Entwurf eines zweiten Gesetzes zur Änderung des Landesverwaltungsverfahrensgesetzes; hier öffentliche Anhörung und Stellungnahme

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1 Landtag Mecklenburg-Vorpommern Innenausschuss Der Vorsitzende Lennéstraße 1 (Schloss) Schwerin Bearbeiter: Bernd Anders Abteilung: Geschäftsführung Telefon: +49 (385) bernd.anders@ego-mv.de Aktenzeichen: Schwerin, 26. März 2014 Entwurf eines zweiten Gesetzes zur Änderung des Landesverwaltungsverfahrensgesetzes; hier öffentliche Anhörung und Stellungnahme Sehr geehrter Herr Vorsitzender, ich bedanke mich für die Möglichkeit im Rahmen einer öffentlichen Anhörung zum Entwurf eines zweiten Gesetzes zur Änderung des Landesverwaltungsverfahrensgesetzes Stellung nehmen zu dürfen. Allgemeine Informationen zum Zweckverband: Der Zweckverband Elektronische Verwaltung in Mecklenburg-Vorpommern ist ein Zweckverband im Sinne des 4. Teils der Kommunalverfassung für das Land Mecklenburg- Vorpommern (KV M-V) und bietet somit eine Möglichkeit der kommunalen Zusammenarbeit. Seit seiner Gründung des Verbandes im Jahre 2006 ist er eine feste Größe als zentraler Ansprechpartner rund um das kommunale E-Government im Land Mecklenburg- Vorpommern geworden. Derzeit sind 93 Kommunalverwaltungen Mitglied im Zweckverband. Der Zweckverband hat schwerpunktmäßig die Aufgabe E-Government-Technologien und -Lösungen für Städte, Ämter und amtsfreie Gemeinden sowie Landkreise in Mecklenburg- Vorpommern zu Verfügung zu stellen. Dabei liegt der Schwerpunkt auf Themen, die für alle Kommunen im Zusammenhang mit der Umsetzung von E-Government-Vorhaben auf der Basis der Freiwilligkeit oder auch durch Rechtsgrundlagen umgesetzt werden sollen. Der Verband wirkt dabei für mögliche Harmonisierung der IT-Verfahren bzw. der IT-Lösungen, ohne dabei in die Entscheidungskompetenzen der Verwaltungen einzugreifen. Durch die rasante Entwicklung im Bereich des E-Government ist der Zweckverband bemüht, zentrale Lösungen bzw. Infrastrukturen aufzubauen und zur Nutzung anzubieten. Zunehmend ist zu verzeichnen, dass für ebenenübergreifende Vorgänge Lösungen bzw. Infrastrukturen Seite 1 von 5

2 gemeinsam mit den Landesbehörden des Landes Mecklenburg-Vorpommern betrieben und genutzt werden (z.b. der Basisdienst TR-ESOR 1 ). Allgemeine Einschätzung über den Stand der elektronischen Verwaltungsarbeit in den Kommunalverwaltungen des Landes Mecklenburg-Vorpommern: Nach den uns vorliegenden Informationen verfügt mittlerweile jede Kommunalverwaltung über mindestens einen elektronischen Zugang per . Der weitaus größere Teil hat mitarbeiterbezogene adressen, sodass eine Kommunikation mit den Verwaltungsmitarbeitern zwischen Bürger, Unternehmen und Verwaltung bzw. Verwaltung zu Bürger und Unternehmen von fast jedem Arbeitsplatz der Kommunalverwaltung aus möglich ist. Weitere elektronische Zugänge haben die Verwaltungen durch das Bereitstellen von Formularen auf Ihren Internetseiten. Eine größere Anzahl von Verwaltungen hat sich eine D -Domain gesichert, so dass davon auszugehen ist, dass auch die Zugangseröffnung nach 2 des E-Government-Gesetzes (EGovG) per D durch diese Verwaltungen erfolgen wird. Zum anderen beabsichtigt der Zweckverband die Beschaffung eines landesweiten D Gateway für die Kommunalverwaltungen, an dem sich die Verwaltungen anschließen können. In Prüfung ist derzeit, ob dieser D gateway für Land und Kommunen gemeinsam betrieben wird. Weiterhin werden die auf den Webseiten der Kommunen befindlichen Formulare sukzessive mit der Funktionalität ausgestattet, dass der neue Personalweis (npa) mit seinem Identitätsnachweis zum Befüllen der Formulare und zum Absenden an die zuständige Verwaltung zum Einsatz kommen kann. Somit ist ein weiterer elektronischer Zugang nach 2 des EGovG realisiert. Bereits heute kann der npa mit dem freigeschalteten elektronischen Identitätsnachweis (eid, Onlineausweisfunktion) zur Beantragung personenstandrechtlicher Urkunden im zuständigen Standesamt genutzt werden. Dieses Verfahren ermöglicht es, personenstandsrechtliche Urkunden beim zuständigen Standesamt medienbruchfrei zu beantragen. Es wird unsererseits davon ausgegangen, dass ca. 50% der Kommunalverwaltungen über ein Dokumentenmanagementsystem verfügen. Dieses erlaubt es, einen Teil der Verwaltungsprozesse elektronisch abzuwickeln. Dies betrifft vorwiegend den Workflow innerhalb der Verwaltung. Somit wären diese Verwaltungen, auch auf Grund der Regelungen im EGovG und den beabsichtigten Regelungen des zweiten Gesetzes zur Änderung des Verwaltungsverfahrensgesetzes M-V, in der Lage, statt Hybridakten, durchgängige elektronische Akten zu führen. Bezogen auf den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen ist die derzeitige Praxis in den Kommunalverwaltungen jedoch so, dass in den meisten Fällen Hybridakten geführt werden. Das bedeutet, dass durch die vorhandene Rechtsunsicherheit Dokumente, die aus Sicht der Verwaltungsmitarbeiter im Original vorgehalten werden müssen, neben der Sachakte im Dokumentenmanagementsystem auch in Papier weiter vorgehalten werden. Das E-Government-Gesetz des Bundes sowie der vorliegenende Entwurf zur Änderung des Landesverwaltungsverfahrensgesetzes eröffnet nunmehr den Ersatz des Schriftformerfordernisses neben der qualifizierten elektronischen 1 Beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung nach der technischen Richtlinie des BSI Seite 2 von 5

3 Signatur auch den Einsatz von D und des neuen Personalausweises bzw. des elektronischen Aufenthaltstitels mit seinem sicheren Identitätsnachweis. Weiterhin werden Regelungen getroffen, um erforderliche Nachweise elektronisch bereitzustellen, die elektronische Aktenführung zu ermöglichen und in dem Zusammenhang auch die Überführung von Papierdokumenten durch Digitalisierung in die elektronischen Akten (E- Akte) zu ermöglichen. Wir begrüßen ausdrücklich den vorliegenden Gesetzentwurf. Jedoch halten wir es für unbedingt notwendig, dass das Verwaltungsverfahrensgesetz die Grundlage schaffen sollte, die zu einer einheitlichen Verwaltungspraxis in den Behörden des Landes und der Kommunen führt. Unsere Anmerkungen beziehen sich schwerpunktmäßig auf die Umsetzung des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung. Im 3 b Abs. 1 Satz 2 wird geregelt, dass bei elektronischer Aktenführung durch entsprechende Maßnahmen sicher zu stellen ist, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung sowie Aktennutzung durch andere Behörden und Gerichte eingehalten werden. Da in elektronischen Verwaltungsverfahren, bspw. im Falle der Übermittlung per D oder bei der Formularübermittlung mit angefügten Identitätsmerkmalen des neuen Personalausweises oder elektronischen Aufenthaltstitel, in den Sachakten auch Vorgänge mit angefügten bzw. eingebetteten elektronischen Signaturen, bzw. Identifikationsmerkmalen geführt werden, ist es dringend geraten, den Beweiswert der elektronisch übermittelten Dokumente sicher zu stellen. Wir halten es für wünschenswert, dass eine Regelung aufgenommen wird, die die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung in der elektronischen Welt sicherstellt. Dies ist nach unserer Auffassung nur in einem Langzeitspeicher mit Beweiswerterhaltung nach der technischen Richtlinie des Bundesamtes in der Informationstechnik, TR (TR-ESOR), möglich. Eine Beweiswerterhaltung nur in Dokumentenmanagementsystemen erscheint uns über die Zeiten der Aufbewahrungsfristen sehr fragwürdig. Zudem kann der Fall eintreten, dass durch die Verwaltung zu Produkten eines anderen Anbieters gewechselt wird. In diesem Fall ist davon auszugehen, dass der Beweiswert der im ehemaligen DMS abgelegten Dokumente verloren ist. Zum anderen schafft die Speicherung beweiswerterhaltender Dokumente und Daten einer Lösung nach der technischen Richtlinie TR-ESOR eine Unabhängigkeit der Verwaltung gegenüber den vorgeschalteten Fachverfahren (DMS bzw. andere Fachverfahren). Deshalb wird vorgeschlagen, in den 3 b Abs. 1 einen dritten Satz einzufügen, der wie folgt lauten könnte: Bei der elektronischen Aktenführung ist sicher zu stellen, dass Dokumente mit Aktenrelevanz, insbesondere jedoch die mit Dokumenten verbundenen Signaturinformationen bzw. Transportinformationen einer beweiswerterhaltenden Speicherung über den jeweiligen Aufbewahrungszeitraum sichergestellt sind. Seite 3 von 5

4 Generell ist anzumerken, dass sowohl in der Einführung als auch in der Begründung zum Gesetzentwurf mehrfach dargestellt wurde, dass er die tatsächliche Entwicklung aufgreift und Rechtssicherheit schafft. Insofern wird, im 3 b Abs. 2, den Gemeinden, Ämtern und Landkreisen sowie der sonstigen der Aufsicht des Landes unterstehenden Körperschaften auf der Basis der Freiwilligkeit die elektronische Aktenführung ermöglicht. Im Interesse einer einheitlichen Verwaltungspraxis wäre es wünschenswert, wenn die Betroffenen in Absatz 2 ebenfalls ihre Akten elektronisch führen sollten. Es wird deshalb folgende Formulierung für den 3 b Abs. 2 vorgeschlagen: Auch die Behörden der Gemeinden, Ämter und Landkreise sowie der sonstigen der Aufsicht des Landes unterstehenden Körperschaften sollen ihre Akten elektronisch führen. Absatz 1 Satz 1, 2, 3 2 und 3 c finden Anwendung. Zu 27a Das Wort zusätzlich im Gesetzestext wird für uns als problematisch angesehen. Es kann daraus gefolgert werden, dass es eine weitere Art der Veröffentlichung neben der elektronischen geben muss. Insofern unterbreiten wir den Vorschlag das Wort zusätzlich im Gesetzestext zu streichen Finanzierung für die Nutzung des Basisdienstes TR-ESOR Der Basisdienst TR-ESOR wird seit dem bereits im Personenstandswesen zur Führung der elektronischen Personenstandsurkunden und seit dem auch von Landesbehörden genutzt. Es wird deshalb vorgeschlagen, die Kosten des Betriebes für den Basisdienst TR-ESOR für die Behörden des Landes, der Gemeinden, Ämter und Landkreise, sowie der sonstigen der Aufsicht des Landes unterstehenden Körperschaften durch das Land zu finanzieren. Eine andere Überlegung wäre, für die Betriebsaufwendungen des Basisdienstes, eine Vorwegentnahme nach 11 FAG vorzunehmen. Begründung: Durch die rasante Entwicklung des E-Government, zunehmender elektronischer Kommunikation zwischen Bürgern, Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung und der damit verbundenen elektronischen Verwaltungsvorgänge, ist eine einheitliche Verwaltungspraxis von Land und Kommunen anzustreben. Auch sollten zukünftig die Verwaltungsvorgänge zwischen den Behörden unter Nutzung der Regelungen des EGovG und den beabsichtigten Änderungen des Verwaltungsverfahrensgesetzes, elektronisch abgewickelt werden 3 Insofern ist die Finanzierung eines Basisdienstes durch das Land, ggfls. durch gemeinsame Finanzierung über einen Vorwegabzug nach 11 FAG gerechtfertigt. 2 Nur für den Fall, dass ein Satz 3 wie von uns vorgeschlagen, eingefügt wird. 3 z.b. Vorlage von Nachweisen, Zulassung elektr. Dokumente bei Mittelanforderungen, Verwendungsnachweisen usw. (Kontoauszüge, Rechnungen usw.) Seite 4 von 5

5 Für Rückfragen stehe ich Ihnen gern zu Verfügung! Mit freundlichen Grüßen Bernd Anders Datum: :08 Uhr Bernd Anders Verbandsvorsteher Seite 5 von 5