Die Cafeteria im Alstergymnasium. - Getragen vom Förderverein Alstergymnasium Henstedt-Ulzburg e.v. - Bestell- und Abrechnungssystem MensaMax

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1 Die Cafeteria im Alstergymnasium - Getragen vom Förderverein Alstergymnasium Henstedt-Ulzburg e.v. - Bestell- und Abrechnungssystem MensaMax Informationen und Anleitung für Eltern, Lehrer, Mitarbeiter und Schüler Version 2.0 Gültigkeit ab Gliederung der Information 1 Allgemeines Programmstart Erste Anmeldung Allgemeine Bedienungshinweise Navigation und Oberfläche Essen bestellen oder stornieren Meine Daten Meine Benutzerdaten Allgemein Finanzeinstellungen Kontostand bestellungen Foto Passwort ändern Logout Technische Details Hilfe / Unterstützung Was ist neu in dieser Version?... 9

2 1 ALLGEMEINES Der gemeinnützige Förderverein Alstergymnasium Henstedt-Ulzburg e.v. als Träger der dortigen Cafeteria hat mit Unterstützung der Gemeinde Henstedt-Ulzburg ein neues Bestell- und Abrechnungssystem für das Mittagessen installiert. Bei den steigenden Essenzahlen u.a. im Zusammenhang mit G8 sollen so die vielen ehrenamtlichen Helfer, die diesen Betrieb erst ermöglichen, wirksamer unterstützt werden, so dass auch weiterhin ein kostengünstiges Essen angeboten werden kann. Als moderne Internet-Anwendung ist das System MensaMax eine Plattform, die den unterschiedlichen Nutzergruppen (Cafeteria-Team, Essensausgabe, Eltern bzw. Schüler, Lehrer) Zugriff auf den jeweils speziellen Anwendungsbereich gestattet, die einzelnen Bereiche aber auch klar und eindeutig gegeneinander abgrenzt. Es können grundsätzlich alle gängigen Internet Browser eingesetzt werden; Voraussetzung ist dabei die Aktivierung von JavaScript. Jeder Benutzer (oder ggf. dessen Eltern) kann entweder von zuhause aus via Internet oder in der Mensa am Wandterminal mit MensaMax sein Essen aus den Wochenspeiseplänen bestellen, Bestellungen verändern und stornieren. Über das Internet kann daneben der Kontostand sowie die Bestellungen und Abholungen jederzeit eingesehen werden. 1.1 PROGRAMMSTART Die Startseite von MensaMax erreichen Sie am besten unter den folgenden Adressen: Ein Systemzugang ist ebenfalls über die Internet Seite des Alstergymnasiums möglich: und danach zur Cafeteria / zur MensaMax-Anmeldung Sie müssten dann im Verlauf den folgenden Bildschirm sehen: Wenn Sie sich zum allerersten Mal einwählen wollen, machen Sie dabei bitte folgende Angaben: Benutzername: Die Für jeweils den Benutzernamen ersten 2 Buchstaben senden Sie des bitte Nach- eine und mit Vornamens dem Namen des und Essensberechtigten dem Geburtsdatum des/der (Kind, Schülers/in Lehrer, an mensamax@alstergymnasium-hu.de. Mitarbeiter) sowie 0001 ; z.b.: Paul Meier -> mepa0001 Sie erhalten dann (normalerweise am Sollte selben sich Tag, schon bitte haben jemand Sie mit etwas den gleichen Geduld) den Namenskürzel Loginnamen für angemeldet System per haben, . wird ent- das sprechend hochgezählt, z.b.: Pavel Mehl hätte -> mepa0002 Zu den Namenskürzeln, die mehrfach vorgekommen sind, finden Sie einen Hinweis auf unserer MensaMax Seite unter Punkt 3: Erster Log-in bei MensaMax: Hilfe : Sollten Sie Schwierigkeiten bei der Anmeldung haben, wenden Sie sich bitte an die Mensa Mitarbeiter oder am besten per an MensaMax@alstergymnasium-hu.de. Anleitung zu MensaMax V2.0 Förderverein Alstergymnasium Henstedt-Ulzburg e.v. 2

3 Passwort: Das jeweilige Passwort, mit dem Sie sich pro Benutzer anmelden, ist entscheidend für die Möglichkeiten, die Sie zur Dateneingabe bzw. -änderung haben sowie der Informationen, die Sie aus dem System abrufen können. Das sog. Eltern- oder Erwachsenen-Passwort erlaubt Ihnen die vollständige Eingabe und Pflege der Daten für den betreffenden Benutzer (inkl. Kontodaten und Foto). Daneben können Sie den Kontostand und die Bestellungen jederzeit einsehen und kontrollieren. Schließlich können Sie für den Benutzer auch Essen bestellen, stornieren und ändern. Das Kinder-Passwort ermöglicht lediglich, für den betreffenden Benutzer Essen zu bestellen, zu stornieren und zu ändern. Lehrer und Mitarbeiter haben als Benutzer lediglich 1 Passwort, das Eltern-Passwort. Bei Schülern gibt s immer 2 Passworte, das Eltern-Passwort und das Kinder-Passwort. Das anfängliche Passwort setzt sich aus dem Geburtsdatum des/r Essensberechtigten oder Benutzers in der Struktur: TTMMJJJJ sowie einem Anhang zusammen. Durch den Anhang werden die oben genannten Zugangs- und Dateneingaberechte festgelegt: _1 : Dieser Anhang ist für das ELTERN-Passwort vorgesehen _2 : Dieser Anhang ist für das KINDER-Passwort vorgesehen Beispiel für ein Eltern-Passwort mit Geburtsdatum des Kindes: > _1 Beispiel für das Kinder-Passwort für den gleichen Benutzer: -> _2 Stellen Sie auch sicher, dass im Feld Projekt: das Kürzel H-U und bei Einrichtung: das Kürzel Gym stehen. Da wir Geburtsdaten der Lehrer und Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Systeminitialisierung nicht kannten, haben wir allgemeine Einstellungen vorgenommen. Wenn Sie Fragen hierzu haben, einfach eine an: MensaMax@alstergymnasium-hu.de. 1.2 ERSTE ANMELDUNG Nach dem ersten Anmelden werden Sie sofort aufgefordert, Ihr Passwort zu ändern. Hier muss zuerst das alte Passwort (das mit dem Geburtsdatum, s.o.) und dann zweimal ein neues Passwort eingegeben werden. Das neue Passwort muss aus Sicherheitsgründen aus je mindestens einem Großbuchstaben, einem Kleinbuchstaben und einer Ziffer bestehen. Weiterhin muss das Passwort mindestens 6 Zeichen lang sein. Diese erste Änderung des persönlichen Passwortes kann nicht umgangen werden; es dient dem Schutz Ihrer Daten. Anleitung zu MensaMax V2.0 Förderverein Alstergymnasium Henstedt-Ulzburg e.v. 3

4 1.3 ALLGEMEINE BEDIENUNGSHINWEISE Links auf der Webseite finden Sie ein Navigationsmenü, das in der folgenden Abbildung komplett sichtbar ist. Hier können Sie Essen bestellen, Essen stornieren und Ihre gespeicherten Daten einsehen. Bitte SPEICHERN Sie stets Ihre Änderungen. Das Programm übernimmt Ihre Änderungen nicht automatisch. Essenbestellungen oder -stornierungen müssen, ebenso wie Änderungen der persönlichen Daten, vor Verlassen der Seite von Ihnen gespeichert werden. Bitte melden Sie sich beim Verlassen von MensaMax stets über LOGOUT ab. 2 NAVIGATION UND OBERFLÄCHE abmelden bzw. LOGOUT Navigationsleiste speichern bzw. aktualisieren Meine Benutzerdaten aufrufen Essen bestellen oder stornieren Navigationsmenü aus- bzw. einblenden Navi- gations- Icons Im linken Bereich befindet sich die Navigationsleiste. Diese bietet alle Funktionen zur Bedienung von MensaMax. Alternativ können auch die Navigations-Icons (kleine Bildchen) am oberen Bildrand benutzt werden, die Sie durch einen einfachen Maus-Klick aktivieren. Wenn das Einloggen geklappt hat, werden Sie sofort zur Essenbestellung weitergeleitet. 3 ESSEN BESTELLEN ODER STORNIEREN Nach dem Einloggen sehen Sie sofort das Menü für die aktuelle Woche. Im gezeigten Beispiel werden an allen Tagen beide Hauptessen angeboten, jedoch an zwei Tagen gibt es nur entweder Vor- oder Nachspeise. Ist kein Essen in der jeweiligen Gruppe geplant, sehen Sie dort das gekreuzte Besteck oder einen Hinweistext. Die Currywurst und die Paprika sind Standardbilder des Systems und deuten auf: Currywurst = normales Essen und Paprika = vegetarisches Essen. Wir wollen künftig für alle Essen ein wirklichkeitsnahes Bild einfügen. Sollen Menüs bestellt oder storniert werden, einfach auf das entsprechende Feld klicken und jeweils mit SPEICHERN bestätigen. Die Felder wechseln mit jedem Klick ihre Farbe: Anleitung zu MensaMax V2.0 Förderverein Alstergymnasium Henstedt-Ulzburg e.v. 4

5 Gelbe Menüs sind zum Bestellen vorgemerkt; nach SPEICHERN ändern sie ihre Farbe auf: Grün hinterlegte Essen wurden bereits bestellt und gespeichert. Rote Menüs sind zum Löschen vorgemerkt und werden nach dem SPEICHERN storniert. Man kann pro Tag maximal drei separate Speisen aus dem Gesamtangebot auswählen. Im Beispiel oben sind z.b. am Montag Vorspeise, Essen1 und Nachspeise bestellt. Dienstags wurden nur zwei und mittwochs gar keine Speisen bestellt. Die Vorspeise am Donnerstag wurde zwar ausgewählt, aber noch nicht gespeichert. Oben rechts auf dem Bildschirm wird übrigens sowohl der bereits aufgelaufene Ist- Kontostand angezeigt (für bereits erhaltene Essen) als auch der künftige Kontostand, der sich aufgrund der Ausführung aller vorhandenen Bestellungen ergibt. Bestellte Menüs, auch wenn sie nicht abgeholt werden, werden berechnet! Bestellungen: spätestens bis 18:00 Uhr am Vorabend für den nächsten Tag. Abbestellungen/Stornierungen: spätestens bis 9:30 Uhr am Morgen desselben Tages. Über die Schaltflächen und lässt sich der Wochenspeiseplan wochenweise vorund zurückblättern. 4 MEINE DATEN MEINE BENUTZERDATEN Die folgenden Kapitel erläutern die verschiedenen Möglichkeiten zur Eingabe bzw. zur Einsichtnahme der Daten des Essensteilnehmers. Soweit nicht anders erwähnt, gelten sie nur für die unter Kapitel 1.1 erläuterten Erwachsenen-Rollen (Anmeldung mit dem Eltern-, Lehrer-, Mitarbeiter-Passwort). 4.1 ALLGEMEIN Benutzerdaten wie Wohnort, Geb. Datum und Kontaktmöglichkeiten können unter: MEINE DATEN >> MEINE BENUTZERDATEN beim Reiter ALLGEMEIN geändert werden. Anleitung zu MensaMax V2.0 Förderverein Alstergymnasium Henstedt-Ulzburg e.v. 5

6 Die Eingabe der Telefonnummer bzw. der -adresse ist nicht verpflichtend, erleichtert aber uns die Kontaktaufnahme mit Ihnen, wenn es Neuerungen, Änderungen oder Nachfragen gibt. Dieser Reiter ist auch bei einer Anmeldung mit dem Kinder- Passwort sichtbar; es können jedoch in diesem Fall keine Daten geändert werden. 4.2 FINANZEINSTELLUNGEN Da i.d.r. über Bankeinzug abgebucht wird, müssen das entsprechende Kästchen angehakt und die Kontodaten eingeben sein. Bei einer Neuanmeldung müssen Sie zuerst das Häkchen bei Bankeinzug setzen, damit Sie die erforderlichen Felder ausfüllen können. Bitte beachten: Alle Felder im Block Bankeinzug müssen ausgefüllt sein, bevor der für die Essensabholung erforderliche Chip aktiviert und ausgegeben werden kann. Neu: Die Kontoinformationen sind im Reiter FINANZEINSTELLUNGEN separiert worden und daher bei einer Anmeldung mit dem Kinder-Passwort nicht mehr sichtbar! 4.3 KONTOSTAND Beim Reiter KONTOSTAND wird eine Liste über die Einzahlungen und die Ausgaben erstellt und der aktuelle Kontostand angezeigt. Über DRUCKEN können Sie sich die Liste auf Ihrem PC speichern oder öffnen. 4.4 BESTELLUNGEN Beim Reiter BESTELLUNGEN wird eine Liste der bestellten Essen angezeigt. Es ist ebenfalls ersichtlich, welche Essen bereits wann abgeholt wurden (Spalte Ausgabe). Nicht abgeholte, jedoch bestellte Essen müssen bezahlt werden! Anleitung zu MensaMax V2.0 Förderverein Alstergymnasium Henstedt-Ulzburg e.v. 6

7 Über DRUCKEN können Sie sich die Liste auf Ihrem PC speichern oder öffnen. Im obigen Beispiel sind übrigens noch keine Bestellungen abgewickelt worden. 4.5 FOTO Sie können Fotos des(r) Essensberechtigten speichern, die bei der Essensausgabe angezeigt werden sollen. Eine Identifizierung z.b. bei Nichtvorlage / Verlust des Chips wird so erleichtert. Bei Anmeldung mit dem Kinder- Passwort kann das Foto nicht geändert werden. Der oben angezeigte Essensteilnehmer war übrigens noch nicht da, das hätten wir gemerkt! 4.6 PASSWORT ÄNDERN Beim Reiter PASSWORT kann das aktuelle Passwort desjenigen geändert werden, der gerade angemeldet ist. Dieser Reiter erscheint daher auch bei einer Anmeldung mit dem Kinder-Passwort. Passwörter müssen mindestens 6 Zeichen lang sein und aus je mindestens einem Großbuchstaben, einem Kleinbuchstaben und einer Zahl bestehen. Es wird immer muss zuerst das alte Passwort eingeben werden und darunter das neue Passwort. Um sicherzustellen, dass das neue Passwort korrekt geschrieben wurde, muss das Passwort in der nächsten Zeile bestätigt werden. Mit SPEICHERN wird das neue Passwort gesichert und mit ABBRECHEN verworfen. 5 LOGOUT in der oberen Leiste wird die Anwendung ge- Über die Schaltfläche LOGOUT oder schlossen. Anleitung zu MensaMax V2.0 Förderverein Alstergymnasium Henstedt-Ulzburg e.v. 7

8 6 TECHNISCHE DETAILS Der Programmstart und die komplette Bearbeitung erfolgt über Ihren Web-Browser. Mensa- Max wurde optimiert für den Internet Explorer 5+ und eine Auflösung von 1024x786 Pixel. In Einzelfällen wurde uns von Schwierigkeiten mit Google Chrome berichtet. Sie müssen in Ihrem Browser PopUps und JavaScript zulassen. Diese Einstellungen können Sie unter EXTRAS >> INTERNETOPTIONEN vornehmen. Dort können Sie auch den Verlauf der besuchten Internet Seiten löschen, um die Aktualität Ihrer Seitenaufrufe sicherzustellen. Um Ihre Daten im Internet zu schützen, nutzt die Seite SSL-Verschlüsselung. 7 HILFE / UNTERSTÜTZUNG Wenn Sie Unterstützung bei der Bedienung des Programmes benötigen, wenden Sie sich bitte einfach an die Mensa Mitarbeiter. Auch freuen wir uns über Ihre Anregungen und gerne beantworten wir Ihre Fragen per an: MensaMax@alstergymnasium-hu.de. Wir werden diese Anleitung bei Bedarf erweitern und/oder anpassen. Die aktuelle Version werden wir stets im Internet auf der Homepage des Alstergymnasiums im Cafeteria / MensaMax Bereich verfügbar halten. Und nun viel Spaß beim Bestellen wünscht Ihnen und Euch Das Cafeteria Team des Fördervereins Alstergymnasium e. V. Henstedt-Ulzburg, Anleitung zu MensaMax V2.0 Förderverein Alstergymnasium Henstedt-Ulzburg e.v. 8

9 8 WAS IST NEU IN DIESER VERSION? Version 1_0: ( ) - Erstausgabe der Anleitung zum Start des Systems MensaMax Version 2_0: ( ) - Überarbeitung der Erläuterung zur Funktion der Passworte - Verschiebung der Kontodaten-Eingabe auf eigenen Reiter FINANZEINSTELLUNGEN Anleitung zu MensaMax V2.0 Förderverein Alstergymnasium Henstedt-Ulzburg e.v. 9