Projekt Einführung SAP HCM Personalmanagement

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1 Projekt Einführung SAP HCM Personalmanagement Informationsveranstaltung ESS/MSS Einführungswelle II Mai 2014 Agenda 1. Allgemeine Informationen zur Einführung SAP HCM 2. Was ändert sich? - Erfassung von Zeitereignissen über ESS Ablösung der Papieranträge - Einsichtnahme in Urlaubskontingent über ESS Einsicht in Teamkalender über ESS/MSS - Genehmigung durch die Vorgesetzten über MSS 3. Einweisung in den Umgang mit den Self Services 4. Weitere Informationen 2

2 Agenda 1. Allgemeine Informationen zur Einführung SAP HCM 2. Was ändert sich? - Erfassung von Zeitereignissen über ESS Ablösung der Papieranträge - Einsichtnahme in Urlaubskontingent über ESS Einsicht in Teamkalender über ESS/MSS - Genehmigung durch die Vorgesetzten über MSS 3. Einweisung in den Umgang mit den Self Services 4. Weitere Informationen 3 Überblick der Module SAP HCM 4

3 Module seit Wofür steht ESS/MSS? ESS = Employee Self Services MSS = Manager Self Services in der SAP HCM Personalzeitwirtschaft 6

4 SAP Organisationsmanagement Organisationsmanagement Aufbauorganisation der FH Köln wird in SAP HCM abgebildet = das Nervensystem des Personalmanagements Grafisch unterstützte Abbildung der Hochschulstruktur Abbildung von u.a. Organisationseinheiten (Fakultäten, Einrichtungen, Referate...) mit jeweiligen Führungskräften & Mitarbeitern Planstellen (organisatorische Zuordnung jedes Mitarbeiters zu einer konkreten Planstelle) 7 Agenda 1. Allgemeine Informationen zur Einführung SAP HCM 2. Was ändert sich? - Erfassung von Zeitereignissen über ESS Ablösung der Papieranträge - Einsichtnahme in Urlaubskontingent über ESS Einsicht in Teamkalender über ESS/MSS - Genehmigung durch die Vorgesetzten über MSS 3. Einweisung in den Umgang mit den Self Services 4. Weitere Informationen 8

5 Was ändert sich? allgemein Personalzeitwirtschaft Ablösung der Papieranträge durch elektronisches Verfahren Zum hochschulweit für alle Mitarbeiter/innen / Vorgesetzte ESS: Alle Personengruppen außer Professoren/Professurvertreter Praktikanten Hilfskräfte MSS: alle Genehmiger, ggf. auch Professoren, z.b. als Drittmittel-Projektleiter mit Mitarbeitern 9 Was ändert sich? allgemein Die Erfassung und Genehmigung der folgenden *** Zeitereignisse *** erfolgt künftig für alle Mitarbeiter/innen mit Vertrauensarbeitszeit über die Anwendung Abwesenheit anlegen : - Urlaubsantrag - Abbau Vorarbeit 10

6 Grundlagen Selbstbedienungsfunktionen (ESS/MSS) Anmeldung in ESS/MSS erfolgt über Ihre campusid Was ändert sich? Grundlagen für ESS/MSS Ihr persönlicher Hochschul-Account besteht aus Benutzername und Passwort ermöglicht Ihnen die Anmeldung an verschiedenen Systemen, z.b. -Postfach und künftig auch zu den Self Services Zuordnung einer Person zu ESS oder MSS erfolgt über das HCM Organisationsmanagement bei Bedarf ist jedoch Übersteuerung möglich Wichtig ist, dass die aktuellen Genehmiger im System hinterlegt sind Alle ESS/MSS-Nutzer benötigen Zugang zu einem Rechner 11 Was ändert sich nicht? Absprachen im Vorfeld der Urlaubsbeantragung 1) im Team / in der Abteilung 2) zwischen Mitarbeitern und deren Vertretern 3) zwischen Führungskraft und Mitarbeitern => Die Self Services ersetzen nicht die organisatorischen Planungen und Absprachen im Vorfeld! 12

7 Was ändert sich? Employee Self Service (ESS) Vertreterfeld Pflichtfeld bei bestimmten An-/Abwesenheiten d.h. Eingabe zwingend erforderlich, nachdem eine Absprache mit dem Vertreter erfolgt ist. => erspart zusätzlichen Genehmigungsschritt über Vertreter => wenn kein Vertreter: Eintrag kein Vertreter erforderlich Teamkalender Einsichtnahme in Teamkalender des Teams: Zukünftige Abwesenheiten der Kollegen sowie des Vorgesetzten (ohne die Art der Abwesenheit) Kontensicht Einsichtnahme in das Urlaubskontingent durch den Mitarbeiter selbst 13 Was ändert sich? Manager Self Service (MSS) Genehmigung Die Genehmigung der Zeitereignisse erfolgt durch die Vorgesetzten im System anstatt wie bisher über (manuelle) Anträge. Im System hinterlegt ist der offizielle Vorgesetzte sowie soweit vorhanden dessen Vertreter. Es kann nur ein Genehmiger sowie soweit vorhanden dessen Vertreter hinterlegt werden. Mailbenachrichtigungen an den Vorgesetzten und den Antragsteller Erinnerungsmail an Vorgesetzten nach 2 Wochen Automatische Genehmigung der Abwesenheitsanträge nach 3 Wochen 14

8 Was ändert sich? Manager Self Service (MSS) Teamkalender Einsichtnahme in Teamkalender: Zukünftige Abwesenheiten der zugeordneten Mitarbeiter (ohne die Art der Abwesenheit) Vertretung Vorgesetzte können bei planmäßiger Abwesenheit ihren MSS-Briefkasten auf den Vertreter umleiten Bei längerer unplanmäßiger Abwesenheit kann der Briefkasten vom Personalsachbearbeiter auf den Vertreter umgestellt werden 15 Agenda 1. Allgemeine Informationen zur Einführung SAP HCM 2. Was ändert sich? - Erfassung von Zeitereignissen über ESS Ablösung der Papieranträge - Einsichtnahme in Urlaubskontingent über ESS Einsicht in Teamkalender über ESS/MSS - Genehmigung durch die Vorgesetzten über MSS 3. Einweisung in den Umgang mit den Self Services 4. Weitere Informationen 16

9 Benutzerleitfaden & Test-Webanwendung Entwurf des Benutzerleitfadens (Stand ): HCM_Endanwenderdoku_ESS_MSS_nur_Urlaub_V1.pdf Testanwendung auf dem Testsystem (HQ1): Startseite für Produktivsystem (Ihr Zugang ist ab Montag geschaltet): 17 Agenda 1. Allgemeine Informationen zur Einführung SAP HCM 2. Was ändert sich? - Erfassung von Zeitereignissen über ESS Ablösung der Papieranträge - Einsichtnahme in Urlaubskontingent über ESS Einsicht in Teamkalender über ESS/MSS - Genehmigung durch die Vorgesetzten über MSS 3. Einweisung in den Umgang mit den Self Services 4. Weitere Informationen 18

10 Weitere Informationen Im Intranet auf einer eigenen Seite (unter Verwaltung - Personalservice) zu ESS/MSS Diese ist auch erreichbar über: Service von A-Z : E ESS M MSS S Self Services Dort finden Sie allgemeine Informationen, den Benutzerleitfaden sowie kleine Lernvideos, die den Umgang mit ESS/MSS zeigen 19 Weitere Informationen Was ist die campusid? Empfehlung: einmalige Vorabanmeldung am campusid-center: Freischaltung der Self Services zum für folgende Organisationseinheiten: Alle Fakultäten Alle Präsidiumsmitarbeiter ITT ZAQwW GZ PRwiss Gleichstellungsbüro Wohin richte ich Inhaltliche Fragen? => bitte Ticket an die im Leitfaden genannte Mailadresse des Service Desk der Campus IT 20

11 Haben Sie noch Fragen? Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 21