Projektmanagement in der kommunalen Verwaltung

Transkript

1 Umstellung auf das Neue Kommunale Rechnungswesen Projektmanagement in der kommunalen Verwaltung

2 Gliederung - Das Projekt - Der Projektmanager - Ziele und Umstellungsplan - Die Teilprojekte - Welche Hilfsmittel und Hilfen sind wichtig - Welche Besonderheiten beachten - Achtung! Stolperfallen - Wie sollte der Manager managen - Vom Projekt zur Routine

3 Das Projekt (wichtigste Arbeitsziele) - Alle Kompetenzen in der Kreisverwaltung für die Umstellung auf das NKR ausfindig machen und zum Projektteam zusammenziehen (neben der Haupttätigkeit - motivieren!) - Aus dem vorliegenden gesetzlichen Regelwerk und anderen einschlägigen Bestimmungen und Hilfestellungen die Grundlagen für das NKR des Kreises ableiten - Sicherstellung der laufenden Kommunikation zu den von der Umstellung betroffenen Dienststellen des Kreises - Einhalten eines Zeitplanes für die wichtigsten Meilensteine der Umstellung Erster doppischer Haushaltsplan Doppische (-Echt-) Buchung ab Eröffnungsbilanz des Kreises zum Sicherstellung der Fortbildung für die Politik und die Verwaltung - Erarbeiten von Dokumentationen und Verfahrensregelungen für die Finanzbuchhaltung und die gesamte Verwaltung <Projektmanager>

4 Projektorganisation (Teilprojekte) - Teilprojektteams bilden, dabei - Vertreter betroffener Fachbereiche einbeziehen - Fachleute der zentralen Verwaltung einbeziehen - ggfls. externen Sachverstand hinzuziehen - Arbeitsziele detailliert definieren und kommunizieren z.b. TP 5 - Sicherstellen, dass alle seitherigen Haushaltsstellen in die neuen Teilpläne übergeleitet werden. - Sicherstellen, dass zum ein doppischer Haushaltsplan beratungsreif vorliegt

5 Projektorganisation (Teilprojekte) im Kreis Herzogtum Lauenburg TP 1: Vermögenserfassung und -bewertung TP 2: Produktanpassung, Organisation FiBu TP 3: Softwareauswahl, -beschaffung und -implementierung TP 4: Kosten- und Leistungsrechnung, Steuerung, TP 5: Haushaltsumstieg, doppische Haushaltsplanung TP 6: Aus- und Fortbildung TP 7: Organisation des Rechnungswesens (FiBu)

6 Welche Hilfsmittel sind wichtig? - MS project um zu strukturieren jedoch aufwändig und fast immer überholt! - Der Outlook Kalender mit Zeitplanmanagement es müssen aber alle mitmachen und penibel ihre Termine führen (anordnen)! - Die to-do Liste, (nach der Sitzung) wer macht was bis wann? Des Öfteren erinnern, insbesondere rechtzeitig vor neuer Sitzung - Der Statusbericht (vor der Sitzung) was ist getan, bzw. was steht noch offen - Das gemeinsame Verzeichnis auf dem Server alle haben Zugriff, aber Struktur vorgeben und pflegen

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11 Welche Hilfen sind wichtig? - Externer Sachverstand und Arbeitshilfen aber insbesondere Wirtschaftsprüfer und berater z.b. für Inventur- und Bewertung, Erstellen der Eröffnungsbilanz nicht nur Häuptlinge, - auch Indianer Plausibilitätsprüfungen Risikoprüfungen Fehlersuche - Erweiterte Verwaltungsleitung als Lenkungsorgan Grundlegende Entscheidungen fällen Organisation anpassen Den Verwaltungsstellen Dampf machen

12 Welche Besonderheiten beachten? - Wir schaffen eine neue Organisationseinheit Kasse wird zur FiBu oder Zentrale Dienste werden erweitert oder.. auf jeden Fall berühren wir persönliche Emotionen alsbald Klarheit schaffen und regeln - Niemand weiß so richtig Bescheid, sich als lernendes System begreifen Rücksicht üben, gemeinsam die Schulungen besuchen -Das Schulungs < ---- > Informations Syndrom tritt auf Man schult, alle fühlen sich bestens informiert man geht wieder zum Tagesgeschäft zurück und vergisst

13 Achtung Stolperfallen!! - Software-Häuser versprechen alles, aber betreiben Bananenstrategie, d.h. grün anliefern und beim Kunden reifen lassen - Fehlendes Regelwerk bis Aug ließ uns so manches Mal in die falsche Richtung gehen - Politik schwärmt für die Doppik doch wenn s ernst wird, dann will man doch lieber wieder das Gewohnte - Nichts ist so stetig wie der Wechsel - Projekte die über 2 Jahre hinweggehen leiden extrem unter diesem Symptom

14 Wie sollte der PM managen? - Er/sie muss die Besten der Verwaltung zusammenbringen - Er/sie muss die Zeitpläne und Projektpläne zusammenfügen und beurteilen - Kontakte nach innen und außen gestalten und halten - Sich dort stärker einbringen, wo Mängel auftreten oder Schwächen erkannt werden, die anderen laufen lassen - Risiken und Schwierigkeiten erkennen und frühzeitig Abhilfe schaffen - Überblick behalten, Ruhe bewahren und verbreiten, selbst wenn s hektisch wird - Rechtzeitig das Projekt zurück in die Linie bringen, wo es zur Routine werden muss

15 Vom Projekt zur Routine - Rechtzeitig das Projekt in die Linie bringen, wo es zur Routine werden muss - ein erster Schalter ist schon umgelegt, der erste doppische Haushalt bereits in der Beratung - die zweite Schaltstufe kommt nun am mit den Buchungen der laufenden Geschäftsvorfälle - und die dritte Stufe wird dann mit Vorlage der Eröffnungsbilanz (Ziel: Ende Februar) gezündet

16 Franz-Sales Froehlich Projektleiter Doppik Kreis RZ Forstamt Farchau Fredeburg Tel.: 04541/ oder Frank Dieckmann Hauptkoordinator Innovationsring NKR-SH Düsternbrooker Weg 77 a Kiel frank.dieckmann@nkr-sh.de Tel.: 0431/ Fax: 0431/ Internet: