Einhaltung von Zielvorgaben durch Projektsteuerung Frank Friebe Senior Projektleiter

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1 Expertenfrühstück, Frankfurt Einhaltung von Zielvorgaben durch Projektsteuerung Frank Friebe Senior Projektleiter

2 Agenda 1. Projektziele 2. Projekt Katholisches Klinikum Mainz 3. Projektrisiken 3.1 Komplexes Bauvorhaben 3.2 Wechsel TGA- Planer 3.3 Optimierung Bauzeiten 3.4 Optimierte Kosten

3 Zielfelder im Projekt Wichtiger als die Auswahl der richtigen Lösungen ist zunächst die Bestimmung der richtigen Ziele Festlegung von Zielen und der einzusetzenden Ressourcen. Faktoren Kosten, Termine und Qualitäten haben Wirkung aufeinander ARCADIS Änderungsmanagement bei Festlegungen

4 Eigenschaften der Projektziele S Spezifisch - Was ist zu erreichen? M Messbar - Wie wird die Zielerreichung gemessen? A Attraktiv - Sind die Projektaufgaben herausfordernd und zu bewältigen? R Realistisch - Sind die Ziele realistisch erreichbar? T Terminiert - Bis wann ist das Ziel zu erreichen? A Abgenommen - Wie wird die Zielerreichung abgenommen?

5 Agenda 1. Projektziele 2. Projekt Katholisches Klinikum Mainz 3. Projektrisiken 3.1 Komplexes Bauvorhaben 3.2 Wechsel TGA- Planer 3.3 Optimierte Bauzeiten 3.4 Optimierte Kosten

6 Projektbeteiligte Bauherr Architekten Planer (VOF) Baufirmen (VOB) Gutachter Projektsteuerung

7 Lageplan Trägerschaft Caritas-Werk St. Martin GF Prof. Dr. Hennes stationäre u ambulante Patienten 687 Betten 1450 Mitarbeiter m² BGF Neubau Planungsbeginn 2006 Bauzeit Gesamtinvestition 45 Mio.

8 Bauphasen EG Bauphase 1: 06/ /2011 Bauphase 2: 09/ /2012 Bauphase 3: 06/ /2013

9 Bauphasen 1.OG Bauphase 1: 06/ /2011 Bauphase 2: 09/ /2012 Bauphase 3: 06/ /2013

10 Katholisches Klinikum Mainz Projektorganisation, Berichtswesen, Protokolle Terminplanung, Vergabeterminplan Kostensteuerung Ausschreibung und Vergabe Qualitäten, Bemusterungen Fördermittelmanagement Online Plattform, Struktur, Ablage Planungs- und Dokumentenmanagement Erweiterung Umstrukturierung

11 Agenda 1. Projektziele 2. Projekt Katholisches Klinikum Mainz 3. Projektrisiken 3.1 Komplexes Bauvorhaben 3.2 Wechsel TGA- Planer 3.3 Optimierte Bauzeiten 3.4 Optimierte Kosten

12 Komplexes Bauvorhaben OP Notfallaufnahme BT 303 Kardiologie Intensivstation Funktionsdiagnostik Intensivstation Endoskopie Zytostatikaherstellung Pneumologie Entbindung/Arztd. Gynäkologie Pneumologie Wöchnerinnen Ambulanzen Arztdienste RISIKEN: Anbauten an Bestand Aufstockungen Bestand Neubauteile Schnittstellen Nutzungseinschränkungen Neugeborenenpflege Arztdienste

13 Zwei verschiedene Planungsbüros RISIKEN: Informationsverteilung Rechnungsprüfung LV-Erstellung Schnittstellen Bauleitung Bereits beauftragt PLANUNGSBÜRO 1 PLANUNGSBÜRO 2

14 Leistungen ARCADIS Wir bringen die Beteiligten an den Tisch Definieren technische und organisatorische Anforderungen. Definieren die Schnittstellen. Installieren 1 Ansprechpartner = Oberbauleitung Organisieren VOF und VOB Ausschreibungen Beseitigen Störungen und sorgen für Kommunikation Kontrollieren Kosten und Termine Organisieren die Dokumentation und Dokumentenablage Führen alle Unterlagen zusammen

15 Werkzeug Projekthandbuch Projektziele (Kosten, Termine, Qualitäten) Projektorganisation Besprechungswesen/Sitzungskalender Verantwortlichkeiten Projektbeteiligte/Schnittstellen Verfahrensrichtlinien Informationsverteilung Berichtswesen/Statusberichte Planläufe/Freigaben/Änderungen

16 Werkzeuge Projektorganisation Protokoll als ToDo-Liste Schnittstellendefinition Planer und Firmen Statusberichte

17 Agenda 1. Projektziele 2. Projekt Katholisches Klinikum Mainz 3. Projektrisiken 3.1 Komplexes Bauvorhaben 3.2 Wechsel TGA-Planer 3.3 Optimierte Bauzeiten 3.4 Optimierte Kosten

18 Wechsel des TGA-Planers

19 Bewertung Planung - Projektraum Bauherr Planer Filter, Suche Archiv Dokumentation Planmanagement Reproservice CAD-QM Terminpläne Fax, Webcam Projektraum Projektsteuerer Kommunikation Ausschreibung Bieterlisten Vergabe Rechnungen Aufträge Baufirmen Keine Vollständigkeit Einstelltermine zu spät Herunterladen Ansehen Versionierungen

20 Bewertung der Ausführungsplanung FEHLENDE ANGABEN: Vorgaben für Architekturplanung Dimensionierungen Schächte Durchbruchsplanung Vollständigkeit Planung Planungsqualität K/O Planung Angaben für LV s

21 Leistungsstand HOAI Schlussrechnung HOAI 73 Abs. 3 Leistungsanteil nach I anerkannt : Sanitär, Steinfortscher Tabelle med.gase, Außenanlagen anerkannt : Klima, Kälte,Heizung GLT/MSR Durcharbeiten der Ergebnisse der Leistungsphasen 3 und 4 (stufenweise Erarbeitung und Darstellung der Lösung) unter Berücksichtigung aller fachspezifischen Anforderungen sowie unter Beachtung der durch die Objektplaner integrierten Fachleistungen bis zur Zeichnerische Darstellung der Anlagen mit Dimensionen (keine Montage- und Werkstattzeichnungen) 5,10% 7,10% 35,00% 40,00% Endbewertung Leistungsstand Anfertigen von Schlitz- und Durchbruchsplänen HOAI Bewertung 4,00% Fortschreibung der Ausführungsplanung auf den Stand der Ausschreibungsergebnisse 1,80% 0,00% 0,00% Bewertung Leistungsstand 100,00% 35,00% 40,00% Anteil HOAI 18,00% 6,30 7,20

22 Sofortmaßnahme Interimsbauleitung Beauftragung einer Interims - Besetzung der Bauleitung

23 Neuvergabe VOF Verfahren Qualität der Projektteilnehmer Zweistufiges Verfahren Präqualifikation VOF Verfahren Eignungskriterien / Auswahlkriterien Präqualifikation Gremienentscheidung Objektivität Auswahlverfahren Präsentationen der Bieter Messbare Bewertung

24 Neuvergabe - Vertragsgestaltung Leistungsbilder HOAI Honorarberechnung /Grundlagen Bonus Malus Regelungen Akzeptanz des Vertragspartners Vollständiges Leistungsbild Schnittstellen zu anderen Planer

25 Agenda 1. Projektziele 2. Projekt Katholisches Klinikum Mainz 3. Projektrisiken 3.1 Komplexes Bauvorhaben 3.2 Wechsel TGA- Planer 3.3 Optimierte Bauzeiten 3.4 Optimierte Kosten

26 Herausforderungen Bauzeiten Zeitverzug durch: Planprüfung und Bewertung Neubeauftragung Planer Nachbesserung Planung Angebotsauswertung Firmen

27 Terminplanung im Projektraum Bauherr Planer Filter, Suche Archiv Dokumentation Planmanagement Reproservice CAD-QM Terminpläne Fax, Webcam Projektraum Kommunikation Ausschreibung Bieterlisten Vergabe Rechnungen Aufträge Projektsteuerer Baufirmen Aktuelle Terminplanung im Projektraum Einstelltermine Herunterladen Ansehen Versionierungen

28 Komprimierung Bauphasen Erdgeschoss Bauphase 1: 09/ /2011 Bauphase 2: 10/ /2012 Bauphase 3: STORNIERT

29 Komprimierung Bauphasen 1. OG Bauphase 1: 09/ /2011 Bauphase 2: 10/ /2012 Bauphase 3: STORNIERT

30 Bauzeitenoptimierung I GB II III IV GB /2013 GB SOLL Verzug Optimierung IST I GB II GB /2012 Entfall GB

31 Agenda 1. Projektziele 2. Projekt Katholisches Klinikum Mainz 3. Projektrisiken 3.1 Komplexes Bauvorhaben 3.2 Wechselnde TGA- Planer 3.3 Optimierte Bauzeiten 3.4 Optimierte Kosten

32 Möglichkeit der Kostenbeeinflussung Kosten Einflussmöglichkeiten und Risiken 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % Kostenrahmen Aktive Kostensteuerung Kostenkontrolle Budgetbildung Kostenschätzung Kostenplausibilisierung Kostensberechnung Projektstand Lebenszykluskosten Kostenoptimierung Nachtragsmanagement Kostenverfolgung Zusätzliche Leistungen = Kosten Bauzeitverzögerung = Kosten Mangelhafte und zusätzliche Planung = Kosten Projektvorbereitung Entwurfsplanung Detailplanung Ausführungsvorbereitung Ausführungsphase Projektabschluss Projektphase

33 Projektraum Bauherr Planer Filter, Suche Archiv Dokumentation Planmanagement Reproservice CAD-QM Terminpläne Fax, Webcam Projektraum Kommunikation Ausschreibung Bieterlisten Vergabe Rechnungen Aufträge Projektsteuerer Baufirmen Vergabeunterlagen Aufträge Aufmaße Rechnungen

34 Datenbank Kostensteuerung Kostenberichte sofort Datenbankgestützte Kostenverfolgung Bauausgabebuch Mittelabrufe Mittelabflussplanung Eingabe von Aufträgen Rechnungsverfolgung und -freigabe Abgrenzung Teilprojekte Keine Rechenfehler

35 Kostensteuerung Planungsphase Planungsphase Aufzeigen und Durchführen aller Kostensteuerungsmöglichkeiten zum frühestmöglichen Zeitpunkt Planungsbegleitende Steuerungen: vertiefte Entwurfsplanung mit Leitdetails detaillierte Kostenberechnung (Massen, EPs) Alternativpositionen und Reduktionsoptionen erörtern Partnerschafts- und Contractingmodelle bedenken Aufstellung von bepreisten LVs Ausschreibungspakete und Lose stückeln (Gewerke, Termine) Durch ARCADIS: stetiges Planungsmonitoring, vertiefte Planungs- und Kostenprüfungen Pro-Aktiv!

36 Kostensteuerung Angebots- und Vergabephase A+V-Phase Aufzeigen und Durchführen aller Kostensteuerungsmöglichkeiten zum frühestmöglichen Zeitpunkt Steuerungen nach Angebotsrücklauf: Verlust-Verrechnung mit Vergabegewinnen Ziehen von mitgeführten Alternativpositionen Partnerschaften eingehen, Outsourcing / Contracting Aufteilung von Ausschreibungs- und Vergabepakete Los-Teilungen (Bsp. BE / Rohbau) Neuausschreibung oder Teil-Neuausschreibungen Standardreduzierungen, ggf. Flächenreduzierungen

37 Kostensteuerung Nachtragsprüfung 1. Formale Prüfung, 1. Formale Prüfung, Feststellung Feststellung Prüfbarkeit Prüfbarkeit 2. sachliche/ technische 2. sachliche/ technische Prüfung Prüfung Prüfung Prüfung des des Anspruchsgrundes Anspruchsgrundes 4. rechnerische und 4. rechnerische und preisliche Prüfung preisliche Prüfung Prüfung Prüfung Vergabevorschlag Vergabevorschlag Anspruchsgrundlagen nach nach VOB VOB 2 Nr. Nr. 3 Abs. Abs. 2 VOB/B VOB/B 2 Nr. Nr. 4 VOB/B VOB/B 2 Nr. Nr. 5 VOB/B VOB/B 2 Nr. Nr. 6 VOB/B VOB/B 2 Nr. Nr. 7 VOB/B VOB/B 2 Nr. Nr. 8 Abs. Abs. 2 VOB/B VOB/B etc.. etc.. Nachtragsprüfung: Einschaltung eines Gutachters für Baupreisermittlung Anti Claim Management Nachtragsbesprechungen Leistungsreduzierungen 6. Ggf. Nachverhandlung 6. Ggf. Nachverhandlung mit mit AN AN

38 Kostensteuerung Ausführungsphase Nachtragsmanagement Prüfung und Wertung von Nachträgen und Abwehr unberechtigter Forderungen Ausführliche Stellungnahme Formale Prüfung: Prüfung grundsätzlicher Anspruch; Vollständigkeit der geschuldeten Nachweise Detailprüfung: Prüfung anhand Leistungsbeschreibung, Massenermittlung und Kostenermittlung, ggf. Korrektur der Anspruchshöhe Wertung: Wertung der Prüfungsergebnisse in Bezug auf Kosten, Termine und Alternativen Empfehlung an AG zur weiteren Vorgehensweise

39 Budgeteinhaltung Budget TP V TP V TP IV TP III TP II TP I Budget Vergabereduzierungen Mehrleistungen Nachtragsbeauftragungen TP IV TP III TP II TP I Kostenfeststellung i

40 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!