Elektronische PLL-Antragsformulare Leitfaden für Antragsteller

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1 EUROPEAN COMMISSION Directorate-General for Education and Culture Lifelong Learning Programme Call 2011 Elektronische PLL-Antragsformulare 2011 Leitfaden für Antragsteller Inhaltsverzeichnis I. Einleitung... 2 II. Die wichtigsten Schritte der elektronischen Antragstellung... 2 III. Ausfüllen, Einreichen, Drucken und Senden des Antragsformulars... 3 IV. Arten von Feldern und Funktionen... 5 IV.A. Arten von Feldern... 5 IV.B. Eingabewiederholung... 6 IV.C. Funktionen, die als Schaltflächen erscheinen... 7 IV.D. PDF-Standardfunktionen... 7 Seite 1 von 9

2 I. Einleitung Mit den "elektronischen PLL-Antragsformularen" können Antragsformulare für bestimmte Aktionen des Programms für lebenslanges Lernen (nachstehend PLL genannt) elektronisch ausgefüllt und eingereicht werden. Ausserdem können die Antragsformulare validiert werden (es wird überprüft, ob die obligatorischen Angaben vollständig und zutreffend sind), online eingereicht werden, zur Unterschrift ausgedruckt und mit der Post gesendet werden. Für den Aufruf 2011 sind "elektronische PLL-Antragsformulare" für folgende 7 Aktionen verfügbar: Vorbereitende Besuche (für Comenius, Grundtvig, Erasmus und Leonardo da Vinci) Erasmus-Mobilität Hochschulen Leonardo-da-Vinci-Innovationstransfer Partnerschaften (für Comenius multilateral und bilateral, Grundtvig und Leonardo da Vinci) Leonardo-da-Vinci-Mobilität (für IVT, PLM, VETPRO) Comenius und Grundtvig berufsbegleitende Aus- und Weiterbildung Comenius Assistenz und Besuche Die "elektronischen PLL-Antragsformulare" sind PDF-Dateien und können mit Adobe Reader ausgefüllt werden. Antragsteller benötigen Adobe Reader Version 8.2 oder höher. Es wird in jedem Fall empfohlen, die neueste Version von Adobe Reader zu verwenden. Adobe Reader ist kostenlos verfügbar unter Die "elektronischen PLL-Antragsformulare" müssen von der Website der Nationalen Agentur des Landes des Antragstellers heruntergeladen werden. II. Die wichtigsten Schritte der elektronischen Antragstellung Die wichtigsten Schritte für das Einreichen eines elektronischen PLL-Antragsformulars sind: Herunterladen des elektronischen Antragsformulars als PDF Datei o Von der Website der Nationalen Agentur über das Internet Ausfüllen des elektronischen Antragsformulars (offline) o Es ist nicht erforderlich, mit dem Internet verbunden zu sein Validierung des elektronischen Antragsformulars (offline): Seite 2 von 9

3 o Bei der Validierung wird überprüft, ob die obligatorischen Angaben 1 vollständig sind und die Daten einige Förderbedingungen erfüllen Einreichen des elektronischen Antragsformulars: o Die Einreichung muss online erfolgen (bestehende Internetverbindung beim Anklicken der Schaltfläche "Online einreichen"). Ist die Einreichung erfolgreich, wird dies durch Erscheinen der "Submission ID" im Abschnitt SUBMISSION des Antragsformulars bestätigt o -Attachment erstellen und an die -Adresse der Nationalen Agentur senden (Backup-Lösung nur, wenn die Online-Einreichung nicht möglich oder verfügbar ist) Speichern: o Es wird empfohlen, das elektronische Antragsformular auf Ihrem Computer für künftige Referenzzwecke zu speichern Drucken: o des eingereichten elektronischen Antragsformulars (zu unterschreiben) Postversand an die Nationale Agentur: o des gedruckten und unterschriebenen Formulars III. Ausfüllen, Einreichen, Drucken und Senden des Antragsformulars Das Vorgehen, das der Antragsteller beim Ausfüllen eines Antrags für eine bestimmte Aktion zu befolgen hat, ist nachstehend Schritt für Schritt beschrieben: Das elektronische Antragsformular kann von den Websites der Nationalen Agenturen heruntergeladen werden.! ANTRAGSFORMULARE WERDEN VON DEN NATIONALEN AGENTUREN BEREITGESTELLT. Antragsteller laden das Antragsformular (PDF-Datei) von der Website der Nationalen Agentur ihres Landes herunter und speichern es lokal auf ihrem Computer oder Netzwerk ab. Obwohl es möglich ist, die elektronischen Formulare direkt im Web-Browser des Benutzers zu bearbeiten, empfehlen wir, SIE AUF EIN LOKALES LAUFWERK HERUNTERZULADEN. VORTEILE: A. ES VERHINDERT, DASS BROWSER DIE IM ELEKTRONISCHEN ANTRAGSFORMULAR ANGEGEBENEN LINKS IM SELBEN FENSTER WIE DAS ELEKTRONISCHE FORMULAR ÖFFNEN UND DASS DIE IM ELEKTRONISCHEN ANTRAGSFORMULAR VORGENOMMENEN ÄNDERUNGEN DABEI VERLOREN GEHEN. B. DAS HERUNTERGELADENE ELEKTRONISCHE FORMULAR KANN JEDERZEIT OHNE VERLUST DER VERSCHLÜSSELTEN DATEN GESPEICHERT UND GESCHLOSSEN WERDEN. 1 Das elektronische Formular kann nur online eingereicht werden, wenn der Antrag validiert wurde. Seite 3 von 9

4 DAS FOLGENDE VORGEHEN SETZT VORAUS, DASS DER ANTRAGSTELLER DAS ELEKTRONISCHE FORMULAR HERUNTERGELADEN UND LOKAL GESPEICHERT HAT. Der Antragsteller öffnet das elektronische Formular mit der Funktion "Öffnen" von Adobe Reader oder durch Doppelklick auf die PDF Datei. Mit dem "Öffnen"-Fenster kann die Datei in den verfügbaren Laufwerken und Ordnern des Computers gesucht werden. 5. Der Antragsteller füllt die obligatorischen Felder des Formulars aus, indem er mit der Maus oder den Tabulatortasten zu den verschiedenen Feldern im elektronischen Antragsformular navigiert. Bitte beachten Sie: a. Pflichtfelder sind durch eine bestimmte Farbe gekennzeichnet, wie in IV.A. Arten von Feldern beschrieben. b. Felder, die grau unterlegt sind, sind "Vorausgefüllte oder berechnete Felder", wie in IV.A. Arten von Feldern beschrieben. Sie können vom Antragsteller nicht verändert werden und zeigen vorgegebene Werte, Berechnungsergebnisse oder Daten, die bereits in anderen Feldern oder Tabellen eingegeben wurden. c. Wenn das Formular Tabellen und Felder enthält, in denen mehrere Einträge möglich sind oder Bereiche/Abschnitte wiederholt werden können, kann der Antragsteller Zeilen oder Abschnitte durch Anklicken der Schaltflächen oder hinzufügen oder löschen. d. Die Berechnungsergebnisse und die Nummerierung oder Zeilen und Wiederholungen erscheinen in einigen Tabellen automatisch, in anderen Fällen aber, wenn eine Schaltfläche erscheint, muss der Antragsteller diese Schaltfläche anklicken, um das Ergebnis der Berechnungen zu erhalten. Dies ist bei Berechnungen der Fall, die der Antragsteller überschreiben kann, wenn er den berechneten Betrag korrigieren möchte (z. B. Beantragung einer höheren Finanzhilfe als standardmässig vorgesehen ist, wenn diese Möglichkeit besteht). Während des Ausfüllens des Formulars kann der Antragsteller die bereits eingegebenen Daten jederzeit speichern. Das Formular kann mit "Speichern" gespeichert werden, bevor es validiert worden ist. Um bei technischen Problemen Datenverlust zu vermeiden, wird empfohlen, das elektronische Formular während des Ausfüllens regelmässig zu speichern.! VOR DER VALIDIERUNG KANN EIN FORMULAR JEDERZEIT GESPEICHERT WERDEN. 6. Nach dem Ausfüllen des Formulars klickt der Antragsteller auf die Schaltfläche "Validieren", um zu überprüfen, ob das Formular richtig ausgefüllt ist und keine obligatorischen Angaben fehlen. 7. Der Antragsteller klickt auf die Schaltfläche "Online einreichen", um das Formular einzureichen. Gibt es beim Einreichen keine Fehler, wird die erfolgreiche Einreichung Seite 4 von 9

5 durch das Erscheinen der "Submission ID" im Abschnitt SUBMISSION des Antragsformulars bestätigt. Ist die Einreichung nicht erfolgreich (z. B. die "Submission ID" erscheint nicht im Abschnitt SUBMISSION und/oder eine Fehlermeldung zur Einreichung wird angezeigt), befolgt der Antragsteller das in III.9. beschriebene alternative Vorgehen.! BITTE BEACHTEN SIE, DASS EIN FORMULAR NUR EINGEREICHT WERDEN KANN, WENN ES VALIDIERT WORDEN IST. WENN DER ANTRAGSTELLER EIN NICHT VALIDIERTES FORMULAR EINZUREICHEN VERSUCHT, WIRD EINE FEHLERMELDUNG GENERIERT. 8. Der Antragsteller druckt: das ausgefüllte und eingereichte Antragsformular (das online eingereichte elektronische PDF-Formular) aus. Zum Ausdrucken des Formulars klicken Sie auf die Schaltfläche "Formular drucken" (oder auf die Funktion "Drucken" im Menü Datei). Auf dem Ausdruck des eingereichten Antragsformulars und insbesondere in der ehrenwörtlichen Erklärung (letzte Seite) muss der Antragsteller: die Pflichtfelder handschriftlich eintragen: Ort, Namen und Datum, alle anderen relevanten und erforderlichen Felder ausfüllen, den Stempel der antragstellenden Organisation hinzufügen (wenn verlangt), den Antrag unterschreiben. 9. Bei einem elektronischen Antragsformular für eine "Partnerschaft" a. sendet der Koordinator den Partnern das ausgefüllte und eingereichte elektronische Antragsformular (die PDF-Datei) rechtzeitig vor Ablauf der Antragsfrist, b. müssen die Partner und der Koordinator Folgendes in das Förderantragsformular einfügen (Abschnitt M. UNTERSCHRIFT): i. auf dem ausgedruckten elektronischen Antragsformular handschriftlich die Pflichtfelder eintragen: Datum, Namen, Position usw., ii. den Stempel der antragstellenden Organisation hinzufügen, wenn von Ihrer Nationalen Agentur verlangt, iii. den Antrag unterschreiben.! WENN DAS FORMULAR VOM KOORDINATOR EINGEREICHT WURDE, DÜRFEN DIE PARTNER KEINE ANGABEN IM ANTRAG MEHR ÄNDERN. DIE ANGABEN SIND VON DEN PARTNERN AUSSCHLIESSLICH HANDSCHRIFTLICH EINZUTRAGEN. 10. Der Antragsteller (der Koordinator und die Partner bei einer Partnerschaft) sendet (senden) das (die) unterzeichnete(n) elektronische(n) Antragsformular(e) vor Ablauf der Frist per Post an die Adresse der Nationalen Agentur (die im Abschnitt B.3. NATIONALE AGENTUREN des elektronischen Formulars angegeben ist). 11. Ist die Online-Einreichung nicht erfolgreich:! WENN DAS ELEKTRONISCHE ANTRAGSFORMULAR VOLLSTÄNDIG AUSGEFÜLLT IST UND VALIDIERT WURDE, DIE EINREICHUNG ABER NICHT MÖGLICH IST, BITTE: a. ÜBERPRÜFEN SIE, OB DER COMPUTER MIT DEM INTERNET VERBUNDEN IST; Seite 5 von 9

6 b. FRAGEN SIE BEI IHRER NATIONALEN AGENTUR NACH, OB IHNEN PROBLEME BEI DER ONLINE-EINREICHUNG BEKANNT SIND; c. BEFOLGEN SIE DAS UNTEN BESCHRIEBENE ALTERNATIVE VORGEHEN, WENN KEINE LÖSUNG GEFUNDEN WIRD. A. Der Antragsteller klickt die Schaltfläche "E Mail-Anhang erstellen" an: a. Eine neue, kleine Datei mit XML-Erweiterung wird erstellt, die die Daten des Antragsformulars enthält. Der Antragsteller speichert diese Datei 2. b. Der Antragsteller sendet diese Datei als Anhang an die -Adresse der Nationalen Agentur (die im Abschnitt B.3. NATIONALE AGENTUREN des elektronischen Formulars angegeben ist). B. Der Antragsteller: a. druckt das validierte, aber nicht eingereichte Antragsformular aus, b. muss im Abschnitt Ehrenwörtliche Erklärung (letzte Seite des Antragsformulars): i. Ort und Datum eintragen, ii. alle anderen relevanten und erforderlichen Felder ausfüllen, iii. den Stempel der antragstellenden Organisation hinzufügen, wenn verlangt, iv. unterschreiben. C. Der Antragsteller sendet das unterzeichnete Antragsformular vor Ablauf der Antragsfrist per Post der Nationalen Agentur. IV. Arten von Feldern und Funktionen IV.A. Arten von Feldern In den elektronischen Formularen gibt es 3 Arten von Feldern: 1. Vorausgefüllte oder berechnete Felder: Sie sind grau unterlegt. In diese Felder können keine Daten eingegeben werden. 2. Pflichtfelder: Sie sind orange unterlegt oder rot umrandet. Alle Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein, damit das Formular validiert werden kann. 3. Optionale Felder: Sie sind gelb unterlegt oder haben keine rote Umrandung. Sie sind gegebenenfalls auszufüllen, aber sie sind nicht obligatorisch. 2 Wenn das Erstellen der Nachricht mit der XML-Datei als Anhang Schwierigkeiten bereitet, können Sie die Datei auch über die obere Menüleiste durch Auswahl von Dokument / Formulare / Daten Exportieren erstellen. Die erstellte Datei ist an eine -Nachricht anzuhängen und an die Adresse der NA zu mailen. Achtung! Senden Sie die Datei nicht, wenn Sie Ihren Antrag online einreichen konnten oder wenn das Formular nicht validiert wurde. Seite 6 von 9

7 Abb. 1. Arten von Feldern in den elektronischen Antragsformularen Zur Markierung der Pflichtfelder klicken Sie die Informationsbereich an. Schaltfläche "Felder markieren" im Abb. 2. Funktion Felder markieren Die Pflichtfelder sind rot umrandet. Abb. 3. Arten von Feldern in den elektronischen Antragsformularen: markierte Pflichtfelder IV.B. Eingabewiederholung Es gibt zwei Standardfunktionen zum Hinzufügen und Löschen eines oder mehrerer Elemente einer Tabelle. Abb. 4. Eingabewiederholung Standardlayout Wenn neue Zeilen benötigt werden, können sie durch Anklicken der Schaltfläche "+" hinzugefügt werden. Seite 7 von 9

8 Jede Zeile kann durch Anklicken der Schaltfläche " " aus der Tabelle entfernt werden. IV.C. Funktionen, die als "Schaltflächen" erscheinen Schaltfläche "Validieren": Überprüft, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt worden sind. Sind nicht alle ausgefüllt, erscheint eine Meldung mit der Bezeichnung des ersten unvollständigen Feldes und das entsprechende Feld im Formular erscheint in der Bildmitte. Diese Schaltfläche erscheint auf allen Seiten. Wird sie angeklickt, werden alle Felder des Formulars überprüft, nicht nur jene auf der angezeigten Seite. Schaltfläche Online einreichen": Führt dieselbe Validierung wie die Schaltfläche Validieren" durch und sendet die Daten, wenn das Formular validiert worden ist, an einen zentralen Server. Ist die Einreichung erfolgreich, wird dies durch Erscheinen der "Submission ID" im Abschnitt SUBMISSION des Antragsformulars bestätigt. Schaltfläche Formular drucken : Startet den Ausdruck des Antragsformulars. Für einen korrekten Ausdruck des Formulars wird empfohlen, im Fenster "Drucken" die Option "Auf Druckbereich verkleinern" zu wählen (siehe Abb. 5). Abb. 5. Druckoptionen Schaltfläche E Mail-Anhang erstellen": Ermöglicht dem Antragsteller, die Daten des Antrags in eine kleine XML Datei zu exportieren, die als Anhang der Nationale Agentur g t werden kann, wenn die Online-Einreichung nicht erfolgreich ist. Seite 8 von 9

9 IV.D. PDF-Standardfunktionen Die PDF-Standardfunktionen, die in der oberen Menüleiste und/oder als Icons im Navigationsfenster erscheinen, unterscheiden sich je nach der vom Antragsteller verwendeten Version von Adobe Reader. Sie werden im Hilfe Menü von Adobe Reader erläutert. Seite 9 von 9