Visendo Serienfax Add-In für Microsoft. Word

Transkript

1 Visendo Serienfax Add-In für Microsoft Word FAQ Version : Revision Finden Sie heraus: Wer Visendo ist Was der Visendo Fax Server ist Was das Visendo Serienfax Add-In für Microsoft Word

2 Inhalt Visendo Serienfax Add-In für Microsoft Word... 1 Voraussetzungen... 4 Installation... 4 Fax Server Einstellungen... 4 Schnellstart... 6 Ausführliches Beispiel Datenquelle vorbereiten Datenquelle auswählen Empfängerliste bearbeiten Seriendokument erstellen Visendo Fax Einstellungen überprüfen Serienfax versenden Hinweise zur Auswahl der Faxnummern... 13

3 Wer ist Visendo? Wir sind ein Internet-Systemhaus mit Spezialisierung auf Microsoft Technologien. Unser Ziel ist es, immer unter den Top drei zu sein. Wir waren einer der ersten drei Gold Partner E- Commerce in Deutschland: Dies stellt die höchste Stufe bei Microsoft dar. Sie als Kunde erhalten so bei uns immer Top Qualität für Ihre Projekte. Was ist der Visendo Fax Server? Mit dem Visendo Fax Server können Sie Dokumente aus jeder Anwendung heraus als Faxe versenden. Eingehende Faxe erhalten Sie per . Was ist das Visendo Serienfax Add-In für Microsoft Word? Mit dem Visendo Serienfax Add-In können Sie die Seriendruckfunktion von Microsoft Word nutzen, um ein Serienfax an mehrere Empfänger zu senden. Die Microsoft Word Seriendruckfunktion ist eine einfache Möglichkeit, um ein personalisiertes Dokument in einem Schritt an mehrere Empfänger zu versenden. Sie können eine Datenquelle (Excel-Liste, Datenbank etc.) verwenden, um bestimmte Felder (z.b. Adresse, Name) für die jeweiligen Empfänger anzupassen. Mit dem Visendo Serienfax Add-In können Sie das Ergebnis eines Microsoft Word Seriendrucks direkt über den Visendo Fax Server als Serienfax versenden.

4 Voraussetzungen Um das Visendo Serienfax Add-In für Microsoft Word verwenden zu können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. - Microsoft Word 07 oder Microsoft Word 10 muss installiert sein - Das Versenden von Microsoft Word-Dokumenten als Faxe über einen Visendo Fax Server muss möglich sein. Dazu muss auf dem Rechner entweder der Visendo Fax Printer installiert sein, oder der Webservice der Visendo Fax SDK muss verfügbar sein. Näheres entnehmen Sie bitte der entsprechenden Dokumentation. Installation Laden Sie sich das Installationspaket von unserer Download-Seite und starten Sie die Installation durch Doppelklick auf das msi-paket. Nach der korrekten Installation sehen Sie nach dem Start von Microsoft Word den neuen Menüpunkt Visendo Serienfax in der Menüleiste. Im Menüpunkt Sendungen wurde ebenfalls die Schaltfläche Visendo Serienfax hinzugefügt. Hinweis: Falls auf Ihrem Rechner bereits eine ältere Version des Visendo Serienfax Add-Ins installiert, müssen Sie diese zunächst deinstallieren. Näheres finden Sie in der Microsoft Word Hilfe (z.b. unter dem Stichwort Add-In ). Fax Server Einstellungen Stellen Sie zunächst sicher, dass der Faxversand über den Visendo Fax Server vom aktuellen Rechner aus funktioniert. Unter Fax Einstellungen können Sie einstellen, wie die Faxaufträge an den Visendo Fax Server weitergeleitet werden sollen. Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, Faxe an den Visendo Fax Server weiterzuleiten.

5 a) TCP Dies ist der normale Visendo FaxPrinter Client, mit dem Sie auch wie gewohnt Faxe über die Druckfunktion versenden können. Wenn Sie von diesem Rechner aus bereits Faxe über den Visendo Fax Server versendet haben, werden die Einstellungen automatisch aus der Konfigurationsdatei des Visendo FaxPrinters ausgelesen und dort auch wieder gespeichert. Sie können folgende Einstellungen vornehmen: - Die -Adresse, die für den aktuellen Benutzer im Visendo Fax Server eingetragen ist. - Wiederholungen: Anzahl der Wiederholungsversuche, falls das Fax nicht zugestellt werden kann. - Sendezeit: Wenn Sie wollen, dass die Faxe nicht sofort, sondern erst zu einem späteren Zeitpunkt versandt werden, können Sie dies hier angeben. - Authentifizierung: Wenn der Visendo Fax Server Authentifizierung verlangt (d.h. in der Visendo Fax Server Administratorkonsole ist unter Services-Sender in der Registerkarte Sender unten der Haken bei Anonyme Clientanmeldung erlauben nicht gesetzt, vgl. Visendo Fax Server Dokumentation), können Sie hier Benutzername und Passwort angeben. In der Regel sind dies Ihre Windows-Login- Daten. - Servername: Name oder IP-Adresse des Rechners, auf dem der Visendo Fax Server läuft - Port: Der im Visendo Fax Server eingestellte Client-Port (standardmäßig 1111) - Temporäres Verzeichnis: Das temporäre Verzeichnis, das der Visendo Fax Printer zur Umwandlung der Faxdatei verwendet. Wenn Sie hier nichts angeben, wird das Standard-Temp-Verzeichnis des aktuellen Benutzers verwendet. b) Webservice Geben Sie hier die Adresse an, unter der der Webservice erreichbar ist. Weitere Informationen zur Installation und Konfiguration des Webservice finden Sie in der Dokumentation der Visendo Fax SDK.

6 Bitte beachten Sie: Die hier vorgenommenen Einstellungen können u.u. überschrieben werden, wenn Änderungen an den Einstellungen des Visendo Fax Printers vorgenommen werden. Schnellstart Um ein Serienfax zu versenden, starten Sie nun wie gewohnt einen Seriendruck mit Microsoft Word. Der einzige Unterschied ist, dass Sie zum Abschluss des Seriendrucks nicht die Microsoft Word-Schaltfläche Fertig stellen und zusammenführen verwenden, sondern die Schaltfläche Serienfax senden des Visendo Serienfax Add-Ins. Die Seriendokumente werden dann direkt an den Visendo Fax Server gesandt, dies kann abhängig von der Anzahl Ihrer Empfänger einige Minuten dauern. Am Ende wird eine kurze Zusammenfassung über die erfolgreich erstellten Fax-Aufträge und eventuelle Fehler angezeigt. Die Ursache für ein fehlgeschlagenes Dokument kann z.b. das Fehlen einer Faxnummer bei dem entsprechenden Eintrag in der Empfängerliste sein.

7 Bitte beachten Sie, dass eine Erfolgsmeldung nur bedeutet, dass beim Visendo Fax Server für das entsprechende Dokument ein Fax-Auftrag erstellt wurde. Dies heißt noch nicht, dass das Fax auch erfolgreich zugestellt wurde. Die endgütigen Meldungen über erfolgreich versandte oder fehlgeschlagene Faxe erhalten Sie i.d.r. per vom Visendo Fax Server. Die einzelnen Schritte zum Versenden eines Serienfax werden in dem folgenden Beispiel nochmals genauer erläutert: Ausführliches Beispiel 1. Datenquelle vorbereiten Ihre Datenquelle muss eine separate Spalte mit den Faxnummern der Empfänger enthalten. In unserem Beispiel verwenden wir eine Excel-Liste. Wenn Sie als Spaltenüberschrift einen Namen wählen, der das Wort Fax enthält, wird die Spalte automatisch erkannt und zugeordnet. Sie können diese Auswahl aber immer später noch überprüfen und ändern (s.u. ).

8 2. Datenquelle auswählen Starten Sie Microsoft Word und wählen Sie unter Sendungen-Empfänger auswählen ihre Datenquelle. In unserem Beispiel wählen wir Vorhandene Liste verwenden um die Excel- Liste auszuwählen. 3. Empfängerliste bearbeiten Mit der Schaltfläche Empfängerliste bearbeiten können Sie die Liste überprüfen und ggfs. einzelne Empfänger ausschließen.

9 4. Seriendokument erstellen Erstellen Sie nun Ihr Seriendokument. Die Microsoft Word Seriendruckfunktion bietet sehr weitreichende Möglichkeiten, für weiterführende Anleitungen konsultieren Sie bitte die Microsoft Word Hilfe. In unserem Beispiel fügen wir nur die Adresse und Anrede ein, und ändern die Anrede mit einer Wenn-Dann-Bedingung:

10 Hier ist das fertige Hauptdokument des Seriendrucks. Mit der Vorschau-Funktion können Sie sich die fertigen Dokumente ansehen. Hier die Vorschau auf die Dokumente 1 und 7 aus unserer Beispielserie. Wie Sie sehen, hat die Wenn-dann -Regel funktioniert, und bei einer weiblichen Person wurde geehrte statt geehrter eingesetzt:

11 5. Visendo Fax Einstellungen überprüfen Überprüfen Sie die Einstellungen für den Faxversand mit der Schaltfläche Fax Einstellungen. Genaueres siehe Abschnitt Fax Server Einstellungen.

12 6. Serienfax versenden Nun können Sie Ihr Serienfax mit Klick auf die Schaltfläche Serienfax senden über den Visendo Fax Server versenden. Zum Abschluss erhalten Sie eine Meldung über die Anzahl der erfolgreich erstellten oder fehlgeschlagenen Faxaufträge. Im Beispiel konnte für den 2. Eintrag der Empfängerliste kein Faxauftrag erstellt werden, da keine Faxnummer angegeben ist:

13 Damit ist der Seriendruck mit dem Visendo Fax Add-In beendet. Bitte beachten Sie aber, dass damit zunächst nur die Faxaufträge erfolgreich in die Warteschlange des Visendo Fax Servers eingetragen wurden. Dies heißt noch nicht, dass die Faxe auch erfolgreich versandt wurden. Hinweise zur Auswahl der Faxnummern Damit das Visendo Serienfax Add-In die Faxnummern aus der Datenquelle auslesen kann, muss eine Spalte in der Datenquelle gefunden werden, die mit dem in Microsoft Word vordefinierten Adressfeld Fax Büro bzw. Fax Privat übereinstimmt. Es wird versucht, diese Spalte anhand der Spaltenüberschrift automatisch zu erkennen. Über die Schaltflächen Seriendruckfeld einfügen Felder auswählen können Sie die Zuordnung der voreingestellten Microsoft Word-Felder zu Feldern Ihrer Datenquelle überprüfen und ggfs. ändern.

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