4. Systematische Darstellung des neuartigen Prozesses der elektronischen Rechnungsbearbeitung

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1 4. Systematische Darstellung des neuartigen Prozesses der elektronischen Rechnungsbearbeitung 4.1 Prozesse des Rechnungsstellers Betrachtet wird nun der vollständig computergestützte Prozess der Rechnungsstellung, der im Gegensatz zur papierbasierten Rechnungsstellung, keinerlei Medienbrüche mehr beinhaltet. Eingesetzte ERP- Lösungen, wie von Oracle oder SAP, bieten hierbei die niedrigsten Eintrittsbarrieren. Dort liegen sämtliche Daten, wie Rechnungsdaten und Lieferantendaten bereits in elektronischer Form vor. Die Erstellung erfolgt nach manueller Eingabe oder im Idealfall, automatisch nach Eingang und Prüfung einer Bestellung. 48 Die hierbei entstehende Rechnung muss,,man sich als Set von Dateien vorstellen. 49 Dieses Set beinhaltet zum einen eine Datei mit abgesprochenem, definiertem und strukturiertem Inhalt z.b. XML. Es steht für Extensible Mark-up Language und ist ein Standard zur Erstellung von strukturierten Dokumenten im World Wide Web. 50 Diese Datei ist für die eigentliche maschinelle Weiterverarbeitung gedacht. Sollte kein ERP System vorhanden sein, wird die XML- Datei durch einen XML- Konverter erzeugt, der mit dem jeweiligen EDV- System verbunden ist. Anschließend wird die XML- Rechnung mit einem den gesetzlichen Anforderungen entsprechenden, gültigen Zertifikat elektronisch signiert und archiviert. Dies geschieht zum einen über Massensignaturserver in Großunternehmen. 51 In KMU kommt meist eine Signatur- Public-Key- Infrastruktur zum Einsatz. 52 Diese setzt sich zusammen aus einem zertifizierten Kartenlesegerät, einer Chipkarte, einem elektronischen Zertifikat eines Trustcenters und einer Signatursoftware. Mit dem Kartenlesegerät wird nach Freigabe durch eine 8-stellige Pin- Nummer ein anonymer Schlüssel von der Chipkarte ausgelesen mit dem die Rechnung,,unterschrieben wird. 53 Die Kosten für die benötigten Zertifikate sind von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. Im Schnitt entstehen Kosten von ca. 50 pro Jahr plus einmalige Investitionen von ca. 250 für ein Kartenlesegerät und Chipkarte. 54 Die nun zum Vorsteuerabzug berechtigte Rechnung wird abschließend z.b. über die EDI- Schnittstelle oder per an den Empfänger gesendet. Optional, in Fällen bei denen eine automatisierte Überprüfung, bedingt durch fehlende IT- Infrastruktur, nicht möglich ist, wird eine leicht 48 Vgl. (Pfaff, 2004), S Siehe (Tanner & Wölfle, 2005), S.7 50 Siehe (Gabler Verlag (Herausgeber), 2011), Stichwort: XML 51 Vgl. (Peter tom, 2010), S Vgl. (Secrypt - Public Key Infrastruktur) 53 Vgl (Weisheit, Stahl, Pur, & Wittmann) S Vgl. (Erkel, 2003), S

2 lesbare Ansicht z. B. eine Pdf- Rechnung angehängt. 55 Nicht jede elektronische Rechnung führt automatisch zu einem Optimum der gesamten Prozesskette. Das Optimum wird erst dann erreicht, wenn das gewünschte Datenformat des Empfängers beachtet werden kann. Schon bei der Planung der Einführung elektronischer Rechnungen, sollte der Rechnungsempfänger eine Segmentierung der Rechnungssteller nach Transaktionsvolumen und Umstellungsbereitschaft vornehmen. Dadurch lassen sich schneller Teilziele im Umstellungsprojekt erreichen und bereits bestehende Schnittstellen zu Geschäftspartnern (z.b. EDI) können mit eingebunden werden. Die folgende EPK- Darstellung erläutert die Prozesse des Rechnungsstellers anhand eines ERP- Ausgangssystems und der Verarbeitung einer XML- Rechnung. 55 Vgl. (Tanner & Wölfle, 2005), S.7 15

3 Abbildung 4: Prozesse der elektronischen Rechnungsstellung, ( Quelle: Eigene Darstellung ) 16

4 4.2 Prozesse des Rechnungsempfängers Der Rechnungsempfänger erhält je nach Verfahren, eine elektronisch signierte Rechnungsdatei über oder per EDI. Nach erfolgter Übernahme in ein entsprechendes EDV oder ERP- System, wird die Rechnung hinsichtlich der Gültigkeit und Unversehrtheit der Signatur auf Seiten des Rechnungsempfängers mit einer geeigneten Prüfsoftware verifiziert. Nur eine gültige Signatur erlaubt den gesetzeskonformen Vorsteuerabzug. 56 Das Verifizierungsergebnis muss zusammen mit der elektronischen Rechnungsdatei und dem zugehörigen Zertifikat archiviert werden. 57 Nach der Weiterleitung in die Buchführung liest nach einem vereinbarten Standard zwischen den Unternehmen ein XML- Parser die Inhalte der XML- Rechnung aus. Dieser ist im Idealfall über eine Schnittstelle mit dem EDV- System verbunden, wodurch die Rechnungsdaten automatisch eingelesen werden können. Die Bestellnummer ist dabei der Primärschlüssel. Dieser Prozesspfad hat für den Rechnungsempfänger die höchste Effizienz, denn er benötigt keinen manuellen Arbeitsschritt 58 Fehlt die Bestellnummer, wird die Rechnung über verschiedene andere Schlüssel versucht zuzuordnen. In Frage kommen dafür z. B. Kostenstellen oder Personalnummern. 59 Dieser Zuordnungsprozess ist in der folgenden EPK im Punkt Rechnung im Workflowprozess verarbeiten zusammengefasst. Auf der Seite des zuständigen Rechnungsprüfers der angegebenen Kostenstelle, beginnt dieser Workflowprozess. Er kontrolliert die Rechnung und fügt ihr die nötigen Buchungsinformationen bei. Zur Wahrung des Vieraugenprinzips 60 gibt eine zweite Person im Anschluss die Rechnung zur Zahlung frei. Ist eine Zuordnung nicht möglich wird die eingegangene Rechnung abgelehnt und der Rechnungssteller benachrichtigt. Die Rechnung wird dann mit den endsprechenden Angaben erneut zugesendet. 56 Vgl. (Weisheit, Stahl, Pur, & Wittmann), S Vgl. (Bundesfinanzministerium, 2001), S Siehe (Peter tom, 2010), S Vgl. (Peter tom, 2010), S Vgl. (Tanner & Wölfle, 2005), S. 7 17

5 Abbildung 5: Prozesse des elektronischen Rechnungsempfangs, (Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an (Peter tom, 2010), S. 63) 18

6 4.3 Bewertung Die computergestützte Optimierung der Rechnungsverarbeitung entlang der Supply Chain ermöglicht eine potentiell hohe Dynamik mit weitreichender Reduzierung der Prozess- und Materialkosten. Durch die Verarbeitung ausschließlich elektronischer Daten und dem Einsatz automatisierter elektronischer Kontrollverfahren auf beiden Seiten, wird,,die Transparenz sowie die Qualität der Geschäftsprozesse gesteigert. 61 Die Durchlaufzeiten einer Rechnung reduzieren sich auf Seiten des Rechnungsstellers auf 5-11 Minuten und auf 6-12 Minuten beim Empfänger. 62 Durch den Wegfall des Postweges steht die elektronische Rechnung in wenigen Sekunden für den Empfänger bereit. Die Zahlung kann durch die verkürzten Bearbeitungszeiten wesentlich früher freigegeben werden, was zu einem erhöhten Zinsgewinn, Cashflow (Überschuss der Einzahlungen über die Auszahlungen) und weniger gebundenem Kapital auf Seiten des Rechnungsstellers führt. Ein gestiegener Cash Flow kann signalisieren, dass die Selbstfinanzierungskraft solide, das Unternehmen gesund ist und Ertragspotenzial in der Zukunft besitzt. 63 Das Optimierungspotential ist allerdings zunächst begrenzt, da nicht alle Rechnungsempfänger elektronische Rechnungen weiterverarbeiten können. Temporär bestehende Prozesse der Papierrechnung müssen parallel zum neuen Prozess der Erzeugung, Übermittlung und Archivierung der elektronischen Rechnungen, fortgeführt werden. Erst wenn alle Kunden eines Unternehmens auf die elektronische Weiterverarbeitung umgestiegen sind, lässt sich das volle Kosteneinsparungspotential erschließen. Dies führt gerade bei Zulieferbetrieben zu einem erhöhten Umstellungsdruck, da der elektronische Rechnungsempfang zunehmend als Auswahlkriterium für Großkonzerne gilt, die bereits elektronisch interagieren. 64 Die große Herausforderung besteht hierbei allerdings in der Vielfalt von elektronischen Rechnungsformaten. Nur wenn es gelingt die Rechnungsverarbeitung auf wenige standardisierte Schnittstellen zu reduzieren und dahingehend zu optimieren, lassen sich größere Einsparungen umsetzten. Ein weiterer Vorteil liegt in der Marketingfunktion der elektronischen Rechnung. Auf der einen Seite können Werbeinformationen in einen gebundenen Austausch integriert und Webseitenlinks des Rechnungsstellers eingebunden werden. Auf der anderen Seite ermöglicht die elektronische Rechnungsverarbeitung dem Empfänger weitreichende Einsparmöglichkeiten. Für 61 Siehe (Frick, 2003), S Vgl. (Erkel, 2003). S. 118 & Vgl. (Krems, 2011) 64 Vgl. (Weisheit, Stahl, Pur, & Wittmann), S

7 Deutschland werden Einsparungen von ca. 30 Milliarden Euro prognostiziert. 65 Rechnungsdaten können direkt ins EDV / ERP- System übernommen werden, was vorher über aufwendige Scan- Verfahren oder manuelle Eingaben umgesetzt werden musste. Dieses hohe Maß an Transparenz ermöglicht es dem Rechnungsempfänger seine Zahlungsfristen und -Ziele optimal zu managen. 65 Vgl. (Breitner & Schömburg, 2011), S. 1 20