SAP License Compliance & Audit Vortrag Arbeitskreis SAP Franken. 14. Oktober 2015

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1 SAP License Compliance & Audit Vortrag Arbeitskreis SAP Franken 14. Oktober 2015

2 Agenda Das Lizenzmodell der SAP Nutzung von SAP Software (kurze Begriffsbestimmung) Die SAP Vermessung Empfehlungen zur Vorbereitung auf die Vermessung Fragen und Antworten 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 2

3 Das Lizenzmodell(e) der SAP 1 Regelfall: Die Nutzungsrechte für die Software werden als eine Kombination aus Definierten Nutzern (Named User) und Package-Nutzungsrechten erworben. Beispiel: Erwerb des ERP Package und zusätzlicher Erwerb von Professional Usern. Named User Lizenz + Package (Engine) Lizenz 2 Ausnahme: Package Lizenzierung ausreichend, z.b. in B2C Szenarien sind Konsumentennutzungsrechte im Package enthalten, bzw. bei Technologie- und Analytics gilt die Userlizenzvoraussetzung nicht. Package (Engine) Lizenz Beispiel: SAP Dataservices wird auf Basis von max. zur Verfügung stehenden Cores lizenziert SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 3

4 Nutzung von SAP Software Definition Nutzung Explizites Nutzungsrecht Indirekte Nutzung SAP PKL (Stand Juli 2015, Seite 11): Nutzung bezeichnet die Ausführung der Prozessfunktionen der Software, das Laden, das Ausführen, der Zugriff auf, die Verwendung der Software oder das Anzeigen von Daten, die aus diesen Funktionen hervorgehen. Die Nutzung kann über eine Schnittstelle, die mit der Software oder als Teil der Software ausgeliefert wurde, über eine Schnittstelle des Auftraggebers oder eines Drittanbieters oder über ein anderes zwischengeschaltetes System erfolgen; Auszug SAP AGB (Stand Mai 2014): Der Auftraggeber darf die vertragsgegenständliche SAP Software nur in dem Umfang nutzen, der vertraglich festgelegt ist. Die Nutzungsbefugnis ist auf die vertragsgegenständliche SAP Software im dort geregelten Umfang beschränkt, auch wenn der Auftraggeber technisch auf andere Softwarekomponenten zugreifen kann [ ] Die Nutzung der vertragsgegenständlichen SAP Software kann über eine Schnittstelle, die mit der SAP Software oder als Teil der SAP Software ausgeliefert wurde, über eine Schnittstelle des Auftraggebers oder eines Drittanbieters oder über ein anderes zwischengeschaltetes System erfolgen. Der Auftraggeber muss insbesondere für alle Personen, die die vertragsgegenständliche SAP Software (direkt und / oder indirekt) nutzen über die erforderlichen Nutzungsrechte, wie in der PKL näher definiert, verfügen. Geschäftspartnern ist die Nutzung ausschließlich durch Bildschirmzugriff auf die vertragsgegenständliche SAP Software und nur in Verbindung mit der Nutzung durch den Auftraggeber gestattet und die Nutzung zur Abwicklung von eigenen Geschäftsvorfällen untersagt SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 4

5 oder Funktionalität oder Funktionalität entw. lesen oder schreiben oder Dialog oder Funktionalität Nutzung von SAP Software (1) 1 Direkte Nutzung 2 Indirekte Nutzung Non SAP 3 Direkte / indirekte Nutzung Non SAP 4 Ausnahme: manueller Austausch (keine Schnittstellen zu anderen Verarbeitungssystemen) statischer Dokumente (keine Update, Drilldown o.ä. Funktionalitäten vorhanden) In der Regel lizenzierungspflichtige Szenarien 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 5

6 Nutzung von SAP Software (2) 5 Add-On (Erweiterung) 6 BW Daten in Non-SAP System Add-On Non SAP NW Basis SAP BW NW Foundation for 3rd Party Use, ggf. bei indirekter Nutzung von SAP auch SAP User/Package Lizenz notwendig. SAP OpenHub Lizenz notwendig 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 6

9 Die SAP Vermessung Auszug SAP AGB (Stand Mai 2014) Recht zur Vermessung Remote / Vor- Ort Vermessung unter Voraussetzungen SAP Anspruch auf Software Zukauf; 3.2 SAP ist berechtigt, die Nutzung der vertragsgegenständlichen SAP Software (grundsätzlich einmal jährlich) und in Übereinstimmung mit SAP-Standardverfahren (wie in der PKL beschrieben) durch Vermessung zu überprüfen. Vermessungen finden regelmäßig in der Form von Selbstauskünften unter Einsatz der von SAP zur Verfügung gestellten Vermessungstools statt. SAP kann auch Remote-Vermessungen durchführen, soweit die Selbstauskunft verweigert wurde, oder soweit sie keine aussagefähigen Ergebnisse lieferte und objektive Anhaltspunkte für eine Rechtsverletzung durch den Auftraggeber bestehen. SAP kann ausnahmsweise Vermessungen vor Ort durchführen, soweit die Remote-Vermessung verweigert wurde, oder soweit sie keine aussagefähigen Ergebnisse lieferte und objektive Anhaltspunkte für eine Rechtsverletzung durch den Auftraggeber bestehen. Der Auftraggeber kooperiert bei der Durchführung solcher Vermessungen in angemessener Weise mit SAP, insbesondere indem er SAP bei Remote-Vermessungen und bei Vermessungen vor Ort im erforderlichen Umfang Einblick in seine Systeme gewährt. Vermessungen vor Ort kündigt SAP mit angemessener Frist an. Den Vertraulichkeitsinteressen des Auftraggebers sowie dem Schutz seines Geschäftsbetriebs vor Beeinträchtigung wird in angemessener Weise Rechnung getragen. Die zumutbaren Kosten der Vermessung durch SAP werden vom Auftraggeber getragen, wenn die Vermessungsergebnisse eine nicht vertragsgemäße Nutzung aufzeigen. 3.3 Ergibt sich bei einer Vermessung oder in anderer Weise, dass die Nutzung der vertragsgegenständlichen SAP Software durch den Auftraggeber über die vertraglichen Vereinbarungen hinausgeht, ist ein Vertrag mit SAP über den Zukauf abzuschließen. SAP behält sich insoweit vor, vereinbarte Rabatte, die über die in der PKL geregelten Mengenrabatte hinausgehen, in diesem Fall nicht zu gewähren. Ab-schnitt 3.1 Satz 2 und 3 gelten entsprechend. Schadensersatz und die Geltendmachung von Verzugszinsen gemäß Abschnitt bleiben vorbehalten SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 9

10 Der Ablauf der SAP Standard Vermessung SAP fordert Kunde auf Daten Erhebung Rücksendung In der Regel jährlich mit 4 Wochen Abgabefrist basierend auf vergebenen Installationsnummern Vermessung durch Kunde (USMM, LAW 2.0, Beantwortung des Selbsterklärungsfragebogens für nicht automatisiert vermessbare Produkte Upload / Protokolldateiversand an SAP Rücksendung Selbsterklärungsfragebogen Extended Audit (Remote/Onsite) Ggf. Details klären Feststellung / Klärung offener Punkte mit dem Kunden Ggf. Einbindung SAP Sales / SAP License Compliance Auswertung Gegenüberstellung Lizenzbestand mit festgestellter Nutzung Compliance / Nicht-Compliance Extended Audit (Remote/Onsite) 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 10

11 Empfehlungen zur Erhaltung der Compliance 1. SAP Preisliste und SAP AGB studieren. 2. Anleitung zur Systemvermessung studieren. 3. Regelmäßiger Besuch des SAP Service Marketplace und der dort verlinkten SAP License Auditing Website durch Mitarbeiter des SAP CCoE. 4. Durchführung einer internen Vermessung einmal pro Monat. 5. Nutzung der LAW2 zur Konsolidierung. 6. Prozess bei nutzungsrechtsrelevanten Veränderungen von Mitarbeitern (Eintritt, Austritt, Rollenänderung) etablieren. 7. Prozess zur schriftlichen ggf. vertragsergänzenden Regelung von geplanten Nutzungsausweitungen etablieren ( wir planen eine Schnittstelle zwischen unserem Non-SAP CRM und SAP ERP ) 8. Internen Leitfaden zur rollenbasierten Administration und Klassifikation von SAP Nutzern erstellen Rolle X in Abteilung Y benötigt Nutzungsrecht Z, und ggf. mit SAP abstimmen. 9. Im Fall einer umfänglichen, komplexen Vertrags- und Nutzungsrechtshistorie kann eine Vertragskonsolidierung angeraten sein SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 11

12 Empfehlungen für die Vorbereitung des SAP Lizenzaudit 1. Pflege der aktuellen Systemlandschaft im Servicemarketplace insbes. Stilllegung von Systemen und deren Status (Entwicklung, Test, Produktion, JAVA). 2. Beim Einsatz von Tools zur automatisierten Lizenzadministration / -optimierung diese auf ihre SAP Lizenzrechtskonformität überprüfen. 3. Prüfung und ggf. Abschaltung der Mehrfachanmeldemöglichkeit einer SAP User-ID. 4. Beachtung der Regularien zur Lizenzübertragung von Person A auf Person B (zulässig z. B. wenn der Definierte Nutzer aufgrund von Krankheit oder Urlaub abwesend ist oder das Beschäftigungsverhältnis beendet wurde). 5. Anlage von Testnutzer auf Produktiv-Systemen sind im Vorfeld der Anlage durch SAP zu genehmigen. 6. Kreis von nutzungsberechtigten Unternehmen; Abwicklung von internen Geschäftsvorfällen des Erwerbers der Nutzungsrechte und mit diesem verbundenen Unternehmen. 7. An SAP angebundene Drittsysteme/Schnittstellen auf Nutzung und entsprechend ausreichende Lizenzierung prüfen SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 12

13 Fragen und Antworten

14 Fragen und Antworten Frage SAP hat den SAP Limited Professional User aus dem Sortiment genommen, was ist der Ersatz? Wie entscheidet man korrekt, welche Lizenz ein User braucht. Es gibt zwei Kriterien: (1) Anzahl der verschiedenen Transaktionen, (2) Häufigkeit der Nutzung -> hohe Nutzung weniger verschiedener Transaktionen vs. viele Transaktionen bei wenig Nutzung? Welche Rolle spielen Non-SAP-TCD s für den zu wählenden Lizenztyp (eig. ABAP s, eig. Queries als TCD s, generische Produkte von Drittlieferanten)? Antwort I.d.R. der SAP Professional User (vgl. jedoch SAP PKL 2015/3 S. 24 ff.) I.d.R. ist ausschließlich die Art der genutzten Transaktionen für die Nutzerkategorisierung relevant SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 14

15 Fragen und Antworten Frage Kosten: Datenbankzuschläge, Wartungsvarianten (Standard/Enterprise?), voraussichtl. Entwicklung der Preise? Runtime Databases (Quelle SAP PKL 2015/3) SAP HANA, Runtime edition for Applications & SAP BW - Install Base HSAV 15% SAP HANA, Runtime edition for Applications & SAP BW - New/Subsequent HSAV 15% SAP HANA, Runtime edition for Applications & SAP BW - Users Users 15% SAP HANA, Runtime edition for SAP BW - install base HSAV 8% SAP HANA, Runtime edition for SAP BW - New/Subsequent HSAV 8% SAP HANA, Limited Runtime edition for Applications HANA Apps Only HSAV 15% SAP MaxDB SAV 5% SAP ASE Runtime Edition SAV 8% MS SQL Server Enterprise Edition SAV 8% DB2 Advanced Enterprise Server Edition for Linux, Unix and Windows SAV 15% Oracle DB SAV 19% DB2 for z/os SAV 13% Migration from Informix to DB2 Enterprise Edition for Linux, Unix, Windows SAV 1% Oracle Extended License Package SAV 3% DB2 for NW Found. 3rd party (Enterprise Server Edition for Linux, Unix, Windows ) SAV 15% Support Offerings (Quelle SAP PKL 2015/3) SAP Standard Support Contract price 19% SAP Enterprise Support Contract price 22% SAP Product Support for Large Enterprises Contract price 17% 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 15