Bilanzieren mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro

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1 Bilanzieren mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Arbeitsunterlage

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und firmenbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Firmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /09-01 Bestell-Art.-Nr.: 37731

3 Vorwort Der Einsatz von DATEV-Programmen erleichtert Ihren Arbeitsalltag. Voraussetzung für ein erfolgreiches Arbeiten sind allerdings solides Grundlagenwissen und gute Kenntnisse im Umgang mit der jeweiligen Software. Die vorliegende Arbeitsunterlage vermittelt Ihnen die theoretischen Grundlagen bzw. den praxisbezogenen Einstieg in das Programm. Sie dient als Unterlage für ein Seminar, kann aber auch als Nachschlagewerk und täglicher Begleiter zum Programmeinsatz unabhängig von einem Seminar bezogen werden. Der Aufbau der Arbeitsunterlage orientiert sich an den Arbeitsabläufen in der Praxis; zahlreiche Übungen und Musterfälle machen die Arbeitsunterlage anschaulich. Die Inhalte sind leicht verständlich aufbereitet und können gut auf die tägliche Anwendungspraxis übertragen werden. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit unserem Weiterbildungsangebot. Informieren Sie sich doch auch zu unseren weiteren Wissensangeboten: Im Bestell-Manager und im Internet unter können Sie sich 24 Stunden täglich zu unseren Seminaren anmelden sowie weitere Lernmaterialien bestellen. Ihre Meinung ist uns wichtig Wir freuen uns über Ihre Anregungen und Verbesserungsvorschläge. Senden Sie diese einfach formlos an folgende Adresse: DATEV eg, B-W2, Nürnberg

4 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeine Grundlagen Überblick über den Jahresabschluss im DATEV-System Einheitliche Oberflächen in allen Programmen Inhaltsverzeichnis 1.3 Überblick DATEV Arbeitsplatz pro Oberfläche in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Überblick über die Hilfe Hinweise zum Selbststudium Mandanten Allgemeine Situation Muster GmbH, Mdt.-Nr Muster GmbH, Mdt.-Nr Jahresabschlussauswertungen Jahresabschlussauswertungen Unterstützung bei der Kontrolle der Werte Vorbereitende Tätigkeiten Mandant für die erstmalige Jahresabschlussbearbeitung eröffnen Bereiche anlegen Eröffnungsbilanz abstimmen Konten abstimmen Kontenabstimmliste Abschlusskonten Abschlussbuchungen Buchungsstapel anlegen Unterstützung bei der Buchungserfassung

5 6 Anlage- und Umlaufvermögen Anlagevermögen Inventarübersicht Soforterfassung Anlagenbuchführung Abschreibungen automatisch buchen Anlagenbuchführung mit der Finanzbuchführung abstimmen Auswertungen aus der Anlagenbuchführung Umlaufvermögen Kredite 43 Inhaltsverzeichnis 8 Steuern Nummernzusammenhang Umsatzsteuer Herkunftskennzeichen Schnittstellenfunktionsplan Körperschaftsteuer Jahresabschlussauswertungen aufbereiten und Berichte bearbeiten Jahresabschlussauswertungen aufbereiten Berichte bearbeiten Allgemeine Informationen Anhang für die Offenlegung erstellen

6 10 Abschließende Tätigkeiten Jahresabschlussauswertungen ausgeben Auswertungsumfang und Layout definieren Auswertungspakete Ausgabeformen Inhaltsverzeichnis 10.2 Gegenstandswert ermitteln und übergeben RZ-Dienstleistungen Jahresabschluss Senden ins DATEV-Rechenzentrum Abruf von Auswertungen aus dem DATEV-Rechenzentrum Jahresabschluss beim elektronischen Bundesanzeiger veröffentlichen Weitere Themen Zwischenabschluss Schneller Wechsel zwischen Schluss- und Zwischenbilanz Zwischenabschluss ohne Auswirkung auf die laufende Buchführung Konsolidierung Anlage des Empfängermandanten als Konsolidierungsmandant Konsolidierungskreis für den Jahresabschluss anlegen Jahresabschlusskonsolidierung durchführen Übersicht Analyse und Planung Abschluss analysieren Gestaltungsberatung Mehrjährige Prognosen erstellen Rating Verwalten der Bestände am PC sichern, löschen, einspielen Bestandsdienste Rechnungswesen Sichern/Einspielen von Mandantenbeständen Einspielen von Standarddaten Weitere Möglichkeiten zur Übernahme von Daten als Basis für die Jahresabschlusserstellung Datenübernahme aus dem DATEV-Rechenzentrum Datenübernahme aus nicht DATEV-Programmen Neuanlage eines Mandanten

7 11.6 Hilfesystem im Programm Ein erster Überblick der Schnelleinstieg Zentrales Hilfemenü Zusatzbereich Hilfe Aktuelles online Fachportal Rechnungswesen Servicekontakt Lösungen zu den Aufgaben 93 Inhaltsverzeichnis 5

8 1 Allgemeine Grundlagen 1.1 Überblick über den Jahresabschluss im DATEV-System 1.2 Einheitliche Oberflächen in allen Programmen 1.3 Überblick DATEV Arbeitsplatz pro 1.4 Oberfläche in DATEV Kanzlei- Rechnungswesen pro 1.5 Überblick über die Hilfe 1.6 Hinweise zum Selbststudium 7

9 1 Allgemeine Grundlagen DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro bietet eine umfassende Lösung für die Erstellung der Finanzbuchführung, der Offenen-Posten-Buchführung und des Jahresabschlusses. Haben Sie die Programme DATEV Anlagenbuchführung pro und DATEV Kostenrechnung pro im Einsatz, ist die Erstellung der Anlagenbuchführung und der Kostenrechnung in den Arbeitsablauf integriert. 8

10 1.1 Überblick über den Jahresabschluss im DATEV-System Die folgende Abbildung veranschaulicht, welche Programme für die Erstellung des Jahresabschlusses von Bedeutung sind und welche Zusammenhänge im Bereich des betrieblichen Rechnungswesens bestehen: Belegverwaltung online Speicherung digitaler Belege im DATEV-Rechenzentrum Bearbeitung digitaler Belege Eigenorganisation compact/classic/ comfort pro Speicherung digitaler Belege in der Kanzlei DATEV DMS revisionssichere Archivierung DATEV Branchenauswertungen Branchenvergleich Branchenübersicht Wirtschafts beratung Unternehmens - steuerung / -planung 1 Allgemeine Grundlagen Steuerberechnung und Steuererklärung Steuerrückstellungen / -vorauszahlungen Buchführung DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Jahresabschluss Analyse & Planung Bilanzbericht Erstellungsbericht: Übernahme Abschlussdaten Anhang und Lagebericht Anlagenbuchführung pro Abschreibung und Soforterfassung Inventare Kostenrechnung pro Planung und Controlling Zusatzmodule Liquiditätsvorschau Ratingreport Banken latente Steuern weitere Tools Lohn und Gehalt LODAS Lohnbuchungen Abschlussüberwachung Qualitätssicherung DATEV-Rechenzentrum Speicherung Archivierung Druck von Auswertungen elektronische Datenübermittlung Bank Ausgabe für Betriebsprüfung Rechnungswesen- Archiv-DVD Eigenorganisation compact / classic / comfort pro Gegenstandswerte ProCheck Checklisten mit Ablaufbeschreibungen Datenübermittlung Rating Unternehmensbewertung / - einschätzung Finanzamt UStVA Statistisches Bundesamt Bank RZ-Bankinfo / Archiv Zahlungsaufträge Bundesanzeiger Bundeszentralamt für Steuern ZM Microsoft Office 9

11 1.2 Einheitliche Oberflächen in allen Programmen 1 Allgemeine Grundlagen DATEV pro ist einheitlich aufgebaut. Wenn Sie sich einmal mit dem Aufbau vertraut gemacht haben, werden Sie sich in jedem DATEV pro-programm zurechtfinden. Die Arbeitsoberfläche besteht immer aus den gleichen Bereichen. 10

12 1.3 Überblick DATEV Arbeitsplatz pro Über den DATEV Arbeitsplatz pro erfolgt der zentrale Einstieg in alle Aufgaben und Prozesse. 1 Allgemeine Grundlagen Unter Hilfe finden Sie den Schnelleinstieg DATEV Arbeitsplatz, eine selbstablaufende Demo, die Ihnen einen Überblick über den Aufbau und die wichtigsten Funktionen des Programms gibt. Hier finden Sie Hilfen zum aktuellen Arbeitsbereich. Hier wählen Sie die Liste, die dann im Arbeitsbereich in der Mitte angezeigt wird. Die Liste Mandantenübersicht gibt einen Überblick über alle Mandanten Ihrer Kanzlei. Mit den Geschäftsfeldübersichten können Sie sich beispielsweise eine Übersicht der Mandanten anzeigen lassen, für die Sie den Jahresabschluss oder Steuererklärungen erstellen. Durch Doppelklicken auf den Mandanten rufen Sie den Bestand im jeweiligen Programm auf. Hier stellen Sie mit Hilfe eines Filters ein, welche Mandanten in der Liste angezeigt werden sollen. 11

13 Mit der standardmäßig eingestellten Schnellsuche können Sie entweder nach einem Namen oder einer Mandantennummer suchen. Nach Aktivierung des Kontrollkästchens Erweiterte Suche kann der Suchbereich eingeschränkt werden, z. B. auf alle Mandanten, die mit A beginnen. 1 Allgemeine Grundlagen Durch Klicken auf legen Sie einen neuen Mandanten an. Die Schnellinfo Stammdaten bietet einen Überblick über die Kommunikations- und Adressdaten. Über die Menüleiste können Sie weitere Schnellinfos, z. B. zur Dokumentenverwaltung, zu Fälligkeiten oder ProCheck einblenden. Die Schnellinfo Leistungsübersicht zeigt Ihnen, welche Leistungen Sie für den jeweiligen Mandanten erbringen. Unter Details finden Sie Zusatzinformationen wie den zuständigen Mitarbeiter. In der Programmsuche finden Sie Ihre DATEV-Programme. Ebenso können weitere von Ihnen genutzte Programme oder Dateien eingebunden werden. Im Zusatzbereich Kontextbezogene Links finden Sie Programmfunktionen, die Sie im aktuellen Arbeitszusammenhang unterstützen. Welche Links angeboten werden, hängt davon ab, wo Sie sich gerade befinden. Im Bereich der Mandantenübersicht sind das z. B. Funktionen wie Postausgang erfassen oder Dokument/Brief erstellen. Die Navigationsschaltfläche Wissensvermittlung ermöglicht Ihnen den zentralen Aufruf von DATEV LEXinform pro/datev Elektronisches Wissen pro und der Expertisen- und Gestaltungssysteme (sofern installiert). 12

14 Um Ihre Mandanten schnell im jeweiligen Aufgabengebiet zu öffnen, bieten sich die Geschäftsfeldübersichten an. Hier wird die Mandantenliste passend zum jeweiligen Aufgabengebiet aufbereitet. Situation: Der Jahresabschluss 2009 für den Mandanten Muster GmbH mit der Mandantennummer ist bereits erstellt. Sie möchten den Jahresabschluss 2009 nochmals öffnen, da Sie noch eine Auswertung benötigen. So öffnen Sie aus der Geschäftsfeldübersicht Jahresabschluss den Mandanten für die Jahresabschlussbearbeitung 1) Doppelklicken Sie in der Übersicht Unsere Kanzlei unter Geschäftsfeldübersichten im Ordner Rechnungswesen auf den Eintrag Jahresabschluss. Im Arbeitsbereich werden alle Mandanten angezeigt, für die bereits der Jahresabschluss angelegt wurde. Ein grünes Häuschen kennzeichnet alle Mandanten, die bereits auf DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro umgestellt wurden. 2) Erfassen Sie in der Schnellsuche Buchstaben des Mandantennamens oder die Mandantennummer. Die Trefferliste reduziert sich mit jeder Eingabe. Dabei werden die Treffer angezeigt, die den Suchbegriff im Wortstamm enthalten. 3) Doppelklicken Sie auf den gewünschten Mandanten (Muster GmbH, Mdt.-Nr , Jahr 2009). 1 Allgemeine Grundlagen Ergebnis: Der Jahresabschluss wird in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro geöffnet. 13

15 1.4 Oberfläche in DATEV Kanzlei- Rechnungswesen pro 1 Allgemeine Grundlagen Schnelle Navigation innerhalb der Aufgabengebiete: Die Navigationsschaltflächen ermöglichen Ihnen schnell zwischen den jeweiligen Aufgabengebieten zu navigieren. Ablauforientierte Abbildung in der Übersicht: Die Übersicht ermöglicht Ihnen, passend zum jeweiligen Aufgabengebiet schnell zu den wichtigen Programmfunktionen und Auswertungen zu navigieren. Die Übersicht Jahresabschluss bildet häufig genutzte Programmfunktionen ab, die Sie bei der Abschlusserstellung unterstützen. Sie ist ablauforientiert aufgebaut und nach Bilanzposten gegliedert. Alle Funktionen aus jedem Aufgabengebiet aufrufbar: Alle Programmfunktionen aus dem Navigationsbereich sowie alle weiteren Funktionen können Sie auch über die Menüleiste aufrufen. Es werden dort unabhängig welche Übersicht angezeigt wird alle Funktionen angeboten. So stehen unter dem Menüpunkt Auswertungen nicht nur die Jahresabschlussauswertungen, sondern zum Beispiel auch die Auswertungen für die Finanzbuchführung, die Anlagenbuchführung oder die Offene-Posten-Buchführung zur Verfügung. 14