Contract Lifecycle Management - Die itsystems Vertragsverwaltungs-Lösung. itsystems Vertragsverwaltung Funktionsübersicht 1/7

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1 Contract Lifecycle Management - Die itsystems Vertragsverwaltungs-Lösung itsystems Vertragsverwaltung Funktionsübersicht 1/7

2 Inhaltsverzeichnis 1 Vertragsverwaltung Funktionsübersicht Umfang der itsystems Vertragsverwaltung Vertragsverwaltungs-Lösungsübersicht /7

3 1 Vertragsverwaltung Funktionsübersicht Die Vertragsverwaltung (Contract Lifecycle Management) ist eine SharePoint basierte Lösung der itsystems AG. Neben den fachspezifischen Funktionen wurde viel in benutzerfreundliche Bedienung und eine aufgeräumte, übersichtliche Darstellung investiert. Unsere Lösung ist sofort einsetzbar und kann darüber hinaus durch Konfiguration hochgradig an die individuellen Kundenbedürfnisse angepasst werden. Die Lösung wurde so konzeptioniert, dass Vertragswerke mit ihren verschiedenen Dokumenten, Vertragspartnern und weiteren Informationen auch bei einer grossen Anzahl schnell gefunden und alle Informationen übersichtlich zusammengehalten werden. Aus diesem Grund wird jeder Vertrag mit den entsprechenden Informationen in einem eigenen Vertrags-Dossier abgelegt. Dieses enthält alle Dokumente und ist verlinkt mit den Vertragspartnern und dem Subdossier. Zudem sind die wichtigsten Eckdaten (Fristen, Geldbeträge, Vertragstyp usw.) im Dossier hinterlegt und erleichtern so die Suche und Auswertung. 1.1 Umfang der itsystems Vertragsverwaltung Diese und weitere Standardfunktionen stehen Ihnen in der itsystems Vertragsverwaltung zur Verfügung und lassen sich mit geringem Aufwand an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anpassen: Standardvertragstypen: Die Grundlage für Ihre Lösung Die Vertragstypen bilden die Grundlage für die Vertragseckdaten. Mit den generischen Templates lassen sich verschiedene Vertragstypen erstellen. Ihre spezifischen Anforderungen werden in einem Workshop erhoben. Dossierfunktion: Alle relevanten Vertragsinformationen in einer Akte Legen Sie Vertragseckdaten, Vertragsdokumente, Zusatzdokumente, Notizen und alle weiteren relevanten Informationen in einem übersichtlichen Dossier ab und behalten Sie stets den Überblick. Vertragsbeziehungen: Vertragsabhängigkeiten übersichtlich dargestellt Definieren Sie Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Verträgen und sehen Sie auf einen Blick, wie die Verträge zusammenhängen. Fristenverwaltung: Kündigungs-, Erneuerungs- und weitere Fristen fest im Griff Die Fristenverwaltung zeigt Ihnen immer, welche Verträge gekündigt oder verlängert werden können. Wichtige Verträge durchlaufen einen obligatorischen Bestätigungsprozess mit automatischer Eskalationsfunktion. Semantische Suche: Finden statt suchen Mit der Volltextsuche finden Sie die benötigten Verträge umgehend. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Suchresultate in verschiedenen Kategorien einzugrenzen. 3/7

4 Automatisiertes Scanning: Originale direkt in der itsystems Vertragsverwaltung ablegen Importieren Sie Vertragsdokumente direkt von Ihrem Scanner in das entsprechende Vertragsdossier. Bewilligungs- und Freigabeprozesse: Rollenbasierte Prozesssteuerung Lassen Sie neue Verträge, Vertragsänderungen, Kündigungen usw. durch eine vordefinierte Rolle bestätigen, bevor sie aktiv werden. Das zugrundliegende Rollenmodell lässt sich einfach an die Gegebenheiten Ihres Unternehmens anpassen. Im Lieferumfang inbegriffen ist der Bewilligungs- und Freigabeprozess. Task-Management: Aufgaben immer im Überblick Definieren Sie Aufgaben zu einzelnen Verträgen und weisen sie diese jemandem zu. Behalten Sie stets einen rollenbasierten Überblick über alle offenen Aufgaben und deren Fälligkeitsdatum. Reporting und Monitoring: Chancen und Risiken früh erkennen Sehen Sie Ihre Vertragsdaten in Grafiken und Listen zusammengefasst. Nutzen Sie die vielfältigen Funktionen, um Antworten auf Ihre Fragen zu finden. Analysen lassen sich einfach in Excel exportieren. Aktivitäten-Log: Alle Änderungen stets im Griff Alle Aktivitäten rund um die Vertragsakte werden übersichtlich aufgelistet und im Log mit einem Zeitstempel hinterlegt. Archivierung: Revisionssichere Aufbewahrung aller Verträge Die itsystems Vertragsverwaltung legt Verträge automatisch revisionssicher ab. Archivierte Verträge können nicht mehr bearbeitet werde und alle Zugriffe werden registriert. Die von Ihnen gewünschten Archivierungs-Standards werden im Workshop aufgenommen. 4/7

5 1.2 Vertragsverwaltungs-Lösungsübersicht Jedes Vertrags-Dossier entspricht einem Gefäss, in dem die Vertragsdokumente und weitere Informationen abgelegt werden. Die Abbildung 1 zeigt die aufgelisteten Dossiers. Es stehen umfangreiche Suchund Filtermöglichkeiten zur Verfügung, um das gewünschte Vertrags-Dossier zu finden. Auf der rechten Seite werden rollenabhängig alle Fristen und Genehmigungen der eingeloggten Person angezeigt. Abbildung 1 Vertrags-Übersicht Mitgeliefert werden verschiedene Vertrags-Typen, die eingesetzt werden können und/oder bei Bedarf auf die Kundenbedürfnisse angepasst werden. Im Erstellungsprozess werden alle wichtigen Eckdaten des Vertrages dem Dossier hinterlegt. Abbildung 2 Vertrags-Dossier erstellen 5/7

6 Im Vertrags-Dossier werden übersichtlich die wichtigsten Informationen dargestellt. Die Verträge werden in die Master- Dokumentenbibliothek geladen und versioniert. Zusatzdokumente wie Pläne oder Korrespondenz werden in die Zusatz-Bibliothek geladen, in welcher keine Versionierung stattfindet. Abbildung 3 Vertrags-Dossier Die Fristenverwaltung zeigt welche Verträge gekündigt oder verlängert werden können. Wichtige Verträge durchlaufen einen obligatorischen Bestätigungsprozess mit automatischer Eskalationsfunktion. Aktionen wie Kündigen können direkt auf dem Vertrags-Dossier ausgeführt werden. Abbildung 4 Fristen 6/7

7 Die Liquiditätsplanung wird durch das Monitoring des Cashin und out unterstützt. Die Filter-Funktionen beeinflussen die gezeigten Grafiken (Drill- Down). Sämtliche Daten können bequem ins Excel exportiert und weiter bearbeitet werden. Abbildung 5 Monitoring Möchten Sie gerne mehr Details zu unserer Vertragsverwaltungs-Lösung erfahren? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf unter oder telefonisch unter Bleiben Sie zudem stets auf dem Laufenden hinsichtlich der neusten Weiterentwicklungen unserer Lösungen und abonnieren Sie jetzt unseren informativen Newsletter unter 7/7