Dieses Kapitel berichtet, wie die Prozessleistung überwacht und gesteuert wird.
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- Alexandra Hofer
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1 24 5. Prozesscontrolling Dieses Kapitel berichtet, wie die Prozessleistung überwacht und gesteuert wird. 5.1 Überwachen der Zielumsetzung Der Prozesskontrolle kommt im Geschäftsprozessmanagement der Kaco eine ausgeprägte Rolle zu. Seit Mitte 2004 ist die gesamte Berichterstattung an der Prozessstruktur ausgerichtet. Um dies zu erreichen, war es erforderlich, den logischen Aufbau von Prozessen, Prozessgruppen und Geschäftseinheiten sauber aufeinander abzustimmen. Dabei wurden die Informationen aus dem hyscore ProcessBuilder direkt in den Kennzahlenteil überspielt. Abb. 17: Prozessstrukturbaum aus hyscore ProcessManager Mit der Einführung des hyscore ProcessManagers wurde die gesamte Zielvorgabe und Prozessleistungsmessung auf eine webbasierte Intranetbasis gestellt, die seit dem standortübergreifend eingesetzt wird. Die Überwachung der Zielumsetzung erfolgt auf oberster Ebene im Zyklus der regelmäßigen Sitzungen des engeren Führungskreises. Die Unternehmensziele werden auf Geschäftsleitungsebene über Kennzahlen messbar gemacht. Dabei werden sowohl strategische als auch operative Ziele und Kennzahlen berücksichtigt, um aus einem System die lang- und kurzfristige Unternehmensentwicklung zu steuern. Kennzahlen werden aus bestehenden EDV-Systemen eingespeist, bzw. dort wo nicht verfügbar, von den beteiligten Mitarbeitern eingegeben.
2 25 Abb. 18: Visiualisierung der Zielerreichung Die Zielerreichung wird in Form von Prozesscockpits visiualisiert, die alle prozessbezogenen Ziele und Kennzahlen in einer individuell einstellbaren Übersicht zusammenfasst
3 26 Abb. 19: Prozesscockpit als Polar-Diagramm (Zielerreichung in %) Jede Kennzahl kann einzeln im zeitlichen Verlauf und, so es sich um eine zusammengesetzte Kennzahl handelt, im Vergleich der Einzelgrößen grafisch visualisiert werden Abb. 20: Ergebnisübersicht zu einer zusammengesetzen Kennzahl
4 27 Abb. 21: Darstellung der Analyse zusammengesetzter Kennzahlen Die Drill-Down Funktion erlaubt eine unmittelbare Ursachenanalyse am PC. Die unmittelbare Verfügbarkeit von Ergebnissen ermöglicht sowohl dem Prozesseigner, frühzeitig auf Abweichungen zu reagieren als auch dem Vorgesetzten Zusammenhänge zu analysieren. Der Prozesseigner hat wiederum die Möglichkeit, Kommentare an einzelnen Werten anzufügen, um entstandene Abweichungen zu erläutern. Auf diese Weise erhöht sich die Reaktionsgeschwindigkeit in der Unternehmenssteuerung erheblich. Durch individuelle Rechtevergabe ist sichergestellt, dass nur befugte Personen Daten sehen bzw. bearbeiten können. Das von der Kaco gewählte System sieht vor, dass ein Prozesseigner das Cockpit seines unmittelbaren Vorgesetzen und dass seiner unterstellten Prozesse sehen kann. 5.2 Bestimmen des Reifegrades von Prozessen Zur Vorbereitung des Managementreviews bewerten alle Prozesseigner schriftlich den Ist- Zustand des eigenen Prozesses. Hierbei geht es um das Vorhandensein und die Qualität von Kennzahlen, Definition von Leistungsvereinbarungen, Bearbeitung von Deltas und die Erreichung von gesteckten Zielen. Eine formale Bewertung des Reifegrades wird hieraus bisher noch nicht abgeleitet. 5.3 Die Rolle von Audits Audits werden im Rahmen der Anforderungen der VDA-Richtlinien durchgeführt und quantitativ bewertet. Die Audits wurden an der neuen Prozessstruktur ausgerichtet, um insbesondere auf die Problematiken an den Schnittstellen einzugehen. Der strenge formale Rahmen
5 der Automobil-Qualitätsnormen lässt aber nur begrenzt Raum, um den vom GPM gewollten ganzheitlichen Blick auf die Steigerung der Unternehmensleistung zu befördern Das Berichtswesen Das Berichtswesen wurde eng an die Prozesskennzahlenstruktur angelehnt. Der Aufwand für die Erstellung von Monatsberichten konnte deutlich reduziert werden, da die Berichte auf Basis der gepflegten Kennzahlen durch das Berichtsmodul des ProcessManagers automatisiert erstellt werden können. Abb. 22: Auswahl der automatisierten Berichte Das Berichtswesen wird zur Zeit durch individuelle Grafikformate weiter den Unternehmensbedürfnissen angepasst.
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