Die Entwicklung eines Glossars (oder eines kontrollierten Vokabulars) für ein Unternehmen geht üblicherweise in 3 Schritten vor sich:

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1 Glossare 1 Inhalt 1 Inhalt Prozesse Eine kleine Zeittabelle Die ersten Schritte Die nächsten Schritte Die letzten Schritte Das Tool Beispiele Schritt: Abstimmung der Terms Abstimmen der Definitionen Das Endstadium Das fertige Glossar Eine kleine Statistik Prozesse Die Entwicklung eines Glossars (oder eines kontrollierten Vokabulars) für ein Unternehmen geht üblicherweise in 3 Schritten vor sich: 1.Erhebung der relevanten Wörter (Terms) 2. Erhebung von Definitionen 2.1. Abstimmung der Definitionen 3. Feststellen von Verweisen (Links) in den Wörtern und Definitionen 4. Publikation 5. Pflege des Glossars und dann wären da noch: Zwei gute Beispiele (nicht nur wegen dem Ersteller ;-): Credit Suisse Washington Post 3 Eine kleine Zeittabelle... 1

2 ... damit man weiss, was lange dauert ;-) Nehmen wir an, unser Zeitaufwand für die Gesamtfertigstellung des Glossars beträgt 100 %, dann brauchte jeder Schritt: Prozessschritt Zeit 1.Erhebung der relevanten Wörter (Terms) 5 % 2. Erhebung von Definitionen 20 % 2.1. Abstimmung der Definitionen 70 % 3. Feststellen von Verweisen (Links) in den Wörtern und Definitionen 5 % und dann wären da noch: Prozessschritt Zeit 4. Publikation > 1 % 5. Pflege des Glossars > 1 % 4 Die ersten Schritte damit man weiss, wie's geht ;-) 1.Erhebung der relevanten Wörter (Terms) 5 % Die Erhebung der Wörter geschieht i.d.r. mit fertigen, oder leicht zu erstellenden Wortlisten - entweder ist es eine Applikation, die nach Hilfetexten "schreit" oder man sammelt (und das ist nur eine erste Sammlung!) die Wörter an Hand einer vorher bestimmten Liste in 2-3 Meetings. Wir stellen Ihnen hierfür anwendungsbereite, datenbankbasierte Wortlisten (und Definitionen - doch dazu später) für z.b. die Automobil-, Medizin-, Versicherungs-, und Medienbranche in unserem Tools zur Verfügung. 2. Erhebung von Definitionen 20 % (Standard-) Definitionen liefern wir in den meisten Fällen mit. Auch bei Spezialbegriffen können Sie uns die Suche nach Definitionen in der Regel selbst überlassen. Wir greifen hierbei in unserem Tool mit verschiedenen Methoden der automatischen oder teilautomatischen Textextrahierung auf Dokumente zu und gewinnen so einen ersten Definitionsbestand. 5 Die nächsten Schritte... 2

3 ... damit man weiss, wo's lang geht ;-) 2.1. Abstimmung der Definitionen 70 % Abstimmungsprozesse sind langwierige Prozesse, je komplexer das Fachgebiet je mehr Experten ums länger dauert das Ringen um eine Definition. In komplexen Fachgebieten werden wir uns auch nicht auf EINE Definition verständigen können - es ist auch nicht nötig; wir arbeiten hier mit verschiedenen Domains - das sind die Sprachbereiche der einzelnen Fachgebiete. - Hier fällt es leichter eine gemeinsame Sprache zu finden. Das Tool unterstützt natürlich verschiedene Domains und macht es auch möglich, sich - quasi im Hintergrund - trotzdem über die Fachbereiche hinaus zu verständigen. Hierzu bereiten wir eine (geschäftsprozessbasierte) Ontologie, d.i. etwa ein logischer Zusammenhang zwischen den Begriffen und den Domains vor. Die Abstimmung verläuft in 3 Schritten: 1. Verabschiedung des gemeinsamen Wortvokabulars. 2. Verabschiedung der Definitionen zu den Terms. 3. Verabschiedung der Links (Relationen) der Terms untereinander. Das Tool generiert (automatisch) für jeden einzelnen Schritt und Geschäftsbereich die entsprechenden Wortlisten (in HTML- Formulare oder XML - also jeder Browser oder eine Applikation kann das anzeigen) mit der Möglichkeit, die Worte auszuwählen (über das Intra- oder Internet), bzw. den Definitionen zuzustimmen oder sie zu ändern. (Für die Beispiele müssen Sie einen Usernamen und Passwort haben - bekommen Sie hier) Die Änderungen werden automatisch (mit Protokollierung: Wer, Wann) in die Datenbank geschrieben. 6 Die letzten Schritte damit man weiss, wie's fertig wird ;-) 3. Feststellen von Verweisen (Links) in den Wörtern und 5 % Definitionen Links auf rein semantischer Ebene bildet das Tool automatisch ab, die logischen oder geschäftlichrelevanten Beziehungen (sofern sie nicht semantisch oder in der Ontologie gegeben sind), müssen nachgepflegt werden. 3

4 und danach wären da noch: 4. Publikation > 1 % Die Publikation des fertigen Glossars im Intra- oder Internet - aber das haben Sie sich schon gedacht - übernimmt das Tool, mit Ihrem Styleguide oder Wunschvorstellungen. Eine Ausgabe (auch von Teilen des Glossars) im XML oder PDF -Format (für Printmedien) ist genauso möglich. 5. Pflege des Glossars > 1 % Die Pflege des Glossars (nach meinen Erfahrungen 1 lässt der Pflegeaufwand - und Interesse - nach dem ersten Jahr rapide nach) wird über das Intra- bzw. Internet rollenbasiert erledigt. Auch hierfür haben wir ein Tool ;-), das Sie so - ganz nebenbei - auch für Ihre Metadaten und im Rahmen Ihrer Records Management Policy benutzen können. (Für die Beispiele müssen Sie einen Usernamen und Passwort haben - bekommen Sie hier) 7 Das Tool damit man weiss, wie's hämmert ;-) Sie wählen sich die Datenbank aus, an der Sie arbeiten wollen. Diese Auswahl ist rollenbasiert. Sie haben die Möglichkeit eine Strukturierung (einen hierarchischen Baum) vorzunehmen - diese Strukturierung bestimmt dann auch die Zuordnung (Relation) zu anderen Begriffen und Domains. 1 z.b.: Credit Suisse Washington Post 4

5 Definitionen und Terms können Sie mit einem Klick aus unserer Datenbank übernehmen. Eine HTML-Vorschau wird automatisch generiert. Sie haben über den integrierten Webbrwoser auch direkten Zugriff auf externe Datenbanken (die Verweise sind integriert, Sie können sie jedoch um eigene erweitern). 5

6 Mit Hilfe des integrierten Browsers fragen Sie direkt externe Dictionary-Datenbanken ab und können so Definitionen checken, bzw. neue eingeben. 6

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8 8 Beispiele 8.1 Schritt: Abstimmung der Terms 8

9 8.2 Abstimmen der Definitionen 9

10 8.3 Das Endstadium 10

11 8.4 Das fertige Glossar 8.5 Eine kleine Statistik 11