DZB-Online-Portal Nutzungshinweise Für Kunden

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1 DZB-Online-Portal Nutzungshinweise Für Kunden

2 Inhalt Vorwort... 3 Ihre Anmeldung im DZB-Portal... 4 Informationen... 6 Download... 6 Kontakt... 7 Mitteilungen... 7 Ansprechpartner... 8 Digitale Belege... 8 Aktuell... 8 Recherche - Meine Dokumente... 9 Beispiel: ZR-Abrechnung suchen:... 9 Verzeichnisse ZR-Konto Offene Posten Beispiel: Detailansicht einer Fälligkeit Beispiel: Detailansicht eines Beleges Ausgeglichene Posten Belegsuche Formulare Beispiel: Selbstbelastung (Formular für Selbstgutschrift ist identisch) Beispiel: Korrekturanforderung Statusanzeige DZB BANK GmbH Version 7

3 Vorwort Liebe Kunden, wir freuen uns, dass Sie das DZB-Portal nutzen, um Ihre Zentralregulierungsgeschäfte mit der DZB BANK schnell, einfach und unkompliziert über das Internet abzuwickeln. Überzeugen Sie sich von Ihren Vorteilen: Volle Sicherheit Ihre persönlichen Zugangsdaten, mit denen Sie sich bei jedem Besuch des Online-Portals anmelden, garantieren Ihnen den alleinigen Einblick auf Ihre Daten. Das DZB-Portal ist mit einer SSL- Verschlüsselung versehen, die Ihnen höchstmögliche Sicherheit garantiert. Gut informiert Bei Anmeldung im DZB-Portal werden Ihnen direkt alle aktuellen Informationen, die die DZB BANK für Sie bereithält, angezeigt. Darüber hinaus erhalten Sie hier die Kontaktdaten Ihres persönlichen Ansprechpartners in Kundenservice und Kundenbetreuung. Natürlich können Sie auch über das DZB- Portal mit Ihrem Ansprechpartner kommunizieren. Alle Dokumente im Zugriff Egal, ob Sie aktuelle oder ältere Belege suchen. Im Menü Digitale Belege des DZB-Portals, und im Portal MEINE DOKUMENTE stehen Ihnen alle Dokumente bis zu 10 Jahre zur Verfügung. Für die Archivierung Ihrer Dokumente verwenden wir ausschließlich digitale Standards wie PDF und TIF. Täglich aktuell und griffbereit Alle Inhalte im DZB Portal werden täglich aktualisiert und können als CSV Datei heruntergeladen werden. Somit können Sie sich jederzeit topaktuelle Lieferantenverzeichnisse oder Auszüge aus Ihrem ZR-Konto als CSV Datei bei uns herunterladen. Perfekt vorbereitet Mit dem ZR-Online-Konto verfügen Sie über verschiedene Online-Formulare zur Selbstbelastung, Selbstgutschrift oder Korrekturanforderung, die Sie bei Bedarf einfach online ausfüllen und versenden. Im Folgenden sind alle Funktionen noch genauer erläutert. Unsere Nutzungshinweise sollen Sie dabei unterstützen, sich im DZB-Portal optimal zurechtzufinden. Bei Fragen zögern Sie bitte nicht Ihren DZB-Ansprechpartner anzurufen. Die Telefonnummer finden Sie direkt im DZB-Portal unter Kontakt/Ansprechpartner. Technische Voraussetzungen Bitte beachten Sie noch einige wichtige technische Voraussetzungen zur Nutzung des DZB-Portals: Internetfähige Hardware Aktueller Internet Browser (Java-Script und Cookies müssen aktiviert sein) Kostenloser PDF Reader (Download von Kostenloses Grafik Programm zum Öffnen von TIFF Dateien (ab Windows Vista bereits vorhanden) Erreichbare -Adresse für die begleitende -Kommunikation Wir wünschen Ihnen ein entspanntes und erfolgreiches Arbeiten mit den Komfortfunktionen Ihres ZR- Online-Kontos. Ihre DZB BANK GmbH DZB BANK GmbH Version 7

4 Ihre Anmeldung im DZB-Portal Um die Vorteile Ihres ZR-Online-Kontos nutzen zu können, melden Sie sich bitte zunächst auf im DZB-Portal an. Klicken Sie dazu einfach auf den Button DZB PORTAL. Die Startseite des Portals öffnet sich. Geben Sie nun Ihre persönlichen Zugangsdaten ein, die Sie vorab in Form eines Passwortbriefes von uns erhalten haben. Danach gelangen Sie direkt in den geschützten Bereich. Sie haben Ihre persönlichen Zugangsdaten verlegt oder vergessen? Dann schreiben Sie uns einfach eine an DZB BANK GmbH Version 7

5 Bei Ihrer ersten Anmeldung im DZB Portal werden Sie zunächst aufgefordert sich ein neues Kennwort einzurichten... und Ihre persönlichen Daten zu hinterlegen. Im Anschluss an diese Eingaben gelangen Sie direkt in das DZB Portal. DZB BANK GmbH Version 7

6 Informationen Nach dem Login im Portal wird Ihnen direkt das Menü Informationen angezeigt. Im Menüpunkt Aktuell stellt Ihnen die DZB BANK aktuelle und wichtige Informationen zur Zentralregulierung zur Verfügung. Download Im Menüpunkt Download stehen Dateien mit Informationen im PDF-Format zum Download für Sie bereit (z.b. Zentralregulierungstermine). DZB BANK GmbH Version 7

7 Kontakt Mitteilungen Sie haben eine Frage an die DZB BANK oder möchten uns eine Mitteilung senden? Dann klicken Sie bitte im Menüpunkt Mitteilungen auf den Button Neu. Hier können Sie über das Pulldown-Menü Ihr entsprechendes ZR-Konto als Referenz auswählen und einen Freitext verfassen. Per Mausklick können Sie festlegen, wie Sie Ihre Antwort erhalten möchten. Wenn Sie per Telefon oder benachrichtigt werden möchten, werden Sie vom Portal aufgefordert eine entsprechende Telefonnummer und eine -Adresse zu erfassen. Bitte klicken Sie abschließend auf den Button Senden um Ihre Mitteilung abzusenden. Alle abgesandten Mitteilungen sehen Sie direkt im Menüpunkt in einer Statusanzeige. Hier können Sie jederzeit den Bearbeitungsstatus Ihrer Mitteilungen erkennen. Beantwortete Mitteilungen können Sie auch in der Detailanzeige der Mitteilung archivieren, wodurch diese nicht mehr in der Übersicht angezeigt werden. Wenn Sie den Status auf archiviert ändern können Sie auch diese Mitteilungen wieder einsehen. DZB BANK GmbH Version 7

8 Ansprechpartner Im Menüpunkt Ansprechpartner finden Sie Ihren persönlichen Ansprechpartner in Kundenservice (ZR-Tagesgeschäft) und Kundenbetreuung (Kreditgeschäft) mit Telefonnummer und -Adresse. Digitale Belege Aktuell Hier werden Ihnen alle Dokumente der letzten 30 Tage angezeigt. Sie können die jeweiligen Belege öffnen, drucken oder speichern sie stehen Ihnen im PDF- bzw. TIF-Format zur Verfügung. DZB BANK GmbH Version 7

9 Recherche - Meine Dokumente Sie möchten Belege einsehen, die älter als 30 Tage sind? Dann nutzen Sie doch einfach das Portal Meine Dokumente. Meine Dokumente erreichen Sie über das +PLUS am linken Rand Ihres Internet Browsers. In diesem Portal verwalten wir alle Ihre digitalen Belege für bis zu 10 Jahre. (Bitte lesen Sie hierfür auch das PDF Handbuch Meine Dokumente.) Beispiel: ZR-Abrechnung suchen: Sie suchen eine Abrechnung aus 2014? MEINE DOKUMENTE Neben der einfachen Suchfunktion finden Sie in Meine Dokumente auch erweiterte Komfortfunktionen, die das Erstellen von Sammel-PDFs für größere Mengen von Belegen ermöglicht. DZB BANK GmbH Version 7

10 Verzeichnisse Über den Menüpunkt Verzeichnisse gelangen Sie zu dem Stammdatenverzeichnis der Lieferanten. Wenn Sie mehreren Verbundgruppen angehören, können Sie über das Pulldown-Menü im Feld Verband alle Stammdatenverzeichnisse der Verbundgruppen abrufen, in denen Sie gelistet sind und für die Sie somit eine Berechtigung besitzen. Das Verzeichnis verschafft Ihnen einen Überblick über alle an der Zentralregulierung teilnehmenden Lieferanten mit DZB-Kontonummer, Firmierung und Adresse. Zusatzinformationen wie Telefon, Fax, -Adresse etc. erhalten Sie beim Klick auf den jeweiligen Lieferanten. Über das Feld Filter können Sie auch einzelne Lieferanten suchen. Geben Sie dazu einfach Namen oder Kontonummer ein. Auch wenn Sie nur Fragmente eines Namens oder einer Kontonummer erfassen, werden alle mit diesem Fragment übereinstimmenden Daten aufgelistet. Klicken Sie danach auf Suchen. Selbstverständlich steht Ihnen das komplette Verzeichnis auch als CSV- und PDF-Datei zum Download zur Verfügung. Eine Übersicht aller Änderungen innerhalb des Verzeichnisses erhalten Sie über die Funktion Download Änderungsdatei. Bitte legen Sie das Datum fest, ab dem Sie Änderungen nachverfolgen möchten. Wenn Sie die Veränderungen aller Ihrer Verbände gleichzeitig auswerten möchten setzen sie bitte noch den Haken bei Alle Verbände. Abschließend klicken Sie bitte auf den Button Download Änderungsdatei ab. Nach einer kurzen Wartezeit erscheint eine Excel Tabelle, in der Ihnen alle Veränderungen angezeigt werden. Wenn Sie Alle Verbände ausgewählt haben, wird Ihnen jeder Ihrer Verbände in einem eigenen Tabellenblatt angezeigt. DZB BANK GmbH Version 7

11 ZR-Konto Über den Menüpunkt ZR-Konto können Sie sowohl Ihren aktuellen Kontostand (Offenen Posten) als auch Ihre Buchungshistorie (Ausgeglichene Posten) einsehen. Alle Daten im ZR-Konto werden ebenfalls täglich aktualisiert. Wenn Sie mehr als ein ZR-Konto bei der DZB haben, können Sie über das Pulldown-Menü im Feld Selektion nach die einzelnen Konten abrufen. Offene Posten Unter Offene Posten sehen Sie sowohl alle noch unbezahlten Rechnungsbelege, als auch eine Vorschau über alle uns vorliegenden Valuta Rechnungen. Unterteilt ist die Ansicht in Offene Posten, und Überfällige Posten. Sollten Sie eine Saisonlinie in Anspruch nehmen, können Sie diese hier ebenfalls in einem separaten Reiter einsehen. Neben der Summenübersicht können Sie natürlich auch durch Anklicken der einzelnen Summenzeilen die einzelnen Belege jeder Fälligkeit ansehen. Klicken Sie auf noch einmal auf eine Belegzeile sehen Sie den einzelnen Beleg in der Detaildarstellung. Außerdem können Sie die jeweils gewählte Kontoansicht als CSV- oder PDF-Datei herunterladen. Beispiel: Detailansicht einer Fälligkeit DZB BANK GmbH Version 7

12 Beispiel: Detailansicht eines Beleges Ausgeglichene Posten Unter den ausgeglichenen Posten sehen Sie Ihre vollständige Abrechnungshistorie für 6 Monate rückwirkend. Hier wird Ihnen zunächst wieder jede Fälligkeit bzw. jeder Ausgleich in einer Gesamtsumme dargestellt. DZB BANK GmbH Version 7

13 Zusätzlich können Sie sich natürlich auch die Einzelposten zu jeder Fälligkeit bzw. jedes Ausgleiches aufrufen. Weiterhin können Sie auch alle angezeigten Informationen als PDF oder auch CSV Datei herunterladen. Belegsuche Im Menüpunkt Belegsuche haben Sie die Möglichkeit gezielt nach Belegen im gesamten ZR-Konto (Offene und Ausgeglichene Posten) zu suchen. Geben Sie die jeweiligen Details aus dem zu suchenden Beleg des ZR-Kontos ein und klicken Sie dann auf Suchen. DZB BANK GmbH Version 7

14 Formulare Der Menüpunkt Formulare beinhaltet verschiedene einfach auszufüllende Online-Formulare für Selbstbelastungen, Selbstgutschriften und Korrekturanforderungen. Per Klick auf das jeweilige Formular können Sie online Ihre Daten erfassen. Das Feld Kunde ist vorbelegt. Bei mehreren DZB-Konten können Sie das entsprechende Konto im Pull-Down-Menü auswählen. Über das Feld Suchen können Sie den Lieferanten auswählen und in das Online-Formular übernehmen. Beispiel: Selbstbelastung (Formular für Selbstgutschrift ist identisch) Beispiel: Korrekturanforderung DZB BANK GmbH Version 7

15 Statusanzeige Sobald Sie das jeweilige Formular vollständig ausgefüllt und an uns abgesandt haben, können Sie den Bearbeitungsstatus in der Statusanzeige verfolgen. Hinweis! Bitte beachten Sie, dass alle hier erfassten Belege auch dem Lieferanten zur Verfügung gestellt werden müssen. Abschließend möchten wir Sie noch auf unsere beiden Portale Meine Daten und Meine Dokumente hinweisen. Hier finden Sie zahlreiche ergänzende Funktionen und Dienste die das Arbeiten mit dem DZB Portal noch komfortabler machen. Beide Portale erreichen Sie ganz einfach über das +PLUS am linken Rand Ihres Internet Browsers. DZB BANK GmbH Version 7