Microsoft Digital Pharma. Die nächste Generation von Innovationen für Chemie und Pharma

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1 Microsoft Digital Pharma Die nächste Generation von Innovationen für Chemie und Pharma

2 Zusammenfassung des Themas / Lösungsbeschreibung BancTec liefert Soft- und Hardwarelösungen zum Scannen, Erkennen, Archivieren, Verwalten (DMS) und Verteilen (Business Process Management) von Dokumenten und Informationen. BancTec hat zahlreiche vertikale und horizontale Lösungen entwickelt. Vertikale Pharmalösung: Verwaltung und Archivierung von Patentschriften (und Verträgen): efirst Patent steuert und überwacht vom ersten Entwurf der Patentschrift bis zur Patenterteilung das gesamte Verfahren per Workflow. Die einzelnen Schritte werden revisionssicher archiviert und erlauben eine Rückverfolgung aller Schritte.

3 Zusammenfassung des Themas / Lösungsbeschreibung Horizontale Lösungen, die auch für den Pharmabereich von Interesse sind: Invoice Portal: automatische Rechnungsverarbeitung: Automatisierte Erkennung, Verteilung und Genehmigungsverfahren von Eingangsrechnungen mit efirst Capture von BancTec und Microsoft SharePoint Portal Server Mailroom Lösungen: Automatisierte Erkennung, Verteilung und Verwaltung der kompletten Eingangspost mit efirst Mailroom von BancTec, Microsoft Office 2003 und SharePoint Portal Server Management/ Compliance : Verwaltung und Archivierung von s mit Office 2003 und efirst Archive von BancTec, Zugriff aus Office 2003 und SharePoint Portal Server.

4 Zielgruppe Patentlösung: Patentabteilung, Abteilung Competitive Intelligence, Abteilung Intellectual Property, Entwicklungsabteilungen von Pharmaunternehmen alle Größen Rechnungsverarbeitung: Abteilung Finanzen ab einem Rechnungsaufkommen von ca. 200 Rechnungen am Tag Mailroom Lösung/ - Management: grundsätzlich alle Abteilungen alle Größen

5 Einsatzbereiche Patentlösung: Forschungs-, Entwicklungsund Patentabteilung Invoice Portal: Finanzen / Buchhaltung Mailroom Lösung, Compliance: alle Abteilungen

6 Ansprechpartner Patentlösung/Vertragsverwaltung: Forschung & Entwicklung, Fachabteilung, Patentabteilung Invoice Portal: Fachabteilung, d.h. CFO, Leiter Buchhaltung, Rechnungswesenleiter o.ä. Mailroom: Unternehmensleitung, Org-Abteilung IT, Customer Care Center

7 Value Propositions Patent und Vertragsverwaltung Schlechte Verfügbarkeit aktueller Informationen, mangelnde Versionskontrolle Mangelnde Effizienz in der Teamarbeit Lange Durchlaufzeiten bei Erstellung/Freigabe von Anträgen Keine Fristüberwachung Lösung: Einsatz von efirst Patent mit SharePoint Portal Server für kollaboratives Arbeiten über den gesamten Prozess der Patententstehung unter Berücksichtigung spezifischer Regularien

8 Value Propositions Rechnungsportal Hohe Kosten (im Schnitt 10, pro Rechnung) Fehlerhafte Buchungen Doppelarbeit und unnötige Kopien Rechnungen bleiben liegen Sconti bleiben ungenutzt Keinen Überblick über die tatsächliche Liquidität Lösung: Abbau der manuellen Tätigkeiten und Erhöhung der Automatisierung der Prozesse über IT-gestützte Workflows und zentrale Datenhaltung, mit unternehmensweitem Zugriff über SharePoint Portal-Technologie

9 Value Propositions Mailroom-Lösung Ineffizienter Umgang mit der Post Medienbrüche Unkontrollierter Fluss von Papierdokumenten Kein zentrales Dokumentenablagesystem Zusammenarbeit an Dokumenten nicht möglich Keine Prozessunterstützung und revisionssichere Archivierung Lösung: Konsequente Digitalisierung der Kommunikation, Einbindung papiergebundener Kommunikation in durchgängig elektronischen Kommunikations-Workflow, durchgängige elektronische Bearbeitung aller Geschäftsprozesse inkl. Nachvollziehbarkeit

10 Value Propositions Management/ Compliance Flut, überquellende Mailboxen Verwaltung und ordentliche Speicherung fast unmöglich Langwierige Suche nach Informationen Trennung der Infos, die in s schlummern und anderen wichtigen, dazugehörenden Unternehmensinformationen Storagekosten explodieren Lösung: Intelligente und übergreifende Organisation bestehender Speichersysteme für effizientes Informationsmanagement und revisionssichere Langzeitarchivierung

11 Mehrwert für die Kunden Patent und Vertragsverwaltungverwaltung Vollständige elektronische Verfügbarkeit der Dokumente und Informationen Gewährleistung der Aktualität Durchgängige, strukturierte, sichere und zentrale Ablage Gemeinsame Ablage von Dokumenten und Vorgängen Gemeinsame Erstellung Höhere Produktivität der Mitarbeiter Kürzere Durchlaufzeiten Leichtere Einhaltung von Fristen

12 Mehrwert für die Kunden Rechungsportal Erhöhte Produktivität Automatisierung von Anerkennungs- und Weiterleitungsprozessen Reduzierte Suchzeiten durch zentrales Dokumentenablagesystem Transparenz und Kontrolle Jederzeit Statuskontrolle für Rechnungen Bessere Liquiditätsplanung Abbau von Papierdokumenten innerhalb des Unternehmens Hohe Dokumentensicherheit Kosteneinsparung Wahrung von Scontofristen Personaleinsparungen

13 Mehrwert für die Kunden Mailroom-Lösung Abbau von Papierdokumenten durch elektronische Verfügbarkeit Workflow-gestützte Zustellung, Freigabe, Statusüberwachung und Abarbeitungskontrolle Zentrales Dokumentenablagesystem Zusammenarbeit an Dokumenten Revisionssichere Archivierung Hohe Frontendfunktionalität Einfache Bedienbarkeit

14 Mehrwert für die Kunden Management/ Compliance Einhaltung aller Vorschriften zur revisionssicheren Archivierung (GDPdU= Archivierung steuerrelevanter s) Migration von Exchange Servern wird einfacher Lösung setzt am Anfang des Lebenszyklusprozesses von s an: Einfaches Finden von s im Geschäftszusammenhang Teilung von Wissen Bessere und schnellere Entscheidungen Höhere Produktivität Zufriedenheit der Mitarbeiter Compliance

15 ROI-/TCO-Berechnung Rechnungsverarbeitung: Einsparungen pro Rechnung von auf 2-6. ROI ist dann Abhängig von der Anzahl der Rechnungen. Für alle Lösungen individuell auf den Kunden zugeschnittene ROI- Berechnungen

16 Skalierbarkeit der Lösung Alle BancTec Lösungen skalieren im Erfassung- und Archivierungsbereich unbegrenzt. Beispiel: Größter Dokumentenpool mit 8 Mrd. Dokumenten

17 Beschreibung der Microsoft Plattform

18 Voraussetzungen für den Einsatz der Lösung Microsoft SQL Server Microsoft Windows 2003 Microsoft SharePoint Portal Server Microsoft Office 2003 Microsoft Windows XP

19 Referenzen/Referenzinstallationen Dynevo GmbH: Mailroomlösung Die Dynevo ist der Mediendienstleister im Verbund der Bayer Business Services GmbH, des Kompetenzzentrums des Bayer- Konzerns für IT-basierte kaufmännische und wissenschaftliche Services.

20 Kurzprofil des Unternehmens BancTec Deutschland GmbH ist seit über 30 Jahren einer der weltweit führenden Anbieter von ECM Lösungen. BancTecs Portfolio reicht von hochperformanten Scan-Applikationen bis zu komplexen Dokumentenmanagement-, Workflow und Archivierungslösungen. BancTec beschäftigt mehr als Mitarbeiter weltweit. Hauptsitz des Unternehmens ist Dallas, Texas. In Deutschland unterhält BancTec Niederlassungen in Langen und Bielefeld. BancTec ist Mitglied in Microsofts Competence Center ECM cc.ecm. Großkonzerne aus unterschiedlichsten Branchen haben sich für BancTec als zuverlässigen strategischen Partner entschieden. Mehr als Kunden setzen auf Lösungen von BancTec.

21 Ansprechpartner und weitere Informationen Ansprechpartner Ralf Kastner Tel Wo sind weitere Informationen zu finden?