Schritt 1: Verbuchen des vollständigen Betrages der Kreditkartenabrechnung in der Bank über das Konto 1370, unter Verwendung

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1 Anwendertipps

2 1 Sachkonto als OP-Konto führen (inkl. Auszifferung) Sachkonten (z. B. Lohnverrechnungskonten, Geldtransitkonten) können Sie in der Finanzbuchführung auch als OP-Konten führen und so zusammengehörige Buchungen sofort manuell ausziffern. Das Ergebnis: Sie gestalten Ihre Buchführung wesentlich übersichtlicher und minimieren die Abstimmzeiten für den Jahresabschluss- Bearbeiter. Ein Beispiel: Kreditkartenabrechnung über OP-Konto ausziffern Die Kreditkarten-Abrechnung wird in einer Summe von Ihrem Bankkonto abgebucht. Diese Bewegung wird im Buchungskreis Bank über das Konto 1370 Durchlaufende Posten (SKR 04) verbucht. Nach der Umbuchung der einzelnen Positionen können Sie das Konto Durchlaufende Posten wie ein OP-Konto einfach ausziffern. Schritt 1: Verbuchen des vollständigen Betrages der Kreditkartenabrechnung in der Bank über das Konto 1370, unter Verwendung der eindeutigen Belegnummer EC-Jan2012. Schritt 2: Im Buchungskreis Freie Erfassung erfassen Sie anschließend die Aufwandsbuchungen. Jede einzelne Position wird mit der eindeutigen Belegnummer EC-Jan2012 gebucht. Schritt 3: Die manuelle Auszifferung erfolgt im OP-Konto. Rufen Sie hierzu in der Buchungserfassung den Menüpunkt! OPOS > OP-Konto auf und erfassen Sie als Kontonummer Mit Enter werden alle unter Schritt 1+2 erfassten Buchungen angezeigt. Markieren Sie die zusammengehörigen Buchungen. Ergibt sich für die markierten Buchungen ein Auszifferungssaldo 0,00, erhalten Sie automatisch eine Auszifferungsabfrage. Bestätigen Sie diese mit Ja, dann werden die ausgezifferten Buchungen auf dem OP-Konto nicht mehr angezeigt.

3 2 Konten-Ansicht und OP- Ansicht Wussten Sie schon, dass Sie in der Buchungserfassung zusätzlich zur standardmäßigen Primanota-Ansicht auch die Konten- oder die OP-Ansicht aktivieren können? Konten-Ansicht aktivieren Die Kontenansicht aktivieren Sie über die entsprechende Schaltfläche. Nach dem Speichern einer Buchung wird automatisch das Konto bzw. Gegenkonto aktualisiert. Somit ist nach jeder Buchung sofort die Auswirkung auf dem gewählten Konto ersichtlich.! Kontenansicht OP-Ansicht aktivieren Auch die OP-Ansicht aktivieren Sie über die entsprechende Schaltfläche. In der OP-Ansicht wird immer das Personenkonto angezeigt, das im Feld Gegenkonto erfasst wird. Mit der OP-Ansicht kann die Auszifferung von Personenkonten durchgeführt werden. Ergibt sich ein Auszifferungssaldo von 0,00, erhalten Sie automatisch eine Auszifferungsabfrage. Bestätigen Sie diese mit Ja, dann werden die ausgezifferten Buchungen auf dem OP-Konto nicht mehr angezeigt.

4 3 Buchungstext per Drag and Drop In einem vorherigen Artikel haben wir Ihnen bereits gezeigt, wie Sie bei der Buchungserfassung in der Finanzbuchführung zusätzlich zur Primanota- Ansicht die Konten-Ansicht aktivieren können. So haben Sie sämtliche Infos zum aktuell bebuchten Konto sofort im Überblick und arbeiten noch fokussierter. Beispiel: Bei der Erfassung von Buchungen werden oftmals identische Buchungstexte erfasst. Ziehen Sie einen bereits erfassten Buchungstext ganz einfach per Drag and Drop -Funktion aus der Primanota- oder der Konten-Ansicht in das Feld Buchungstext der aktiven Buchung. Schritt 1: Klicken Sie auf den gewünschten Buchungstext in der Primanota oder Kontenansicht und halten Sie die linke Maustaste gedrückt.. Schritt 2: Ziehen Sie den Mauszeiger in das Feld Buchungstext und lassen Sie die linke Maustaste los.. Zusätzlich können Sie Ihre Buchungstexte ganz einfach mit der Maus in das Buchungstext-Feld in der Erfassungszeile ziehen. Die Drag and Drop - Funktion steht sowohl in der Primanota- als auch in der Konten-Ansicht zur Verfügung. So sparen Sie Zeit, vermeiden Tippfehler und gewährleisten eine einheitliche Erfassung des Buchungstextes. Tipp 4 Laufende Gewinndarstellung in der Buchungserfassung Wussten Sie schon, dass Sie sich in der Buchungserfassung der FIBU den laufenden Gewinn darstellen lassen können? Durch die laufende Gewinndarstellung in der Buchungserfassung ist die Auswirkung jeder neuen Buchung auf den Gewinn sofort ersichtlich. So haben Sie stets einen aktuellen Überblick über Ihr Betriebsergebnis. Voraussetzung für die Nutzung dieser Funktion ist die Lizenz für den FIBU- Jahresabschluss. Die Aktivierung erfolgt in der Buchungserfassung über!! > Darstellung > Laufende Gewinn/Verlust-Darstellung umschalten (Alternativ die Tastenkombination <Shift + F12>) Damit der Gewinn/Verlust dargestellt werden kann, muss der Jahresabschluss einmalig berechnet werden. Öffnen Sie das Bilanz-Druck-Fenster: > Auswertungen > Jahresabschluss > Bilanz/GuV-Überschuss rechnung wählen Sie das betroffene Schema und berechnen Sie den Jahresabschluss über die Taste <F7>. Im Anschluss wird der Gewinn in der Buchungserfassung angezeigt.

5 5 Datenumzug einfach selbst durchführen Ich habe mir einen neuen Rechner/ Server angeschafft. Wie bekomme ich die Agenda-Daten auf mein neues System? Diese oder ähnliche Fragen werden täglich an unserer Hotline gestellt. Häufig soll eine neue Hardware am Wochenende in Betrieb genommen werden, wenn unsere Hotline nicht erreichbar ist. Kein Problem! Den Datenumzug können Sie ganz einfach selbst durchführen. Wie das funktioniert, erklären die Infos für Anwender : n Agenda-Software: Datensicherung n Datenumzug der Agenda- Software Die Infos für Anwender können Sie im Hauptmenü aufrufen über:! Hilfe >Infos für Anwender

6 6 Buchungen reorganisieren Erfassen Sie das gesuchte Konto bzw. Gegenkonto. Buchungen suchen und ändern in einem Arbeitsgang Sie können Buchungen nach zahlreichen Kriterien (Betrag, Datum, Konto, Gegen-konto etc.) suchen. In den gefundenen Buchungen können alle in der Buchungszeile enthaltenen Felder in einem Arbeitsgang maschinell reorganisiert werden. Beispiel: Die Rückfrage beim Mandanten hat ergeben, dass es sich bei allen Bar-Abhebungen im aktuellen Monat um Privatentnahmen gehandelt hat. Anstatt jede Buchung einzeln zu bearbeiten, können Sie bei allen betroffenen Buchungen das Konto Privatentnahmen eintragen. Erfassen Sie die gewünschte Abrechnungs-Nummer und wählen Sie Suchen. Es werden nur die Buchungen angezeigt, die den erfassten Suchkriterien entsprechen. Schritt 1 Buchungen suchen Klicken Sie in der Buchungserfassung auf das Fernglas-Symbol. Schritt 2 Buchungen reorganisieren Wählen Sie im Menü die Funktion! Bearbeiten > Buchungen reorganisieren und erfassen Sie n das ursprünglich erfasste Konto und n das neue, korrekte Konto.

7 7 Verwaltung von wiederkehr enden Buchungen Die monatliche Buchführung schnell und einfach erstellen Wiederkehrende Buchungen brauchen Sie nur einmal erfassen. Sie können diese jederzeit in die Buchungserfassung importieren. Ein typisches Beispiel für wiederkehrende Buchungen ist die monatliche Verbuchung des Eigenverbrauchs (Kfz, Telefon, Sachentnahmen). Schritt 1: Erfassung der wiederkehrenden Buchungen! Stammdaten > Buchungserfassung > Wiederkehrende Buchungen Schritt 2: Nachdem die wiederkehrenden Buchungen erfasst sind, importieren Sie diese über die markierte Schaltfläche in die Buchungserfassung. Mehr dazu im Info für Anwender 1133 Im Info für Anwender 1133 Wiederkehrende Buchungen erhalten Sie weitere Informationen zum Thema. Unter anderem zeigen wir Ihnen, wie bereits vorhandene Buchungen in wiederkehrende Buchungen umgewandelt werden können. Das Dokument können Sie in jeder Agenda-Anwendung im Hauptmenü aufrufen:! Hilfe > Infos für Anwender Tipp 8 Auswertungen in der Buchungserfassung aufrufen Schneller zur gewünschten Auswertung Bei Fernwartungen, die wir im Rahmen der Hotline durchführen, sehen wir immer wieder, dass unsere Kunden die Buchungserfassung verlassen, um Auswertungen aufzurufen. Dabei können alle in der Agenda-Finanzbuchführung verfügbaren Auswertungen (Fibu-Auswertungen, BWAs, OP-Auswertungen, Jahresabschluss etc.) direkt in der Buchungserfassung über den Menüpunkt Auswertungen aufgerufen werden. Nach dem Schließen der Auswertung befinden Sie sich sofort wieder in der Buchungserfassung.

8 9 Kontierung in der Primanota-Ansicht der Buchungserfassung Buchungen zeitsparend ändern In der Buchungserfassung können Sie Buchungen direkt im Tabellenfenster bearbeiten. Insbesondere bei der Än - de rung von mehreren Buchungen sparen Sie mit dieser Funktion wertvolle Zeit. Klicken Sie in das Tabellenfenster und drücken Sie die Tastenkombination Großschreibetaste + F9. Mit den Pfeiltasten springen Sie direkt in die nächste Buchung. Tipp 10 Wichtige Tastenkombinationen in der Buchungserfassung In der Buchungserfassung stehen Ihnen diverse Tastenkürzel zum Direktaufruf einzelner Funktionen zur Verfügung. So können bestimmte Funktionen komfortabel und ohne großen Zeitaufwand aufgerufen werden. Dies ermöglicht ein effizienteres Arbeiten in der Buchungserfassung. Beispiel: Drücken Sie in der Buchungserfassung die Taste F, wird für das erfasste Gegen konto die Kontenauskunft aufgerufen. Eine Übersicht über praktische Tastenkürzel in der Buchungserfassung finden Sie in der Info für Anwender Nr Tastenkürzel in der Buchungserfassung. Diese können Sie ganz einfach aus der Buchungserfassung aufrufen. Weitere wichtige Tastenkürzel: Tastenkürzel Funktion <0> Aufruf des OP-Kontos <L> Aufruf der Sammelbuchung zur Aufteilung eines Zahlungsvorgangs auf mehrere Rechnungen <-> Ein Feld zurück in der Buchungserfassung <+> Kurzbuchung zur Bestätigung einer Buchung <W> Buchungskreis wechseln

9 11 Einfacher Aufruf des Vorjahres / Folgejahres in der Kontenauskunft Für den schnellen Aufruf von Konten im Vor- oder Folgejahr verwenden Sie in der Kontenauskunft die Schaltflächen Vorjahr und Folgejahr. Das aktuell gewählte Konto wird nach Klick auf die Schaltfläche sofort aufgerufen. Tipp 12 Aufruf des nächsten bebuchten Kontos in der Kontenauskunft Beim Abstimmen der Sachkonten können Sie ganz einfach zwischen den bebuchten Konten blättern. Drücken Sie im Feld Konto die Taste Bild auf / Bild ab oder klicken Sie auf die Vor- / Zurück- Schaltflächen und das nächste bzw. vorherige bebuchte Konto wird in der Kontenauskunft dargestellt. Tipp 13 Einfacher Wirtschaftsjahreswechsel eines Mandanten Im Rahmen der Anwendungsberatung stellen wir immer wieder fest, dass Anwender den Wirtschaftsjahreswechsel eines Mandanten über die Auswahl Aktueller Mandant durchführen. Wenn Sie z. B. aus dem Buchungsjahr 2011 in das Vorjahr oder Folgejahr eines Mandanten wechseln möchten, verwenden Sie den Navigationspunkt 2012 / 2010 im Favoritenmenü. Um weitere Jahre zur Bearbeitung auszuwählen, verwenden Sie den entsprechenden Favoriteneintrag.

10 14 Automatische Ergänzungdes Monats im Datumsfeld der Buchungserfassung Schritt 1: Tippen Sie den entsprechenden Tag ein. In der Buchungserfassung reicht es, im Feld Datum lediglich den Tag zu erfassen. Mit Drücken der Entertaste wird automatisch der Monat ergänzt. Schritt 2: Drücken Sie nun die Enter-Taste. Schritt 3: Der entsprechende Monat wird automatisch eingetragen. Tipp 15 Einfache Verbuchung von Zahlungsvorgängen über die Sammelbuchung Über die Sammelbuchung kann ein Zahlungsbetrag auf mehrere Rechnungen verteilt werden. Beispiel: Auf dem Bankkonto werden unterschiedliche Rechnungen mit unterschiedlichen Belegnummern von einem Kunden beglichen. Schritt 1: Die Ausgangsrechnungen werden in der Offenen-Posten-Buchhaltung eingebucht. Schritt 2 : Nach Eingabe des Zahlungsbetrages und des Personenkontos wird die Sammelbuchung aufgerufen! > OPOS > Sammelbuchung (Alternativ Alt + L ) Schritt 3: Die offenen Rechnungen werden in der Sammelbuchung als Verfügbare Buchungen angezeigt. Über die Pfeiltasten können die Buchungen übernommen werden. Die offenen Rechnungen werden in der Sammelbuchung als "Verfügbare Buchungen" angezeigt. Über die Pfeiltasten können die Buchungen übernommen werden. Sobald der Zahlungsbetrag mit den selektierten Buchungen übereinstimmt, werden die Buchungen über die Schaltfläche Buchungen erzeugen und Formular schließen (F7) automatisch übernommen, und hierbei auch ausgeziffert.

11 16 Einfache Ermittlung der Werte zum Antrag auf Dauerfristverlängerung Für die Ermittlung der Werte zum Antrag auf Dauerfristverlängerung können Sie seit der Programm- und Info DVD Oktober 2012 die Vorauszahlungsbeträge aus DELFIN übernehmen.! Transfer > Bereitstellen USt- Dauerfristverlängerung Damit die Werte aus DELFIN übernommen werden können, wählen Sie die Funktion Vorauszahlung aus DELFIN übernehmen. Markieren Sie alle für die Wertermittlung relevanten Voranmeldungen und schließen Sie den Vorgang über Wert übernehmen ab. In FIBU kann nun der Antrag auf Dauerfristverlängerung an DELFIN bereitgestellt oder sofort versendet werden.

12 17 Zahlungslauf aus offenen Posten einlesen Sie können mit Agenda FIBU aus offenen Posten erzeugte Zahlungen (z.b. Lastschrift für Debitoren) in den Buchungsvorschlägen des Kontoauszugs- Managers komfortabel bei der Zahlung auflösen. Beispiel: Mit Agenda ZAHLUNG wurden Lastschriften für die Ausgangsrechnungen September 2012 erstellt und mit BANK ONLINE an das Kreditinstitut übermittelt. Die Gutschrift erfolgte im Oktober 2012 auf dem betrieblichen Bankkonto. Die Kontoauszüge wurden über BANK ONLINE abgerufen und die Buchungsvorschläge hieraus werden in der FIBU bearbeitet. Schritt 1: Die Ausgangsrechnungen werden in der Offenen-Postenbuchhaltung eingebucht. Buchungsvorschlag in die Buchungszeile übernehmen. Aufruf der Funktion Zahlungslauf einlesen über! > Funktionen > Zahlungslauf einlesen. (Alternativ Taste Z ) Schritt 2: Über Agenda ZAHLUNG werden die Lastschriften erzeugt, und über BANK ONLINE ans Rechenzentrum zur Aus - führung übermittelt.der Offenen- Postenbuchhaltung eingebucht. Zahlungslauf anwählen, und durch Klick auf die Schaltfläche Buchen übernehmen. Schritt 3: Die Kontoauszüge für Oktober werden über BANK ONLINE abgerufen. Der Kontoauszugs-Manager erstellt Buchungsvorschläge. Schritt 4: In den Buchungsvorschlägen der Bank findet sich die Gutschrift aus der Lastschrift. Die Gutschrift erfolgt in einem Gesamtbetrag. Um diesen Betrag auf die einzelnen OP-Konten aufzuteilen gehen Sie wie folgt vor: Dadurch wird der Gutschriftsbetrag auf die einzelnen Buchungen aufgeteilt. Bei der Übernahme der Buchungsvorschläge in die Buchungserfassung werden die Buchungen ausgeziffert.

13 18 Sortierung nach Spalten Mit der Sortierungsfunktion können Sie in allen Tabellenfenstern die vorhandenen Spalten sortieren. Klicken Sie einfach in einem Tabellenfenster auf die Spaltenüberschrift, damit aktivieren Sie die Sortierung. Der Pfeil zeigt dabei an, ob auf- oder absteigend sortiert wird. Beispiel: In der Kontenauskunft sollen die Buchungen der Bank absteigend nach der Spalte Soll sortiert werden.

14 19 Gruppieren im Sachkonto Aktivierung der Gruppierung: Klicken Sie hierzu auf das linke Feld im Spaltenkopf. In der Kontenauskunft der Buchungserfassung können Sie Buchungen mit nur einem Klick gruppieren. Beispiel: Es soll ermittelt werden, welche Umsatzerlöse an einem Tag in der Kasse gebucht wurden. Ziehen Sie die zu gruppierenden Spalten Buchungsdatum und Gkto in den Gruppierungsbereich. Im Ergebnis ist jetzt je gebuchtem Tag ersichtlich, welche Umsatzerlöse (im Beispiel Konto 4300/4400, Umsatzerlöse 7/19 %) gebucht wurden.

15 20 Sortierung nach Spalten Das Abstimmen von Konten macht es oft notwendig, die Summen bestimmter Buchungen zu ermitteln. Beispiel: In der Kontenauskunft soll die Summe der Buchungen für die Strom-Vorauszahlungen 2012 ermittelt werden. Vorgehensweise: Klicken Sie auf eine Buchung, drücken Sie dann die Taste Strg und halten Sie diese gedrückt. Klicken Sie nun die weiteren Buchungen an, die in der Summe berechnet werden sollen. Im linken unteren Bereich wird die Markierungssumme dargestellt. Tipp: Mit der Tastenkombination Strg+A können Sie alle Buchungen auf dem Konto markieren. Um dann eine Buchung zu demarkieren, halten Sie die Strg -Taste fest und klicken Sie die Buchung mit der linken Maustaste an. Tipp 21 Zuletzt verwendete Konten In der Kontenauskunft werden Ihnen die zuletzt geöffneten Konten angezeigt. Mit Klick auf die Schaltfläche wird das jeweilige Konto sofort geöffnet.

16 22 Sachkontenerfassung In der Sachkontenerfassung können Sie über eine Tastenfunktion den bereits erfassten Text aus der Kurzbezeichnung in das Feld Langbezeichnung übernehmen, ohne den Text erneut zu erfassen.! Stammdaten >Buchungserfassung > Sachkonten-Erfassung 1. Text im Feld Kurzbezeichnung erfassen oder ändern, wie z. B. Bewirtungskosten 70%. 2. Im Feld Langbezeichnung die Taste F8 drücken, und der Text wird automatisch übernommen. Tipp 23 Einfache Ver buchung von Bewirtungskosten 3. Register: Faktor 2 folgende Einstellungen vornehmen/erfassen: Faktor 2 Konto beim SKR 04/SKR 03: 4654 Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten Betrieblich veranlasste Bewirtungskosten sind mit einem abziehbaren Anteil (70%) und mit einem nichtabziehbaren Anteil (30%) zu verbuchen. Die Vorsteuer ist gem. 15 Abs. 1 a UStG voll abzugsfähig. Mit Agenda FIBU können Sie die automatische Aufteilung ganz einfach erreichen, indem Sie die Eigenschaften des Sachkontos anpassen. 4. Änderungen speichern. Beispiel (am SKR 04): 1. Buchung: Bewirtungskosten i. H. von 119,00 sind zu verbuchen. Vorgehensweise, wenn in diesem Wirtschaftsjahr noch keine Verbuchung auf den folgenden Konten erfolgte:! Stammdaten > Buchungserfassung > Sachkonten-Erfassung 2. Buchung: Trinkgeld der Bewirtungsrechnung i. H. von 10,00 sind zu ver buchen. Auswirkung der Buchungen in der Summen- und Saldenliste: 1. Konto öffnen: SKR 04: 6640 Bewir tungskosten > SKR 03: Konto 4650 Bewirtungskosten 2. Kontobezeichnung anpassen

17 Vorgehensweise, wenn in diesem Wirtschaftsjahr bereits eine Verbuchung auf den folgenden Konten erfolgte:! Stammdaten -> Buchungserfassung -> Sachkonten-Erfassung 1. Konto öffnen: SKR 04: 6640 Bewir tungskosten SKR 03: Konto 4650 Bewirtungskosten 2. Kontobezeichnung anpassen, Gültig ab Datum erfassen, z. B , wenn Sie ab April 2013 mit der automatischen Verbuchung arbeiten möchten. 3. Register: Faktor 2 Berechnung aktivieren und im Feld Faktor in % 30,00 erfassen. Klicken Sie im Feld 1. Faktor2-Konto auf die Listenauswahl und erfassen Sie im nachfolgenden Suchfeld die Kontonummer 6644 (SKR 04) / bzw (SKR 03). Klicken Sie dann auf das ge wähl te Konto und drücken Sie die Tastenkombination Strg+K. Erfassen Sie das gleiche Gül tig keitsdatum wie beim Konto 6640 / 4650 und bestätigen Sie die Eingabe mit Starten. Übernehmen Sie das neue Konto in die Auswahl des Faktor 2 Kontos durch Doppelklick. 4. Änderungen speichern. Beispiel (am SKR 04): 1. Buchung: Bewirtungskosten i. H. von 119,00 sind zu verbuchen. 2. Buchung: Trinkgeld der Bewirtungsrechnung i. H. von 10,00 sind zu ver buchen. Auswirkung der Buchungen in der Summen- und Saldenliste:

18 24 Generalumkehrbuchung Um die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung zu erfüllen, sind Buchungsperioden nach der Bearbeitung festzuschreiben. In festgeschriebenen Zeiträumen können Buchungen jedoch nicht mehr gelöscht werden. Mit einer Generalumkehrbuchung, direkt in der Konten-Ansicht der Buchungserfassung, können Sie Buchungen einer festgeschriebenen Periode sehr einfach stornieren und die Änderungen sind jederzeit nachvollziehbar. Vorgehensweise: 1. Konten-Ansicht aktivieren:! Buchungserfassung > Schaltfläche Kontenansicht aktivieren. 2. Eingabe des Sachkontos, betroffene Buchung markieren 3. Kontext-Menü über die rechte Maustaste aufrufen und Für die markierte Buchung eine Stornobuchung vorschlagen auswählen Die Buchung wird in die Buchungserfassung übernommen. Dabei wird das Vorzeichen automatisch umgedreht und der Generalumkehr-Schlüssel 20 wird gesetzt. Tipp 25 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) regeln, in welcher Form der Steuerberater, Buchhalter, Unternehmer Daten aus seiner Software für die Finanzverwaltung, z.b. im Rahmen einer Betriebsprüfung, zur Verfügung stellen kann. Vorgehensweise: 1. Mandant im entsprechenden Wirtschaftsjahr öffnen.! Transfer > GDPdU FIBU - Daten bereitstellen Fordert der Betriebsprüfer die Daten per Datenträgerüberlassung an, dann ist ein unveränderbarer Datenträger (z.b. CD) mit den relevanten Daten zu erstellen und dem Betriebsprüfer zu überlassen. Diese Daten werden vom Prüfer in der Finanzamtssoftware IDEA eingelesen und geprüft. 2. Exportumfang festlegen: n GDPdU-Export vollständig Alle relevanten Daten eines Wirtschaftsjahres werden exportiert. Bitte beachten Sie, dass jedes Wirtschaftsjahr separat bereitzustellen ist n Selektiver GDPdU-Export Hierbei können Sie angeforderte Perioden exportieren, z.b. für eine USt- Sonderprüfung.

19 4. Speicherort für die Dateien wählen 5. Export Starten. 6. Exportierte Daten auf das vom Prüfer geforderte Medium brennen. 7. Händigen Sie dem Prüfer den Datenträger und das Info für Anwender 6070 Betriebsprüfung: Wichtige Hinweise für den Betriebsprüfer (PDF) aus. Weiterführende Informationen finden Sie im Info für Anwender 6075 Betriebsprüfung: Digitale Daten (GDPdU) Agenda FIBU und ANLAG (PDF). Tipp 26 Nachträgliche Umstellung eines Wirtschaftsjahres auf ein Rumpfwirtschaftsjahr Wir möchten Ihnen mit diesem Tipp zeigen, wie Sie ganz einfach das Wirtschaftsjahresende eines Mandanten in Agenda FIBU ändern können. Beispiel einer Umstellung des Wirtschaftsjahres Das Wirtschaftsjahr eines Mandanten ist durch eine Jahresübernahme für den Zeitraum angelegt. Der Mandant gibt nun seinen Geschäftsbetrieb zum auf. Über dieses Datum hinaus sind in Agenda FIBU noch keine Buchungen erfasst. Das Wirtschaftsjahresende soll nun auf den geändert werden. Vorgehensweise: 1. Agenda FIBU: Mandant im Wirtschaftsjahr 2013 öffnen.! Bearbeitung > Umstellung Rumpfwirtschaftsjahr 2. Datum des Wirtschaftsjahres-Endes eingeben (im Beispiel ) 3.»Umstellung durchführen«anklicken. Möchten Sie den Wirtschaftsjahresbeginn in Agenda FIBU anpassen, beachten Sie bitte das Info für Anwender 1151 Umstellung komplettes Wirtschaftsjahr auf ein Rumpfwirtschaftsjahr (PDF).

20 Jahresabschluss - mehrere Vorgehensweise: 27 Anlagen EÜR an eine Mandantennummer übergeben 1. Bereitstellung der Anlage EÜR des Ehemanns: 1.1 Mandant für 2012 öffnen.. Beispiel: Ein Mandant ist verheiratet, beide! Auswertungen > Jahresabschluss > Bilanz/GuV - Überschussrechnung Eheleute üben ein Gewerbe aus. Die Buchhaltung 2012 des Ehemanns 1.3 Schema 003 Einnahmen- / Überschussrechnung wählen. wird unter der Mandantennummer in Agenda FIBU geführt, die der 1.4 Bereitstellung an ESt über das Symbol Ehefrau unter der Mandantennummer Die Gewinnermittlungsart ist jeweils die Einnahmen- / Überschussrechnung. Die gemeinsame ESt-Erklärung der Eheleute wird in Agenda ESt unter der Mandantennummer geführt. 2. Bereitstellung der Anlage EÜR der Ehefrau: 2.1 Mandant für 2012 öffnen.! Stammdaten - Mandanten-Programmdaten - Register Jahresabschluss Mandantennummer für die Übergabe an ESt erfassen bzw. auswählen und speichern.! Auswertungen > Jahresabschluss > Bilanz / GuV - Überschussrechnung 2.2 Schema 003 Einnahmen- / Überschussrechnung wählen. 2.3 Bereitstellung an ESt über das Symbol 3. Agenda ESt für die Mandantennummer für 2012 öffnen und die beiden Anlagen EÜR den Einkunftsarten zuordnen. Eine detaillierte Beschreibung hierzu finden Sie im Info für Anwender Anlage EÜR an Agenda ESt und GuE übergeben (PDF).

21 28 Wie legt man einen neuen Buchungskreis an? Um in Agenda FIBU neue Buchungskreise anzulegen, wenn zum Beispiel mehr als ein Bankkonto zu buchen ist, empfehlen wir Ihnen, einen bestehenden Buchungskreis zu kopieren. Danach ändern Sie lediglich die notwendigen Daten, wie zum Beispiel die Bezeichnung des Bankkontos. Dadurch werden alle Optionen sowie die Erfassungsvorbelegung in den neuen Buchungskreis übernommen und Sie buchen mit den gewohnten Einstellungen weiter. Beispiel: Unser Mandant hat bereits ein Bankkonto bei der HypoVereinsbank. Diese wird im Buchungskreis Nr. 40 gebucht. Es kommt ein weiteres Konto bei der Sparkasse hinzu, das in einem neuen Buchungskreis Nr. 41 gebucht werden soll. Dazu kopieren wir den bestehenden Buchungskreis Nr. 40 und passen die notwendigen Daten an. 1. Mandant im entsprechenden Wirtschaftsjahr öffnen. 2. Übersicht der Buchungskreise öffnen:! Stammdaten > Buchungserfassung > Buchungskreis 3. Buchungskreis 40 anklicken und Menüpunkt! Bearbeiten -> Kopieren wählen. 4. Nummer 41 für den neuen Buchungskreis erfassen und Starten wählen. Die Vorgehensweise zum Anlegen eines neuen Buchungskreises zeigen wir Ihnen anhand eines Beispiels. Es wird jetzt der Buchungskreis Nr. 41 mit den identischen Daten des Buchungskreises Nr. 40 angelegt. 5. Buchungskreis Nr. 41 mit Doppelklick öffnen. 6. Notwendige Daten im neuen Buchungskreis anpassen in der Regel sind das die Bezeichnung und das Finanzkonto. Die Bezeichnung des Sachkontos wird angepasst unter:! Stammdaten > Buchungserfassung > Sachkonten-Erfassung

22 Hinweis Kontoauszugs-Manager Soll für die Bank auch der Kontoauszugs-Manager verwendet werden, muss die neue Bank in den Mandanten-Adressdaten angelegt werden.! Stammdaten -> Mandanten- Adressdaten -> Register: Bank. Folgende Angaben sind zu erfassen: 1. Kontoauszugsdatum: Datum, zu dem die Kontoauszüge erstmals eingelesen bzw. über BANK ONLINE abgerufen werden sollen 2. FIBU-Kontonummer: Sachkonto, das auch im Buchungskreis hinterlegt ist 3. Bank für Kontoauszugs-Manager verwenden: Diese Option setzen, wenn die Bank für den Kontoauszugs- Manager verwendet werden soll. 4. Konto für BANK ONLINE verwenden (optional): Wenn die Kontoauszüge/ Zahlungen über BANK ONLINE versendet werden sollen, ist die entsprechende Option zu aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Infos für Anwender: n 1180 Kontoauszugs-Manager n 1197 Electronic Banking n Schnelleinstieg BANK ONLINE Tipp 29 Wie passt man die Buchungserfassung individuell an? 3. Buchungskreis 40 mit Doppelklick öffnen. 4. Register Erfassungsvorbelegung wählen. Die Buchungserfassung kann, pro Buchungskreis, individuell angepasst werden. Nicht benötigte Felder blenden Sie einfach aus, dadurch buchen Sie effizienter und schneller. Beispiel: Im Buchungskreis 40 Bank ist im Standard das Feld Skonto sichtbar. Da unser Mandant nicht mit offenen Posten bucht und somit auch kein Skonto erfasst wird, kann das Feld Skonto ausgeblendet werden. 5. In der Zeile Skonto den Optionspunkt bei Unsichtbar setzen. 6. In der Erfassungszeile des Buchungskreises 40 wird das Feld Skonto jetzt nicht mehr angezeigt. Tipp: Die Erfassungsvorbelegung des Buchungskreises kann direkt in der Buchungserfassung über die Taste E aufgerufen werden. 1. Mandant im entsprechenden Wirtschaftsjahr öffnen. 2. Übersicht der Buchungskreise öffnen:! Stammdaten -> Buchungserfassung -> Buchungskreis

23 30 Wie legt man Auswertungen für das Dokumenten- Management-System je Mandant fest? Im Agenda ARBEITSPLATZ legen Sie bei jedem Mandanten gesondert fest, welche Auswertungen nach DMS übergeben werden sollen. In den Mandantendaten ist diese Auswahl anwendungsübergreifend. Dadurch haben Sie alle Auswertungen im Überblick. 1. Über den Agenda ARBEITSPLATZ legen Sie unter: 2. Eine Vorbelegung, welche Auswertungen für DMS bereitgestellt werden sollen, legen Sie im Agenda ARBEITSPLATZ unter:! Mandant > Neuanlage & Bearbeiten > Adressdaten bearbeiten! Optionen > Einstellungen System die gewünschten Auswertungen im > DMS-Auswertungen fest. Register DMS-Auswertungen fest. Die ausgewählten Auswertungen werden bei allen neuen Mandanten vorbelegt

24 31 Wie reorganisiere ich Vorzeichen in der Buchungserfassung? 3. Betroffene Buchungen markieren. 4. Reorganisation aufrufen (Taste I ). Falsch erfasste Vorzeichen in den Buchungen können über die Funktion Buchungen reorganisieren komfortabel und schnell berichtigt werden. 5. Reorganisationsfelder»Vorzeichen«füllen und auf»start«klicken. Buchungen werden geändert. Beispiel: Bei der Erfassung der Finanzbuchhaltung Januar 2014 wurden die Erlösbuchungen auf dem Konto 4400 vom Auszubildenden mit dem falschen Vorzeichen gebucht. Vorgehensweise zur Reorganisation: 1. In der Buchungserfassung die Suche der Buchungen aufrufen (Taste N ). 2. In der Suchmaske das Konto 4400 erfassen und Suche starten. Tipp 32 Buchungen kopieren im Primanota-Tabellenfenster In der Buchungserfassung kann mit der Funktionstaste F8 im Feld»Umsatz«die zuletzt erfasste Buchung kopiert werden. Zusätzlich kann jede im Primanota- Tabellenfenster markierte Buchung in die Buchungserfassung kopiert und als neue Buchung vorgeschlagen werden. Vorgehensweise: 1. Buchung markieren. 2. Taste F8 drücken. 3. Buchung wird in die Buchungserfassung übernommen.

25 agenda-software.de Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG Oberaustraße Rosenheim Telefon Telefax Art.-Nr Stand