ökonomische und andere Zielgrößen. Maßstäbe für Konferenz-Ergebnisse und -Prozesse lassen sich folgendermaßen darstellen. (NRW) Qualitäts-Aspekte von Konferenzen Qualität der Konferenz Konferenzergebnisse/-resultate Konferenzverlauf/-prozess Akzeptanz/Tragfähigkeit der Entscheidung (Zustimmungsgrad) positive Gefühle/Zufriedenheit der Teilnehmerinnen und Teilnehmer Erfolg Methodenvielfalt/ Methoden-Kenntnis des Leiters Einhaltung ethischer Standards bei der Kommunikation Einhaltung von Konferenzregeln etc. Effizienz (input-output- Relation) Effektivität (Zielerreichungsgrad) z. B. aufgewendete z. B. der Erfolg Personalstunden im wird an dem gemessen, Verhältnis zu subjek- was man sich für diese tiven Nutzenein- Konferenz vorgenommen hat schätzungen Konferenz-Personalstunden x Durchschnitts-Stundenlohn in Relation zur Kosteneinsparung, die durch die Konferenzarbeit erreicht wurde etc. 8

9 4 Konferenzen als Führungsinstrumente und Gestaltungsmöglichkeiten Zur Konferenzleitung gehören ganz unterschiedliche Fähigkeiten. Die Leitung einer Konferenz setzt umfängliche Kenntnisse und Fähigkeiten sehr unterschiedlicher Fachgebiete voraus. (1) Logik (betriebswirtschaftliche Entscheidungslehre; gesetzliche Rahmenbedingungen etc.) (2) Psycho-soziales Feld (gruppendynamische Phänomene; Persönlichkeitspsychologie etc.) (3) Technisch-organisatorische Gestaltung (Visualisierungstechniken; Konferenzraumgestaltung etc.) (NRW) Wie die folgende Übersicht zeigt, stehen die drei Betrachtungsfelder miteinander in vielfältiger gegenseitiger Beziehung. Die technisch-organisatorische Gestaltung hat Einfluss auf das Verhalten der Konferenzteilnehmerinnen und -teilnehmer, aber auch auf die Realisierung rationaler Bewältigung von schwierigen Entscheidungsprozessen (Logik). Umgekehrt fordern bestimmte Konferenzsituationen und deren rationale Bewältigung bestimmte technischorganisatorische Unterstützungen und Voraussetzungen, und sie wirken sich auch auf die gruppendynamischen Prozesse aus. Drei Betrachtungsfelder von Konferenzen (Psycho-Logik) (z. B. Diagnose und Be- einflussung von Verhalten im sozialen Kontext) LOGIK (z. B. typische Konferenzsituationen und deren rationale Bewältigung) PSYCHO- SOZIALES FELD TECHNISCH- ORGANISATORISCHE GESTALTUNG (Raum-Architektur, Visualisierungsmittel, zeitliche Rhythmen, Pausen etc.) 9

10 In der Schule halten immer mehr kooperations- und teamorientierte Arbeitsformen und Entscheidungsprozeduren Einzug. Viele wichtige Entscheidungen werden von Arbeits-, und Projektgruppen oder Arbeitskreisen vorbereitet und in Konferenzen getragen. Daher sind Konferenzen und das von ihnen geprägte Verständnis, dass der Konferenzleiter die Dinge in der Hand hat Tagesordnung und Verlauf bestimmt überholt. Dennoch prägen Gesetze und Verwaltungsvorschriften das Konferenzgeschehen, indem Konferenzen, ihre Rahmenbedingungen und Modalitäten vorgeschrieben werden, ebenso wie die Sozialordnung von Konferenzen. Konferenzen haben demnach zwei wesentliche Funktionen: Informationen zu verarbeiten soziale Beziehungen aufzubauen. Bei der Informationsverarbeitung geht es auf der technisch-rationalen Ebene um Zweckrationalität, Logik und zeitliche Effizienz. Die Gestaltung einer Konferenz ist daher an entsprechenden Hilfen, wie logische Strukturierung, Visualisierung (Metaplan), generell nach Ordnung, Regel und Abstraktion orientiert. Konferenzen haben allerdings auch eine soziale Beziehungsebene. In ihnen finden unmittelbare Begegnungen zwischen Menschen statt, die sehr viel mehr beinhalten als Sachinformationsaustausch. Diese Tatsache erhält für Lehrerkonferenzen besondere Bedeutung dadurch, dass Lehrerinnen und Lehrer an ihrem Arbeitsalltag mehr als die meisten anderen Berufsgruppen überwiegend allein bzw. mit Schülerinnen und Schülern arbeiten und die Kooperation mit Gleichrangigen eher selten ist. Diese Ebene zu gestalten erfordert andere Maßnahmen, solche nämlich die auch Informell-Persönliches und Spontaneität zulassen. 5 Konferenztypen Die Koordinationsaufgabe in modernen Organisationen wird heute durch vielfältige Konferenztypen verwirklicht, die ein reiches Verhaltens-, Verfahrens- und technisch-organisatorisches Repertoire erfordern. Die nachfolgende Übersicht zeigt einige Ausprägungsformen. Damit soll deutlich gemacht werden, welche Konferenzformen aus welchen Gründen in der Schule praktiziert werden oder auch fehlen. Konferenztypen Hauptkriterium (1) Ziel- und Interessenkonvergenz der Beteiligten Ausprägungsformen und Beispiele übereinstimmend/ divergierend/ kooperativ/ konkurrierend/ gemeinschaftlich egoistisch Teamkonferenz Verhandlung Konfliktkonferenz 10

11 (2) Hauptinhalt (Denkbereich) Informieren/ Ideen/Vorstellungen Urteilen/ Gefühle Handlungen Wahrnehmen bilden Werten beein- planen flussen Informations- Ideen-Konferenz Entschei- Motiva- Aktionskonferenz/ dungs- tions- konferenz Planungs- konferenz konferenz konferenz Diskus- Einstimsion mung (3) Rechtliche Gebundenheit gebunden Mitglieder- Versammlung des e.v. ungebunden Teamkonferenz (4) Zeit/Rhythmus regelmäßig unregelmäßig (periodisch) (aperiodisch) kurze Zeitabschnitte längere Zeitabschnitte (5) Einflussverteilung der Beteiligten symmetrisch asymmetrisch Mitentscheidung Beratung Anhörung Parität Anregung Vorschlag (NRW) 6 Leitungsstile und Leitungsrollen 6.1 Konferenzleitungsstile XX stellt in seinem Beitrag unterschiedliche Konferenzleitungsstile vor, die Ihnen die Möglichkeit geben sollen, Ihren eigenen Konferenzleitungsstil zu identifizieren und beizubehalten oder ihn gegebenenfalls zu revidieren Strukturelle und personelle Konferenzleitungsstile Beispiele für strukturelle Führungsstile sind geprägt durch die Kompetenz Informations- und Entscheidungswege zu regeln, Stellen- bzw. Aufgabenbeschreibungen vorzunehmen. Der personelle Führungsstil hingegen bezieht sich auf Fragen und Antworten im Bereich persönlicher Beziehungen und Kommunikationsprozesse zwischen Personen mit Leitungsaufgaben und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in ihrem Leitungsbereich. Die Leitung einer Konferenz beinhaltet beide Führungsaspekte und legt damit die Frage nahe: Wie soll die Konferenz geleitet bzw. geführt werden? 11

12 6.1.2 Aufgaben- versus mitarbeiterorientiertes Führungsverhalten Große Bedeutung sowohl in wissenschaftlichen als auch in Praxisbeiträgen zur Führungsthematik hat ein Konzept gewonnen, das davon ausgeht, dass sich das Führungsverhalten empirisch in zwei typische Ausprägungsformen einordnen lässt, nämlich das aufgabenorientierte und das mitarbeiterorientierte Führungsverhalten. Der aufgabenorientierte Führer arbeitet vor allem auf Zielerreichung hin, ohne allzu viele Rücksichten auf das Befinden oder die Bestätigung durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu nehmen. Dem mitarbeiterorientierten Führer dagegen ist die gute Gruppenatmosphäre und das Angenommenwerden durch seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wichtiger Partizipatives Führungsverhalten Ein weiteres Konzept unterscheidet verschiedene Partizipationsgrade von Kolleginnen und Kolegen an den Entscheidungen der Leitungsverantwortlichen: Autoritär I: Die Schulleitung löst das Problem bzw. trifft die Entscheidung selbst und zwar aufgrund der gerade vorhandenen Informationen. Autoritär II: Die Schulleitung löst das Problem bzw. trifft die Entscheidung selbst, nachdem die Kolleginnen und Kollegen zur Beschaffung der nötigen Informationen eingesetzt wurden. Den Kolleginnen und Kollegen wird / wird nicht mitgeteilt, wozu die Informationen nötig sind bzw. welches Problem bearbeitet wird, welche Entscheidung zu treffen ist. Ihre Rolle beschränkt sich eindeutig auf die Beschaffung spezifischer, gefragter Informationen; sie nehmen weder an der Problemdefinition noch an der Erarbeitung und Bewertung von Lösungsalternativen teil. Konsultativ I: Die Schulleitung löst das Problem bzw. trifft die Entscheidung, nachdem sie die Ideen und Vorschläge der Kolleginnen und Kollegen in Einzelgesprächen eingeholt hat. Die Entscheidung kann den Einfluss der Kolleginnen und Kollegen widerspiegeln oder auch nicht. Konsultativ II: Die Schulleitung löst das Problem bzw. trifft die Entscheidung, nachdem sie die Ideen und Vorschläge der Kolleginnen und Kollegen in einem Gruppengespräch eingeholt hat. Die Entscheidung kann den Einfluss der Untergebenen widerspiegeln oder auch nicht. Gruppenentscheidung: Die Schulleitung teilt das Problem mit den Kolleginnen und Kollegen als Gruppe, die Lösungsalternativen entwickelt und bewertet und versucht, sich auf eine Lösung zu einigen. Die Schulleitung trägt ihre eigenen Ideen und Informationen bei, versucht aber nicht, die Gruppe von ihrer Lösung zu überzeugen, sondern fungiert eher als Diskussionsleitung, die Ordnung in das Gespräch bringt, dafür sorgt, dass die Diskussion problemkonzentriert bleibt und dass tatsächlich das Wesentliche besprochen wird. Sie ist bereit, jede Lösung zu akzeptieren und durchzuführen, die von der gesamten Gruppe unterstützt wird. Indikatoren zur Bestimmung der richtigen Partizipationsgrades sind: Habe ich genügend Informationen, um eine hochwertige Entscheidung zu treffen? Ist das Problem strukturiert, d.h. gibt es klare Zielbeschreibungen, Maßstäbe und Lösungswege? Ist die Akzeptanz der Entscheidung durch die Kolleginnen und Kollegen entscheidend für die effektive Ausführung? 12

13 Ist es wahrscheinlich, dass eine von mir allein getroffene Entscheidung von den Kolleginnen und Kollegen akzeptiert wird? Teilen die Kolleginnen und Kollegen die Organisationsziele, die durch eine Lösung dieses Problems erreicht werden soll? Werden die von den einzelnen Kolleginnen und Kollegen bevorzugten Lösungen vermutlich zu Konflikten führen? Haben die Kolleginnen und Kollegen genügend Informationen, um eine qualitativ hochwertige Entscheidung zu treffen? Das heißt: Das Ausmaß von Mitentscheidung bzw. der zu präferierende Konferenzleitungsstil hängen im Wesentlichen davon ab, über welche Informationen Schulleitung und Konferenzteilnehmer verfügen, mit welcher (Nicht-)Akzeptanz des Kollegiums zu rechnen ist und wie stark sie sich mit den übergeordneten Zielen der Schule identifizieren. Typisch für die heutige Situation der Schulleitung ist, dass sie einerseits weiterhin mit Entscheidungs- und Sanktionsmacht gegenüber den Konferenzteilnehmerinnen bzw. -teilnehmern ausgestattet und dadurch als Vorgesetzte oder "Vorgesetzter" für das Ergebnis einer Konferenz verantwortlich oder zumindest hauptverantwortlich ist. Andererseits werden aber möglichst hierarchiefreie Teamarbeit, Identifikation und Verantwortungsbereitschaft möglichst aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angestrebt. Die Leitungsperson solle Coach oder Team-Koordinatorin bzw. -Koordinator sein und die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter bzw. das Team dabei unterstützen, selbst die richtigen Entscheidungen zu treffen, Verantwortung zu übernehmen und Initiativen zu entwickeln. 6.2 Konferenzleitungsrollen Schulleiterinnen und Schulleiter sind grundsätzlich mit Weisungsbefugnissen ausgestattet, bewegen sich demgemäß normalerweise in den obigen beiden Feldern. Sie sind also entweder Ergebnis- oder Prozesslenkerinnen bzw. -lenker. Dennoch mag es aber Konferenzpunkte geben, die sich der Weisungsbefugnis der Schulleitung entziehen oder die dazu führen, dass die Schulleitung vorübergehend und glaubhaft darauf verzichtet ihre Positionsmacht auszuüben. Dann kommen auch die Leitungsrollen Verkaufen oder Moderation / Prozessbegleitung in Frage. Es können damit zwei idealtypische Konferenzleitungsrollen unterscheiden werden: ergebnisneutrale Prozessleitung (Prozesslenkung) und ergebnislenkende Konferenzleitung (Ergebnislenkung). Sie sind gut beraten, wenn Sie möglichst die ergebnisneutrale Prozessleitung als Konferenzleitungsstil wählen, denn sie entspricht einer modernen Auffassung von Leitung als Koordination und Dienstleistung in selbstverantwortlichen Teams bzw. von selbstständigen Kolleginnen und Kollegen, wobei jede Lehrkraft und jedes einzelne Teammitglied für die Ergebnisse mitverantwortlich ist und nicht nur die Schulleitung. Die Konferenzleitung soll daher die Verhandlung führen, Anträge stellen, Fachbeiträge beisteuern und den Ausschlag bei Pari-Abstimmungsverhältnissen geben. Beim prozesslenkenden Stil ist tendenziell eine bessere (positivere) Einschätzung bei der Stimmung bzw. Atmosphäre und hinsichtlich der Offenheit und Wahrhaftigkeit zu erwarten. 13

14 Eine entspannte Atmosphäre dürfte eher eine sachliche Gesprächsebene zulassen; entsprechend wird eine gespannte Atmosphäre mit mehr emotionalem Ausdruck verbunden sein. Der Haltung der ergebnisneutralen Prozesslenkung, eigene Interessen und Urteile zurückzustellen und sich auf den Gruppenprozess zu konzentrieren, entspricht bei den Teilnehmerinnen und Teilnehmern die Tendenz, die eigenen egoistischen oder gruppen-egoistischen Impulse zurückzustellen, aus Einsicht in übergeordnete Gesichtspunkte des Kollegiums. Auf längere Sicht sind daher bei prozessorientierter Lenkung mehr gemeinsame und übergeordnete Interessen als bei ergebnislenkender Konferenzleitung zu erwarten. Auch von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern einer Konferenz werden verschiedene Rollen unter Umständen zum gleichen Zeitpunkt gespielt. Um hier zu mehr Klarheit zu kommen, kann die Reflexion verschiedener Aspekte vorteilhaft sein. Verständigen Sie sich mit Ihren Kolleginnen und Kollegen über die nachfolgenden Fragen und versuchen Sie nach Möglichkeit einen Konsens herzustellen oder die Unterschiede zu verstehen: Welche Rollen kann / muss Schulleitung in der Konferenz einnehmen? Wie können Sie für Rollenklarheit sorgen? Wie ist Ihre Rollenwahrnehmung Ihre eigene und die Ihres Kollegiums? (Sammeln Sie die unterschiedlichen Auffassungen und halten Sie diese schriftlich fest.) Wie sind Ihre Rollen in der (erweiterten) Schulleitung bezüglich der Konferenzsituation verteilt? Welche Vor- und Nachteile hat dies? Welche Rollensituation ergibt sich für mich als Schulleiter(in) durch die Konferenzgestaltung mit wechselnden Teams (Vor- und Nachteile)? 7 Konferenzphasen Die Phasen einer Konferenz lassen sich im mehreren Schritten aufgliedern. Die Spanne reicht von Verfahrensfragen und Regularien sowie Festlegung der Tagesordnung über Situationsbeschreibungen, Eingrenzungen und Zielpräzisierungen, die Suchphase sowie Bewertung, Kritik und Urteilsabwägung über die Entscheidung bzw. den Beschluss bis hin zur Umsetzung. Die darunter subsumierten Fragen stellen sicher, dass die wesentlichen Aspekte der jeweiligen Etappe auch Berücksichtigung finden. Verfahrensfragen und Regularien sowie Festlegung der Tagesordnung Haben alle das Protokoll erhalten? Wurde fristgemäß eingeladen? Ist die Beschlussfähigkeit gegeben? Wer führt Protokoll? Genehmigung des Protokolls der vorangegangenen Konferenz? Befugnisse, Aufgaben dieses Gremiums? Gibt es Ergänzungen zur Tagesordnung? In welcher Reihenfolge und mit welchem geschätzten Zeitbedarf sollen die Tagesordnungspunkte behandelt werden? 14

15 Wie wichtig und / oder wie dringlich sind die Themen bzw. Punkte? Situationsbeschreibung Bei dem TOP geht es um Folgendes:... Hintergrund des TOP s ist... Der Punkt ist deshalb auf die TO gekommen, weil... Der TOP... ist in folgendem Zusammenhang zu sehen... Zu diesem TOP haben möglicherweise noch folgende Personen Hintergrundinformationen Eingrenzung und Zielpräzisierung Worum geht es uns heute bei diesem TOP genau? (z. B. nur gegenseitige Information, Beschluss, Ursachenanalyse etc.?) Was wollen wir in der heute uns zur Verfügung stehenden Zeit erreichen? Was ist mit dieser Konferenz beabsichtigt? Wie lautet unsere genaue Fragestellung für diese Konferenz? Suchphase Gibt es (weitere) Vorschläge, Ideen für die Lösung unseres Problems? Kann Frau / Herr X ihr / sein Konzept einmal schildern? Bewertung / Kritik / Urteilsabwägung Welche Beurteilungsmaßstäbe (Kriterien) legen wir an? Wie gut bzw. schlecht erfüllen die Konzepte und Vorschläge unsere Ziele? Welche Vor- und Nachteile sind zu berücksichtigen? Entscheidung / Beschluss Unsere Entscheidung heißt also... Folgende Anträge bzw. Varianten stehen nun zur Abstimmung an... Gibt es Zustimmung bzw.eine Mehrheit für folgende Lösung oder Entscheidung? Umsetzung (Aktionsplan, Sicherungsplan) Wer macht/veranlasst was? Bis wann? Was geschieht bei Abweichungen von unserem Beschluss? Wie wahrscheinlich ist es, dass bestimmte Störereignisse unsere Entscheidung gefährden? Was können wir jetzt schon dagegen tun? (NRW) 8 Schlüsselfragen zur Konferenzvorbereitung Möglicherweise erspart die Beantwortung der folgenden Fragen nicht nur denjenigen viel Arbeit die eine Konferenz veranstalten, sondern auch denen, die (nicht selten) viel Akzeptanz und Duldsamkeit aufbringen müssen, weil sie bei einer Konferenz die Rolle der Teilnehmenden spielen. Ist diese Konferenz unbedingt erforderlich? Lässt sich diese Konferenz rechtfertigen? Um welchen Konferenztyp soll es sich handeln? 15

16 Was wäre die Alternative zu einer Konferenz? Erst wenn Sie diese Kardinal -Fragen entsprechend beantwortet haben, sollten Sie weitere Fragen stellen bzw. klären. Welche Ziele hat die Konferenz? Was soll am Ende der Konferenz im Einzelnen erreicht sein? Was soll im Einzelnen jeder Teilnehmerin bzw. jedem Teilnehmer danach bekannt sein? Wofür soll jede Teilnehmerin bzw. jeder Teilnehmer gewonnen worden sein? Was soll sie bzw. er nach der Konferenz anders machen als bisher? Womit soll begonnen werden? Wofür sollen Entscheidungen gefällt werden? Sollen bestimmte Probleme gelöst werden? Wie heißt das Problem? Warum ist es ein Problem? Gibt es Teilprobleme? Für wen ist es ein Problem? Was passiert, wenn es nicht gelöst wird? Was sind die Vorteile bzw. Nachteile verschiedener Alternativen? Womit werden getroffene Entscheidungen begründet? Welche Themen sollen behandelt werden? Welche Themen kommen in Frage? Wie viel Zeit ist pro Thema erforderlich? Wie lange soll die Konferenz dauern? Welche Themen können bei realistischer Beurteilung behandelt werden? Welche Informationen brauche ich? Welche Informationen will ich geben? Wo soll die Konferenz stattfinden? Geschätzte Zahl der Anwesenden (Teilnehmer, Referenten, Gäste)? Wird die Veranstaltung im Haus oder extern durchgeführt? Sind die benötigten Räume reserviert? Wer ist zu informieren? (Hausmeister, Kantine etc.) Ist Belüftung, Klimatisierung, Heizung sichergestellt? Anzahl der Sitzplätze? Wer muss an der Konferenz teilnehmen? Welche Personen müssen teilnehmen? Warum ist deren Teilnahme erforderlich? Sind die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zum Termin verfügbar? Welche anderen Aktivitäten leiden unter der Konferenz? Welche Erwartungen haben die Teilnehmerinnen und Teilnehmer an die Konferenz? Was sind deren mögliche persönlichen Ziele? Welches Material müssen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer wann bekommen? Wie ist der Wissensstand der Teilnehmerinnen und Teilnehmer? Wie stelle ich mich vom Niveau her auf die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ein? Welche Aufgaben übernehmen bestimmte Teilnehmerinnen und Teilnehmer? Welche technischen Hilfsmittel werden benötigt? Tafel bzw. Whiteboard 16

17 Projektionsfläche Beamer, Filmprojektor, Diaprojektor, Episkop, Videorecorder, Kamera, Monitor, Kassetten Verstärkeranlage, Mikrofon, Lautsprecher Beleuchtung, Verdunkelung Anschlüsse im Raum; Mehrfachstecker, Verlängerungskabel Reservematerial Auf welche Informationen sollte bei der Konferenz geachtet werden? Begrüßung Eröffnung Zweck der Veranstaltung organisatorische Hinweise Programmänderungen Protokollführung Einführung der Referentin bzw. des Referenten und Überblick Reihenfolge und voraussichtliche Anfangs- und Endzeiten der Themen Zusammenfassung und Abschluss weiteres Vorgehen nach der Konferenz Informationsmaterial nach der Konferenz 9 Zeitrahmen und Effizienz Wissenschaftliche Erkenntnisse haben gezeigt, dass bei einer Konferenz- oder Besprechungsdauer von bis zu 1 ½ Stunden 55% der Meinungsverschiedenheiten ausgeräumt werden können. Bei länger dauernden Konferenzen oder Besprechungen nimmt der Wirkungsgrad rapide ab. Die Dauer von Arbeitseinheiten sollte auch aus Gründen der physiologischen Aufmerksamkeitsleistung nur zwischen 60 und 90 Minuten liegen und durch Pausen voneinander getrennt sein. Bei der Planung von Konferenzen legen Sie daher günstigerweise den Zeitrahmen pro Tagesordnungspunkt und die Gesamtdauer der Konferenz fest und achten Sie auf deren Einhaltung. Die Konzentrationsleistung nimmt im Verlauf von 60 Minuten ständig ab. Eine Konferenz sollte deshalb nicht länger als 90 Minuten dauern. Ein größerer zeitlicher Rahmen geht anderenfalls zu Lasten der Qualität. Sie sollten nach 45 bis 60 Minuten eine Pause vorsehen. Betrachten Sie Pausen nicht als Zeitverschwendung, sondern als erholsames Auftanken von Energie. 10 Ergebnissicherung und Protokoll 10.1 Ergebnissicherung Bereits vor der Konferenz ist die Frage zu stellen, woran hinsichtlich der in der Konferenz beschlossenen Maßnahmen und Entscheidungen gedacht werden muss. Dabei spielen folgende Fragen eine wichtige Rolle: 17

18 Wer ist mit der Durchführung dieser Maßnahmen beauftragt? Wer überwacht die Durchführung? Wohin müssen die Konferenzergebnisse weitergeleitet werden? Wie gehen wir im Weiteren vor? Was hat direkt nach dieser Konferenz zu geschehen, um einen Nutzen für künftige Konferenzen zu ziehen? 10.2 Protokollierung Auch dem Protokollieren der Ergebnisse kommt Bedeutung zu. Protokollieren Sie Beschlüsse, Maßnahmen und Ergebnisse knapp, präzise und aussagekräftig. Begnügen Sie sich daher nicht mit der reinen Aufzählung der Tagesordnungspunkte. Nennen Sie auch Hintergrundinformationen, damit auch Nichtteilnehmer das Ergebnis nachvollziehen können. Protokolle sollten diese Fragen beantworten: Wie lautete das Thema der Besprechung? Wer hatte zur Sitzung eingeladen? Wer protokollierte? Wann fand die Besprechung statt? (Datum, Beginn, Ende) Wer waren die Teilnehmer? Über welches Thema wurde informiert, was wurde diskutiert? Wer soll neben den Teilnehmerinnen und Teilnehmern das Protokoll noch zur Information erhalten? Wer soll zusätzlich ganz konkret wegen Punkt... informiert werden? Welche Beschlüsse, Maßnahmen bzw. Ergebnisse brachte die Sitzung? Wer ist verantwortlich für die Umsetzung der Beschlüsse, Maßnahmen, Ergebnisse? Bis wann sind diese zu erledigen? Wann soll die nächste Konferenz stattfinden? (Datum, Beginn, Ende, Ort) Wie lautet das Thema? Welches Ziel soll erreicht werden? Welche Teilnehmer werden eingeladen? Ein solches Ergebnisprotokoll kann bereits in der Konferenz handschriftlich erstellt und gemeinsam verabschiedet werden, andernfalls sollte es den Empfängerinnen und Empfängern innerhalb einer Woche vorliegen Protokollführung In der Regel muss entschieden werden, ob ein Verlaufs- oder Beschluss-Protokoll geführt werden soll. Ein Beschluss-Protokoll hat den Vorteil, dass es meist sehr kurz ist und dass früher gefasste Beschlüsse schneller wieder aufzufinden sind, wenn man sie nachprüfen will. Für Verlaufsprotokolle spricht demgegenüber, dass Nicht-Konferenzteilnehmerinnen und -teilnehmer sich eher ein Bild von dem Konferenzgeschehen machen können. Eine interessante Frage ist auch immer wieder, nach welchem Verfahren Protokollführer bestimmt werden, eine Funktion, vor der man sich gerne drückt, da sie mit zusätzlicher Arbeit verbunden ist. Es ist daher immer wieder zu beobachten, dass diese undankbare Aufgabe an die rangniedrigsten oder schwächsten (d.h. am wenigsten einflussreichen) Konferenzteil- 18

19 nehmerinnen und -teilnehmer delegiert wird, sehr zu Unrecht, denn die Protokollführung ist eine durchaus einflussreiche Aufgabe. Die Protokoll führende Person kann die Konferenzleitung sehr wirksam unterstützen und sogar Konferenzleitungsaufgaben - mehr oder weniger unbemerkt - übernehmen, indem sie Zwischenzusammenfassungen vornimmt: Selbstverständlich nimmt die Protokollführerin bzw. der Protokollführer auch großen Einfluss, indem der Verlauf oder die Ergebnisse entsprechend vorformuliert werden und damit die Möglichkeit besteht, Betonungen, Färbungen, Auslassungen etc. vorzunehmen, welche die weitere Konferenzarbeit oft entscheidend prägen. 11 Kommunikation in der Konferenz 11.1 Gesprächsregeln Zu einem guten Gespräch wie zu einer gelingenden Konferenz tragen folgende Dinge bei: gut vorbereitet sein pünktlich erscheinen aktiv zuhören ausreden lassen Killer-Phrasen vermeiden sich kurz fassen (30-Sekunden-Regel) positiv formulieren ich und wir - Aussagen verwenden (nicht man!) fragen statt widersprechen sachlich bleiben visualisieren Ergebnisse zusammenfassen Vereinbaren Sie mit den Kolleginnen und Kollegen vor der Konferenz Gesprächsregeln und achten Sie konsequent auf deren Einhaltung. Partnerschaftlicher Umgangsstil und der gemeinsame Wille, ein Höchstmaß an Effizienz zu erzielen, d.h. ergebnis- und zielorientiert zu arbeiten, müssen dabei im Vordergrund stehen. Achten Sie ferner auf Selbstdisziplin! 11.2 Rednerliste oder freie Rede Falls sich mehrere Kolleginnen und Kollegen zu Wort melden, wird in der Regel eine Rednerliste angelegt um die Beiträge dann in der Reihenfolge ihrer Meldung abzurufen. Einige Schwächen die mit dieser Vorgehensweise verbunden sind, liegen auf der Hand: Die Redebeiträge stehen oft nicht mehr in Beziehung zueinander, weil z. B. eine Wortmeldung, die erst nach 10 Minuten drankommt, vielleicht schon nicht mehr dem aktuellen Gesprächsstand entspricht. Es kommt kein wirkliches spontanes und flüssiges Gespräch zustande, sondern eine eher starre Ansammlung getrennt nebeneinander stehender Gesichtspunkte und Stellungnahmen. 19

20 Rednerlisten provozieren bei manchen Kolleginnen oder Kollegen lange Redebeiträge, die nach längerer Wartezeit nun ihre Chance weidlich nutzen. Der Gegenpol zur Rednerliste ist das Spontangespräch, das sich manchmal trotz eingeführter Spielregeln geordneter Wortmeldungen als unkontrollierbar erweist, wenn die Diskussion heiß wird. Da helfen dann Ordnungsrufe der Konferenzleitung wenig. Möglicherweise sind sowohl Rednerlisten als auch chaotisches Durcheinanderreden Symptome mangelnder Konferenzmethoden-Kompetenz. Ein brain-writing in der Suchphase oder einfache Bewertungstechniken in der Bewertungsphase z. B. machen Rednerlisten unter Umständen überflüssig. Spontangespräche mögen in vielen Konferenzsituationen ihre Berechtigung haben. Daher ist es sinnvoll, wenn Sie hin und wieder für eine begrenzte Zeit Spontangespräche zuzulassen, wenn mehr Fluss und Spontaneität in der Konferenz erwünscht ist, um dann wieder mehr eingrenzende Formen der Konferenzleitung zu wählen Verbale Strategien Nachfolgend sollen verschiedene Arten von Gesprächsstrategien und ihre Wirkungsweise dargestellt werden, um die Vielfalt der verbalen Strategien besser nutzbar zu machen. ARTEN FRAGEN AKTIVIEREN KONKRETISIEREN INTERPRETIEREN VERSTÄRKEN FEED BACK PAUSEN MACHEN WIRKUNGSWEISE Einige Fragearten aktivieren die Bereitschaft zum Gespräch, z.b. die Entscheidungsfrage ( Sollten wir... oder...? ) oder die herausfordernde Frage ( Kann eine Bürgerinitiative diese Verantwortung übernehmen? ) Eingeplante Diskussionen, erbetene Stellungnahmen oder Erfahrungsberichte können Gesprächspartner zum Gespräch veranlassen, z.b.: Könnten Sie uns sagen, welche Erfahrungen Sie mit... gemacht haben?, Herr N. kann dazu sicher berichten... Das Gespräch auf Tatsachen zurückführen: Fakten erbitten. Nicht allgemeine Ausführungen und abstrakte Probleme darbieten, sondern Situationen und Probleme konkret beschreiben lassen. Die Äußerung des Gesprächspartners wird mit eigenen Worten gedeutet. Der Partner soll bestätigen oder korrigieren. (So besteht keine Gefahr, dass dem Partner etwas unterstellt wird!) z.b. Sie meinen also, dass... Durch Worte (gut ganz Ihrer Meinung ja richtig natürlich...) oder Zeichen (Nicken Gesichtsausdruck - Körperhaltung Gesten) kann ich dem Partner bzw. der Partnerin zum Ausdruck bringen, dass ich mit dem Gesagten einverstanden bin oder es ablehne. Er/sie kann erkennen, ob er/sie fortfahren soll, abgeschweift ist, Unnötiges gesagt hat usw. Wenn der Gesprächspartner/die Gesprächspartnerin nicht reagiert, kann ich Rückmeldung erbitten (durch Fragen, Ermuntern zu Wortmeldungen und Fragen), z.b. Teilen Sie meine Ansicht, dass... Pausen können peinlich sein, sie können aber auch gewollt sein, um dem Partner/der Partnerin zu signalisieren, dass er/sie sprechen soll. Er/sie kann dadurch unter Druck kommen, aber auch aktiviert werden. 20

21 WIEDERHOLEN ZUSAMMENFASSEN VISUALISIEREN Der/Die Sprechende wiederholt ausdrücklich wesentliche Fakten oder Meinungen. Das Verstehen, Lernen und Akzeptieren wird erleichtert, das Thema vielleicht von anderer Seite her beleuchtet. Der Partner/die Partnerin wird dem Gesprächsziel näher gebracht. Bisherige Gesprächsaussagen werden zusammengefasst. Es wird festgestellt, worin man sich einig ist oder dass man sich noch nicht einig ist (evtl. weshalb). Dies ermöglicht Übergang zum nächsten Gesprächspunkt, Abschluss des Gesprächs oder intensiveres Bemühen um Einigung. Dadurch, dass Tagesordnungspunkte oder Gesprächsergebnisse für alle sichtbar notiert werden (Tafel, Projektion, Flipchart) oder das Problem veranschaulicht wird, kommt Bewegung zum Ziel hin in das Gespräch. 12 Ihr souveräner Auftritt in der Öffentlichkeit Körper, Gedanken und Emotionen sind miteinander verbunden und können sich gegenseitig unterstützen, wenn sie in Balance zueinander sind. Daher sollten Sie auf einige Aspekte achten die Ihren Auftritt bestimmen: 12.1 Ihr Erscheinungsbild Erdung Beim Stehen ist es vorteilhaft, dass Sie hüftbreit stehen in leichter Schrittstellung, das Gewicht auf beide Füße verteilt. Sprechen ist ein dynamisches Geschehen. Der Körper muss bereit sein, die Bewegungsimpulse aufzunehmen und umzusetzen. Beim Sitzen sollten Sie darauf achten, dass sich Ihr Oberkörper frei aufrichtet. Die Beine sind dann hüftbreit und parallel ausgerichtet. Die Füße stehen in seitlicher Schrittstellung auf dem Boden Atmung Gute Atmung ist die Voraussetzung für gute Kommunikation (jedem Blackout geht eine angespannte Atmung voraus). Aufregung führt zur Intensivierung der Atemtätigkeit. Versucht man die Energetisierung durch Einschränkung der Atmung zu unterdrücken, führt dies zur Anspannung der Muskulatur und zur Verengung des Atemraumes und möglicherweise zur Einschränkung der Kreativität und Spontaneität: Es gilt also: Durchatmen! Sich innerlich zurücklehnen, entspannen und wieder tief einatmen. Sind Sie verspannt und atmen Sie falsch, sollten Sie nicht noch einmal tief Luft holen, sondern zunächst gründlich ausatmen! Stimme Eine Verbesserung Ihres Auftritts erreichen Sie durch eine unverstellte Stimme: hohe Stimme: leise Stimme: laute Stimme: erreicht Ihren Gegenüber am intensivsten nicht schlechter als laute, größte Schwingungen praktisch 21

22 Durch eine Manipulation Ihrer Stimme erreichen Sie folgende Wirkung: laut: um sich Gehör zu verschaffen leise: um freundlicher zu wirken hoch: um Wichtigkeit zu betonen tief: um Wichtigkeit zu betonen Ihre Aufregung kann sich auf die Stimme legen. Die aufsteigende Stimme trifft dann im Hals auf große Enge: Räuspern ist die Folge oder chronische Heiserkeit. Die innere Erlaubnis Fehler zu machen und die Selbstannahme stärken jedoch Ihre Stimme Sprechen Beim Sprechen sollten Sie folgende Tipps beherzigen: möglichst einfach sprechen kurze Sätze wenig Fremdwörter notwendige Fremdwörter oder Fachausdrücke erklären wenig Floskeln und Füllwörter verwenden anschaulich und konkret sprechen mit vielen Verben formulieren Stellen Sie sich folgende Selbstkontrollfragen zum Sprechen Spreche ich deutlich, langsam und laut genug? Mache ich genug Pausen? (Absätze hörbar machen) Senke ich die Stimme am Satzende ab? Atme ich richtig durch und halte ich in den Pausen nicht die Luft an? Halte ich Blickkontakt oder habe ich den orientierungslosen Scheibenwischerblick? Gestik und Mimik Wenn Sie Ihre natürliche Gestik und Mimik kennen lernen wollen, sollten Sie sich in Momenten beobachten, in denen Sie sich wohl und sicher fühlen. Die eigene Gestik ist besser als eine trainierte. Dazu ist es hilfreich, sich zu entspannen und auf die inneren Impulse zu vertrauen. Für die Mimik gilt das gleiche. Die Körpersprache ist kein äußeres Begleitphänomen des Sprechens, sondern bestimmt im Wesentlichen die Flüssigkeit der mündlichen Gesprächsproduktion Stellen Sie sich folgende Selbstkontrollfragen zum eigenen Verhalten: Wie ist mein Auftreten? Ist meine Körperhaltung offen? Lasse ich meine Sprechgestik zu oder unterdrücke ich meinen Bewegungsdrang? 12.2 Ihre persönliche Vorbereitung Zunächst einige Tipps für die Eröffnung der Konferenz: Achten Sie auf gepflegtes Äußeres Denken Sie an etwas Angenehmes Stimmen Sie sich positiv ein Beginnen Sie pünktlich 22

23 Nehmen Sie vor dem Sprechen Blickkontakt zu den Zuhörern auf Wählen Sie sich für den Blickkontakt eine(n) "Plus-Frau / -Mann" aus, d.h., jemanden, der Ihnen vertraut ist - das gibt zusätzlich Sicherheit. Beziehen Sie jedoch nach und nach den gesamten Teilnehmerkreis ein. Tipps für den Hauptteil der Konferenz: Sprechen Sie "frei" Beginnen Sie laut und deutlich zu sprechen Setzen Sie Ihre Stimme gezielt ein Bilden Sie kurze, verständliche Sätze mit gezielten Pausen Verwenden Sie geläufige Wörter Versuchen Sie nicht, Ihren Dialekt zu verleugnen, besonders unter Landsleuten. Der Maßstab ist Verständlichkeit Vermeiden Sie verschleiernde Redewendungen, wie "man", "würde sagen", "würde meinen"... Schränken Sie Ihre Gestik nicht bewusst ein Investieren Sie Ihre Gestik, wenn Sie Aufmerksamkeit gewinnen wollen Filzstifte, Zeigestäbe nicht zum Spielen benutzen, sondern nur zum Arbeiten Zeigen Sie bei Pinwand und Flipchart direkt mit der Hand, nicht mit Gegenständen Gliedern Sie Ihren Vortrag durch Fragen, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer(innen) zu aktivieren Tipps für den Abschluss der Konferenz: Fassen Sie sich kurz! Fassen Sie zum Schluss die wesentlichen Punkte Ihrer Ausführungen nochmals zusammen Bringen Sie jetzt einen Appell, wenn Sie die Teilnehmer zu konkretem Tun auffordern wollen Vermeiden Sie nichtssagende Schlussformeln, wie "Damit bin ich am Ende", "Kommen wir zum Schluss" etc. 13 Störungen und Konflikte 13.1 Störungsformen Schulleiterinnen und Schulleiter wollen relativ häufig Hilfen und Tipps haben, wie man mit Störungen bzw. Störern umgehen könne. Dieser Fragestellung liegen offensichtlich die Annahmen zugrunde, dass Störungen generell zu vermeiden und regelmäßig Ausdruck von persönlichem Fehlverhalten sind. Für den Umgang mit Störungen sind folgende Schritte sinnvoll: Typische, häufiger vorkommende und als störend empfundene Verhaltensweisen und Symptome sollten Sie sich noch einmal beschreiben bzw. bewusst machen. Verhaltensweisen haben ihre Begründung in mehr oder weniger bewussten Motiven. Die von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern im Plenum präsentierten Sammlungen störender Verhaltensweisen werden deshalb nicht nur die Oberfläche oder Außenseite 23

24 der beobachteten Symptome umfassen, sondern auch Vermutungen über zugrunde liegende Motive oder Auslöser beinhalten. Störungsformen und Störungsursachen Themenbezogene Störungsformen Kommunikationsbezogene Störungsformen Themenverschiebung Schweigen Abschweifung vom Thema Tuscheln, Seitengespräche Unterschiedlicher Informationsstand der Teilnehmerinnen und Teilnehmer Dazwischenreden, Zwischenrufe Desinteresse Viel Rednerei, ausschweifende Redebeiträge Grundsatzdebatten Killerphrasen Anträge zur Geschäftsordnung Negative Stimmungsmache Beschäftigung mit anderen Dingen (Korrektur von Klassenarbeiten, Lektüre, Essen, Handarbeiten etc.) Emotionale Ausbrüche (Tränen, Stimmgewalt etc.) Zu spät Kommen, vorzeitiges Verlassen der Konferenz 13.2 Störungsursachen Viele Störungsformen treten als Folge unprofessioneller Konferenzleitung auf. Eine unprofessionelle Konferenzleitung ist nicht nur mehr oder weniger hilflos gegenüber den verschiedenen Störungsformen, sondern sie ist selbst eine Quelle von Störungen. Unklare Ziele, Parteilichkeit der Konferenzleitung, zu wenig Gelegenheit für aktives Mitgestalten, ausbleibende (Zwischen-)Ergebnisse etc. können bei den Konferenzteilnehmerinnen und -teilnehmern zu Verhaltensweisen wie Desinteresse, emotionale Ausbrüche, blockierende Anträge zur Geschäftsordnung, Abschweifen vom Thema etc. führen. Dem Verhalten bzw. Handeln in Konferenzen liegen äußerst komplexe Motivationsstrukturen zu Grunde liegen. Es speist sich aus Persönlichkeitsfaktoren, Interessenlagen und Werthaltungen, dem Informationsstand, aus der Beziehung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer untereinander und aus der aktuell erfahrenen Konferenzsituation, welche die Konferenzleiterin bzw. der Konferenzleiter maßgeblich mitgestaltet. Die im Einzelfall zugrunde liegenden Störungsursachen können sehr vielseitig sein: Innere Emigration Rollenzwänge Revierdenken (Reviere abstecken) Parteibildungen Egoistisches Verhalten (ohne Rücksicht auf übergeordnete Belange) 24

25 Zu geringer Sachstand einzelner Teilnehmerinnen und Teilnehmer Selbstdarstellungsbedürfnis Ausgebrannt sein Körperliche und geistige Überforderung Distanz/Nähe zur Konferenzleitung Ängste (sich zu offenbaren, sich zu äußern...) Mangelnder Blick für das Ganze Fehlende Identifikation mit dem Thema/Desinteresse Mangelnde Transparenz der Konferenzstruktur Fehlende Anerkennung individueller Konferenzbeiträge. Störungsursachen lassen sich in vier Hauptquellen zusammenfassen, wobei zu unterstellen ist, dass diese auch untereinander verbunden sein können. Inhaltlich-sachliche Ursachen Die Selbstverständlichkeit, dass Konferenzteilnehmerinnen und -teilnehmer unterschiedliche Informationen, Vorstellungen, Werthaltungen und Ziele bzw. Interessen haben, macht ja Konferenzen erst notwendig und sinnvoll! Dennoch kann z. B. ein zu geringer Informationsoder Sachstand einzelner Teilnehmerinnen und Teilnehmer natürlich als Störung im Rahmen einer Konferenz empfunden werden. Bei genauerem Hinsehen erscheint es jedoch sehr problematisch, jede abweichende Meinung, Werthaltung, Informationslage innerhalb einer Konferenz als Störung anzusehen! Möglicherweise sind dies keine wirklichen Störungen, denn sie gehören evtl. zur Konferenznormalität. Insgesamt können durch die Unterschiedlichkeit der Konferenzteilnehmerinnen und -teilnehmer ins Spiel kommen: divergierende Werte und Vorstellungen divergierende Interessen divergierende Informationen zu geringer Kenntnisstand einzelner Teilnehmerinnen und Teilnehmer Beispiele für geeignete Maßnahmen sind: Akzeptieren! Zuhören! Trennung zwischen Sache und Person; Konflikt als unvermeidbar und normal akzeptieren Interessen offen legen; Kompromisse anstreben Ausführliche Informationssammlung unterstützen. Ziel der Konferenz (Problemlösungs-, Informations-Konferenz etc.) und Konferenzvorbereitung (Teilnehmerkreis, Vorab-Informationen, etc.) überprüfen Problematische Einstellung der Teilnehmer(innen) zur Schule als Ganzes Die Konferenz ist jeweils ein Ausschnitt aus dem Gesamtprozess (Ablauf-Organisation) und der Gesamt-Struktur (Aufbau-Organisation) einer Organisation. Die Konferenzteilnehmerinnen und -teilnehmer sind Teil dieses Gesamtsystems und haben ihre Verhaltensweisen, Rollen, Vorstellungsmuster, Willensimpulse im Laufe einer kürzeren oder längeren Lerngeschichte entwickelt. Innere Emigration, rücksichtsloses (gruppen-)egoistisches Verhalten, Ausgebranntsein, Rollenzwänge gehören ebenso zu dieser Störungsquelle, die sich zumindest zu einem nicht geringen Teil aus der Stellung der einzelnen Konferenzteilnehmer(innen) innerhalb des gesamten Organisationsgeschehens speist. Diese Probleme mit Hilfe kompetenter Konferenzleitung bewältigen zu wollen, wäre eine Überforderung mit entsprechend enttäuschten Erwartungen. Gründe für eine problematische Einstellung können sein: innere Kündigung 25