EU-Bildungsprogramm für lebenslanges Lernen (PLL) LEONARDO DA VINCI Innovationstransferprojekte. Benutzeranleitung für die Abrechnungstabellen

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1 EU-Bildungsprogramm für lebenslanges Lernen (PLL) LEONARDO DA VINCI Innovationstransferprojekte Benutzeranleitung für die Abrechnungstabellen

2 Folgende Hinweise sollen Ihnen bei der Handhabung der Abrechnungstabelle helfen. Eingearbeitet wurden die Erfahrungswerte mit den Abrechnungstabellen der Vorjahre. I. Tabellenblatt Identifikation 1. Auf dem ersten Blatt (Identifikation) können Sie die Sprachversion der Tabellen auswählen. Tragen Sie bitte anschließend Ihre Projektnummer und die Laufzeit Ihres Projektes ein. Die Nummer der Vereinbarung betrifft den Vertrag zwischen der NA und der EU-Kommission und ist daher vorgegeben. In dieser Tabelle sind alle gelb hinterlegten Bereiche geschützt und werden automatisch ausgefüllt. II. Tabellenblatt G.1 (a+b+c) 2. In Tabelle G.1.a tragen Sie bitte in Abschnitt I. Zuschüsse Ihre Einnahmen gem. der Vereinbarung (Konsolidiertes Budget) ein.

3 3. In die gleiche Tabelle tragen Sie bitte im Abschnitt II. Sonstige Projekteinahmen Ihre sonstigen Einnahmen, bestehend aus Eigenmitteln, erwirtschafteten Zinsen und andern Einnahmen, ein. 4. In die Tabelle G.1.b Gesamtkosten des Projektes tragen Sie bitte die veranschlagten Kosten gem. Vereinbarung (Konsolidiertes Budget) ein. 5. In die Tabelle G.1.c tragen Sie bitte zusätzlich zu den max. Gemeinschaftsbeiträgen (- in %) laut Vereinbarung auch die erhaltenen Vorfinanzierungstranchen durch die Nationale Agentur ein.

4 6. Bitte denken Sie unbedingt daran die Gesamtabrechnung auf dieser Seite zu unterschreiben. Die Unterschrift muss von der unterschriftsberechtigten Person in Ihrer Einrichtung geleistet werden. Die Angabe des Datums ist ebenfalls von Bedeutung. III. Tabellenblatt G.2 (a+b) 7. Im Abschnitt I. Einnahmen tragen Sie bitte die Einnahmen sofern zutreffend - der einzelnen Partner ein (die Zeile Leonardo da Vinci wird automatisch ausgefüllt). 8. Im Abschnitt II. Sonstige Projekteinnahmen tragen Sie die entsprechenden Einnahmen aufgeschlüsselt nach Partnern ein. 9. Im Abschnitt G.2.b werden die Werte aus dahinterliegenden Tabellenblättern übertragen. Sie müssen lediglich unter IV. die indirekten Kosten eintragen.

5 10. Die Daten im Abschnitt G.2.c werden aus dem Tabellenblatt G.2 (c) automatisch übernommen. IV. Tabellenblatt G.2 (c) 11. In diese Tabelle werden die Daten des Mitteltransfers an die Partner eingetragen. Bitte achten Sie darauf, dass in diesem Tabellenblatt, wie auch in allen anderen Tabellenblättern, die Angabe der Partnernummer obligatorisch ist. Die Partnernummer dient als Verweis für die Übertragung der Werte aus verschiedenen Tabellenblättern in die Übersichtstabellen. Darüber hinaus muss die Partnernummer in Form von Ziffern 1 bis n eingegeben werden, d. h. ohne Zusätze wie P, PT usw.. Die Aufzählung der Partner beginnt in der Abrechnungstabelle mit der Ziffer 1. Das heißt, der Projektkoordinator erhält entgegen der Partnerliste die Ziffer 1. Die folgenden Partner erhalten die fortlaufende Ziffer.

6 In den weiteren Spalten dieser Tabelle tragen Sie bitte die tatsächlich transferierten Mittel an die Partner, unter Angabe von Zahlungsdatum und Währung, ein (Auswahl über Dropdown- Liste). V. Tabellenblatt G In dieses Tabellenblatt tragen Sie bitte die Personalkosten pro Partner und Person ein (Länderkode: Auswahl über Dropdown-Liste). Bitte denken Sie daran, dass auch in diesem Tabellenblatt die Angabe der Partnernummer obligatorisch ist. Die Partnernummer dient als Verweis für die Übertragung der Werte aus verschiedenen Tabellenblättern in die Übersichtstabellen. Darüber hinaus muss die Partnernummer in Form von Ziffern 1 bis n eingegeben werden, d. h. ohne Zusätze wie P, PT usw. Ansonsten wird bei lückenhafter Eingabe der Partnernummer die Summe der angegebenen Werte in den entsprechenden Zellen nicht richtig gebildet und nicht in die Tabelle G.2.c übertragen. In den weiteren Spalten dieser Tabelle müssen Sie bitte Angaben zum Zeitraum der Tätigkeiten pro Partner und Person tätigen. Für diesen angegebenen Zeitraum muss die Anzahl der Arbeitstage (Vollzeitäquivalent) eintragen werden.

7 Die tatsächlichen Personalkosten pro Partner und Person tragen Sie bitte in die Spalte J (Tägliche Vergütung) pro Tag ein. Bitte dokumentieren Sie auf einem gesonderten Ergänzungsblatt, welche Methode zur Berechnung der Personalkosten im Rahmen des Projekts angewandt wurde. Diese sollte sich auf bestehende Dokumente stützen und auf Anfrage nachgewiesen werden können. VI. Tabellenblatt G In diese Tabelle tragen Sie bitte für jeden Partner jede einzelne Reise pro Reisenden ein. Ergänzen Sie bitte diese Daten mit der Dauer der Reise unter Angabe des Beginn- und Enddatum der Reise sowie Anzahl der Übernachtungen. Nach Eingabe der Stadt der Abreise wählen Sie bitte aus der Dropdown-Liste das Land der Abreise aus. Ergänzen Sie bitte die Angaben um das Reiseziel (analog Abreise). Machen Sie dann Angaben zum Zweck der jeden einzelnen Reise und zu den benutzten Verkehrsmitteln. Tragen Sie in die entsprechenden Spalten die tatsächlichen Fahrt- und Aufenthaltskosten ein. Bitte achten Sie darauf, dass in diesem Tabellenblatt wie auch in allen anderen Tabellenblättern die Angabe der Partnernummer obligatorisch ist. Die Partnernummer dient als Verweis für die Übertragung der Werte aus verschiedenen Tabellenblättern in die Übersichtstabellen.

8 Darüber hinaus muss die Partnernummer in Form von Ziffern 1 bis n eingegeben werden, d. h. ohne Zusätze wie P, PT usw. Ansonsten wird bei lückenhafter Eingabe der Partnernummer die Summe der angegebenen Werte in den entsprechenden Zellen nicht richtig gebildet und nicht in die Tabelle G.2.c übertragen. VII. Tabellenblatt G Dieses Tabellenblatt gibt die Ausgaben für die Ausrüstung, die im Zusammenhang mit der Projektdurchführung angeschafft wurde, wieder. Die Ausgaben für Infrastruktur, Verbrauchsmaterialien und Bürobedarf (u. a. IT-Ausrüstung, Software) gehören in die Kategorie indirekte Kosten. Nach Eingabe der Partner-Nr. tragen Sie bitte die Bezeichnung bzw. die Art und Spezifikation der Ausrüstungsgegenstände ein. Zudem muss der Zweck des Ausrüstungsgegenstandes eingetragen werden. Gegebenenfalls erläutern Sie bitte auf einem gesonderten Ergänzungsblatt den Zweck (Notwendigkeit der Anschaffung) der eingegebenen Ausrüstungsgegenstände. Danach wird die Nutzungsdauer der Ausrüstung für das Projekt eingetragen. Diese Dauer muss nicht identisch mit der Projektdauer sein und kann kürzer ausfallen. Die Abschreibungsdauer der Ausrüstung muss der tatsächlichen/realen Abschreibungsdauer entsprechen. Sie darf in keinem Fall kleiner oder gleich der Projektdauer sein. Bei der Anschaffung ist darauf zu achten, dass diese innerhalb der Projektlaufzeit getätigt werden muss und u. a. durch das Rechnungsdatum zu belegen ist. Der Nutzungsanteil für das Projekt muss in % angegeben und bei Nachfrage nachgewiesen werden können.

9 Bitte achten Sie darauf, dass in diesem Tabellenblatt wie auch in allen anderen Tabellenblättern die Angabe der Partnernummer obligatorisch ist. Die Partnernummer dient als Verweis für die Übertragung der Werte aus verschiedenen Tabellenblättern in die Übersichtstabellen. Darüber hinaus muss die Partnernummer in Form von Ziffern 1 bis n eingegeben werden, d. h. ohne Zusätze wie P, PT usw. Ansonsten wird bei lückenhafter Eingabe der Partnernummer die Summe der angegebenen Werte in den entsprechenden Zellen nicht richtig gebildet und nicht in die Tabelle G.2.c übertragen. VIII. Tabellenblatt G Nach Eingabe der Partner-Nr. tragen Sie bitte die Bezeichnung bzw. den Posten der Sonstigen Kosten ein. Zudem muss der Zweck der Sonstigen Kosten eingetragen werden. Gegebenenfalls erläutern Sie bitte auf einem gesonderten Ergänzungsblatt den Zweck (Notwendigkeit der Ausgabe) der eingegebenen Sonstigen Kosten. Bei der Ausgabe ist darauf zu achten, dass diese innerhalb der Projektlaufzeit angefallen ist und u. a. durch das Rechnungsdatum zu belegen ist. Der Nutzungsanteil für das Projekt muss in % angegeben und bei Nachfrage nachgewiesen werden. Bitte achten Sie darauf, dass in diesem Tabellenblatt wie auch in allen anderen Tabellenblättern die Angabe der Partnernummer obligatorisch ist. Die Partnernummer dient als Verweis für die Übertragung der Werte aus verschiedenen Tabellenblättern in die Übersichtstabellen. Darüber hinaus muss die Partnernummer in Form von Ziffern 1 bis n eingegeben werden, d. h. ohne Zusätze wie P, PT usw. Ansonsten wird bei lückenhafter Eingabe der Partnernummer die Summe der angegebenen Werte in den entsprechenden Zellen nicht richtig gebildet und nicht in die Tabelle G.2.c übertragen. IX. Tabellenblatt G In Tabelle G.7 tragen Sie bitte die Ausgaben, die für die Aufträge an externe Dienstleister angefallen sind, ein. Hier dürfen keine Personalkosten der am Projekt beteiligten Partner angesetzt werden. Auch hierbei müssen die Aufträge innerhalb des Förderzeitraums liegen. Das Management und die Administration des Projektes dürfen nicht extern in Auftrag gegeben werden. Die Ausgaben für die Unterverträge dürfen 30% der gesamten Direktkosten des Projektes nicht übersteigen.

10 Bei der Vergabe der Aufträge an Externe ist folgendes zu beachten: Für Verträge mit einem Volumen unter EUR muss die Rechnung vorliegen. Für Verträge mit einem Volumen von bis müssen mindestens drei Angebote und die Rechnung vorliegen. Für Verträge mit einem Volumen von bis müssen mindestens fünf Angebote und die Rechnung vorliegen. Für Verträge mit einem Volumen von mehr als muss gem. dem nationalen Ausschreibungsverfahren der Auftrag ausgeschrieben werden. Bitte achten Sie darauf, dass in diesem Tabellenblatt wie auch in allen anderen Tabellenblättern die Angabe der Partnernummer obligatorisch ist. Die Partnernummer dient als Verweis für die Übertragung der Werte aus verschiedenen Tabellenblättern in die Übersichtstabellen. Darüber hinaus muss die Partnernummer in Form von Ziffern 1 bis n eingegeben werden, d. h. ohne Zusätze wie P, PT usw. Ansonsten wird bei lückenhafter Eingabe der Partnernummer die Summe der angegebenen Werte in den entsprechenden Zellen nicht richtig gebildet und nicht in die Tabelle G.2.c übertragen. Abschließende Anmerkungen: Die Abrechnungstabelle muss (von Zeichnungsbefügtem) unterschrieben und datiert per post an die Nationale Agentur geschickt werden. Gleichzeitig muss die gleiche Abrechnungstabelle in elektronischer Form (als unverändertes Excel-Format) der Nationalen Agentur (per oder auf Datenträger) zugeleitet werden. Bitte denken Sie daran, spätestens bei der Übermittlung Ihrer Abrechnung bzw. Ihres Berichtes die Daten Ihres Projektes in der Projekt- und Produktdatenbank ADAM ( die als Verbreitungsplattform für LEONARDO-Projekte konzipiert ist zu aktualisieren. Bei Fragen zu ADAM wenden Sie sich bitte an: ADAM-Info@bibb.de.