Arbeitszeugnis: Ihre Checkliste. Die Checkliste für Ihr qualifiziertes Arbeitszeugnis

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1 Die Checkliste für Ihr qualifiziertes Arbeitszeugnis Es empfiehlt sich, sein Arbeitszeugnis direkt nach Erhalt sorgfältig zu prüfen, um dem Arbeitgeber Änderungswünsche so schnell wie möglich mitzuteilen. Je früher Sie dies machen, desto größer ist Ihre Chance, dass Ihr Arbeitgeber Änderungen noch vornimmt, denn die Frist, in der ein Recht auf eine Korrektur des Zeugnisses besteht, ist unter Umständen sehr kurz. Im Folgenden finden Sie eine Checkliste, um zu prüfen, ob ein qualifiziertes Arbeitszeugnis formal und inhaltlich korrekt ist. 1 FORMELL Verwendetes Papier Adressfeld Äußerlich einwandfreier Zustand Formell haben Sie als Arbeitnehmer ein Recht darauf, dass Ihr Zeugnis auf einem repräsentativen Firmenpapier oder Briefbogen gedruckt wird. Geschäftliches Firmenpapier hat in der Regel ein Adressfeld, da Briefe u.ä. meist per Post versandt werden. Dieses Adressfeld Ihres Zeugnispapiers sollte leer sein, sprich Ihre Wohnanschrift nicht auf dem Zeugnis vermerket sein. Hintergrund ist, dass durch eine Adresse Rückschluss auf die Herkunft oder Wohnsituation gezogen werden kann, was vermieden werden sollte. Ihr Zeugnis sollte in Textform und maschinell, also nicht handschriftlich verfasst sein, darf keine Rechtschreibfehler oder sprachliche bzw. grammatikalische Fehler enthalten und muss darüber hinaus frei von sonstigen Verschmutzungen, Hervorhebungen oder sonstigen Makeln sein. Geknickt darf Ihr Zeugnis sein, sofern die Knicke beim digitalisieren Ihres Zeugnisses, z.b. beim einscannen, nicht sichtbar sind.

2 Umfang In der Regel umfasst ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ein bis zwei DIN A4-Seiten, je nach Beschäftigungsdauer und Position. Ein sehr knappes Zeugnis zeigt vielen Arbeitgebern an, dass Ihr früherer Arbeitgeber nicht viel Positives über Ihr Angestelltenverhältnis zu berichten hatte und deswegen das Zeugnis sehr kurz ausfällt. Achten Sie also auf eine angemessene Länge. EINLEITUNG Überschrift Name und Anschrift des Arbeitgebers Personalien des Arbeitnehmers Berufsbezeichnung und Titel Beginn und Austrittsdatum des Arbeitsverhältnisses Werdegang Arbeits- und Aufgabengebiete Für einen äußerlich einwandfreien Zustand sollte ihr Arbeitszeugnis eine Überschrift wie z.b. ganz simpel Zeugnis haben. Es sollte die korrekte Bezeichnung des Arbeitgebers, z.b. im Briefkopf, enthalten sein. In Ihrem Arbeitszeugnis muss Ihr vollständiger Name sowie Ihr Geburtsdatum aufgeführt sein. Der Geburtsort kann dem hinzugefügt werden, ist aber kein Muss. In der Regel werden die Personalien direkt im ersten Satz des Zeugnisses genannt. Nach Ihren Personalien sollte Ihre Berufs- bzw. Positionsbezeichnung sowie gegebenenfalls Ihr Titel aufgeführt sein. Um Ihrem Arbeitszeugnis die Dauer der Beschäftigung entnehmen zu können, sollte diese mit Ein- und Austrittsangaben im Arbeitszeugnis vermerkt sein. Ihr Zeugnis sollte kurz Ihren Werdegang im Unternehmen beschreiben, sofern Sie z.b. unterschiedliche Positionen im Laufe Ihrer Anstellung belegt haben. Bei Veränderung Ihrer Aufgabenbereiche sollte Ihre berufliche Entwicklung also zutreffend dargelegt sein. Dieser Teil ist eine reine Beschreibung und hat damit frei von Wertungen zu sein. Der Arbeitgeber muss Ihre verschiedenen Arbeits- und Aufgabenbereiche, mit denen Sie in Ihrer Anstellungszeit zu tun hatten, vollständig beschreiben. Besonders wenn der Aufgaben- und/ oder Kompetenzbereich des Mitarbeiters erweitert wurde, muss dies angegeben sein. Die Aufgabenbeschreibung sollte einen ausführlichen Überblick über Ihre unterschiedlichen Aufgaben (i.d.r. ca. sieben, acht Aufgabenpunkte) geben und nach der Bedeutung der Aufgaben geordnet (das Wichtigste zuerst) sein. Dieser Teil ist ebenfalls eine reine Beschreibung und hat damit frei von Wertungen zu sein. 2

3 LEISTUNGEN Allgemeiner Aufbau Leistungen Arbeitsweise und -ergebnisse Verantwortung für Mitarbeiter Stellenspezifische Fähigkeiten In der Regel werden in einem Arbeitszeugnis zuerst die Leistungen beurteilt, Verhaltensaussagen folgen erst danach. Insgesamt sollten Sie darauf achten, dass Ihre Tätigkeiten eher aktiv (im Sinne von war tätig ) als passiv (im Sinne von wurde beschäftigt ) beschrieben werden, um als positiv gewertet werden zu können. Im Leistungsteil sollte auf die Arbeitsbefähigung (Ihr Können ) sowie die Arbeitsbereitschaft (Ihr Wollen ) eingegangen werden. Hierzu sollten vor allem möglichst folgende Punkte Berücksichtigung finden: Einsatzbereitschaft, Befähigung, Wissen, Auffassungsgabe, Problemlösungskompetenz, Organisationstalent, Teilnahme an Fortbildungen, Umgang mit Stress, Initiative, Leistungsbereitschaft, Identifikation mit den Aufgaben, Verantwortungsbewusstsein. Ihr Zeugnis sollte eine ausführliche und wohlwollende Beschreibung und Bewertung Ihrer Arbeitsweise (hierbei sollte z.b. auf Sorgfalt, Ihre Strukturierung von Aufgaben oder Ihre Teamfähigkeit eingegangen werden) und ihre Arbeitserfolge (wie z.b. Fristeinhaltung, Tempo, Qualität von Ergebnissen und deren Verwendbarkeit, Erzielung von Umsatzzielen u.ä.) enthalten. Sofern Sie in einer Führungsposition als Vorgesetzter Verantwortung für Mitarbeiter hatten, sollte Ihre Führungsverantwortung sowie die Angaben, wie vielen Mitarbeitern Sie weisungsbefugt waren in Ihrem Zeugnis enthalten sein, da dies eine besondere und damit erwähnenswerte Arbeitsaufgabe darstellt. Rechtlich gesehen hat ein Arbeitnehmer den Anspruch auf die Zeugnisnote befriedigend (Note 3). Eine schlechtere Bewertung muss im Streitfall durch den Arbeitgeber, eine bessere durch den Arbeitnehmer nachgewiesen werden. Um sich bei einem neuen Arbeitgeber mit seinem Zeugnis für eine Stelle ähnlich der bisherigen qualifizieren zu können, sollte Ihr Arbeitszeugnis die für solch eine Stelle wichtigsten Fähigkeiten bescheinigen. Ein fachkundiger Dritter, also z.b. ein möglicher künftiger Vorgesetzter, sollte sich anhand der Beschreibung in Ihrem Zeugnis ein zutreffendes Bild Ihrer bisherigen Tätigkeiten machen können um einschätzen zu können, ob Sie für die Stelle in seinem Unternehmen geeignet sind und die nötige Erfahrung mitbringen. 3

4 Arbeitserfolg Verhalten gegenüber Kontaktpersonen Nebensächlichkeiten Doppeldeutige Formulierungen Eine Aussage zum Arbeitserfolg, d.h. wie erfolgreich Sie die Ihnen anvertrauten Aufgaben erledigt haben, gehört in jedes Zeugnis und gibt in der Regel einen guten Eindruck über den generellen Erfolg Ihrer Arbeit und dessen Wertschätzung durch Ihren Arbeitgeber. In Ihrem Arbeitszeugnis sollte ein Satz zu Ihrem Verhalten gegenüber allen relevanten Personengruppen, mit denen Sie während Ihres Arbeitsverhältnisses in Kontakt standen, enthalten sein. Hierbei ist zum einen die Vollständigkeit aller Kontaktpersonen wichtig (ein Weglassen z.b. von Vorgesetzten kann als Hinweis für Konflikte zwischen Ihnen und Ihren Vorgesetzten gedeutet werden). Zum anderen ist auch die Reihenfolge zu beachten. So sollten Ihre Vorgesetzten als erstes, vor Kollegen oder Geschäftspartner aufgezählt werden. Andernfalls kann hier auf mangelnden Respekt oder ebenfalls Konflikte hingedeutet werden. Die Tätigkeitsbeschreibung in Ihrem Zeugnis sollte keine Bewertungen von unwichtigen oder untergeordneten Aufgaben, Leistungen oder Eigenschaften wie z.b. Pünktlichkeit oder Ehrlichkeit enthalten. Dieses Ausweichen von der Beurteilung Ihrer eigentlichen Leistungen die nur am Rande erwähnt werden deutet darauf hin, dass Ihr früherer Arbeitgeber mit den Leistungen nicht zufrieden war. Ihr Zeugnis darf keine doppeldeutigen Formulierungen wie Geselligkeit, Einfühlungsvermögen oder er/sie engagierte sich innerhalb und außerhalb des Betriebs für die Interessen der Kolleg/innen enthalten. Diese können als sogenannte Geheimcodes interpretiert werden, die einem Leser eine Art verdeckter Hinweise auf Ihr Verhalten liefern sollen. Die Verwendung solcher Codes im Arbeitszeugnis durch den Arbeitgeber ist unzulässig, Sie können das Entfernen solcher Codes aus Ihrem Arbeitszeugnis verlangen. 4

5 SCHLUSS Zusammenfassende Leistungsbeurteilung Angaben über die Beendigung Die Zusammenfassung Ihrer Leistungen in einer abschließenden Bewertung muss in einem Zeugnis enthalten sein und sollte dabei nicht im Widerspruch zu den vorherigen Einzelleistungsbewertungen stehen. In der Regel wird die zusammenfassende Leistungsbeurteilung anhand der Bewertung, inwieweit Sie die Erwartungen des Arbeitgebers insgesamt erfüllt haben, festgehalten. Hierzu gibt es, wie im Bereich der Einzelleistungen auch nach Note abgestufte, gängige Formulierungen. Im Schlussteil Ihres Zeugnisses kann der Grund der Beendigung des Arbeitsverhältnisses genannt werden. Der Grund des Ausscheidens gehört nicht zwingend in ein Zeugnis, wird hier aber häufig aufgenommen. Sie können aber verlangen, dass die Gründe der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht in Ihrem Zeugnis genannt werden. Wenn der Grund des Ausscheidens enthalten sein soll, sollte möglichst zum Ausdruck kommen, dass das Arbeitsverhältnis auf eigenen Wunsch beendet wurde, um zu verdeutlichen, dass Sie sich selbst für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses entschieden haben und von Seiten Ihres Arbeitgebers für die Beendigung kein Grund bestand. Weitere, Sie selbst nicht negativ darstellende Gründe können zum Beispiel Stellenabbau oder Insolvenz, das heißt eine betriebsbedingte Beendigung des Arbeitsverhältnisses von Seiten des Arbeitgebers, sein. 5 Schlussformulierung Beendigungsdatum Rechtlich haben Sie keinen Anspruch auf eine Schlussformulierung. Diese gilt aber häufig als abschließende Gesamtnote des Zeugnisses, insofern sollten Sie, wenn möglich, Ihrem Arbeitgeber um eine solche Schlussformulierung in Ihrem Zeugnis bitten. Dabei sollte eine gute Schlussformulierung möglichst das Bedauern des Arbeitgebers über Ihr Ausscheiden und den Dank für Ihre Arbeit zum Ausdruck bringen sowie Zukunftswünsche enthalten. Das Datum der Beendigung Ihres Arbeitszeugnisses sollte, wie bei regulären Vertragslaufzeiten üblich, am Monatsende bzw. in der Monatsmitte liegen. Ein abruptes Ende wie ein krummes Datum kann auf eine fristlose Kündigung hindeuten. Dieser Hinweis würde der Pflicht Ihres Arbeitgebers, Ihnen ein wohlwollendes Arbeitszeugnis ausstellen zu müssen, entgegen stehen. Der Grundsatz des Wohlwollens Ihres Zeugnisses an den sich Ihr ehemaliger Arbeitgeber beim Verfassen Ihres Zeugnisses halten muss, bleibt auch bei einem Konflikt mit Ihrem Arbeitgeber wie er möglicherweise im Vorwege einer fristlosen Kündigung vorlag unberührt.

6 Unterschrift Geheimzeichen Ausstellungsdatum Ihr Arbeitszeugnis sollte handschriftlich von einer im Unternehmen wichtigen Person, im Idealfall vom Geschäftsführer, zumindest aber von Ihrem direkten Vorgesetzten unterschrieben werden. Der vollständige Name des Unterschreibenden sollte zudem maschinell wiederholt und dessen Position mit angegeben werden. Als Geheimzeichen können z.b. Striche, Smileys oder willkürlich scheinende Unterstreichungen, z.b. bei der Unterschrift des Zeugniserstellers, gedeutet werden. Diese sind, ebenso wie Geheimcodes, sofern Sie nicht immer im alltäglichen Gebrauch zur Unterschrift gehören, rechtlich nicht zulässig, da sie versteckte Hinweise an einen künftigen Leser darstellen können. Das Ausstellungsdatum Ihres Zeugnisses sollte mit dem Tag des Ausscheidens aus dem Unternehmen übereinstimmen. Liegt ein längerer Zeitraum zwischen dem Datum der Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses und dem Ausstellungsdatum Ihres Zeugnisses, kann das als Hinweis gedeutet werden, dass der erste Entwurf Ihres Zeugnisses für Sie nicht positiv genug ausgefallen ist und Sie sich dagegen gewährt und so eine Verbesserung Ihres Zeugnisses bewirkt haben. 6