SimpliMed Formulardesigner Anleitung für die SEPA-Umstellung

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1 SimpliMed Formulardesigner Anleitung für die SEPA-Umstellung Dieses Dokument erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Korrektheit.

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3 1. Der Formulardesigner Der in SimpliMed23 integrierte Formulardesigner bietet Ihnen extrem viele Möglichkeiten, das Aussehen, Layout und den Inhalt eines Formulars zu verändern. Fast alle Formulare, die über die Druckfunktionen von SimpliMed23 ausgedruckt werden können, können mit Hilfe des Formulardesigners angepasst werden. Um ein Formular zu verändern, klicken Sie einmal mit der linken Maustaste oben links auf die System- Schaltfläche von SimpliMed23 und wählen hier die Funktion: Formulardesigner. Der folgende Dialog bietet Ihnen eine Übersicht über alle Formulare, die mit Hilfe des Formulardesigners angepasst werden können. Die Formulare sind in mehrere Abschnitte beziehungsweise Gruppen unterteilt. Durch das Doppelklicken einer Gruppe werden die Formulare angezeigt, die dieser Gruppe zugeordnet sind. Durch erneutes Doppelklicken werden die zugeordneten Formulare wieder verborgen. Vor jeder Gruppe befindet sich darüber hinaus ein kleines Symbol. Wenn Sie einmal mit der linken Maustaste auf dieses Symbol klicken, werden die zugeordneten Formulare ebenfalls angezeigt. Markieren Sie nun das Formular, das Sie bearbeiten möchten, z.b. das Standardrechnungsformular, und klicken einmal mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche: Bearbeiten. Wird diese Funktion für ein Formular das erste Mal aufgerufen, werden Sie gefragt, ob eine Kopie des Originalformulars angefertigt werden soll, bevor dieses verändert wird. Auf diese Weise bleibt das Originalformular immer unverändert und kann bei Bedarf wieder zugeordnet werden. Bestätigen Sie also die Frage mit Ja, um den Formulardesigner zu starten. Links neben der Schaltfläche: Bearbeiten befindet sich übrigens die Schaltfläche: Zuordnen. Jedem hier aufgelisteten Formular ist eine Datei zugeordnet, die sich im Ordner Formulare befindet. Der Pfad bzw. Dateiname kann dem in blau dargestellten Kommentar entnommen werden. Immer dann, wenn ein Formular das erste Mal mit Hilfe des Formulardesigners bearbeitet werden soll, werden Sie gefragt, ob eine Kopie des Originalformulars erstellt werden soll, bevor dieses bearbeitet wird. Wird dieser Dialog mit Ja bestätigt, wird das zugeordnete Formular entsprechend umbenannt, so dass dieses anstelle des Originalformulars bearbeitet werden kann. Seite: 3

4 Aus der Datei mit dem Namen Standardrechnung.blg wird dann z.b. die Datei Standardrechnung_001.blg. Beim Drucken einer Rechnung wird sodann dieses Formular anstelle des Originalformulars verwendet. Ist es aus bestimmten Gründen erforderlich, das Originalformular wieder zuzuordnen, so klicken Sie einmal mit der linken Maustaste in die Symbolleiste auf die Schaltfläche: Zuordnungen und wählen wieder das Originalformular, in diesem Falle die Datei Standardrechnung.blg, aus. Im Rahmen einer Netzwerkumgebung ist es übrigens sinnvoll, alle Formulare zentral auf einem Server zu verwalten. Dazu können die im Ordner Formulare gespeicherten Dateien in einen zentralen Ordner des Servers kopiert werden. (Bei SimpliMed-Online ist dies standardmäßig so konfiguriert) Es ist auch möglich, den Ordner: Formulare komplett auf den Server zu kopieren (nicht verschieben). Wurde dieses durchgeführt, ist es erforderlich, SimpliMed23 mitzuteilen, wo sich die Formulare jetzt befinden. Klicken Sie dazu einmal mit der linken Maustaste auf die Markierung, die sich rechts neben der Schaltfläche: Zuordnungen befindet und wählen hier die Funktion: Gesamtzuordnung. Sie werden nun aufgefordert, den Ordner anzugeben, in dem sich die zentral verwalteten Formulare befinden. Markieren Sie den gewünschten Ordner und klicken dann auf die Schaltfläche: OK, damit alle Formulareinstellungen auf diesen neuen Ordner verwiesen werden. (Bei SimpliMed-Online ist dies selbstverständlich nicht erforderlich) HINWEIS! Wird beim Versuch, eine Rechnung oder ein sonstiges Formular auszudrucken, die Meldung ausgegeben, dass die angegebene Formularvorlage nicht gefunden werden kann, so ist es möglich, mit der beschriebenen Funktion: Zuordnen die betreffende Formularvorlage auszuwählen und somit wieder zuzuordnen. Wenn an dieser Stelle aber nicht bekannt ist, welche Formularvorlage ausgewählt werden soll bzw. in welchem Ordner sich die richtige Formularvorlage befindet, ist es möglich, die Standardpfadeinstellungen für alle Formulare auf einmal zurückzusetzen. Klicken Sie in diesem Fall einmal mit der linken Maustaste auf die Markierung rechts neben der Schaltfläche: Zuordnen und wählen die Funktion: Zurücksetzen. Danach wird allen in diesem Dialog angegebenen Formularen ihr Standardpfad zugewiesen. HINWEIS! Sind von Ihnen im Laufe der Zeit individuelle Änderungen an bestimmten Formularen vorgenommen worden, wurden diese Formulare gegebenenfalls unter einem anderen Dateinamen abgespeichert. Es ist dann erforderlich, dass Sie z.b. den Eintrag: Standardrechnungsformular markieren und mit der Funktion: Zuordnen dieses geänderte Formular zuordnen. Das Gleiche gilt selbstverständlich auch für das Kompaktrechnungsformular, sollten auch hier individuelle Änderungen vorgenommen worden sein. TIPP: Wechseln Sie einfach mal in die Katalogverwaltung / Dateiverwaltung von SimpliMed, um sich eine Übersicht über Ihre Formulare zu verschaffen. Seite: 4

5 1.1 Anpassen eines Formulars In dieser Lektion soll das Rechnungsformular verändert werden. Klicken Sie einmal auf den Eintrag: Standardrechnungsformular und dann auf die Schaltfläche: Bearbeiten. Es öffnet sich der Formulardesigner. Hier werden jetzt die einzelnen Objekte des Formulars dargestellt. Klicken Sie einmal auf das Register Ebenen. Sie sehen, dass die Elemente im Formulardesigner in drei Ebenen aufgegliedert sind. Jede Ebene hat eine eigene Farbe. Diese drei Ebenen sind deshalb notwendig, da sich ein Ausdruck über mehrere Seiten erstrecken kann. Ein Rechnungsformular kann z.b. aus einer Seite oder aus mehreren Seiten bestehen. Die zweite oder dritte Seite einer Rechnung sieht aber nicht so aus, wie die erste Seite. So soll z. B. das Anschriftenfeld selbstverständlich nur auf der ersten Seite einer Rechnung ausgegeben werden. erscheinen, werden in Gelb dargestellt und Objekte, die nur auf der Folgeseite erscheinen, werden in Blau dargestellt. Objekte, die sowohl auf der ersten als auch der Folgeseite erscheinen, werden in Grau dargestellt. Klicken Sie bitte einmal mit der linken Maustaste oben in die Symbolleiste auf die Schaltfläche: "Vergrößern". Alternativ können Sie unten rechts in der Statuszeile des Formulardesigners auf das (+) Zeichen klicken, um die Darstellung zu vergrößern. Scrollen Sie dann mit der Scroll-Leiste am rechten Bildschirmrand ganz nach unten an das Ende des Standardrechnungsformulars. Bei den älteren Formularen von SimpliMed Praxismanager und SimpliMed23 wird an dieser Stelle die Bankverbindung in einer Zeile dargestellt, ähnlich wie es in dieser Abbildung gezeigt wird. Doppelklicken Sie nun auf den Schriftzug, den Sie verändern möchten, in diesem Fall die Bankverbindung. Es öffnet sich ein Dialog, mit dessen Hilfe Sie die gewünschten Veränderungen beziehungsweise Anpassungen vornehmen können. Aus diesem Grund unterscheidet der Formulardesigner zwischen Objekten, die nur auf der ersten Seite und Objekten, die nur auf der Folgeseite erscheinen. Darüber hinaus gibt es aber Objekte, die sowohl auf der ersten als auch auf der Folgeseite erscheinen. Objekte, die nur auf der ersten Seite Seite: 5

6 1.1.1 Variablen & Konstanten Es ist sehr einfach, um aus der dargestellten BLZ eine BIC beziehungsweise aus der Kontonummer eine IBAN zu machen. Doppelklicken Sie nun auf den Absatz, der geändert werden soll. Bei Einträgen, die in Textfeldern des Formulardesigners dargestellt werden, wird zwischen sog. konstanten Einträgen und variablen Einträgen unterschieden. Konstante Einträge müssen immer in Anführungszeichen gesetzt werden. Das bedeutet, am Anfang und am Ende eines solchen Eintrags muss jeweils ein Gänsefüßchen enthalten sein. SimpliMed-Online Ihre BIC und IBAN zu erfassen. Arbeiten Sie noch mit dem SimpliMed Praxismanager, ist es nicht möglich, die Variablen auszutauschen. Beim SimpliMed Praxismanager ist es deshalb erforderlich, die Variablen durch Konstanten zu ersetzen. Variablen beziehen beim Ausdrucken eines Formulars, zum Beispiel einer Rechnung, ihre Informationen aus der SimpliMed Datenbank. Werden in SimpliMed mehrere Mandanten verwaltet, kann beim Drucken der Rechnung automatisch die Bankverbindung des der Rechnung zugeordneten Mandanten ausgegeben werden. Wird anstelle einer Variablen ein konstanter Ausdruck im Formulardesigner verwendet, ist dies nicht mehr möglich. Haben Sie sich dazu entschieden, die Variablen durch einen konstanten Ausdruck zu ersetzen, ist es erforderlich, die dargestellte Zeile durch die folgende Zeile zu ersetzen: "Stadtsparkasse München (BIC: SSKMDEMMXXX) IBAN: DE SSKMDEMM000" Sie können nun entscheiden, ob Sie einfach die Variablen: AnwBLZ und AnwKonto durch die Variablen: AnwBIC sowie: AnwIBAN ersetzen oder gar den gesamten Absatz beziehungsweise die gesamte Zeile ändern möchten. Haben Sie sich dazu entschieden, die Variablen auszutauschen, ist es erforderlich, die dargestellte Zeile durch die folgende Zeile zu ersetzen: Bitte beachten Sie, dass sich am Anfang und am Ende jeweils ein Gänsefüßchen befinden muss. AnwBank + " (BIC: " + AnwBIC + ") IBAN: " + AnwIBAN HINWEIS! Wenn Sie sich entscheiden, die Variablen auszutauschen, ist es erforderlich, in der Mandantenverwaltung von SimpliMed23 beziehungsweise Seite: 6

7 Klicken Sie danach einmal mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche: "OK" und im vorherigen Dialog ebenfalls auf die Schaltfläche: "OK", um die Änderungen zu übernehmen. Klicken Sie nun einmal mit der linken Maustaste oben links auf die Schaltfläche: "Datei" und wählen hier: Speichern, um die Änderungen endgültig zu speichern BIC und BLZ Gehen Sie bitte folgendermaßen vor, wenn Sie, zumindest eine Zeitlang, sowohl BLZ und Kontonummer als auch BIC und IBAN auf Ihrer Rechnung ausgeben möchten: Doppelklicken Sie wieder auf den Schriftzug, den Sie verändern möchten, also die Bankverbindung. Es öffnet sich ein Dialog, mit dessen Hilfe Sie die gewünschten Veränderungen beziehungsweise Anpassungen vornehmen können. Markieren Sie nun die Zeile mit der Bankverbindung (nicht doppelklicken). Der dargestellte Dialog verfügt am oberen Rand über eine eigene kleine Symbolleiste. Klicken Sie hier auf das fünfte Symbol von links (Kopieren), um den markierten Absatz beziehungsweise die markierte Zeile in die Zwischenablage zu kopieren. Klicken Sie dann auf das sechste Symbol in der Symbolleiste (Einfügen). Der markierte Absatz wird sodann kopiert und ein weiteres Mal dargestellt. Nun haben Sie es sehr einfach, die gewünschten Änderungen vorzunehmen. Gehen Sie dazu bitte so vor, wie es im vorherigen Kapitel beschrieben wurde. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit der Schaltfläche: "OK" und speichern Ihre Änderungen ab. 1.2 Logo Einfügen Um ein eigenes Logo in die Rechnung einzufügen, klicken Sie einmal oben auf das Register: Einfügen. Klicken Sie dann einmal mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche: "Bild". Navigieren Sie nun die Maus an die Position, wo das Logo eingefügt werden soll. Es wird nun ein Grafikrahmen angelegt, in dem das Logo später angezeigt wird. Klicken Sie dazu einmal mit der linken Maustaste an die linke obere Position, wo der Grafikrahmen beginnen soll, halten die linke Maustaste gedrückt und ziehen den Grafikrahmen Seite: 7

8 nach unten rechts auf. Lassen Sie dann die linke Maustaste wieder los. Im folgenden Dialog werden Sie dazu aufgefordert, eine Datei auszuwählen oder eine Formel einzugeben. Eine Formel könnte zum Beispiel dann gewählt werden, wenn es darum geht, die Darstellung eines Logos an bestimmte Bedingungen zu knüpfen, zum Beispiel an Mandanten oder Mitarbeiter. Da dieses in der Regel aber nicht erforderlich ist, klicken Sie in diesem Dialog auf die Option: Datei. Wählen Sie nun die Bilddatei aus, die in das Formular eingefügt werden soll. WICHTIG! Achten Sie bitte darauf, die Option: Bilddatei in Projektdatei speichern zu markieren, bevor Sie die gewünschte Datei öffnen. Wird diese Option nicht markiert und die Formulardatei an einen anderen Ort kopiert oder von einem anderen Anwender genutzt, kann das Logo in diesen Fällen nicht dargestellt werden. Voraussetzung zum Einfügen von Grafiken ist, dass Ihr Logo auch als Bilddatei vorliegt. Word- Dokumente können z.b. nicht eingefügt werden, da es sich hier nicht um ein Bild, sondern um ein Dokument handelt. Eine Ausnahme von dieser Regel sind PDF-Dokumente. Diese können genauso wie Bilder in das Formular eingefügt werden. Soll das Logo auch in den richtigen Proportionen eingesetzt werden, markieren Sie die entsprechende Option im Eigenschaftsdialog unten links per Doppelklick. Darüber hinaus können Sie jetzt die Position und die Größe des Logos festlegen. 1.3 Eigene Druckvorlagen Werden für den Rechnungs- oder den Rezeptdruck eigene Druckvorlagen verwendet, also Briefpapier, welches für die Praxis von einer Druckerei angefertigt wurde, ist es notwendig, z.b. das Standardrechnungsformular und das Kompaktrechnungsformular mit Hilfe des Formulardesigners an diese Druckvorlagen anzupassen. Werden diese Anpassungen nicht vorgenommen, werden bestimmte Elemente wie z.b. die Briefabsendezeile oder die Bankverbindung ausgedruckt, obwohl sie bereits auf der Vorlage vorhanden sind. HINWEIS! Die Vorlagen: Alternatives Standardrechnungsformular beziehungsweise Alternatives Kompaktrechnungsformular wurden bereits für die Verwendung eigener Druckvorlagen vorbereitet. Wenn Sie also eine Rechnung drucken und eigene Druckvorlagen verwenden, wählen Sie im Druckdialog eines dieser beiden Formulare aus: Seite: 8

9 Möchten Sie dennoch das Standardrechnungsformular an Ihre Druckvorlagen anpassen, klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf Formulardesigner und wählen den Eintrag: Standardrechnungsformular. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche: Bearbeiten. Im Formulardesigner können nun die Elemente entfernt werden, die bereits auf der Druckvorlage vorhanden sind. Markieren Sie z.b. die Briefabsendezeile. Die Briefabsendezeile ist der schmale gelbe Kasten, der sich links oben, oberhalb des Anschriftenfeldes befindet. Drücken Sie dann die Entf-Taste auf der Tastatur (bzw. Del-Taste), um dieses Element zu entfernen. Als zweites Element müssen Sie den Briefkopf entfernen. Das ist der größere gelbe Kasten, der sich rechts oben befindet und in dem die Daten Ihrer Praxis angezeigt werden. Markieren Sie diesen ebenfalls mit der Maus und entfernen ihn, indem Sie die Entf-Taste auf der Tastatur drücken. Die Bankverbindungsdaten, die ebenfalls über den Formulardesigner ausgedruckt werden, befinden sich im unteren Drittel des Formulars. Falls erforderlich, können die Daten auf die gleiche Weise entfernt werden, wie in den beiden zuvor genannten Beispielen. In der Regel müssen nur die drei genannten Elemente entfernt werden. Es ist aber selbstverständlich auch möglich, weitere Elemente zu markieren und zu entfernen. Wurde während der Arbeit im Formulardesigner ein Element zu viel entfernt, so ist es über die Funktion: Bearbeiten \ Rückgängig möglich, die letzte Aktion wieder rückgängig zu machen. Neben dem Entfernen nicht benötigter Elemente ist es ebenfalls möglich, Elemente zu verschieben oder deren Größe zu ändern. Markieren Sie das entsprechende Element mit der Maus, halten die linke Maustaste gedrückt und ziehen das Element an die Stelle, wo es ausgedruckt werden soll. Lassen Sie dann die linke Maustaste wieder los. Seite: 9