Ablauf zum erstellen von Etiketten aus der Vereinsund Verbandsadministration (VVA)

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1 Ablauf zum erstellen von Etiketten aus der Vereinsund Verbandsadministration (VVA) Inhaltsverzeichnis 1 ÜBERSICHT ERSTELLEN DER DATENQUELLE TEXT STEUERDATEI ERSTELLEN DES HAUPTDOKUMENTS (WORD 2000) VORARBEITEN Felder innerhalb der Musteretikette ändern DAS TESTEN EINER SERIENDRUCKOPERATION Prüfen der Steuerdatei DAS DRUCKEN VON VORBEREITETEN ETIKETTEN Drucken von Etiketten DAS ERSTELLEN VON UMSCHLÄGEN IM SERIENDRUCK ERSTELLEN DES HAUPTDOKUMENTS (WORD 2002) VORARBEITEN WÄHLEN SIE EINEN DOKUMENTTYP STARTDOKUMENT WÄHLEN Etiketten einrichten EMPFÄNGER WÄHLEN ORDNEN SIE IHRE ETIKETTEN AN VORSCHAU AUF IHRE ETIKETTEN SERIENDRUCK BEENDEN Felder innerhalb des Hauptdokumentes ändern Maxi-User / Ch. Kleger Seite 1 von 29

2 1 Übersicht Textverarbeitungsprogramme wie Word bieten die Möglichkeit, auf bequeme Art Etiketten zu erstellen bzw. Briefumschläge direkt zu beschriften. Dazu schreibt man einmal die Etikette bzw. Briefumschlag, den man verschicken möchte, und in eine andere Datei gibt man die Daten ein, die von Etikette zu Etikette unterschiedlich sind. Das Textverarbeitungsprogramm verbindet diese Daten mit dem eigentlichen Text und man kann anschließend diese Etikette / Briefumschläge ausdrucken. Das Erstellen von Etikette / Briefumschläge erfolgt in zwei Schritten. Wichtig dabei ist, dass man auf jeden Fall 2 unterschiedliche Dokumente erstellen muss!!! Man braucht: a) eine Tabelle mit Adressen aus der VVA in diesem fall eine Textdatei (im folgenden als Datenquelle oder Steuerdatei bezeichnet) b) eine Etiketten- / Briefumschlag Vorlage mit Platzhaltern (wobei diese Platzhalter die Überschriften der vorher erstellten Textdatei sind. Dies wird im folgenden als Hauptdokument bezeichnet.) Maxi-User / Ch. Kleger Seite 2 von 29

3 2 Erstellen der Datenquelle Es ist sinnvoll, die Datenquelle zuerst zu erstellen in Form einer Textdatei. Der Fachausdruck für diese Tabellendatei in Serienbriefen ist Steuerdatei. 2.1 Text Steuerdatei In diesem Beispiel geht es darum den Vorstandsmitglieder des Vereins 1.00.SG.054 Gymnastikgruppe KTV Wil mit einem Brief anzuschreiben. 1. Starten des Internet Explorers 2. Starten der VVA 3. Eingabe User-ID und Passwort 4. Auf der Willkommenseite in der Rechten Navigation die Schaltfläche Organdaten betätigen 5. In der Menu liste das Symbol Select wählen Maxi-User / Ch. Kleger Seite 3 von 29

4 6. Auf der Seite Auswertungen für Organzuteilung die folgenden eingaben vornehmen: Von Organ Vorstand Bis Organ Vorstand (Dies ist abhängig was vom Verein definiert wurde und kann von Verein zu Verein unterschiedlich sein) 7. Anschliessend in der rechten Navigation Verzeichnis auswählen und dann aus der Box Etiketten anwählen 8. Es öffnet sich ein Fenster mit den Adressdaten Maxi-User / Ch. Kleger Seite 4 von 29

5 Auf diesem Schirm die Datenqualität überprüfen - Ist überall eine Anrede enthalten? - Gibt es doppelte Einträge - 9. Speichern der Daten über das Menu Datei Speichern unter z.b: C:\VVA\Vorstand.txt Wichtig ist der Datei Typ: Textdatei (*.txt) Anschliessend mit Speichern die Datei speichern. Mit der Schaltfläche Zurück im Internet Explorer in die VVA zurückkehren Maxi-User / Ch. Kleger Seite 5 von 29

6 Maxi-User / Ch. Kleger Seite 6 von 29

7 3 Erstellen des Hauptdokuments (Word 2000) 3.1 Vorarbeiten Außer den Serienbriefen hat man also noch die Möglichkeit Adressetiketten, Umschläge und Kataloge, die einem z. B. auch beim Frankieren der erstellten Serienbriefe nützlich sind, zu erstellen. Der Unterschied zu den Serienbriefen besteht darin, dass bei Serienbriefen jedem eingegebenen Datensatz ein neuer Abschnitt bzw. eine neue Seite zugeordnet wird. Bei Adressetiketten, Umschlägen und Katalogen werden die Datensätze einem Abschnitt zugeordnet, d. h. es kommen so viele Datensätze auf eine Seite bis die Seite voll ist. Es wäre ja auch unlogisch wenn z. B. jedes Adressetikett auf eine neue Seite gedruckt werden würde! Ein Hauptdokument enthält den unveränderlichen Text der Etikette / Briefumschlag und die Platzhalter für die variablen Teile. Möchte man nun Adressetiketten erstellen, geht man folgendermaßen vor: Man klickt auf Extras Seriendruck Erstellen Adressetiketten und es erscheint folgendes (aus den Serienbriefen bekanntes) Fenster: Um ein solches zu erstellen, führt man die folgenden Schritte aus: 1. Man wählt den Befehl Neu aus dem Menü Datei (ALT, D, N) und dann die Schaltfläche "OK", um ein leeres Dokument anzuzeigen. 2. Als nächstes wählt man den Befehl Seriendruck aus dem Menü Extras (ALT, X, D) 2. Zuletzt wird die Schaltfläche "Erstellen" angeklickt Maxi-User / Ch. Kleger Seite 7 von 29

8 Dialogbox Seriendruck-Manager 3. Es erscheint ein kleines Menü, aus dem die Option "Adressetiketten" oder Umschläge gewählt wird abhängig was Sie machen wollen. Menü zu Hauptdokument erstellen 5. Man wird gefragt, in welchem Fenster man dien Etiketten erstellen möchte Maxi-User / Ch. Kleger Seite 8 von 29

9 Auswahl des Fensters für das Hauptdokument Die Schaltfläche Aktives Fenster wird gewählt, wenn man als Etiketten das Dokument in dem Fenster benutzen will, aus dem heraus man die Seriendruckfunktion aufgerufen hat. Hat man vorher extra ein leeres Blatt für diesen Zweck erstellt, ist das der Button der Wahl. Wählt man Neues Hauptdokument für ein neues Dokument, erstellt Word ein neues Dokument mit der laufenden Dokumentennummer. Nach diesen Schritten hat sich das aktuelle Dokument in ein Hauptdokument für den Seriendruck verwandelt. Das erkennt man an der neuen Symbolleiste, die Word dem Dokument spendiert hat. Bevor man jedoch die Etiketten eingibt, ist es sinnvoll, zunächst die eben angelegte Datenquelle Word bekannt zu geben, sie also mit dem Hauptdokument zu verbinden. Man geht deshalb auf Extras Seriendruck Daten importieren => Datenquelle öffnen. Es erscheint nun folgendes Fenster: Wählen Sie nun die Datei aus die sie zu beginn erstellt haben z.b: C:\VVA\Vorstand.txt Maxi-User / Ch. Kleger Seite 9 von 29

10 Es erscheint folgendes Fenster: Bestätigen Sie das Datei Format (*.txt; *.csv ) Es erscheint folgendes Fenster: Maxi-User / Ch. Kleger Seite 10 von 29

11 An dieser Stelle kann man die Art der Adressetiketten bestimmen, die man für den Seriendruck verwenden möchte. Man sollte die Adressetiketten vorher in einem Normmass kaufen und nach Möglichkeit nicht selbst erstellen. Dann ist es leichter die Bezeichnung der gekauften Etiketten mit den obigen Angaben abzustimmen. Hat man die Bezeichnung seines Etiketts gefunden und im oberen Bereich die Druckerangaben berücksichtigt, kann man auf OK klicken. Es erscheint ein neues Fenster, in dem man nun das Muster für alle Etiketten erstellt. Hier findet man eine Schaltfläche. Über Seriendruckfeld einfügen können jetzt die zur Verwendung kommenden Felder ausgewählt werden und in die Musteretikette einfügen. Es müssen nicht alle verfügbaren Felder benützt werden! Maxi-User / Ch. Kleger Seite 11 von 29

12 2. Man geht an die Stelle in der Musteretikette, an der man ein Feld einfügen will. 3. Die Schaltfläche wird angeklickt. 4. Es erscheint ein Menü in dem die Feldnamen aufgeführt sind, die man für den Datensatz bestimmt hat. 5. Man wählt den gewünschten Feldnamen aus, indem man ihn anklickt. Er wird automatisch an die Stelle im Dokument eingefügt, an der sich die Einfügemarke innerhalb der Musteretikette befindet. 6. An der Position der Einfügemarke befindet sich nun der ausgewählte Feldname in doppelten Spitzklammern, Bsp.: <<Vorname>>. An dieser Stelle werden später die verschiedenen Vornamen der erstellten Datensätze eingetragen. Das Musteretikett könnte jetzt z. B. so aussehen: Hat man sein Musteretikett zu seiner Zufriedenheit erstellt, kann man auf die Schaltfläche Schließen klicken. Das Hauptdokument ist nun in die vorher ausgewählten Etiketten unterteilt. Klickt man den Button kann man sich eine Vorschau mit den eingegebenen Datensätzen anschauen. Ist alles in Ordnung kann man nun die Etiketten drucken. Hinweis: Einfügen von Seriendruckfeldern in einen bestehenden Text Maxi-User / Ch. Kleger Seite 12 von 29

13 Bevor man beginnt, die Seriendruckfelder einzufügen, sollte man die Absatzmarkierung einschalten, damit man sich besser in seinem Dokument orientieren kann. Die Inhalte von Feldern, die innerhalb des Hauptdokumentes aufeinander folgen, werden auch direkt hintereinander geschrieben. Man fügt daher zwischen diese Felder ein Leerzeichen in das Hauptdokument. Bsp.: <<Vorname>> <<Nachname>> Felder innerhalb der Musteretikette ändern Wenn man ein Feld innerhalb der Musteretikette löschen möchte 1. Markiert man das ganze Feld mit der Maus. 2. Man drückt dann die Taste ENTF. Wenn man ein Feld durch ein anderes Feld ersetzen möchte 1. Markiert man das ganze zu ersetzende Feld mit der Maus. 2. Klickt man die Schaltfläche an. Es erscheint eine Liste mit den Feldnamen Maxi-User / Ch. Kleger Seite 13 von 29

14 3.2 Das Testen einer Seriendruckoperation Prüfen der Steuerdatei Bevor man mit dem Druck der Serienbriefe beginnt, ist es ratsam, zunächst einen Probedurchlauf zu starten. Wenn man die Schaltfläche Prüfen anklickt, startet Word einen internen Durchlauf, ob Hauptdokument und Datenquelle zusammenpassen. Word überprüft alle Seriendruckfelder, ob Sie im Hauptdokument z. B. unter einem anderen Namen verwendet wurden. Sind dabei keine Fehler aufgetreten, so kann man mit dem eigentlichen Drucken beginnen. 1. Man klickt in der Seriendruck-Symbolleiste die Schaltfläche Prüfen an. 2. Es erscheint eine kleine Dialogbox, in der man die Art der Fehlersuche festlegen kann. Ratsam ist zu wählen. Hierbei testet Word eine mögliche Verbindung zwischen Hauptdokument und Datenquelle aus. Treten dabei Fehler auf, so werden diese Fehler in einem neuen Dokument dokumentiert. Wählt man dann werden auftretende Fehler sofort angezeigt, und der Verbindungsaufbau daraufhin unterbrochen. Sollten bei dieser Option jedoch zuviel Fehler auftreten, dann sollte man, wählen. Das Hauptdokument wird mit der Datenquelle verbunden und die Fehler in das neue Dokument übertragen. Bei der zweiten und dritten Möglichkeit wird das Hauptdokument sofort in den eigentlichen Etikettenbogen umgewandelt. Man kommt zurück zu dem Hauptdokument, indem man den angezeigten Etikettenbogen mit Hilfe des Kreuzes oben rechts einfach schließt Maxi-User / Ch. Kleger Seite 14 von 29

15 3.3 Das Drucken von vorbereiteten Etiketten Drucken von Etiketten Wenn man alle Datensätze der Datenquelle für Etiketten verwenden will, dann sollte man bitte folgende Schritte befolgen: 1. Als erstes stellt man sicher, dass das Hauptdokument im aktuellen Fenster steht. Tut es das nicht, so lädt man es dort über das Menü Fenster hinein. 2. Mit dieser Schaltfläche aus der Symbolleiste für den Seriendruck verbindet man das Hauptdokument mit der Datenquelle und erzeugt dabei ein neues Dokument mit dem Namen Etiketten1. Dieses Dokument kann man später normal ausdrucken. 3. Klickt man diese Schaltfläche an, dann werden die beiden Dateien in einem Schritt gemischt und ausgedruckt. Das sollte man jedoch nur machen, wenn man ganz sicher ist, dass alles seine Richtigkeit hat. Ansonsten empfiehlt sich der Punkt Maxi-User / Ch. Kleger Seite 15 von 29

16 3.4 Das Erstellen von Umschlägen im Seriendruck Das Erstellen von Umschlägen ist ebenso einfach wie das Erstellen von Etiketten und auch nicht viel anders. Also man geht über Extras Seriendruck Erstellen und klickt nun Umschläge an. Man wird wieder gefragt, in welchem Fenster das Hauptdokument erstellte werden soll und kann danach die gewünschte Datenquelle erstellen. Alles genauso wie bei den Etiketten. Ist man bei dem Schritt Hauptdokument Einrichten angelangt, erscheint ein anderes Fenster als bei den Etiketten, nämlich: Hat man das Umschlagformat ausgewählt und ist mit allen anderen Angaben auch zufrieden, klickt man auf OK. An dieser Stelle erscheint ein weiteres Fenster, in dem man das gewünschte Muster für die Umschläge erstellen kann. Dazu benutzt man wieder den Button Seriendruckfeld einfügen Maxi-User / Ch. Kleger Seite 16 von 29

17 Anschließend klickt man wieder auf OK. Auf dem Bildschirm erscheint nun der Musterumschlag. Man hat jetzt die Möglichkeit oben links auf dem Umschlag die Absenderadresse einzugeben. Ist dies nicht gewünscht, lässt man das Feld einfach frei. Natürlich besteht auch an dieser Stelle wieder die Möglichkeit über den Button Umschläge zu sehen. Wenn alles seine Richtigkeit hat, kann man die Umschläge jetzt drucken. eine Vorschau der Maxi-User / Ch. Kleger Seite 17 von 29

18 4 Erstellen des Hauptdokuments (Word 2002) 4.1 Vorarbeiten Ein Hauptdokument enthält die Seitenaufteilung der Etiketten und die Platzhalter für die variablen Teile. Um ein solches zu erstellen, führt man die folgenden Schritte aus: Man wählt den Befehl Neu aus dem Menü Datei (ALT, D, N) und dann die Schaltfläche "OK", um ein leeres Dokument anzuzeigen. Als nächstes startet man den Serienbrief-Assistenten aus dem Menü Extras Briefe und Sendungen Seriendruck-Assistent (ALT, X, B, S) Es erscheint rechts im Aufgabenbereich dieser Assistent: 4.2 Wählen Sie einen Dokumenttyp Maxi-User / Ch. Kleger Seite 18 von 29

19 Der ganze Ablauf zur Erstellung von Etiketten ist in 6 Schritte aufgeteilt! Im unteren Teil des Assistenten sehen Sie den aktuellen Schritt im Gesamtablauf Mit Weiter oder Zurück könne sie sich von Schritt zu Schritt vorwärts oder zurück bewegen. Im oberen Teil des Assistenten wählen sie Briefe und klicken auf Weiter: Dokument wird gestartet. 4.3 Startdokument wählen Klicken Sie auf wählen. um die zu verwendende Ettikettengrösse zu Wählen sie Dokumentlayout ändern und klicken auf Weiter: Empfänger wählen Maxi-User / Ch. Kleger Seite 19 von 29

20 4.3.1 Etiketten einrichten An dieser Stelle kann man die Art der Adressetiketten bestimmen, die man für den Seriendruck verwenden möchte. Man sollte die Adressetiketten vorher in einem Normmass kaufen und nach Möglichkeit nicht selbst erstellen. Dann ist es leichter die Bezeichnung der gekauften Etiketten mit den obigen Angaben abzustimmen. Hat man die Bezeichnung seines Etiketts gefunden und im oberen Bereich die Druckerangaben berücksichtigt, kann man auf OK klicken. Das Haupdokument wird jetzt automatisch an Hand des ausgewählten Etikettenformats unterteilt Maxi-User / Ch. Kleger Seite 20 von 29

21 4.4 Empfänger wählen Wählen sie Vorhandene Liste verwenden das heisst wir wollen eine Datenquelle verwenden die sie mittels Export aus der VVA erstellt haben (1. Erstellen der Datenquelle) Durch betätigen der Schaltfläche bzw. könne sie die zuvor erstellte Datei auswählen Maxi-User / Ch. Kleger Seite 21 von 29

22 z.b: C:\VVA\Vorstand.txt Es erscheint dann der folgende Dialog zur Dateikonvertierung Bestätigen sie mit OK Maxi-User / Ch. Kleger Seite 22 von 29

23 Im folgenden Dialog können sie die Seriendruckempfänger Liste sehen. Einzelne Person könnten hier durch entfernen des Hakens in der ersten Kolonne vom Versand ausgeschlossen werden. Es ist möglich die einzelnen Kolonnen zu sortieren oder in der Liste nach einer bestimmten Person zu suchen. Bestätigen sie mit OK Über eine Datenquelle verändert bzw. angepasst wer- werden. Oder über den. könnte falls nötig jetzt auch eine andere Datenquelle selektiert Klicken sie auf Weiter: Ordnen Sie Ihre Etiketten an Maxi-User / Ch. Kleger Seite 23 von 29

24 4.5 Ordnen Sie Ihre Etiketten an Hier findet man eine Schaltfläche die Etikette einfügen.. Mit dieser Option kann man Felder in Man geht an die Stelle in dem Hauptdokument, an der man ein Feld einfügen will. Die Schaltfläche wird angeklickt. Es erscheint ein Menü in dem die Feldnamen aufgeführt sind, die man für den Datensatz bestimmt hat. Man wählt den gewünschten Feldnamen aus, indem man ihn anklickt. Er wird nach anklicken der Schaltfläche an die Stelle im Dokument eingefügt, an der sich die Einfügemarke innerhalb des Hauptdokumentes befindet Maxi-User / Ch. Kleger Seite 24 von 29

25 An der Position der Einfügemarke befindet sich nun der ausgewählte Feldname in doppelten Spitzklammern, z.b.: <<Vorname>>. An dieser Stelle werden später die verschiedenen Vornamen der erstellten Datensätze eingetragen. Falls man dort auf den Ausdruck {MERGEFIELD Vorname} trifft, drückt man die Tastenkombination Alt + F9. Dann ist alles wieder in Ordnung. Hinweis: Einfügen von Seriendruckfeldern in einen bestehenden Text Bevor man beginnt, die Seriendruckfelder einzufügen, sollte man die Absatzmarkierung einschalten, damit man sich besser in seinem Dokument orientieren kann. Die Inhalte von Feldern, die innerhalb des Hauptdokumentes aufeinander folgen, werden auch direkt hintereinander geschrieben. Man fügt daher zwischen diese Felder ein Leerzeichen in das Hauptdokument. Bsp.: <<Vorname>> <<Nachname>> Gleiches gilt auch für den Text vor bzw. hinter den eingefügten Feldern. Wünscht man nicht, dass die Inhalte der Felder direkt an den Text gefügt werden, so ergänzt man auch hier ein Leerzeichen Maxi-User / Ch. Kleger Seite 25 von 29

26 Die Felder müssen nur in der obersten linken Etikette angeordnet werden gemäss Beispiel oben. Die restlichen Etiketten haben zu diesem Zeitpunkt alle den Eintrag <<Nächster Datensatz>> dieser darf auch nicht gelöscht oder verändert werden. auf die restli- Ist die erste Etikette fertig kann das Layout über die Schaltfläche chen Etiketten repliziert werden. So dass Sie das folgende Resultat erhalten. Klicken sie auf Weiter: Vorschau auf Ihre Etiketten Maxi-User / Ch. Kleger Seite 26 von 29

27 4.6 Vorschau auf Ihre Etiketten Es werden nun die Platzhalter (<<NAME>>) durch die Werte in der Datenquelle ersetzt. Im oberen Teil des Assistenten können Sie nun Ihre Arbeit überprüfen in dem Sie durch betätigen der Schaltflächen oder sich Etikette für Etikette anschauen. Es ist auch möglich mittels eine Etikette mit bestimmter Adresse zu suchen. Wenn Sie die Etikettenvorschau abgeschlossen haben klicken Sie auf Weiter: Seriendruck beenden Maxi-User / Ch. Kleger Seite 27 von 29

28 4.7 Seriendruck beenden Jetzt können Sie durch betätigen senden. die Etiketten erstellen und an den Drucker Maxi-User / Ch. Kleger Seite 28 von 29

29 4.7.1 Felder innerhalb des Hauptdokumentes ändern Wenn man ein Feld innerhalb des Hauptdokumentes löschen möchte Markiert man das ganze Feld mit der Maus. Man drückt dann die Taste ENTF (Delete). Wenn man ein Feld durch ein anderes Feld ersetzen möchte Markiert man das ganze zu ersetzende Feld mit der Maus. Klickt man die Schaltfläche erstellten Feldnamen. an. Es erscheint eine Liste mit den Maxi-User / Ch. Kleger Seite 29 von 29

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