P R O J E C T C O N S U L T

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1 Workshop Projektplanung und Ist-Analyse Olaf Heinrich P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 1

2 Themen Vorgehen in DMS-Projekten Ist-Analyse Zusammenfassung Diskussion Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 2

3 Vorgehen in DMS-Projekten Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 3

4 Vorgehen in DMS-Projekten Projektorganisation Vorgehensplan Projektmanagement Erfolgsfaktoren für die Projektarbeit Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 4

5 Vorgehen bei der Vorbereitung der Einführung eines DMS Die Vorbereitung ist ein eigenständiges, internes Projekt. Analyse und Design sind mit größter Sorgfalt durchzuführen, da durch Langzeitarchivierung eine lange, konsistente Benutzbarkeit eines Dokumenten-Management-Systems gefordert ist. Dokumenten-Management-Systeme erfordern zur effizienten Nutzung Änderungen in der bisherigen papierorientierten Organisation. Dokumenten-Management-Systeme stellen aufgrund der technischen Anforderungen für "Image"- Verarbeitung und digitale optische Archivierung eine erhebliche Investition dar. Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

6 Strukturierte Einführung Planung und Vorbereitung Strategie, Stufenplan, Soll-Konzept, interne Maßnahmen, Design, Lasten-/Pflichtenheft Einführung und Betrieb Realisierung, Einführung, Erhaltung, Personaleinsatz Qualität und Erfolg Abnahmeverfahren, Verfahrensdokumentation, Testbetrieb, Risiken und Erfolgsfaktoren Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

7 Elemente der Einführungsstrategie Ist- Analyse Personal für das Archivsystem Schulungen Migration Stufenplan Abnahmeverfahren Datenschutz/ Datensicherheit Testverfahren Verfahrensbeschreibung Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

8 Vorbereitende Maßnahmen Strategische Entscheidung Gravierende Änderungen in Aufbau-/Ablauforganisation Einbindung in vorhandene Infrastruktur und IT-Strategie Gesamtlösung für alle Mitarbeiter Projektauftrag Exakte Ziele Beteiligte Budgetierung Ressourcen (erfassen, planen) Vorgehensweise (Meilensteine, Stufenplan) Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

9 Fachliches Soll-Konzept Basiskonzept der DMS-Lösung auf der Grundlage der Ist-Analysen und den Anforderungen der Fachabteilungen Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

10 Fachliches Soll-Konzept Basiskonzept der DMS-Lösung auf Grundlage der Ist- Analysen und den Anforderungen der Fachabteilungen Aufgabenstellung Realisierung für welche Aufgaben und Bereiche Alternativen inkl. Bewertungsmöglichkeit Berücksichtigung von Fachanforderungen Änderungen der Aufbau- und Ablauforganisation Erforderlichen Schulungs-/Qualifizierungsmaßnahmen Zeitplanungen Sicherheitsanforderungen Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

11 DMS-Projekte Strategie Ziele und Rahmenbedingungen Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

12 DMS-Projekte Strategie Ziele und Rahmenbedingungen vor Organisation Vorgehensweisen und Reihenfolgen Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

13 DMS-Projekte Strategie Ziele und Rahmenbedingungen vor Organisation Vorgehensweisen und Reihenfolgen vor Technik Einzusetzende (technische) Mittel Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

14 Beispiel Projektübersicht 1. Projektanstoß 2. Analyse-Stufe 1 3. Analyse-Stufe 2 4. Planung Basissystem 5. Pflichtenheft 6. Testsystemumgebung 7. Konzepte für spezielle Lösungen 8. Realisierungs-Stufe 1 9. Realisierungs-Stufe Realisierungs-Stufe Realisierungs-Stufe Test / Pilot 13. Einführung Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

15 Projekt-Übersichtsplan Sep ,5 77D 56,5P D 3P Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

16 Projektmanagement Projektteam Leiter Assistent Dokumentator Teilprojektleiter 1 Teilprojektleiter 2 Teilprojektleiter n Assistent Mitarbeiter 1 Mitarbeiter 2 Mitarbeiter n Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

17 Projektmanagement Projektteam Leiter Aufgaben Strukturplanung Assistent Dokumentator Projektstrukturplan erstellen Ablaufplanung Teilprojektleiter 1 Teilprojektleiter 2 Teilprojektleiter n Vorgänge und deren Anordnungsbeziehung darstellen Terminplanung Assistent Mitarbeiter 1 Mitarbeiter 2 Mitarbeiter n Dauer, Zeitpunkte ermitteln und Termine berechnen Einsatzmittelplanung Personalkapazitäten und Einsatzmittel ermitteln und berechnen Kostenplanung Kosten ermitteln und berechnen Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

18 Probleme des Projektmanagements Mangelnde Erfahrung bei Anwendern mit Linienorganisation Wenig geeignete Tools für die Koordinierung von Arbeitsgruppen Parallel laufende Projektarbeiten während der Realisierungsphase bei Anwendern und Anbietern Unterschiedliche Projektziele bei Anwendern und Anbietern Anwender: Anbieter: Einführung in die Ablauforganisation Koordinierung der Programmierung und Implementierung Aufwand für Projektmanagement wird regelmäßig unterschätzt Häufig fehlende neutrale Moderations-, Leitungsund Schlichtungsfunktion Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

19 Projektmanagement Strategie des Einsatzes von Projektmanagement-Methoden während des Projektverlaufs bei Anwender und Anbieter soll sein: Transparenz zu schaffen, ein koordiniertes, gemeinsames Vorgehen zu erreichen, dokumentierte Sachverhalte als Entscheidungsgrundlage zu schaffen, ein neutrales Controlling des Projektes zu ermöglichen. Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

20 Risiko- und Erfolgsfaktoren Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 20

21 Übersicht Risiken und Erfolgsfaktoren Erfolgsfaktoren (wichtige Faktoren zur Zielerreichung) Einführungsphase Managementunterstützung, Technik, Anbieter, Planung und Durchführung der Ist-Analyse, Zeitplanung o.a. Betrieb Ausfallsicherheit, Datensicherheit, Anpassungsfähigkeit, Wirtschaftlichkeit Risiken (negative Einflüsse auf die Zielerreichung) Planerische/organisatorische Mängel Projektauftrag, Produktauswahl, Mitarbeiterauswahl, Zeitplan, Projektdurchführung, Schulungen Operative Mängel Beim Anwender oder beim Anbieter Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

22 Bedarfsanalyse Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 22

23 Bedarfsanalyse Basisdaten der Erhebung Ziele Kriterien Durchführung Auswertung Benutzung Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 23

24 Vorgehen für die Durchführung von Analysen Bedarfsanalyse Eignung der untersuchten Bereiche für die Einführung einer technischen Lösung Ermittlung der Dimension des Projektes Entscheidung für grundsätzliche Produktstrategien (z.b. Workflow, Groupware, elektronisches Archiv) Abschätzung der Aufwände für Detailanalysen Planung Einführungs- und Realisierungsprojekt Ressourcenbindung Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

25 Vorgehen für die Durchführung von Analysen Bedarfsanalyse Detailanalysen Durchführung der benötigten Analysen Auswertung und Bewertung Kosten-, Nutzen-, Wirtschaftlichkeitsermittlung Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

26 Vorgehen für die Durchführung von Analysen Bedarfsanalyse Detailanalysen Abgeleitete Konzepte Einführungskonzept Betriebskonzept Qualifizierungskonzept Projektplan Fachliches Soll-Konzept Pflichtenheft Ausschreibung Auswahl Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

27 Ist-Analyse Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 27

28 Ist-Analyse Detaillierte Ist-Analyse Ziele Kriterien Durchführung Auswertung Benutzung Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 28

29 Ziel und Bedeutung von Ist-Analysen Ermittlung von Schwachstellen und Effizienzpotentialen Mengengerüste für Lösungen Erschließung der Information Planung der Veränderung der Organisation Abschätzung der Dimsension von Projekten Maßstab für den Projekterfolg Vergleichsdaten für Ist und Soll Planungsgrundlage für Soll-Konzeption und Pflichtenheft Planung der Durchführung von Projekten Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

30 Ziel und Bedeutung von Ist-Analysen Die sorgfältig durchgeführte Ist-Analyse liefert alle Informationen für Anwender und Anbieter, um eine technische Lösung erfolgreich einführen zu können. Sie ist ein wichtiger Erfolgsfaktor in allen Arten von DMS-Projekten. Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

31 Ist-Analyse - Vorgehen Erhebung Vorbereiten Durchführen Auswertung / Analyse Tiefe und Methodik festlegen (technische Hilfe?) Aussagen logisch prüfen, verdichten Kritische Würdigung Feststellungen (geeignete Infrastruktur, Betriebsabläufe, Informationsobjekte) Schwachstellenanalyse Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 31

32 Ist-Analyse - Vorgehen Erhebung Vorbereiten Fragebogen zielorientiert aufbereiten, Mitarbeiter informieren, Fragebogen erläutern Durchführen Fragebogen ausgeben, registrieren, Rücklauf überwachen, Hilfestellung leisten, Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

33 Ist-Analyse Übersicht über Stärken und Schwächen in Bezug auf Kommunikationsbeziehungen, Informationsbedarf und Informationsbeschaffung innerhalb des Untersuchungsbereiches Darstellung der Bereiche, in denen Optimierungs- bzw. Verbesserungsmöglichkeiten bestehen Überblick über die derzeitige Technikausstattung und deren Nutzung Überprüfung, ob die heutigen Verfahren und Methoden bereits ihre Grenzen erreicht haben oder ein neues Verfahren behindern Darstellung der zeitlichen Verteilung verschiedener Tätigkeitsarten nach Arbeitsplatztypen Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

34 Durchführung von Analysen Dokumentanalysen Aktenstrukturanalysen Zugriffs- und Nutzungsanalysen Archivanalysen Organisationsanalysen Vorgangsanalysen Infrastrukturanalysen Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

35 Dokumentenanalyse Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 35

36 Ziele der Dokumentanalyse Ermittlung der Eignung für die Nutzung in elektronischen Systemen Anforderungen an Scannen und Importprogramme Zusammenfassung in Typen zur Steuerung von Anzeige, Verarbeitung, Zugriff und Speicherung Grundlage für anschließende Mengen- und Nutzungsermittlungen Feststellung der "Archivierungswürdigkeit" von Informationen Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

37 Dokumentanalysen Quellen Papierqualität Dateien Formale Kriterien Inhaltliche Kriterien Rechtliche Kriterien Stati Papier, Dateien, Fax Papierstärken, Farben, Beschriftung, Formate Formate, erzeugende Programme, anzeigende Programme Aufbau, Vordruck Such- und Ordnungsbegriffe, identifizierende Merkmale Rechtscharakter, Aufbewahrungsfristen in Bearbeitung, Altbestand etc. Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

38 Dokumentanalysen Dokumentanalyse Formalanalyse Inhaltsanalyse Qualitätsanalyse Rechtsanalyse Datenträger Bestand Zuwachs Aktualisierung Erstellung Layout-Struktur Logische Struktur Datenträger Bestand Zuwachs Aktualisierung Erstellung Art Volumen Beschaffenheit Lesbarkeit Scannbarkeit Aufbewahrungspflicht Aufbewahrungsfrist Art der Aufzeichnung Abspeichern Wiederfinden Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

39 Dokumentationswürdigkeit Fachliche Komponente Niveau der Information (abgeleitet vom Benutzerbedarf: allgemein - hochspezialisiert) Typ der Information (praktisch, produktorientiert, entwicklungsbezogen, lehrbuchartig) Informationsträger Dokumentarten Veröffentlichungsformen Sprachen Große Benutzernachfrage, Zitierhäufigkeit Beschaffbarkeit, Lieferbarkeit Mittelbedarf und Kontingentierung in Abhängigkeit von Personalkapazität sowie Bestandsgröße und -zusammensetzung Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

40 Beispiel für einen Erhebungsfragebogen Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

41 Aktenstrukturanalyse Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 41

42 Ziele der Aktenstrukturanalyse Basis für Mengengerüste Ordnungskriterien für Speicherung Zugriffsschutzkriterien Durchführung des Scannens Visualisierung im elektronischen System Nutzung Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

43 Aktenstrukturanalysen Nutzung der Typen aus der Dokumentanalyse Aufbau von Akten (Papier) Ordnungskriterien Zugriffskriterien Laschen Deckblätter Reihenfolge des Inhalts Anteile selbsterzeugtes und fremdes Schriftgut Zustand von Akten Abgeschlossen, Handakte, in Bearbeitung Anteile redundanter Informationen (z.b. Kopien) Nutzung Zugriffsrechte Archivierung als Papieroriginal zusätzlich erforderlich Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

44 Beispiel eines Ordnungssystems Inhaltlich (Schlagworte, Thesaurus) Verwaltungsbezogen ("Aktenplan") Formal (alphabetisch, chronologisch, numerisch) Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

45 Beispiel: Aktenstrukturanalyse Feld Fragestellung Antwort 1. Verwendetes Ordnungsmittel Heftordner Hängeordner Stehordner (Box) Mappe Kartei sonstiges welche: 2. Informationen in diesem Ordnungsmittel (wenn möglich Referenzierung zu Fragebogen IA angeben) 3. Zugriffskriterien im Archiv Sachgebiet Datum (Buchungstag) Primanota numerisch (Kontonummer) alphabetisch (Name) Akte/Vorgang Ordner/Mappe 4. Sortierkriterien Reihenfolge Informationsklasse Sachgebiet chronologisch periodisch abteilungsorientiert kontenorientiert kundenorientiert vorgangsorientiert sonstige, welche: Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 45

46 Zugriffs- und Nutzenanalyse Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 46

47 Ziele der Zugriffs- und Nutzungsanalyse Abbildung geeigneter Suchen im System Häufigkeit der Nutzung zur Bestimmung von Speicherorten und Transportoptimierung Eindeutigkeit des Suchergebnisses Strategien zur Erfassung von Informationen Handhabung von Ergänzungen, Löschungen, Wiedervorlagen etc. Nutzungsprofile Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

48 Zugriffs- und Nutzungsanalysen Unterschied: Benutzersicht (Anforderung) Archivsicht (Bereitstellung) Zugriffsprofile z.b. Zugriff auf komplette Akte oder auf Einzeldokumente Zugriffspunkte Transport- und Wartezeiten Suchorte Erfolg eines Zugriffs Eindeutigkeit des Zugriffs und des Suchergebnisses Rücksortierung, Dokumentation von Ergänzungen und Änderungen Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

49 Zugriffsprofile Nutzungsprofil an einem Tag in einer Abteilung Zugriffe 10 5 Zugriffshäufigkeit 8.00 Uhr 9.00 Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr UIhr Uhr Nutzungsprofil eines Dokumentes über seine Lebensdauer Zugriffe 10 Zugriffshäufigkeit 1 Tag 5 Tage 10 Tage 1 Monat 3 Monate 6 Monate 1 Jahr 5 Jahre Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

50 Beispiel: Zugriffsund Nutzungsanalyse 5. Mengen Anzahl Ordnungsmittel je lfd. Meter Einrichtung Wieviel laufende Meter sind vorhanden? Anzahl Informationen je cm Ordnungsmittel Anzahl Informationen je Ordnungsmittel (Mittelwert) Füllgrad der Ordnungsmittel in % % 6. Zugang an Informationen je Monat an Ordnungsmitteln je Monat in lfd. Metern Ordnungsmittel je Monat 7. Abgang an Informationen je Monat an Ordnungsmitteln je Monat in lfd. Metern Ordnungsmittel je Monat 8. Entsorgung pro Jahr an Informationen an Ordnungsmitteln in lfd. Metern interne Kosten externe Kosten. 9. Aufbewahrungszeitraum (AZ) AZ 1 Jahr AZ > 1 Jahr bis 3 Jahre AZ > 3 Jahre bis 7 Jahre AZ > 7 Jahre bis 10 Jahre AZ > 10 Jahre Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 50

51 Archivanalyse Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 51

52 Ziele der Archivanalyse Redundanz in der Bearbeitung Planung der Ablösung von Papierarchiven Eignung der Abbildung bisheriger Archivstrukturen Auslegung von Netzwerken, Servern und Speichersystemen Zugriffsberechtigungen Erfassung von Informationen (Scannen, Import u.ä.) Kosten von Archiven Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

53 Archivanalysen Verschiedene Typen von Archiven Handablagen, Abteilungsarchive, zentrale Archive Redundanz und Vollständigkeit Aktualität Sicherheit Mengengerüste Raumbedarf Aufstellungsorte Bereitstellungstechniken, Ersteinstellung und Rücksortierung Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

54 Beispiel: Archivanalyse Feld Fragestellung Antwort 1. Typ des Archives zentral dezentral lokal 2. Art des Archives Allgemeines Archiv Abteilungsarchiv Gruppenarchiv Mitarbeiter- / Handablage Sicherheitsablage Bandarchiv (HOST) Datenarchiv (Server) Mikrofilmarchiv Mikrofichearchiv sonstige/s Archiv / Ablage welches: 3. Standort 4. Räume Anzahl der Räume Fläche - pro Raum - insgesamt Belegung des Raumes in % Kosten pro qm 5. Einrichtungen / Inventar Anzahl: lfd. Meter: Regale Schrankanlagen Rollschrank (Paternoster) Rollregal-Anlage sonstige Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 54

55 Organisationsanalyse Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 55

56 Ziele der Organisationsanalyse Personalprofile einschließlich neue Profile für zusätzliche Funktionen (z.b. Scannen, Indizieren, Fach- und Systemadministration) Abbildung Rechtestruktur Erfordernis für neue Organisationsanweisungen Qualifizierungsbedarf Auswirkungen auf Hierarchie, Arbeitsverträge etc. Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

57 Organisationsanalysen Aufbauorganisation Mitarbeiterrollen Zugriffsrechte Unterschriftenregelung Organisationsanweisungen, Richtlinien Qualifikation Schulungsstand Ressourcennutzung Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

58 Situationsanalyse der Abteilung Technik Dokumente HW SW LAN Datenquellen Altbestand Mengengerüst Abfragehäufigkeit Weiterverarbeitung Organisation Finanzen Abfragehäufigkeit Weiterverarbeitung Qualifikation der Mitarbeiter Kosten Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

59 Beispiel: Organisationsanalyse Feld Fragestellung Antwort 1. Tragen Sie bitte Ihre Stellenplannummer ein: Falls für Mitarbeitergruppe ---> Anzahl: 2. Archiv (auch Handakten, Ordner, Aktenschrank) Haben Sie Zugriff auf eigenes Archiv Anzahl: Gruppenarchiv Anzahl: Abteilungsarchiv Anzahl: weitere Archive welche: 3. Listen (DV-Ausdrucke) Haben Sie Zugriff auf eigene Listenablagen Anzahl: gruppenbezogene Listenablagen Anzahl: abteilungsbezogene Listenablagen Anzahl: sonstige Listenablagen welche: Bitte ankreuzen, bei Bedarf ergänzen und Bogen OA2 ausfüllen: Bitte ankreuzen, Anzahl eintragen und Bogen OA3 ausfüllen: 4. Mikroform-Medien Bitte ankreuzen, Anzahl eintragen und Bogen OA4 ausfüllen. 4.1 Haben Sie Zugriff auf Mikrofiches (COM)? Anzahl (Typ): 4.2 Haben Sie Zugriff auf Mikrofilme? Anzahl (Typ): 5. Haben Sie Zugriff auf elektronische Informationen auf dem Großrechner auf dezentralen Systemen (lokaler PC, PC-Netz) CD-ROM 5.5 Nennen Sie bitte Ihr Benutzerprofil: 5.6 Nennen Sie bitte Ihren Netz-Namen: 5.7 Nennen Sie bitte Ihren zuständigen Betreuer: 6. Erhalten Sie Informationen auch über Fax Fax direkt (Fax am Arbeitsplatz) Fax über Hauspost TELEX Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 59

60 Vorgangsanalyse Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 60

61 Ziele der Vorgangsanalyse Beschreibung von Geschäftsprozessen Schwachstellen und Effizienzpotentiale Archivierungszeitpunkte Erfassungszeitpunkte Nutzungsprofile Entscheidungsgrundlage für die Wahl geeigneter Produktphilosophien Aufwände für Integration vorhandener Anwendungen Grundlage für die Ermittlung von Kosten, Nutzen, Wirtschaftlichkeit Qualifizierungsbedarf Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

62 Vorgangsanalysen Untersuchung der Abläufe Zeitliche Reihenfolge und Beziehungen Regeln für Abläufe Strukturierung der Arbeit Nutzung von internen und externen Ressourcen Nutzung von Werkzeugen (z.b. Textprogramme, Host-Anwendungen etc.) Stati und Zustände von Unterlagen während der Bearbeitung Zugriffs- und Nutzungsrechte, Zeichnungsrechte Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

63 Vorgangsanalyse und Informationsbedarf Vorgang Eingang Dokumente z.b. - Eingang - Hinzuziehung - Ausgang Richtlinien - Formell Hilfe? - Kollege - Muster - Erfahrung Hierarchische Position - Qualifikation - Rolle - Kompetenz Arbeitspakete - Name, Bezeichnung - Häufigkeit - Einzelmodul mit Wiederholung oder - Einzelbestandteil Arbeitsfluß Kommunikation z.b. - muß - nach Erfordernis - zufällig Dateneingabe Datenausgabe Dateneingabe Datenausgabe Sonstige Werkzeuge Host Lokal Welche Anwendungen? Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

64 Vorgangsanalyse und Informationsbedarf Vorgang Eingang Dokumente z.b. - Eingang - Hinzuziehung - Ausgang Richtlinien - Formell Hilfe? - Kollege - Muster - Erfahrung Hierarchische Position - Qualifikation - Rolle - Kompetenz Arbeitspakete - Name, Bezeichnung - Häufigkeit - Einzelmodul mit Wiederholung oder - Einzelbestandteil Arbeitsfluß Wer Bearbeitungszeit interne Lieferzeit Kommunikation z.b. - muß - nach Erfordernis - zufällig Dateneingabe Datenausgabe Dateneingabe Datenausgabe Sonstige Werkzeuge Anstoß Weitergabe - wenn fertig - wenn abgefordert Host Lokal Welche Anwendungen? Vorgang Ausgang Wegezeit Art des Ergebnisses Wege Weitergabe entsprechend Ergebnis Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

65 Beispiel: Vorgangsanalyse Feld Fragestellung Antwort 1. Arbeitsschritt-Beschreibung (bitte kurz halten) 2. Stellenplan-Nr. (Welche Stelle hat der Bearbeiter des Arbeitsschritts im Institut lt. Organisationsanalyse? Referenz zu Fragebogen OA1 oder auf Stellenplan) 3. Bezeichnung der Vorgänger- Arbeitsschritte (Welche Arbeitsschritte gehen dem beschriebenen Arbeitsschritt voraus? Angabe der Arbeitsschritt-Nrn.) 4. Bezeichnung der benutzten Informationen (Welche Informationen werden während des Arbeitsschritts benutzt? Angabe der lfd. Nrn. der beigefügten Fragebogen VA2, der Informationsbezeichnungen und -Nrn. lt. Fragebogen VA2 und, wenn bekannt, der lfd. Nrn. der Fragebogen IA1) 5. Bezeichnung der Nachfolger- Arbeitsschritte (Welche Arbeitsschritte folgen dem beschriebenen Arbeitsschritt? Angabe der Arbeitsschritt-Nrn.) 6. Bezeichnung der ausgelösten externen Aktivitäten (Welche weiteren Aktivitäten und Informationen werden außerhalb der beschriebenen Arbeitsschritte ausgelöst? Angabe der Aktivitäten, der Informationsbezeichnungen und -Nrn. und, wenn bekannt, der lfd. Nrn. der Fragebogen OA5 und IA1) Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 65

66 Infrastrukturanalyse Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 66

67 Ziele der Infrastrukturanalyse Nutzbarkeit vorhandener Komponenten Grundlage für technische Pflichtenhefte Gestaltung neuer Arbeitsplätze (Scannen, Großbildschirme) Anforderungen an Integration vorhandener Software (Anwendungen, Datenbanken, Zugriffsschutzsysteme) Sicherungs- und Sicherheitsmaßnahmen Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

68 Beispiel: Infrastrukturanalyse Feld Fragestellung Antwort 1. Tragen Sie bitte Ihre Stellenplannummer ein: Falls für Mitarbeitergruppe ---> Anzahl: 2. Sind Ihnen nachfolgende Geräte zugänglich ein Datensichtgerät für Mikrofiches zusammen mit wieviel MitarbeiterInnen: welcher Typ: welche Maschinennummer: ein Datensichtgerät für Mikrofilme zusammen mit wieviel MitarbeiterInnen: welcher Typ: welche Maschinennummer: ein Bildschirm nur mit Online-Anbindung zusammen mit wieviel MitarbeiterInnen: welcher Typ: welche Maschinennummer: ein PC stand alone vernetzt mit Online-Anbindung vernetzt ohne Online-Anbindung zusammen mit wieviel MitarbeiterInnen: welcher Typ: welche Maschinennummer: am Arbeitsplatz: wo sonst: 3. Verfügen Sie über einen Drucker zusammen mit wieviel MitarbeiterInnen: welcher Typ: welche Maschinennummer: 4. Fragen zu Ihrer Person Wann wurden Ihre Augen letztmalig arbeitsmedizinisch (G37) untersucht (Jahr)? Zu wieviel % Ihrer Arbeitszeit nutzen Sie den Bildschirm? % Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 68

69 Auswertungen Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 69

70 Ziele der Auswertungen Entscheidungsvorlage für die Art des gewünschten Systems Budgetplanung Ressourcenplanung Zeitplanung Planung für die Erfassung von Altbeständen Planung für die Integration vorhandener und zukünftiger Anwendungen Grundvoraussetzungen für Anbieter und Produkte Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

71 Beispiel einer Gliederung 1 1 Management Summary... 2 Vorgehensweise Vorbereitung der Analyse Beantwortung der Fragebogen Auswertung der Analyse... 3 Einzelauswertungen Fragebogen A Archiv - Mengengerüste, Ordnung und Nutzung Allgemeine Aussagen Direktion Abteilungsbezogene Besonderheiten Zweigniederlassungen 3.2 Fragebogen B Posteingang Direktion Zweigniederlassungen 3.3 Fragebogen C Teil 1 Eingang Originale mit Sonderbehandlung... Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 71

72 Beispiel einer Gliederung Fragebogen C Teil 2 Eingang eigene Vordrucke TOP TEN Vordrucke der Direktion TOP TEN Vordrucke der Zweigniederlassungen 3.5 Dokumentenausgang Zentraler DV-Ausgang Dokumentenausgang der Expedition (Direktion ohne DV-Output) 4 Übergreifende Auswertungen und Interpretation Ist-Bestand Archiv Vordrucke Zugriffe Traffic... Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 72

73 Auswertungsfelder für Analysen Mengengerüste Nutzungs- und Zugriffsprofile Nomenklatur Kosten, Nutzen, Wirtschaftlichkeit Projektrealisierungsaufwände Erfordernis für Business Process Reengineering Organisatorische Maßnahmen Qualifizierungsbedarf Rechtliche Anforderungen Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz Infrastrukturauslegung, Einbindung vorhandener Systeme Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

74 Beispiel einer Auswertung 1 Dokumentenklasse Anzahl/ Monat Seiten Format selbst/ fremd erzeugt Hintergrund enthalten in... Lieferschein Akte A5 s Rot Vordruck 1 Auslieferung... Lieferschein Akte A4 s Blau Vordruck 2 Auslieferung... Kaufvertrag A4 s Weiß Vertragsakte... Rechnung A4 s Weiß Rechnungsakte... Mahnung A4 s Weiß Rechnungsakte Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

75 Beispiel einer Auswertung Mengengerüste Anzahl Schriftstücke im Erfassungszeitraum (3 Wochen) Formalisiert Individuell Persönl. Gesamt Anzahl Schriftstücke pro Tag Anzahl Schriftstücke pro Jahr Durchschnittl. Anzahl Blätter ohne Anlagen 1,4 1,7 Durchschnittl. Anzahl Blätter mit Anlagen 3,0 3,3 Anzahl definierte Rückantworten pro Tag 560 Verteilung Gesamt ZI RW 0 Mo Di Mi Do Fr Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 75

76 Beispiel einer Auswertung 3 Anzahl Räume 600 Anzahl qm qm Lfd. Meter m Anz. Akten 3,7 Mio. Anzahl Blätter 76 Mio. Jährlicher Archivzuwachs Mappen/Ordner / 6,5 Mio. Blatt Herkunft Schriftguteingang formalisiert individuell nicht eindeutig zuordenbar nicht eindeutig zuordenbar <1 162 intern intern ZN 283 ZN Extern 30 VGS 108 Vermittler 935 Extern 15 Vermittler VGS 151 Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 76

77 Beispiel einer Auswertung 4 16 Derzeit verwendete Zugriffskriterien 17 In Dokumenten vorhandene Indizes 77 Anzahl Befragte Vorgangsbezeichnung Aktenzeichen Projektbezeichnung Autor Beteiligte Institute 1 Dokumenttyp sequentiell Jahrgang Interne Nummer Vorgegebene Ordnung Einheitsplan Mitglieder Kostenstelle Zugriff Archiv Gesamt Gruppe 1 1 Gruppe 2 Gruppe 3 3,8 3,8 3,8 3,9 0,0 0,5 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0 4,5 5,0 5.3 Zugriff DMS Gesamt Gruppe 1 1 Gruppe 2 Gruppe 3 4,1 4,3 4,0 3,9 0,0 0,5 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0 4,5 5,0 Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 77

78 Bewertung und Interpretation Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 78

79 Ausblick Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 79

80 Nutzung von Tools Projektmanagement (nur bei Großprojekten) Business Process Design oder Redesign bei Workflow- und Groupware-Projekten Tabellenkalkulation oder PC-Datenbanken für alle Arten von Analysen Vordrucke und Listen für alle Arten von Analysen Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

81 Strategien "Buy experience instead of reinventing the wheel" Einbeziehung erfahrener Berater oder Mitarbeiter eines Anbieters anstelle der Nutzung eigener Ressourcen "Just do it, then fix it" Beginn mit Prototyping anstelle der sofortigen Entwicklung von Gesamtkonzepten "Flexibility versus predefined structure" Ad hoc Workflow für weniger strukturierte Vorgänge anstelle aufwendiges Prozeßdesign und Production Workflow "Pull is easier than Push" Aktive Suche in Dokumenten-Management- oder Archivsystemen anstelle automatisierte Bereitstellung in Workflow oder Groupware Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

82 Ergebnisse der Ist-Analyse Zusammenfassung Wo kann Archivsystem eingeführt werden Welche technische Ausstattung ist aufzurüsten Welche Abläufe sind zu verändern Vorhandene Ressourcen Vorhandene Qualifikation Managementzusammenfassung Extrakt aus der Zusammenfassung Ausblick / Lösungsentwurf Ergebnispräsentation Für Entscheider Für Betroffene (Mitarbeiter, Personalvertretung) Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

83 Wirtschaftlichkeit der Ist-Analyse Gewünschtes Ergebnis Schwerpunkte und Zielsetzung der Untersuchung Umfang des Untersuchungsfeldes Tiefe / Detaillierungsgrad der Untersuchung Merksatz: Nicht erhobene, aber notwendige Informationen erzeugen Planungsunsicherheit in nachgelagerten Phasen und können hohe Folgekosten verursachen! Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ /

84 Zusammenfassung Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 84

85 Diskussion Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1998 OCH / DMS98.PPT / V1.0/ / 85

Projektarbeit. 2003 Eberhard Neef - 2 - Nee Seite 1

Projektarbeit. 2003 Eberhard Neef - 2 - Nee Seite 1 Nee Seite 1 1. Projektorganisation...2 1.1. Projektdefinition...2 1.2. Projektauslösung...2 1.3. Vorstudie...2 1.3.1. Zweck der Vorstudie und Aufgaben...2 1.3.2. Problemanalyse...2 1.3.3. Ziele...3 1.3.4.

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