Brainloop Secure Connector für Microsoft Outlook Version 4.4 Benutzerleitfaden

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1 Brainloop Secure Connector für Microsoft Outlook Version 4.4 Benutzerleitfaden Copyright Brainloop AG, Alle Rechte vorbehalten. Dokumentenversion 1.2 Sämtliche verwendeten Markennamen und Markenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Markeninhaber.

2 Inhaltsverzeichnis 1 Willkommen im Brainloop Secure Connector für Microsoft Outlook Erste Schritte im Brainloop Secure Connector für Microsoft Outlook Die Willkommens- mit den ersten Anweisungen Datenraum-Server konfigurieren Der Brainloop Secure Mail Assistant und seine Funktionen Den Brainloop Secure Mail Assistant in einer öffnen Die Registerkarten im Brainloop Secure Mail Assistant Funktionen in der Registerkarte Datenraum In Datenräumen und Ordnern navigieren Ein lokales Dokument in einem Datenraum ablegen Ein Dokument sicher als Link versenden Einen neuen Datenraum-Ordner anlegen Nach Dokumenten im Datenraum suchen Zuletzt geöffnete Ordner anzeigen Datenraum-Inhalte aktualisieren Den aktuellen Ordner in der Baumansicht öffnen Ein Dokument im Webbrowser öffnen Ein Dokument im Originalformat öffnen Ein Dokument als Brainmark öffnen Ein Dokument aus dem Datenraum löschen Ein Dokument aus dem Datenraum umbenennen Ein Dokument aus dem Zwischenspeicher in einen Datenraum hochladen Funktionen in der Registerkarte Empfänger Benutzergruppen und Benutzer aus einem Datenraum als -Empfänger auswählen Neue Benutzer in einen Datenraum einladen Liste der Datenraum-Gruppen und Benutzer aktualisieren Funktionen in der Registerkarte Sicherheitsoptionen Allgemeine Informationen Die Sicherheitsstufe eines Dokumenten-Links ändern Das Format eines Dokuments ändern Die Gültigkeitsdauer eines Dokumenten-Links ändern Ein Erinnerungsdatum hinzufügen Empfänger beim Versenden von Dokumenten-Links an Externe in der anzeigen Den Standard-Datenraum für geschützte Nachrichten ändern Seite 2 von 55

3 3.3 Die Option Beim Erstellen einer neuen den Brainloop Secure Mail Assistant immer anzeigen Dokumente sicher mit dem Brainloop Secure Connector senden Dokumente aus einem Datenraum senden Lokale Dokumente sicher senden und in einem Datenraum ablegen Die Funktion Nicht mehr fragen für das Senden von lokalen Dokumenten und deren Ablage in einem Datenraum verwenden Die Funktion Nicht mehr fragen für das Senden von lokalen Dokumenten und deren Ablage in einem Datenraum zurücksetzen Eine geschützte -Nachricht senden und lesen Lokale Dokumente als echte Anhänge senden (nicht empfohlen) Die Funktion Nicht mehr fragen für das Senden von lokalen Dokumenten als echte Anhänge verwenden (nicht empfohlen) Die Funktion Nicht mehr fragen für das Senden von Anhängen als echte Anhänge zurücksetzen Dokumente über den Brainloop Secure Connector in einem Datenraum ablegen Dokumente manuell in einem Datenraum ablegen und sichere Dokumenten-Links einfügen Dokumente automatisch in einem Datenraum ablegen und sichere Dokumenten-Links automatisch einfügen Den Erhalt von Dokumenten im Datenraum nachverfolgen Gemeinsames Bearbeiten von Microsoft Office-Dokumenten mit dem Brainloop Secure Connector für Microsoft Outlook Ein Microsoft Office-Dokument per versenden Die Berechtigungen zum Bearbeiten eines Microsoft Office-Dokuments per anfordern Die Berechtigungen zum Bearbeiten eines Microsoft Office-Dokuments per erteilen Ein Microsoft Office-Dokument nach dem Erteilen der Berechtigungen per bearbeiten Bekannte Einschränkungen Anhang: Änderungsprotokoll Seite 3 von 55

4 1 Willkommen im Brainloop Secure Connector für Microsoft Outlook Der Brainloop Secure Connector für Microsoft Outlook ist eine Client-Anwendung, die Microsoft Outlook mit dem Brainloop Secure Dataroom verbindet. Die Funktionalitäten des Brainloop Secure Connector für Microsoft Outlook gehen dabei weit über das komfortable und sichere Versenden von s und deren Anhängen hinaus. Sie können zusätzlich Dokumente in einen Datenraum hochladen und aus einem Datenraum in eine herunterladen. Seite 4 von 55

5 2 Erste Schritte im Brainloop Secure Connector für Microsoft Outlook 2.1 Die Willkommens- mit den ersten Anweisungen Nach der Installation des Brainloop Secure Connector für Microsoft Outlook auf Ihrem Rechner steht Ihnen die Anwendung direkt in Ihrem Posteingang in Microsoft Outlook zur Verfügung. Wenn Sie Microsoft Outlook erstmalig nach der Installation des Brainloop Secure Connector öffnen, wird eine Willkommens- angezeigt. Diese leitet Sie durch die ersten Konfigurationsschritte sowie durch einfache Szenarien, wie das Versenden Ihres ersten sicheren Dokumenten-Links und das Hochladen eines lokal gespeicherten Dokuments in einen Datenraum. Kurz nach der Willkommens- wird je nach den Einstellungen Ihres Rechners die folgende Meldung am Bildschirm angezeigt: Um die Sicherheitswarnung beim Öffnen von Anhängen zu deaktivieren, klicken Sie auf "Ja". Klicken Sie auf "Nein", um die Warnung weiterhin bei jedem Öffnen eines Anhangs anzuzeigen. Wenn Sie die Outlook-Sicherheitswarnung dauerhaft deaktivieren möchten, beantworten Sie die Frage mit Ja. Um die grundlegenden Funktionen im neuen Brainloop Secure Connector kennenzulernen, empfehlen wir Ihnen die in der beschriebenen Szenarien durchzuspielen. Im nächsten Kapitel erfahren Sie, wie Sie Ihre Datenraum-Server konfigurieren. Seite 5 von 55

6 2.2 Datenraum-Server konfigurieren Nach der Installation des Brainloop Secure Connector müssen Sie die Server konfigurieren, auf welchen Ihre Datenräume installiert sind. 1. Klicken Sie in der Willkommens- auf Server einrichten. 2. Das Dialogfenster Server einrichten wird angezeigt. 3. Öffnen Sie die Dropdown-Liste Brainloop Server-URL und wählen einen Datenraum-Server aus oder geben die URL in das Feld ein. Hinweis: Die bekanntesten Datenraum-Server (.NET,.US und.ch) können direkt aus der Liste ausgewählt werden. Andere URLs müssen manuell in das Feld eingetragen werden. a. Um sich mit Ihrer -Adresse und Ihrem Passwort zu authentifizieren, gehen Sie folgendermaßen vor: Geben Sie in der Registerkarte Benutzername & Passwort Ihren Benutzernamen (Ihre E- Mail-Adresse, die Sie bei der ersten Registrierung im Datenraum verwendet haben) und Ihr Passwort ein. b. Um sich mit Ihrem Datenraum-Zertifikat zu authentifizieren, gehen Sie folgendermaßen vor: Öffnen Sie die Registerkarte Zertifikat. Klicken Sie auf Zertifikat auswählen, und wählen das richtige Zertifikat aus der Liste aus. Die Zertifikatsdetails werden in den entsprechenden Feldern angezeigt. Seite 6 von 55

7 c. Um sich mit Ihren SAML-Anmeldedaten zu authentifizieren, gehen Sie folgendermaßen vor: Öffnen Sie die Registerkarte SAML. Geben Sie Ihren Benutzernamen ein (Ihre - Adresse, die Sie bei der ersten Registrierung im Datenraum verwendet haben). 4. Klicken Sie auf OK, um Ihre Eingaben zu speichern. 5. Sobald die Verbindung mit dem Datenraum-Server hergestellt wurde, wird eine entsprechende Meldung angezeigt. 6. Bestätigen Sie diese Meldung mit OK. 7. Das Dialogfenster Einstellungen ändern wird angezeigt. Der Bereich Server ist hier standardmäßig geöffnet. 8. Sie können nun weitere Datenraum-Server hinzufügen. 9. Wenn dies nicht erforderlich ist, schließen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf OK. 10. Rechts neben der Willkommens- sehen Sie nun in der Registerkarte Auswählen eine Liste der verfügbaren Datenräume. Seite 7 von 55

8 3 Der Brainloop Secure Mail Assistant und seine Funktionen 3.1 Den Brainloop Secure Mail Assistant in einer öffnen Um den Brainloop Secure Mail Assistant im rechten Teil einer anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie Microsoft Outlook. 2. Klicken Sie auf Neue -Nachricht. 3. Klicken Sie in der auf das Dataroom-Symbol und wählen Den Brainloop Secure Mail Assistant öffnen. 4. Der Assistent wird rechts neben der geöffnet. Seite 8 von 55

9 Tipp: Wenn Sie in den Allgemeinen Einstellungen die Option Beim Erstellen einer neuen den Brainloop Secure Mail Assistant immer anzeigen aktivieren, wird der Brainloop Secure Mail Assistant immer beim Erstellen einer neuen angezeigt. Siehe Beim Erstellen einer neuen den Brainloop Secure Mail Assistant immer anzeigen, Seite 30. Seite 9 von 55

10 3.2 Die Registerkarten im Brainloop Secure Mail Assistant Der Brainloop Secure Mail Assistant enthält die folgenden drei Registerkarten. Datenraum: In der Registerkarte Datenraum können Sie in Ihren Datenräumen und Datenraum-Ordnern navigieren und Dokumente für den Versand als sichere Links auswählen. Siehe Funktionen in der Registerkarte Datenraum, Seiten 11ff. Empfänger: Aus der Registerkarte Empfänger können Sie die Datenraum-Mitglieder per Drag und Drop oder Doppelklick auswählen, denen Sie eine schicken möchten. Siehe Funktionen in der Registerkarte Empfänger, Seite 22. Sicherheitsoptionen: In der Registerkarte Sicherheitsoptionen können Sie die Optionen zum sicheren Versenden von Dokumenten-Links prüfen und ggf. ändern. Siehe Funktionen in der Registerkarte Sicherheitsoptionen, Seiten 24ff. Seite 10 von 55

11 3.2.1 Funktionen in der Registerkarte Datenraum In Datenräumen und Ordnern navigieren In der Registerkarte Datenraum werden Datenräume, Datenraum-Ordner oder Ordnerinhalte angezeigt. In dieser Registerkarte können Sie beispielsweise Dokumente für den sicheren Versand als Link auswählen. Auf der obersten Ebene der Registerkarte Datenraum finden Sie die konfigurierten Datenraum- Server. Hinweis: Die Dateiliste in der Datenraum-Anzeige bleibt sieben Tage im Zwischenspeicher. Klicken Sie auf, um die aktuelle Datenraum-Anzeige im Brainloop Secure Connector zu aktualisieren und alle Objekte aus dem Zwischenspeicher zu entfernen. Seite 11 von 55

12 Doppelklicken Sie auf eine Server-URL, um die Datenräume auf diesem Server anzuzeigen. Doppelklicken Sie auf einen Datenraum, um dessen Ordner anzuzeigen. Doppelklicken Sie auf einen Ordner, um dessen Inhalt anzuzeigen. Doppelklicken Sie auf Nach oben navigieren, um zur vorherigen Ebene zurückzuspringen. Tipp: Sie können auch mit einem Klick auf das Symbol in Ihren Datenräumen und deren Inhalten navigieren. Das Symbol finden Sie in der oberen rechten Ecke der Registerkarte Datenraum. Seite 12 von 55

13 Ein lokales Dokument in einem Datenraum ablegen Klicken Sie auf, um ein lokales Dokument in einen Ihrer Datenräume hochzuladen. Nähere Informationen finden Sie in Kapitel Lokale Dokumente versenden und in einen Brainloop Datenraum hochladen, Seite Ein Dokument sicher als Link versenden Klicken Sie auf, um ein Dokument aus einem Ihrer Datenraum-Ordner als sicheren Dokumenten- Link in Ihre einzufügen. Nähere Informationen finden Sie in Kapitel Dokumente sicher mit dem Brainloop Secure Connector senden, Seiten 30ff Einen neuen Datenraum-Ordner anlegen Klicken Sie auf, um direkt im Brainloop Secure Connector einen Datenraum-Ordner anzulegen. Geben Sie den Namen des Ordners in das Feld Bezeichnung ein. Im Feld Beschreibung können Sie optional eine Ordnerbeschreibung eingeben. Klicken Sie auf OK, um den neuen Ordner zu speichern Nach Dokumenten im Datenraum suchen Klicken Sie auf, um nach einem Dokument im Datenraum zu suchen und geben einen Suchbegriff ein. Klicken Sie auf Los, um die Suche zu starten Zuletzt geöffnete Ordner anzeigen Klicken Sie auf, um Ihre zuletzt geöffneten Ordner in einer Liste anzuzeigen. Seite 13 von 55

14 Klicken Sie auf nicht aus dem Datenraum gelöscht., um einen Ordner aus dieser Liste zu löschen. Der Ordner selbst wird dadurch Datenraum-Inhalte aktualisieren Datenraum-Anzeige wird für 7 Tage zwischengespeichert. Daher wird empfohlen, die Anzeige regelmäßig manuell zu aktualisieren. Klicken Sie auf, um die aktuelle Datenraum-Anzeige im Brainloop Secure Connector zu aktualisieren und alle Objekte aus dem Zwischenspeicher zu entfernen. Seite 14 von 55

15 Den aktuellen Ordner in der Baumansicht öffnen Klicken Sie auf anzuzeigen., um die Inhalte Ihrer Datenräume und Datenraum-Ordner in der Baumansicht Navigieren Sie in der Baumansicht durch die verschiedenen Datenräume und Ordner. Klicken Sie auf OK, um zur Anzeige des Brainloop Secure Mail Assistant und zum ausgewählten Ordner zurückzukehren. Seite 15 von 55

16 Ein Dokument im Webbrowser öffnen Um ein Dokument in Brainloop Secure Dataroom Service über Ihren Webbrowser zu öffnen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Rechtsklicken Sie auf ein Dokument in der Liste und wählen Im Webbrowser öffnen. 2. Sie gelangen nun auf die Login-Seite von Brainloop Secure Dataroom Service. 3. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und klicken auf Login. 4. Geben Sie bei einem TAN-geschützten Datenraum zusätzlich die TAN ein, die Sie per oder per SMS erhalten haben, und klicken auf OK. 5. Sie gelangen zum Dokument in der Ordneransicht. Das Detailfenster des Dokuments ist geöffnet. Seite 16 von 55

17 Ein Dokument im Originalformat öffnen Um ein Dokument im Originalformat direkt über den Brainloop Secure Connector für Microsoft Outlook zu öffnen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Rechtsklicken Sie auf ein Dokument in der Liste und wählen Öffnen. 2. Das Dokument wird direkt in der entsprechenden Anwendung geöffnet. 3. Wenn in den Allgemeinen Einstellungen die Option Speicherort für jede Datei vor dem Download bestätigen lassen aktiviert ist, müssen Sie das Dokument vor dem Öffnen erst noch in einem lokalen Ordner Ihrer Wahl speichern. Nach dem Speichern wird das Dokument dann in der entsprechenden Anwendung geöffnet. Seite 17 von 55

18 Ein Dokument als Brainmark öffnen Um ein Dokument im Brainmark-Format direkt über den Brainloop Secure Connector für Microsoft Outlook zu öffnen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Rechtsklicken Sie auf ein Dokument in der Liste und wählen Brainmark öffnen. 2. Das Dokument wird direkt in der entsprechenden Anwendung geöffnet. 3. Wenn in den Allgemeinen Einstellungen die Option Speicherort für jede Datei vor dem Download bestätigen lassen aktiviert ist, müssen Sie das Dokument vor dem Öffnen erst noch in einem lokalen Ordner Ihrer Wahl speichern. Nach dem Speichern wird das Brainmark- Dokument dann in der entsprechenden Anwendung geöffnet. Seite 18 von 55

19 Ein Dokument aus dem Datenraum löschen Um ein Dokument direkt über den Brainloop Secure Connector für Microsoft Outlook aus einem Datenraum zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Rechtsklicken Sie auf ein Dokument in der Liste und wählen Löschen. 2. Wenn Sie sicher sind, dass Sie das Dokument aus dem Datenraum löschen wollen, beantworten Sie die angezeigte Sicherheitswarnung mit Ja. Seite 19 von 55

20 Ein Dokument aus dem Datenraum umbenennen Um ein Dokument im Datenraum direkt über den Brainloop Secure Connector für Microsoft Outlook umzubenennen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Rechtsklicken Sie auf ein Dokument in der Liste und wählen Umbenennen. 2. Überschreiben Sie im Dialogfenster Umbenennen den Dateinamen mit einem neuen Namen. 3. Klicken Sie zum Speichern auf OK. Seite 20 von 55

21 Ein Dokument aus dem Zwischenspeicher in einen Datenraum hochladen Um ein Dokument aus dem Zwischenspeicher direkt über den Brainloop Secure Connector für Microsoft Outlook in einen Datenraum hochzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Kopieren Sie das gewünschte Dokument in den Zwischenspeicher, z. B. über Auswahl des Dokuments im Windows Explorer und den Befehl Kopieren oder über Auswahl des Dokuments und die Tastenkombination Strg+C. 2. Öffnen Sie eine in Outlook und dort den Brainloop Secure Mail Assistant. 3. Navigieren Sie zu dem Datenraum-Ordner, in welchen Sie das Dokument hochladen möchten. 4. Rechtsklicken Sie in die Liste und wählen Dateien einfügen in Name des Ordners. 5. Die Datei wird nun in den gewählten Datenraum-Ordner hochgeladen. Ein Fortschrittsbalken am unteren Rand des Brainloop Secure Mail Assistant zeigt den Verlauf des Uploads an. 6. Nach Abschluss des Uploads erscheint eine entsprechende Meldung oberhalb der Liste der Dokumente. Seite 21 von 55

22 3.2.2 Funktionen in der Registerkarte Empfänger Benutzergruppen und Benutzer aus einem Datenraum als - Empfänger auswählen Die Registerkarte Empfänger enthält alle Benutzergruppen und individuellen Benutzer im ausgewählten Datenraum. Doppelklicken Sie zum Hinzufügen einer Benutzergruppe oder eines individuellen Benutzer in das Feld An oder Cc auf den Namen, oder ziehen Sie die Gruppe oder den Benutzer per Drag & Drop in die Felder. Bitte beachten Sie, dass Sie mit dem Brainloop Secure Connector keine s an nicht sichtbare Kopienempfänger (Bcc) senden können. Seite 22 von 55

23 Neue Benutzer in einen Datenraum einladen Sie können, abhängig von Ihren Berechtigungen, neue Benutzer in eine Gruppe des ausgewählten Datenraums einladen. Klicken Sie auf die Schaltfläche und geben die -Adressen der Benutzer ein, die Sie einladen möchten, schreiben eine Nachricht an die neuen Benutzer und wählen die richtige Datenraum-Gruppe aus. Klicken Sie auf OK, um die Einladung zu versenden. Bitte beachten Sie, dass Sie nur dann neue Benutzer in eine Datenraum-Gruppe einladen können, wenn Sie über die notwendigen Berechtigungen für den Datenraum verfügen Liste der Datenraum-Gruppen und Benutzer aktualisieren Sie können im Brainloop Secure Mail Assistant die aktuelle Liste der Datenraum-Gruppen und - Benutzer aktualisieren. Klicken Sie dazu auf. Seite 23 von 55

24 3.2.3 Funktionen in der Registerkarte Sicherheitsoptionen Allgemeine Informationen Die Registerkarte Sicherheitsoptionen enthält die Sicherheitseinstellungen, die für Ihre und die sicheren Dokumenten-Links gelten. Diese werden aus dem jeweiligen Datenraum übernommen und können deshalb nur eingeschränkt geändert werden. Die geltenden Sicherheitseinstellungen werden übersichtlich in der Statuszeile der angezeigt. Mit einem Klick auf diese Statuszeile wechseln Sie direkt in die Registerkarte Sicherheitsoptionen, in welcher Sie die Einstellungen überprüfen und anpassen können. Seite 24 von 55

25 Die Sicherheitsstufe eines Dokumenten-Links ändern Beim Versenden von Dokumenten-Links an Externe wird automatisch die niedrigste Sicherheitsstufe vorgeschlagen. Beim Versenden von Dokumenten-Links an Datenraum-Mitglieder wird automatisch die höchste Sicherheitsstufe vorgeschlagen, wenn in den Allgemeinen Einstellungen die Option Beim Versenden von s an Datenraum-Mitglieder die Sicherheitsstufe "Maximal (Datenraum-Mitglieder)" bevorzugen aktiviert ist. Um die Sicherheitsstufe zu ändern, mit welcher ein Dokumenten-Link an die Empfänger gesendet wird, öffnen Sie die Drop-down-Liste Sicherheitsstufe und wählen eine der verfügbaren Sicherheitsstufen aus. Nähere Informationen zu den verfügbaren Sicherheitsstufen finden Sie im Benutzerhandbuch für Brainloop Secure Dataroom Service Das Format eines Dokuments ändern Um das Format des ausgelieferten Dokuments zu ändern, öffnen Sie die Drop-down-Liste Dokumentformat und wählen eines der verfügbaren Formate aus. Nähere Informationen zu den verfügbaren Dokumentformaten finden Sie im Benutzerhandbuch für Brainloop Secure Dataroom Service. Seite 25 von 55

26 Die Gültigkeitsdauer eines Dokumenten-Links ändern Um das Datum, bis zu welchem die Empfänger ein Dokument über den sicheren Link öffnen können zu ändern, öffnen Sie den Kalender rechts neben dem Datumsfeld Gültig bis und wählen das gewünschte Datum aus. Nähere Informationen zur Gültigkeit von Dokumenten-Links finden Sie im Benutzerhandbuch für Brainloop Secure Dataroom Service. Seite 26 von 55

27 Ein Erinnerungsdatum hinzufügen Um ein Erinnerungsdatum für die Empfänger hinzuzufügen, bis zu welchem diese den angehängten Dokumenten-Link öffnen müssen, aktivieren Sie die Option Erinnerung hinzufügen. Öffnen Sie dann den Kalender rechts neben dem Datumsfeld und wählen das gewünschte Datum aus. Seite 27 von 55

28 Empfänger beim Versenden von Dokumenten-Links an Externe in der anzeigen Um die -Adressen aller Empfänger beim Versenden von Dokumenten-Links an Externe in der anzuzeigen, aktivieren Sie die Option Empfänger beim Versenden von Dokumenten-Links an Externe in der anzeigen. Seite 28 von 55

29 Den Standard-Datenraum für geschützte Nachrichten ändern Um den Standard-Datenraum zu ändern, in welchen Ihre geschützten Nachrichten transferiert werden, klicken Sie unter Geschützte Nachrichten in diesen Datenraum transferieren auf Auswählen. Wählen Sie dann im Dialogfenster Datenraum auswählen den gewünschten Datenraum aus. Seite 29 von 55

30 3.3 Die Option Beim Erstellen einer neuen den Brainloop Secure Mail Assistant immer anzeigen Sie können in den Allgemeinen Einstellungen des Brainloop Secure Connector für Microsoft Outlook festlegen, ob der Brainloop Secure Mail Assistant beim Erstellen einer neuen standardmäßig geöffnet sein soll. Nähere Informationen zu den Einstellungen im Brainloop Secure Connector für Microsoft Outlook finden Sie in unserem Client Installation and Setup Guide. Bitte beachten Sie, dass dieser Leitfaden nur in englischer Sprache zur Verfügung steht. Seite 30 von 55

31 4 Dokumente sicher mit dem Brainloop Secure Connector senden Mit dem Brainloop Secure Connector für Microsoft Outlook können Sie Ihre Datenraum-Dokumente sicher als Dokumenten-Links an Datenraum-Mitglieder oder an Externe senden. Zusätzlich können Sie auch lokal gespeicherte Dokumente sicher senden und direkt in Ihren Datenraum hochladen. 4.1 Dokumente aus einem Datenraum senden Um ein Dokument, das in einem Datenraum gespeichert ist, sicher mit dem Brainloop Secure Connector für Microsoft Outlook zu senden, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie Microsoft Outlook. 2. Klicken Sie im Register Start auf Neue -Nachricht oder drücken Sie Strg+N. 3. Geben Sie die Empfänger manuell ein, oder öffnen Sie die Registerkarte Empfänger im Brainloop Secure Mail Assistant rechts neben der . Klicken Sie auf einen Datenraum in der Liste, um die Benutzergruppen und Benutzer zu laden. Doppelklicken Sie dann auf eine Benutzergruppe oder einen individuellen Benutzer, um sie in das An-Feld der zu übernehmen. 4. Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein. 5. Positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie den Dokumenten-Link einfügen möchten. 6. Öffnen Sie im Brainloop Secure Mail Assistant die Registerkarte Datenraum. 7. Navigieren Sie zum Dokument, das Sie einfügen möchten. 8. Doppelklicken Sie dann entweder auf den Dokumentnamen, oder ziehen Sie das Dokument mit der Maus an die gewünschte Stelle in der . Sie können das Dokument auch mit einem Klick auf einfügen. 9. Das Dokument wird nun in einen sicheren Dokumenten-Link umgewandelt. Seite 31 von 55

32 10. Optional können Sie die Sicherheitseinstellungen für das gewählte Dokument prüfen. Klicken Sie dazu auf die untere Statuszeile der . Einzelheiten finden Sie im Kapitel Funktionen in der Registerkarte Sicherheitsoptionen, Seiten 24ff. 11. Klicken Sie auf Senden, um die mit dem Dokumenten-Link zu senden. Nähere Informationen zum Versenden einer geschützten -Nachricht, die die Empfänger nur im sicheren Datenraum lesen können, finden Sie im Kapitel Eine geschützte -Nachricht senden und lesen auf Seite 38. Hinweis: Wenn Sie einen Dokumenten-Link in eine im Nur-Text -Format einfügen, wird ein Link wie der folgende in die Mail eingefügt und beim Senden in einen Hyperlink umgewandelt: _Brainloop_link_please_do_not_edit_( )_ Seite 32 von 55

33 4.2 Lokale Dokumente sicher senden und in einem Datenraum ablegen Um ein Dokument, das lokal auf Ihrem Rechner oder auf einem Netzwerklaufwerk gespeichert ist sicher mit dem Brainloop Secure Connector für Microsoft Outlook zu senden und in einem sicheren Datenraum abzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie Microsoft Outlook. 2. Klicken Sie im Register Start auf Neue -Nachricht oder drücken Sie Strg+N. 3. Geben Sie die Empfänger manuell ein, oder öffnen Sie die Registerkarte Empfänger im Brainloop Secure Mail Assistant rechts neben der . Klicken Sie auf einen Datenraum in der Liste, um die Benutzergruppen und Benutzer zu laden. Doppelklicken Sie dann auf eine Benutzergruppe oder einen individuellen Benutzer, um sie in das An-Feld der zu übernehmen. 4. Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein. 5. Positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie den Dokumenten-Link einfügen möchten. 6. Öffnen Sie den Windows Explorer, und navigieren Sie zum gewünschten Dokument. Ziehen Sie das Dokument dann mit der Maus in die . Sie können das Dokument auch mit einem Klick auf einfügen. Ziehen Sie das Dokument mit der Maus vom Windows Explorer an die gewünschte Position in der . Seite 33 von 55

34 7. Abhängig von den Konfigurationseinstellungen des Brainloop Secure Connector wird das Dialogfenster Anhänge anfügen geöffnet. 8. Klicken Sie auf Auswählen und wählen den Datenraum-Ordner aus, in welchem Sie das Dokument speichern möchten. 9. Nähere Informationen zu der Funktion Nicht mehr fragen finden Sie im nächsten Kapitel. 10. Klicken Sie auf OK. 11. Das Dokument wird als sicherer Dokumenten-Link in de eingefügt und in den gewählten Datenraum-Ordner hochgeladen. 12. Klicken Sie zum Senden der und des verlinkten Dokuments auf Senden. Seite 34 von 55

35 4.2.1 Die Funktion Nicht mehr fragen für das Senden von lokalen Dokumenten und deren Ablage in einem Datenraum verwenden Zum Versenden eines lokalen Dokuments als sicherer Dokumenten-Link und zur Ablage des Dokuments in einem sicheren Datenraum ohne die Abfrage durch das Dialogfenster Anhänge anfügen zu erhalten, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Aktivieren Sie im Dialogfenster Anhänge anfügen die Optionen Anhänge im Datenraum speichern und Link nach dem Hochladen des Dokuments in einfügen. 2. Wählen Sie einen Datenraum-Ordner aus, in welchen die Anhänge gespeichert werden sollen. 3. Aktivieren Sie nun die Option Nicht mehr fragen. 4. Klicken Sie auf OK und versenden Sie Ihre dann wie gewohnt. 5. Wenn Sie das nächste Mal eine neue öffnen und lokal gespeicherte Anhänge anfügen, werden diese automatisch in dem Datenraum-Ordner gespeichert, den Sie zuvor im Dialogfenster Anhänge anfügen definiert haben und werden durch sichere Dokumenten-Links ersetzt. Das Dialogfenster Anhänge anfügen wird nicht mehr angezeigt. 6. Wie Sie diese Einstellungen wieder zurücksetzen können, erfahren Sie im nächsten Kapitel. Seite 35 von 55

36 4.2.2 Die Funktion Nicht mehr fragen für das Senden von lokalen Dokumenten und deren Ablage in einem Datenraum zurücksetzen Sie können die Einstellungen für die Handhabung Ihrer Anhänge, die Sie mit der Option Nicht mehr fragen festgelegt haben, folgendermaßen zurücksetzen: 1. Öffnen Sie Microsoft Outlook. 2. Öffnen Sie das Register Start. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dataroom und wählen Einstellungen. 4. Das Dialogfenster Einstellungen ändern wird geöffnet. 5. Klicken Sie im linken Bereich auf das Symbol. Seite 36 von 55

37 6. Deaktivieren Sie im unteren Bereich dieses Dialogfensters die Option Dokumente automatisch hochladen und Links einfügen. 7. Stellen Sie sicher, dass die Option Beim Hinzufügen eines Anhangs aktiviert ist. 8. Klicken Sie auf OK. Mit diesen Einstellungen wird ab sofort das Dialogfenster Anhänge anfügen wieder angezeigt, wenn Sie einen lokalen Anhang an eine anfügen. Seite 37 von 55

38 4.3 Eine geschützte -Nachricht senden und lesen Sie können den Text Ihrer -Nachricht so schützen, dass die Empfänger die nur im sicheren Datenraum lesen können. Die Empfänger erhalten dann eine mit dem Betreff Geschützte Nachricht. Mit einem Klick auf die neue Schaltfläche Nachricht schützen im Register Nachricht können Sie eine schnell und bequem als geschützte Nachricht markieren. Zusätzlich können Sie einen Standard-Datenraum definieren, in welchen alle geschützten Nachrichten transferiert werden sollen. 1. Öffnen Sie Microsoft Outlook. 2. Klicken Sie im Register Start auf Neue -Nachricht oder drücken Sie Strg+N. 3. Geben Sie die Empfänger, einen Betreff und den Nachrichtentext ein. 4. Hängen Sie gegebenenfalls einen Anhang an Ihre Klicken Sie auf die Schaltfläche Nachricht schützen. Sobald die Nachricht geschützt ist, wird die Schaltfläche farbig hinterlegt: 6. Wenn Sie in den Einstellungen noch keinen Standard-Datenraum definiert haben, in welchen Ihre geschützten Nachrichten transferiert werden sollen, werden Sie nun dazu aufgefordert. Das Dialogfenster Datenraum auswählen wird angezeigt. Seite 38 von 55

39 7. Wählen Sie einen Datenraum aus und klicken auf OK. Ihre Auswahl wird in den Sicherheitsoptionen gespeichert und kann dort jederzeit geändert werden (siehe Den Standard- Datenraum für geschützte Nachrichten ändern, auf Seite 29). 8. Klicken Sie auf Senden, um eine geschützte Nachricht zu senden. 9. Als Empfänger erhalten Sie eine Nachricht mit dem Betreff Geschützte Nachricht. Seite 39 von 55

40 10. Klicken Sie auf den Link Geschützte Nachricht. Sie werden auf eine Datenraum-Seite geleitet, auf welcher Sie die -Nachricht lesen können. 11. Wenn ein Dokument an die Nachricht angehängt wurde, klicken Sie auf Öffnen, um es direkt zu öffnen oder auf Anzeigen im Datenraum, um sich im entsprechenden Datenraum anzumelden. Seite 40 von 55