Pflichtfelder für Eingangsrechnungen der ENERCON Gruppe

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1 Pflichtfelder für Eingangsrechnungen der ENERCON Gruppe Pflichtfelder_Codes_Enercon.doc crossinx GmbH 2010 Seite 1 von 8

2 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemein Definition Einzel- / Sammelrechnung Einführung Kodierung der Pflichtfelder Pflichtfeld Codes... 5 Pflichtfelder_Codes_Enercon.doc crossinx GmbH 2010 Seite 2 von 8

3 1 Allgemein Das Dokument wendet sich an Firmen welche strukturierte Daten übertragen. Nutzer der Web-Rechnung und der Druckertreiber benötigen diese Informationen nicht, da beide Technologien die Pflichtfelder empfängerspezifisch vorschreiben. 1.1 Definition Einzel- / Sammelrechnung Als Einzelrechnung wird eine Rechnung bezeichnet, welche sich auf genau eine Kundenbestellung bezieht. Die Rechnung kann, muss aber nicht, einen konkreten Bezug zu einer im System des Kunden generierten Bestellung aufweisen. Deshalb wird zwischen Rechnungen mit bzw. ohne Bestellbezug unterschieden, die auf Seite der Rechnungsempfänger unterschiedliche Abwicklungsprozesse erfordern. Als Einzelrechnung wird auch die Teilabrechnung einer Bestellung betrachtet. Als Sammelrechnung wir eine Rechnung bezeichnet, welche Beträge für mehrere Bestellungen einfordert. Enercon möchte ausdrücklich Einzelrechnungen empfangen und akzeptiert keine Sammelrechnungen Enercon ist auch in der Lage, sogenannte Nullrechnungen zu empfangen. 2 Einführung Jeder Rechnungsempfänger benötigt ein Mindestmaß an Informationen um elektronische Rechungen anzunehmen und weiter zu verarbeiten. Möchte ein Lieferant seine Rechnungen elektronisch versenden, so muss er, abhängig vom Datenempfänger, unterschiedliche Pflichtinformationen liefern. Wenngleich sich die benötigten Informationen seitens der Lieferanten in der Regel nur geringfügig unterscheiden empfiehlt es sich, möglichst umfangreiche Daten zu übertragen. Jedes Mal wenn ein neuer Kunde angebunden wird und der Lieferant Daten an diesen Kunden senden möchte, wird geprüft, ob die Mindestanforderungen des neuen Kunden vom Lieferanten erfüllt werden. Falls nicht, muss der versendete Datensatz ggf. durch den Lieferanten erweitert werden, was Zeit in Anspruch nimmt und häufig auf Seite des Lieferanten mit weiteren Kosten verbunden ist, z.b. für Programmänderungen durch den lokalen IT-Provider. Diese Kosten spart man sich wenn alle Informationen schon enthalten sind. 2.1 Kodierung der Pflichtfelder Crossinx bietet mehrere Standardformate an, welche der Lieferant zu einem vergünstigten Preis nutzen kann. Um die Pflichtfelder innerhalb dieser Standardformate darzustellen wurden Pflichtfeld Codes eingeführt, welche in den Formatbeschreibungen der Standardformate zu finden sind. Wenn Sie sich für ein Standardformat entschieden haben müssen Sie also sicherstellen, dass alle Pflichtfelder des Empfängers gefüllt werden. Sie haben also auf der einen Seite die in dieser Datei befindliche Liste der Pflichtfelder und auf der anderen Seite das Standardformat, in welchem gekennzeichnet ist, wo die Pflichtfelder abgebildet werden. Pflichtfelder_Codes_Enercon.doc crossinx GmbH 2010 Seite 3 von 8

4 Crossinx wertet nur die in den Formatbeschreibungen angegebenen Felder aus. Sofern ein Format (z.b. Edifact) weitere Datenfelder erlaubt, können diese gesendet werden. In der Verarbeitung indes werden sie ignoriert. Crossinx behält sich vor bei Bedarf weitere Datenfelder in die Standardformate zu integrieren. Wenn Sie die Pflichtfelder in anderen Bereichen der Formate unterbringen möchten oder ganz andere Formate nutzen möchten, dann handelt es sich um ein individuelles Format. Auch in einem individuellen Format müssen die Pflichtinformationen zu finden sein. Pflichtfelder_Codes_Enercon.doc crossinx GmbH 2010 Seite 4 von 8

5 3 Pflichtfeld Codes Plichtfeld Die folgende Tabelle zeigt alle Felder, welche für den elektronischen Datenaustausch benötigt werden. In der Spalte Bemerkungen werden die Anforderungen bei Bedarf erläutert bzw. eingeschränkt. Pflichtfeld- Codes Bemerkungen Allgemeine informationen zur Rechnung Rechnungsnummer K_0001 Rechnungsdatum K_0002 Dokumenttyp K_0003 Lieferdatum K_0004 Sofern nicht auf Positionsebene ausgewiesen Bestellnummer K_0006 Ist die Rechnung ohne Bestellbezug, dann ist der Name des Bestellers eine Pflichtinformation (siehe unten AG_0012). Zahlungsbedingungen als K_0015 Freier Text, z.b. Zahlbar nach Erhalt ohne Abzug Text Skontoprozent K_0017 soweit bekannt bitte immer angeben Anzahl Tage für Skonto K_0018 soweit bekannt bitte immer angeben Kopftext zur Ust-Befreiung K_0025 Sofern ein Rechnung Ust-befreit ist, muss ein rechtlicher Hinweis auf den Grund der Ust- Befreiung angegeben werden. Kann entfallen wenn er positionsspezifisch angegeben wird. Informationen zum Rechnungssteller Firma RS_0001 Name2 RS_0002 Sofern vorhanden bitte angeben Name3 RS_0003 Sofern vorhanden bitte angeben Straße und Hausnummer RS_0004 Postleitzahl RS_0005 Ort RS_0006 Länderkennzeichen RS_0007 Ust-ID RS_0009 Hat ein Unternehmen keine Ust-ID muss die Steuernummer gesendet werden (z.b. Freiberufler). Steuernummer RS_0010 Sofern vom Finanzamt vergeben gewünscht. Pflicht wenn das Unternehmen keine Ust-ID hat. Informationen zum Rechnungsempfänger Firma RE_0001 Straße und Hausnummer RE_0004 Postleitzahl RE_0005 Ort RE_0006 Länderkennzeichen RE_0007 Ust-ID RE_0009 Kundennummer RE_0011 Im System des Rechnungsstellers Pflichtfelder_Codes_Enercon.doc crossinx GmbH 2010 Seite 5 von 8

6 Informationen zum Auftraggeber Ansprechpartner Name Besteller AG_0012 Sofern vorhanden bitte angeben. Wenn keine Bestellbezug (10-stelige 45er, 46er oder 55er Bestellnummer) vorhanden ist, dann zwingend. Informationen zu jeder Rechnungsposition Artikelbeschreibung P_0004 Rechnungsmenge P_0005 Anzahl, die auf der Rechnung angedruckt wird Einzelpreis in P_0008 Nettopreis 1 Stück. Ergibt multipliziert mit P_0005 Rechnungsmengeneinheit den netto nach Verrechnung Nettobetrag der Position P_0020 positionsbezogener Zuschläge und Rabatte Bestellnummer P_0010 Kann entfallen wenn im Kopf angegeben oder wenn ohne Bestellbezug. Lieferdatum P_0029 Kann entfallen wenn im Kopf angegeben und für alle Positionen identisch. Positionssumme Netto P_0020 Nach Verrechnung aller Zuschläge und Rabatte zur Position MwSt-Satz der Position Positionstext zur Ust- Befreiung P_0034 P_0028 Sofern eine Rechnungsposition von der Umsatzsteuer befreit ist, muss ein rechtlicher Hinweis auf den Grund der USt.-Befreiung angegeben werden. Kann entfallen wenn er für alle positionen der rechnung identisch auf Kopfebene angegeben wird. Einschränkung: die Codes P_0006 sowie P_ werden nur benötigt, wenn Preismengen und Rechnungsmengen nicht identisch sind. Und der Lieferant P_0008 schwer liefern kann und stattdessen die Preismengen im PDF abbilden möchte. P_0008 kann dann entfallen. Rechnungsmengeneinheit P_0006 Mengeneinheit zu P_0005 Preismenge P_0035 Mengeninhalt pro "Verrechnungseinheit" (Bezieht sich z.b. der Einzelpreis P_0037 auf 100 Stück, ist die Preismenge 100). Defaultmäßig = 1, falls die Verrechnungseinheit 1 Stück ist (dann ist P_0037 der Stückpreis). Preismengeneinheit Einzelpreis in Preismengeneinheit vor P_0036 oder P_0038 P_0037 Einheit zur Preismenge die auf der Rechnung angegeben wird. Z.B. 100 / 1000 Stück. I.d.R. identisch mit Rechnungsmengeneinheit. (für P_0036 siehe ISO codes entsprechend UNECE Recommendation20, Revision 4) Preis einer Preismenge (z.b. 10,00 bezogen auf 100 Stück). P_0037 multipliziert mit Pflichtfelder_Codes_Enercon.doc crossinx GmbH 2010 Seite 6 von 8

7 Verrechnung positionsbezogener Zuschläge und Rabatte P_0005/P_0035 (Liefermenge/Preismenge) ergibt den Betrag der Position. Dieser Betrag entspricht bereits der Positionssumme (P_0020) für den Fall, dass es keine zusätzlichen positionsbezogenen Rabatte oder Zuschläge gibt (Ansonsten müssen diese in P_0020 mit hinein gerechnet werden). Informationen zu den Rechnungssummen Währung T_0001 Zu zahlender Betrag T_0002 Enercon ist auch in der Lage, sogenannte Nullrechnungen zu empfangen. Nettogesamtbetrag T_0003 Summe MwSt-Beträge T_0004 Informationen zur MwSt pro Steuersatz MwSt-Satz MwSt-Betrag pro Steuersatz Umstatzsteuerpflichtiger Betrag pro Steuersatz T_0010 T_0011 T_0012 Roaming Informationen Diese Pflichtfelder werden nur im Roaming benötigt Sender Roaming ID RS_0017 Senderkennung im Roamingprozess (Providerabhängig) Empfänger Roaming ID RE_0017 Empfängerkennung im Roamingprozess (Providerabhängig) Pflichtfelder_Codes_Enercon.doc crossinx GmbH 2010 Seite 7 von 8

8 Versionsverfolgung Datum Version Autor(en) Erfolgte Änderungen Herbert Angermann Herbert Angermann Neues Feld Kundennummer Herbert Angermann Roaming ID als optionale Pflichtfelder eingetragen Peter Heß Hinweis auf Nullrechnungen Pflichtfelder_Codes_Enercon.doc crossinx GmbH 2010 Seite 8 von 8