Verhaltenskodex. Datum [ ] Eigentümer der Richtlinie: Abteilung Global Internal Audit. Stephan Baars CFO.

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1 Verhaltenskodex Datum [ ] Eigentümer der Richtlinie: Abteilung Global Internal Audit John Snyder President & CEO Mike Janssen COO 2014 BCD Travel 1 Stephan Baars CFO

2 Inhaltsverzeichnis Code of Conduct/ Verhaltenskodex Vorwort des Global Executive Boards Unsere Werte Code of Conduct Wenn Sie Zweifel haben, ob Ihr Verhalten mit dem Verhaltenskodex vereinbar ist Zuständigkeiten Melden von Verstößen BCD Travel 2

3 1. Vorwort des Global Executive Boards Uns liegt viel an unseren Kollegen, unseren Kunden und den Mitgliedern der lokalen und globalen Gemeinschaften, in denen wir tätig sind. Dieser elementare Respekt gegenüber anderen bildet die Grundlage unserer Unternehmenswerte und bestimmt die Prinzipien unserer Corporate Social Responsibility. Auf die Art und Weise, wie wir handeln, erfüllen wir ihn Tag für Tag aufs Neue mit Leben. Der vorliegende Verhaltenskodex ( Code of Conduct ) legt fest, wie wir uns im Geschäftsleben als Einzelne und als Gesamtorganisation verhalten sollten. Er schafft zudem einen ethischen und rechtlichen Bezugsrahmen für unsere tägliche Arbeit und dient als Handlungshilfe für schwierige Situationen. Wir vertrauen darauf, dass Sie Ihr gutes Urteilsvermögen einsetzen und in einer Weise handeln, die positiv sowohl für Sie selbst als auch für unser Unternehmen ist. Wir müssen zusammenarbeiten, um unseren Ruf als gutes Unternehmen und zuverlässiger Berater zu wahren. Deshalb sind wir alle dafür verantwortlich, unseren Verhaltenskodex aufrechtzuerhalten.. Wenn Sie Fragen zu unserem Verhaltenscodex oder seiner Anwendung in einer bestimmten Situation haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Vorgesetzten oder Ihre zuständige Personalabteilung. Im Namen unserer Kunden, Supplier und Kollegen danken wir Ihnen für Ihr Bekenntnis zu unserem Code of Conduct und den Werten, auf denen er gründet. John Snyder President & CEO Mike Janssen COO Stephan Baars CFO 2014 BCD Travel 3

4 2. Unsere Werte Innovation Wir bieten unseren Kunden neue und kreative Lösungen für ihre komplexen, individuellen Anforderungen unsere talentierten Mitarbeiter und intelligenten Produkte machen es möglich. Integrität Wir liefern, was wir versprechen und versprechen nur, was wir auch liefern können. Dabei arbeiten wir mit Einfühlungsvermögen, Humor und großer Sorgfalt. Aus diesem Grund haben Leute gern geschäftlich mit uns zu tun. Service Bei Geschäftsreisen geht es nicht allein um Technologien, sondern darum, wie wir Reisende damit unterstützen können. Menschen kommen für uns immer an erster Stelle ganz gleich ob Kunden, Mitarbeiter oder Partner. Teamwork Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit unseren Kunden und Kollegen ist für uns selbstverständlich. So erreichen wir die besten Ergebnisse und schaffen ein Netzwerk, das Abteilungen, Organisationen, Länder und Zeitzonen miteinander verbindet. Stärke Wir haben den Anspruch, unsere eigenen Ziele und die Erwartungen unserer Kunden, Mitarbeiter und Shareholder stets zu übertreffen. Deshalb helfen wir unseren Mitarbeitern dabei, ihre Fähigkeiten kontinuierlich zu stärken und weiter zu entwickeln, um unsere globale Präsenz gemeinsam mit unseren Kunden weiter auszubauen. Vision Wir blicken über den Tellerrand hinaus mit uns erleben Reisende die Zukunft der Geschäftsreisen bereits heute. Wir begrüßen neue Entwicklungen und setzen sie clever ein, um die Geschäftsreisen von morgen optimal zu gestalten BCD Travel 4

5 3. Code of Conduct Anmerkung: Wir, unser und uns bezieht sich auf BCD Travel als Unternehmen. Sie bezieht sich auf Mitarbeiter oder Dritte, die diesen Verhaltenskodex lesen. Der vorliegende Code of Conduct (oder Verhaltenskodex) übersetzt unsere Unternehmenswerte in allgemeine Verhaltensregeln, die für unsere tägliche Arbeit gelten. Der Verhaltenskodex gilt für alle Beschäftigten als auch für Dritte, die im Auftrag von BCD Travel tätig sind Mitarbeiter Respekt, Gleichbehandlung und Arbeitsschutz Wir pflegen einen offenen und aufrichtigen Umgang mit allen Anliegen unserer Mitarbeiter rund um die Themen Arbeit, Arbeitsumfeld und berufliche Weiterentwicklung. Wir diskriminieren keine Bewerber oder Beschäftigten aufgrund irgendeines Merkmals gemäß den gesetzlichen Vorschriften und wir dulden auch keine derartige Diskriminierung durch unsere Beschäftigten. Wir stellen sicher, dass Sie vor unverhältnismäßigen Gesundheits- und Sicherheitsrisiken an Ihrem Arbeitsplatz geschützt werden. Wir tun unser Bestes um allen Erwartungen an ein sicheres Arbeitsumfeld gerecht zu werden und sind bestrebt, unsere Kunden, die Allgemeinheit und die Umwelt bei der Nutzung unserer Einrichtungen und Dienstleistungen zu schützen Privatsphäre der Beschäftigten Um unsere innerbetrieblichen Prozesse und Verfahren so effektiv und effizient wie möglich zu gestalten, erfassen und verarbeiten wir personenbezogene Daten unserer Beschäftigten gemäß geltenden Datenschutzgesetzen. Der Zugriff auf diese Daten ist auf autorisierte Mitarbeiter in dem jeweils nötigen Umfang beschränkt. Wir werden personenbezogene Daten niemals ohne Ihre vorherige Einwilligung an Dritte weitergeben, sofern wir nicht gesetzlich dazu verpflichtet sind. Mitarbeiter, die Zugang zu personenbezogenen Daten anderer Beschäftigter haben, müssen dafür Sorge tragen, dass jede unbefugte Weitergabe und jeder unbefugte Zugriff auf solche Daten ausgeschlossen sind, 2014 BCD Travel 5

6 um eine Verletzung des Rechts auf Privatsphäre, weiterer möglicher Gesetze oder einer Unternehmensrichtlinie zu verhindern Interessenkonflikt Arbeitsspezifische Entscheidungen dürfen nicht von persönlichen Überlegungen beeinflusst werden. Daher sind Tätigkeiten, die im Widerspruch zu Ihren Pflichten und Ihrer Loyalität gegenüber unserem Unternehmen stehen könnten, in jedem Fall zu unterlassen. Keiner, weder Mitarbeiter, noch Angehörige oder Dritte dürfen auf der Grundlage eines Interessenkonflikts von Ihrer Position profitieren. Wo es zu einem Interessenkonflikt kommt oder kommen könnte, sind wir bestrebt, diesen auf eine für beide Seiten akzeptable Weise zu lösen, stets unter Berücksichtigung des individuellen Falles Insiderhandel Im Rahmen Ihrer Tätigkeit für unser Unternehmen kann es sein, dass Sie an Informationen über BCD Travel, unsere Tochtergesellschaften oder andere Unternehmen gelangen, die nicht öffentlich bekannt sind. Die Verwertung solcher nicht öffentlicher oder Insider -Informationen zum persönlichen Nutzen oder zum Nutzen Dritter ist strengstens verboten und stellt einen Rechtsverstoß dar Soziale Medien Bei der Nutzung sozialer Medien müssen Sie BCD Travel in einem professionellen Kontext darstellen, auch und insbesondere dann, wenn Sie einen privaten Account bei den sozialen Medien verwenden. Vermeiden Sie Kommentare, die abwertend oder schädlich für unser Geschäft, unsere Geschäftspraktiken oder Leistungen, unsere Beschäftigten, Kollegen, Wettbewerber oder Kunden sind Kunden, Wettbewerber und Dritte Datenschutz, Informationssicherheit und Privatsphäre Wir schützen die Vertraulichkeit, Unversehrtheit und Verfügbarkeit von Informationen, einschließlich personenbezogener Daten (Daten/Informationen mit Bezug zu einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person), die wir gemäß geltender Gesetze und vertraglicher Pflichten verarbeiten. Es ist von größter Bedeutung, dass wir die personenbezogenen Daten unserer Kunden, Vertragspartner und Mitarbeiter vor jeder unrechtmäßigen Form der Verarbeitung schützen und nur zu den Zwecken nutzen, für die sie erfasst wurden und/oder weiterverarbeitet werden. Die von uns ergriffenen Schutzmaßnahmen 2014 BCD Travel 6

7 finden auf alle Datenverarbeitungsvorgänge, wie Empfang, Erfassung, Nutzung, Übertragung, Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten, Anwendung Geschützte Informationen des Unternehmens Geschützte Informationen des Unternehmens sind solche, die nicht der Öffentlichkeit zur Verfügung stehen und sich auf unsere gegenwärtigen und zukünftigen Produkte, Dienstleistungen oder Forschungsprojekte, Geschäfts-, oder Marketingpläne, Umsätze und sonstige Finanzdaten, personelle Daten einschließlich struktureller Änderungen sowie Software beziehen. Niemand darf derartige Informationen ohne Genehmigung unseres Unternehmens weitergeben oder verbreiten. Sie müssen stets dafür sorgen, dass alle Maßnahmen, die das Unternehmen zum Schutz solcher Informationen ergriffen hat, eingehalten werden Bestechungs- und Korruptionsbekämpfung Bestechung und Korruption beziehen sich in der Regel auf die Entgegennahme, die Gabe, die Zusicherung, die Bewilligung oder das Anbieten von etwas Werthaltigem mit dem Ziel, einen wirtschaftlichen Vorteil zu erlangen oder zu bewahren oder den Empfänger für eine unzulässige Handlung zu belohnen oder zu einer solchen zu bewegen. Geschieht dies im Rahmen einer Geschäftsbeziehung, so gilt es als Bestechung. Geschieht es im Rahmen des Kontakts zu einer Behörde, so gilt es als Korruption. Weder Korruption noch Bestechung werden von uns geduldet, egal, unter welchen Umständen Amtsträger Regierungsangestellte oder Beamte, Behörden, Unternehmen in Staatsbesitz oder unter staatlicher Kontrolle unterliegen häufig spezifischen und klar definierten ethischen und rechtlichen Normen hinsichtlich der Entgegennahme von kleinen Zuwendungen und Geschenken. Sie sollten Amtsträgern niemals etwas von Wert zukommen lassen, sofern geltende Gesetze und Vorschriften dies nicht eindeutig erlauben, da schnell der Verdacht von Schmiergeldzahlungen aufkommen könnte. Bedenken Sie auch, dass Zuwendungen an politische Parteien oder Wohlfahrtsorganisationen, Spenden und Sponsorentätigkeiten zu Bestechungs- und Korruptionszwecken genutzt werden können Geschenke und Bewirtung Werbegeschenke und Formen der Bewirtung oder Unterhaltung, die ihrer Art, ihrer Häufigkeit und ihrem Wert nach angemessen sind, werden von uns nicht beanstandet. Angemessene Werbegeschenke und 2014 BCD Travel 7

8 Formen der Bewirtung sind etwa Einladungen zum Mittag- oder Abendessen, gelegentliche Besuche von Sport- oder Kulturveranstaltungen, Geschenke von geringem Nennwert, Bewirtung in Räumlichkeiten des Unternehmens oder die genehmigte Beförderung in Firmenfahrzeugen von BCD Travel. Eine angemessene Bewirtung stellen auch traditionelle Werbeveranstaltungen dar, die vom Unternehmen finanziert werden Geldwäsche Bei der Geldwäsche werden Gelder, die aus illegalen Aktivitäten stammen, verschleiert, um den Eindruck zu erwecken, solche Gelder hätten einen legitimen Ursprung. Wir dulden oder unterstützen keinerlei Geldwäsche, daher dürfen wir Gelder nur über autorisierte Abläufe und Kanäle entgegennehmen und ausgeben und müssen solche Zahlungen ordnungsgemäß verbuchen. Wir lehnen jede Transaktion ab, die Formen von Geldwäsche voraussetzt oder vermuten lässt. 3.3 Finanzielle Integrität Geschäftsbücher und Unterlagen Die Geschäftsbücher, Unterlagen und Abschlüsse unseres Unternehmens müssen unsere Geschäftsvorgänge in hinreichender Ausführlichkeit und im Einklang mit unseren Verfahren und Richtlinien zur Rechnungslegung genau und korrekt wiedergeben. Sämtliche Übereinkünfte mit Dritten, wie Distributoren, Lizenznehmern und Suppliern halten wir förmlich in einem schriftlichen Vertrag oder einer schriftlichen Vereinbarung fest. Der Vertrag oder die Vereinbarung muss eine eindeutige Beschreibung der zu erbringenden Leistungen und/oder der zu liefernden Produkte enthalten. Dienstleistungen und Produkte werden gegen angemessene Gebühren und/oder Preise geliefert. Wir sind verpflichtet, alle Verträge und Vereinbarungen ordnungsgemäß zu dokumentieren Betriebsvermögen Die Nutzung von Betriebsvermögen zu ungesetzlichen oder ordnungswidrigen Zwecken ist in keinem Fall gestattet und wird mit allen Mitteln unterbunden. Der Schutz unseres Betriebsvermögens, was immaterielle Vermögenswerte wie Kundenkonten und geistiges Eigentum in Zusammenhang mit Abläufen und Systemen von Geschäftsreisedienstleistungen ausdrücklich einschließt, ist von größter Bedeutung. Bitte denken Sie daran: Jeder Mitarbeiter ist hierfür persönlich verantwortlich BCD Travel 8

9 4. Wenn Sie Zweifel haben, ob Ihr Verhalten mit dem Verhaltenskodex vereinbar ist Wenn Sie jemals unsicher sind, ob Ihr Verhalten oder ein beabsichtigtes Vorgehen mit dem vorliegenden Verhaltenskodex im Einklang ist, stellen Sie sich bitte folgende Fragen: 1. Hätten Sie ein gutes Gefühl dabei, wenn Informationen zu Ihrem Verhalten von den Strafverfolgungsbehörden, Wettbewerbsbehörden oder anderen Dritten geprüft würden? 2. Hätten Sie ein gutes Gefühl dabei, wenn Ihr Handeln über das Internet, das Fernsehen oder die Zeitungen öffentlich bekannt würde? 3. Hätten Sie ein gutes Gefühl dabei, wenn Sie Ihrem Vorgesetzten Ihr Handeln erklären müssten? 4. Würde Ihr Vorgesetzter oder einer Ihrer Kollegen die Non-Compliance-Richtlinie einhalten, wenn sie auf diese Weise handeln würden? 5. Hätten Sie ein gutes Gefühl dabei, wenn Sie einem Mitglied Ihrer Familie von Ihrem Handeln berichten müssten? Wenn die Antwort auf irgendeine dieser Fragen nein lautet, ist Ihr Handeln wahrscheinlich nicht im Einklang mit dem Verhaltenskodex und Sie sollten von Ihrem Vorhaben ablassen. Wenn Sie unsicher sind, ob ein bestimmtes Verhalten zulässig ist, oder wenn Sie zur Anwendung unserer Werte und Regeln beraten werden wollen, dann sollten Sie sich an Ihren Vorgesetzten oder Ihre Personalabteilung wenden. Kann man Ihnen vor Ort bei Ihrem Anliegen nicht weiterhelfen, kontaktieren Sie bitte das Global Legal Department oder Global Internal Audit unter 2014 BCD Travel 9

10 5. Zuständigkeiten Der vorliegende Verhaltenskodex wurde von unserem Executive Board zusammengestellt und genehmigt. Es liegt in Ihrer Verantwortung sich im Einklang mit unserem Verhaltenskodex zu verhalten. Der jeweilige Senior Vice President, Global Internal Audit, ist verantwortlich für die regelmäßige Überarbeitung und Aktualisierung dieses Verhaltenskodex. Die HR Abteilungen sind dafür verantwortlich, die Beschäftigten auf den Verhaltenskodex aufmerksam zu machen. 6. Melden von Verstößen Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex können Disziplinarmaßnahmen nach sich ziehen. Wir möchten Sie dringend auffordern, jedes etwaige Fehlverhalten umgehend gemäß der Non-Compliance- Melderichtlinie zu melden. Beschäftigte, die Verstöße oder vermutete Verstöße in gutem Glauben gemäß dem Code of Conduct melden, werden vor jeder Art von Sanktion durch uns geschützt BCD Travel 10