WhitePaper: Renditesteigerung beginnt bei der Beschaffung. Geschäftsprozessoptimierung Einkauf und Beschaffung. by GMVK Consulting Group GmbH

Transkript

1 WhitePaper: Renditesteigerung beginnt bei der Beschaffung Geschäftsprozessoptimierung Einkauf und Beschaffung

2 Eine Änderung der Gegebenheiten am Markt sollte immer auch eine Aktualisierung aller folgenden Prozesse nach sich ziehen. Unternehmen sind heute durch den härteren Wettbewerb auf einem internationalen Markt gezwungen, neue Wege zur Absicherung ihrer Marktposition zu finden. Ein entscheidender Unternehmensbereich wird dabei als renditesteigernde Maßnahme häufig vernachlässigt: der Einkauf. Kundenbindung beginnt bei der Beschaffung Die Beschaffung mit ihren Prozessen und Verfahren hat sich seit Jahren in vielen Unternehmen kaum verändert. Weitreichende Umwälzungsprozesse finden woanders statt: im Marketing, dem CRM, der Produktentwicklung oder der Fertigung, aber nicht im Einkauf. Vor dem Verkauf und der Produktion wirken sich aber die internen Prozesse der Beschaffung entscheidend auf das Ergebnis aus. Der Einkäufer steht in einem Unternehmen sozusagen am Anfang einer langen Prozesskette, an deren Ende das fertige Produkt an den Kunden geliefert wird. Sowohl die Entwicklung neuer Produkte und deren Fertigung, als auch letztlich die Vertriebspreise sind abhängig von der Angebotseinholung, den Preisverhandlungen und dem Lieferantenmanagement der Einkäufer. Dennoch fristet die Einkaufsabteilung in vielen Unternehmen in Deutschland ein stiefkindliches Dasein. Meist sind die Mitarbeiter zu reinen Bestellabwicklern degradiert und werden sowohl auf der Karriereleiter als auch im Bereich der Weiterbildung vernachlässigt. Bei Preisverhandlungen sind sie häufig im Nachteil, denn ihnen gegenüber sitzen gut qualifizierte, auf Erfolgsbasis honorierte Vertriebsmitarbeiter. Preiskämpfe im internationalen Wettbewerb, knappe Rohstoffe und immer kürzere Produktlebenszyklen erschweren zusätzlich das Tagesgeschäft eines Einkäufers. Strategisches Denken, betriebswirtschaftliches Know-how und eine umfassende Marktübersicht sind im Bereich der Beschaffung zwingend erforderliche Qualifikationen. In den wenigstens Unternehmen werden jedoch Schulungsmaßnahmen für Einkäufer angeboten. Die Einsparpotentiale, die der Einkauf birgt, bleiben ungenutzt. Die Herausforderung, zukunftsweisende Veränderungen in der Beschaffung anzustoßen, wird gescheut. Häufig sind es die mittelständischen Unternehmen, die fürchten, im globalen Wettbewerb ihre über Jahrzehnte gewachsenen Werte aufgeben zu müssen. Im produzierenden Gewerbe will man weder mit Billig-Lohnländern noch mit minderwertiger Qualität konkurrieren. Das soll und muss auch nicht so sein! Innovative, individuelle Lösungen sind gefragt. Wer am Beginn der Prozesskette qualitativ hochwertig zum bestmöglichen Preis einkauft, kann nicht nur einen entscheidenden Beitrag zur Reduktion von Kosten im Unternehmen erzielen, sondern auch seinen Kunden gute Ware zu niedrigen Preisen anbieten. Kundenbindung beginnt also schon bei der Beschaffung. Effizient arbeitende, gut ausgebildete Einkäufer können einem Unter-nehmen enorme Einsparpotentiale ermöglichen. Der Wettbewerbsvorteil ergibt sich dann von selbst.

3 Einkaufsorganisation heute In vielen Unternehmen findet sich eine Lieferantenvielfalt, die über Jahrzehnte gewachsen ist und selten einer Effizienz- und Kostenprüfung unterzogen wurde. Eine falsch verstandene Dezentralisierung ermöglicht jeder Abteilung, ihre benötigten Arbeitsmittel eigenständig zu bestellen. Einheitliche Ausschreibungen finden nur selten statt. Eine Vielzahl von Miniaufträgen an kleine Lieferanten verursacht enorme Kosten und führt zu Unübersichtlichkeit: Unternehmen verschenken potenzielle Rabatte, die sie für gebündelte Bestellungen erhalten würden. Der Bestellaufwand nimmt teilweise bis zu 80 Prozent der Arbeitszeit in Anspruch. Insbesondere im Bereich des C-Teile- Management ist der Bestellaufwand mit dem Einkaufsvolumen nicht mehr zu rechtfertigen. Oftmals läuft das Bestellsystem nicht automatisiert über eine IT-Lösung. Dann wird für jede Bestellung ein Fax abgeschickt und eine Notiz im Computersystem neu angelegt. Das Fax produziert ein Gegenfax mit der Auftragsbestätigung des Lieferanten. Rückfragen oder mögliche Preisänderungen erfordern erneut ein Dokument. Reports und Analysen werden durch diese Art der Beschaffung fast unmöglich oder sind mit einem hohem Aufwand verbunden. Wer, wann, wie viel und zu welchen Preisen bestellt, ist durch die unüberschaubare Zahl an Lieferanten und Dokumenten kaum zu erfassen. Dem Einkaufsleiter fällt es dann schwer das jährliche Volumen für einzelne Waren festzustellen. Der fehlende Überblick führt zur fehlenden Kontrolle über die Ausgaben des Unternehmens. Ein Bestellwesen in Millionenhöhe, das nur zeitweise über ein IT-System läuft, bleibt auf Dauer nicht transparent. Stichproben ergeben häufig Preisunterschiede von bis zu 100 Prozent für dieselbe Ware bei unterschiedlichen Lieferanten. Für eine strategische Planung des Einkaufs ist es zwingend erforderlich, jederzeit zu wissen, welche Mengen zu welchen Konditionen anfallen. eprocurement-lösungen ermöglichen eine schnellere Bestellabwicklung, Kostentransparenz, Genehmigungs- Workflows und präzisere Preisvergleiche. Durch die Automatisierung des operativen Geschäfts, kann sich der Einkäufer auf die strategische Planung konzentrieren, während der Einkaufsleiter jederzeit die Kosten seiner Abteilung einsehen kann. Erst auf diese Einkaufsvolumen Lieferantenanzahl Bestellaufwand A-Teile B-Teile C-Teile Abb.1: ABC-Verteilung in der Beschaffung, Quelle: Fraunhofer Institut, IML

4 Weise ist es einem Unternehmen möglich auch in seiner Beschaffung proaktiv zu handeln und langfristig das gesamte Ergebnis zu verbessern. Optimierung der Einkaufsabteilung Ein globaler Wettbewerb mit knapp kalkulierten Preisen erfordert einen Einkauf der einen eigenständigen Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leistet. Ziel ist es, über die Kostensenkung und Effektivitätssteigerung in der Beschaffung, langfristig eine Effizienzund Ergebnissteigerung für die Produktion des gesamten Unternehmens zu sichern. Zunächst wird mit der Analyse eine Bestandsaufnahme von den Prozessen und der Organisation der Einkaufsabteilung erhoben. Die Ermittlung der Bedarfs- und Volumenstruktur rundet das Bild über ungenutzte Potentiale in den vorhandenen Mitteln und Möglichkeiten ab. Durch eine systematische Preis- und Wettbewerbsüberprüfung kann die optimale Strategie für ein Lieferanten- und Beschaffungsmanagement unter Einsatz modernster Technologie ermittelt werden. Der Aufbau eines nachhaltigen, strategischen Einkaufsmanagement erfordert die kontinuierliche Beobachtung der Beschaffungsmärkte und ein aktives Lieferantenmanagement. Qualifizierungsangebote für die Mitarbeiter der Einkaufsabteilung sind unerlässliche Instrumente zur Versorgungssicherheit und zur langfristigen Stärkung der Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten. Der Einsatz eines eprocurement-systems benötigt eine systematische Aufbereitung aller Einkaufsinformationen durch effiziente Datenbanksysteme. Einmal installiert, produziert das System Reports und Analysen per Knopfdruck. Diese transparente Kostenübersicht schont Ressourcen und fördert die Flexibilität. Die Verschlankung der Prozesse ermöglicht die Konzentration auf das Wesentliche: eine effiziente, strategische Beschaffung. Abb. 2: Die drei Säulen der Optimierung

5 Zur Erkenntnis der Dinge braucht man nur zweierlei in Betracht zu ziehen, nämlich uns, die wir erkennen, und die Dinge selbst, die es zu Erkennen gilt. René Descartes Wir verdrängen keine Kompetenzen auf Ihrer Seite, wir ergänzen sie. Aber spezifischen Rat kann man nur geben, wenn man sich kennt. Laden Sie uns ein oder besuchen Sie uns zu einem unverbindlichen Orientierungsgespräch. Oder teilen Sie uns per Mail, Fax oder Post in Stichworten Ihr Anliegen mit wir antworten schnellstmöglich. GMVK Consulting Group GmbH Königsallee Düsseldorf Telefon: +49 (211) Telefax: +49 (211) Internet: