Jetzt schon vormerken: Besuchen Sie den windream-stand auf der CeBIT 2010!

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1 Newsletter für Kunden und Interessenten der windream GmbH November 2009 windreamnews Jetzt schon vormerken: Besuchen Sie den windream-stand auf der CeBIT 2010! Ein großes Ereignis wirft schon jetzt seine Schatten voraus: die CeBIT Die Messe wird im kommenden Jahr vom 2. bis zum 6. März stattfinden. Wir möchten unsere Kunden aus diesem Anlass bereits jetzt darauf aufmerksam machen, dass wir wieder mit einem eigenen, über 240 Quadratmeter großen Partnerstand auf der CeBIT vertreten sein werden. Schwerpunkt in Halle 3: Enterprise Content Management Durch die Zusammenlegung der Anwendungsbereiche DMS, Postbearbeitung/Mailing Solutions und Professional Output werden die thematischen Verknüpfungen der einzelnen Bereiche transparent und praxisnah dargestellt. Angefangen bei der digitalen Erfassung geschäftsrelevanter Dokumente in der Poststelle über Szenarien für individuelle ECM-Lösungen bis hin zur Anbindung branchenspezifischer Anwendungen das Thema ECM wird den CeBIT- Besuchern in Halle 3 umfassend und anschaulich präsentiert. Mit einer Fläche von über 240 Quadratmetern ist der windream-stand in bevorzugter Hallenlage positioniert. Wie in jedem Jahr, so sind auch in 2010 unsere Partner wieder als Mitaussteller gemeinsam mit uns auf der Messe aktiv. Also: Nutzen Sie die CeBIT als führende IT-Fachmesse, um sich umfassend über aktuelle Produkte zu informieren. Auf jeden Fall freuen wir uns auf Ihren Besuch am windream-stand. Schau n Sie mal vorbei es lohnt sich! INDEX Jetzt schon vormerken: Besuchen Sie den windream-stand auf der CeBIT Der große Fitness-Check für Ihr DMS... 2 TRIADE InformationSystems GmbH: windream-integration mit TriCSS-Appliance... 3 Bearbeitung der Datenbank-Indizes im laufenden Betrieb... 5 Termine und Veranstaltungen... 6 Impressum... 6

2 Newsletter für Kunden und Interessenten der windream GmbH Seite 2 Der große Fitness-Check für Ihr DMS Die B&L Management Consulting GmbH aus Frankfurt am Main bietet Unternehmen, die seit einiger Zeit ein DMS- bzw. ECM-System einsetzen, einen besonderen Fitness-Check an. Dabei wird nicht etwa die Kondition der Anwender überprüft, sondern die Effizienz der DMS- Lösung, mit der sie arbeiten. Fundierte Analyse Der DMS-Fitness-Check wendet sich insbesondere an Unternehmen, die zwar ein ECM-System installiert haben, sich aber nicht sicher sind, ob sie das System auch so effizient wie möglich einsetzen. Die Berater der B&L Management Consulting GmbH leisten hier wertvolle Hilfe, indem sie das entsprechende System auf den Prüfstand stellen. Die Erhebung und Bewertung spezifischer Kenngrößen und Faktoren oder auch anonymisierte Performancevergleiche mit anderen Software-Lösungen geben Aufschluss darüber, ob und in welchen Bereichen sich ein ECM-System noch weiter optimieren lässt, in welchen Anwendungsbereichen Schwächen oder auch Risiken liegen und wie sich diese beheben lassen. Zu den Inhalten des Fitness-Checks gehören zum Beispiel die Feststellung der aktuellen Ausgangssituation anhand eines Fragebogens, eine detaillierte Auswertung der Antworten, eine Diskussion der Ergebnisse mit den Anwendern sowie ein umfassender schriftlicher Bericht. Die genaue Prüfung und Optimierung einer ECM-Lösung durch einen kompetenten Berater erfordert laut B&L einen zeitlichen Aufwand von etwa drei bis sechs Tagen. Jährliche Einsparungen im fünfstelligen Bereich Nach einer DMS-Marktstudie des VOI e.v. aus dem Jahr 2007 arbeitet nur etwa die Hälfte der mit einer DMS-Lösung verbundenen Anwender intensiv mit dem am Arbeitsplatz installierten System. B&L weist darauf hin, dass tatsächlich durchgeführte Optimierungsmaßnahmen demgegenüber

3 Newsletter für Kunden und Interessenten der windream GmbH Seite 3 nicht selten zu Einsparungen im fünfstelligen Bereich führen können pro Jahr! Somit besteht für Unternehmen, die ihr ECM-System nur suboptimal einsetzen, konkreter Handlungsbedarf. Unabhängige Beratung mit B&L-Performance B&L bietet den Fitness-Check unter dem Namen B&L-Performance an. Interessenten, die an einem Check-Up für ihr System interessiert sind, erhalten weitere Informationen direkt von Lothar Leger, Geschäftsführer der B&L Management Consulting GmbH, Telefon: , info@bul-consulting.de, Internet: B&L betont ausdrücklich, dass sämtliche Beratungsleistungen sowie die daraus resultierenden Ergebnisse und Stellungnahmen absolut unabhängig von ECM-Herstellern und deren Produkten erfolgen. TRIADE InformationSystems GmbH: windream-integration mit der TriCSS-Appliance Der windream-partner TRIADE InformationSystems GmbH aus Neuss hat mit TriCSS einen revisionssicheren Datenspeicher mit windream-integration entwickelt. Die TriCSS-Appliance wird über den windream-objektspeicher mit dem windream ECM-System verbunden. TÜV geprüfter revisionssicherer Datenspeicher für windream Mit der TriCSS-Appliance ist es möglich, alle Dokumente, die in windream verwaltet werden, auch auf Storage-Ebene revisionssicher aufzubewahren. Die revisionssichere Datenhaltung auf der TriCSS-Appliance also der Schutz vor versehentlichem Löschen oder bewusster Manipulation wurde von TÜViT geprüft und bestätigt. Die TriCSS-Appliance ist im Rahmen eines Proof-of- Concept erfolgreich mit windream getestet worden und kann ab sofort als revisionssicherer und wirtschaftlicher Datenspeicher in windream-installationen eingesetzt werden. Der TRIADE Compliance Storage Server (TriCSS) TriCSS ist ein festplattenbasierter Netzwerk Storage Server zur revisionssicheren Speicherung von unveränderbaren Daten. TriCSS überwacht die festgelegten Aufbewahrungsfristen und verhindert

4 Newsletter für Kunden und Interessenten der windream GmbH Seite 4 das Löschen und Verändern der Daten während dieses Zeitraums. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können die Daten automatisch gelöscht werden. TriCSS kann im einfachsten Fall wie eine klassische Jukebox betrieben werden und stellt somit eine flexible und kostengünstige Alternative hierzu dar. Aber auch in komplexen Umgebungen mit Hochverfügbarkeitsanforderungen kann TriCSS skaliert und als Cluster eingesetzt werden. TriCSS wird als vorkonfigurierte Appliance geliefert, die über Standard-Netzwerkprotokolle ohne aufwändige Anpassungen schnell und einfach in Betrieb genommen werden kann. Das Zertifikat Trusted-Product TriCSS ist als einzige festplattenbasierte Langzeitspeicherlösung für die revisionssichere Archivierung durch TÜViT als Trusted Product zertifiziert. Dabei wurden insbesondere für die Langzeitarchivierung wichtige Faktoren wie Unveränderbarkeit und Ausfallsicherheit geprüft. TÜViT ist der TÜV für die Informatik und ist unter anderem vom BSI im Bereich der IT-Qualität und IT-Sicherheit akkreditiert. Weitere Informationen über TÜViT und das Zertifikat Trusted-Product finden Sie unter Die Bezugsquellen TriCSS ist ein Softwareprodukt der TRIADE InformationSystems GmbH. Aus dem Softwareprodukt entsteht in enger Zusammenarbeit mit starken Partnern eine komplett installierte und vorkonfigurierte Appliance, die schnell und einfach in Betrieb genommen werden kann. Mit den Partnern Fujitsu Technologie Solutions und ADIVA wird eine umfangreiche Modellpalette angeboten, mit der fast alle Anwendungsbereiche abgedeckt und darüber hinaus auch individuelle Konfigurationen erstellt werden können. Weitere Informationen zu den TriCSS-Modellen bei ADIVA finden Sie unter Mit den Partnern IBM Corporation und BellMicro wird eine speziell auf das Thema Jukebox-Ablösung abgestimmte Modellpalette angeboten. Dadurch wird ein kostengünstiger Jukebox-Ersatz auf IBM- Plattform ermöglicht. Weitere Informationen über BellMicro finden Sie unter

5 Newsletter für Kunden und Interessenten der windream GmbH Seite 5 TRIADE InformationSystems GmbH das Unternehmen Für individuelle Lösungen und Projektanfragen ist die TRIADE InformationSystems GmbH Ihr Ansprechpartner. TRIADE wurde 1991 als Beratungshaus für Archivlösungen gegründet. Seit dieser Zeit berät das Unternehmen erfolgreich nationale und internationale Kunden. Die Summe dieser langjährigen Erfahrungen ist in die Entwicklung des Compliance Storage Servers (TriCSS) eingeflossen. TriCSS bildet die Grundlage für die über Systempartner vertriebene TriCSS-Appliance. Darüber hinaus wird der Compliance Storage Server von Lösungspartnern in eigenen Compliance-Storage-Lösungen genutzt. Weitere Informationen über die Triade finden Sie unter Wichtiger Hinweis für windream-administratoren: Bearbeitung der Datenbank-Indizes im laufenden Betrieb windream-administratoren können in der windream Management Console bei Bedarf Datenbank- Indizes anlegen, erneuern oder auch löschen. Eine genaue Beschreibung der Vorgehensweise findet sich in Kapitel 3 des windream-administrationshandbuchs ab Seite 17 bzw. in der Online-Hilfe unter dem Thema Datenbankindex anlegen, löschen oder erneuern. Durch die Möglichkeit, Datenbank-Indizes für typspezifische windream-attribute anzulegen, lässt sich die Geschwindigkeit bei der Suche nach Dokumenten erheblich beschleunigen, da die Suchabfrage dann auf der Basis der eingetragenen DB-Indizes erfolgt. Nur bei geringer Systemauslastung Anwender und Administratoren, die diese Option nutzen, sollten jedoch darauf achten, dass die Bearbeitung von Datenbank-Indizes in einer Phase mit geringer Systemauslastung erfolgt. Je nach verwendetem Datenbanksystem blockiert das Erstellen eines Datenbank-Index die entsprechenden Tabellen in der Datenbank. Dies bedeutet, dass schreibende oder lesende Zugriffe auf Dokumente und Ordner für die Dauer der Indexerstellung nicht möglich sind. Eine Erstellung von

6 Newsletter für Kunden und Interessenten der windream GmbH Seite 6 Datenbank-Indizes im laufenden Betrieb ohne Blockierung wird beispielsweise erst ab Microsoft SQL Server 2005 und dort nur in den Enterprise-Editionen unterstützt. Den Wert in der windream-konfiguration erhöhen Zudem benötigt die Datenbank für diese Operation unter Umständen sehr viel Zeit. Dies ist im Wesentlichen abhängig von der vorhandenen Anzahl an Dokumenten und Ordnern. Die Erstellung eines Datenbank-Index kann in diesem Fall durch einen Timeout-Fehler abbrechen. In der windream-konfiguration auf dem Server kann auf der Registerkarte Verbindungen im Abschnitt SQL Server Command Timeouts unter dem Eintrag Standard der Abbruch durch einen Timeout- Fehler verhindert werden, wenn dort ein entsprechend höherer Wert eingetragen wird. Termine und Veranstaltungen windream-schulungen im Dezember 2009 Im Dezember bieten wir einen kleinen Schulungsblock an, bestehend aus windream-installation Basis und windream-fachadministration Basis. Wenn Sie Interesse an unserem Schulungsangebot haben oder weitere Informationen wünschen, so wenden Sie sich bitte an unser Partnermanagement unter partner@windream.com oder an Mechthild Stehling unter der Rufnummer Dezember: windream-installation Basis windream-fachadministration Basis Impressum Herausgeber windream GmbH Wasserstraße Bochum Alle Artikel sind urheberrechtlich geschützt. Übersetzung, Nachdruck, Vervielfältigung ist nur mit Nennung der windream GmbH als Verfasser gestattet.