Reif, Kevin Wenzel, Florian Team 5: Uni-Versum

Transkript

1 Wissensmanagement in Projekten Reif, Kevin Wenzel, Florian Team 5: Uni-Versum

2 Kernfragen des Vortrags Was ist Wissensmanagement? Wieso brauchen Projekte Wissensmanagement? Effizienzsteigerung Transfer zwischen Projekten Dokumentation von Lessons-Learned Abbau von Barrieren Welche Maßnahmen umfasst Wissensmanagement? Erfahrungssicherungsplan und Reflexion Lessons Learned Projektsteckbriefe Yellow Pages 6/4/07 page 2

3 1. Was ist Wissensmanagement? 6/4/07 page 3

4 Definition Wissensmanagement Der Begriff Wissensmanagement fasst alletätigkeiten zum organisierten, systematischen und kontrollierten Umgang mit dem Wissen eines Unternehmens zusammen. Große Bedeutung der Ressource Wissen zwingt Unternehmen, den Umgang mit unternehmensinternem Wissen zu bündeln, intensivieren und systematisieren. Dient der Verbesserung von Planung und Steuerung der Bereitstellung und Nutzung von Wissen 6/4/07 page 4

5 Besondere Wichtigkeit in Projekten Projekt ist keine stabile Institution Keine dauerhaften Ansprechpartner Gefahr: Wissen geht nach Projektende verloren 6/4/07 page 5

6 2. Wieso brauchen Projekte Wissensmanagement? 6/4/07 page 6

7 Effizienzsteigerung Immer mehr unternehmensinterne Vorhaben werden in Form von Projekten durchgeführt Projektdauer wird oft zur kritischen Größe bei Projekten time-to-market oder interne Umsetzung sowie Höhe der Projektkosten als kritische Faktoren Projektarbeit = Entwicklungsarbeit Wissensmanagement vermeidet die Wiedererfindung des Rads, verkürzt die Projektdauer, spart Entwicklungskosten und ermöglicht eine schnellere Umsetzung von Ergebnissen Erhöhte Komplexität moderner Projekte steigert den Wert von bereits erworbenem Wissen zusätzlich 6/4/07 page 7

8 Transfer zwischen Projekten Projekte beziehen Wissen aus Linienarbeit und vorhergehenden Projekten Transfer Linie Projekt: Teammitglieder Transfer Projekt Linie: Projektleiter 6/4/07 page 8

9 Transfer zwischen Projekten Transfer zwischen Projekten wünschenswert, z.b. Kontakte zu Ansprechpartnern Erfahrungen über Zusammenarbeit Auftretende Probleme bei ähnlichen Projekten Lösungswege zu ähnlichen Problemen Traditionelle Weitergabe von Wissen oft unzulänglich Projektberichte sind kaum aktuell Checklisten sind nicht detailiert genug Berichte sind oft Schrankware 6/4/07 page 9

10 Dokumentation von Lessons-Learned Dokumentation hat oft andere Ansprechpartner Projektdokumentation richtet sich an zukünftige Anwender Projektauftrag, Pläne,... richten sich meist an das Management und dienen zur Kommunikation während des Projekts Wünschenswert: Methoden und Vorgehensweisen Schilderung konkreter Probleme Erfolgreiche Lösungsansätze Ansprechpartner und externe Experten 6/4/07 page 10

11 Abbau von Barrieren Termindruck verhindert oft ausführliche Dokumentation Projekte lösen sich nach Fertigstellung schnell auf Individuelle und soziale Barrieren: Fehlen einer offenen Atmosphäre, die die Dokumentation von Fehlschlägen erlaubt und fördert Mangelnde Motivation zur Dokumentation, da Nutzen nicht nachvollziehbar Mangelnde Anerkennung der Dokumentation im Unternehmen (oft zeitlich im Projekt nicht berücksichtigt) Sich daraus ergebende Aufgaben für Unternehmen: Etablieren entsprechender Projektphasen Motivation und Schaffung von konstruktiver Atmosphäre 6/4/07 page 11

12 3. Welche Maßnahmen umfasst Wissensmanagement? 6/4/07 page 12

13 Maßnahmen Erfahrungssicherungsplan und Reflexion Wie lief das Projekt in den verschiedenen Phasen? Was lief gut, was würde man aus heutiger Sicht anders machen? Wo gab es Probleme und wie wurden sie gelöst? Wie kann dieses Projekt helfen die Planung / Steuerung / Kontrolle zukünftiger Projekte zu verbessern? 6/4/07 page 13

14 Maßnahmen Erfahrungssicherungsplan und Reflexion Phase des Projektabschlusses rückt in den Mittelpunkt Es existieren vom Projektbeginn an Pläne zur Wissens- und Erfahrungssicherung Neu aufgebautes Wissen wird systematisch aufbereitet (Debriefing) Abstand und offene Arbeitsatmosphäre notwendig 6/4/07 page 14

15 Maßnahmen Lessons Learned Bieten eine Möglichkeit, Ergebnisse aus der Reflexionsphase festzuhalten Enthalten ausführliche und detallierte Informationen über die Identifikation und Lösung konkreter Problemstellungen, die als modellhaft für Folgeprojekte angesehen werden Neben erfolgreich realisierten Lösungswegen werden auch misslungene bzw verworfene Lösungsansätze beschrieben 6/4/07 page 15

16 Maßnahmen Lessons Learned Detallierte Schilderung der Problemstellungen und des Kenntnisstandes über Gründe und Folgen des Handels notwendig Stellen einen Weg dar, implizites Wissen zu externalisiern und (zumindest teilweise) zu explizitem Wissen umzusetzen 6/4/07 page 16

17 Maßnahmen Sammlung von Projektprofilen (Projektsteckbriefe) Werden zusätzlich zur traditionellen Dokumentation erstellt Können mithilfe von Datenbanken / Suchmaschinen durchsucht werden Schlagwortartige Zusammenfassung von Wissen und Erfahrungen z.b.: Eingesetzte Tools Beteiligte Stellen / Unternehmensbereiche / Mitarbeiter Umfang der Datenbasis 6/4/07 page 17

18 Maßnahmen Yellow Pages (Expertenregister) Personenregister, in denen Mitarbeiter sowohl Projekten als auch ihren Aufgaben / Schwerpunkten während dieser Projekte zugeordnet werden Weitere Angaben zu Kenntnissen / Fähigkeiten / Merkmalen (z.b Sprachkenntnisse, Erfahrungen mit speziellen Verfahren etc) Bieten damit eine Möglichkeit schnell und zielsicher Ansprechpartner für bestimmte Problemstellungen zu finden 6/4/07 page 18

19 Maßnahmen Yellow Pages (Expertenregister) Sinnvollerweise ergänzt durch Informationen zur Kontaktaufnahme ( , Telefonnummer, derzeitige Abteilung etc) Denkbar wäre auch die Aufnahme externer Wissenund Erfahrungsträger (Lieferanten, Berater, ehem. Mitarbeiter) Eigentlich kein Wissens- sondern Kommunikationsmanagement 6/4/07 page 19

20 Fazit Projekte gelten als besonders lernintensive Organisationen, sind aber nur von beschränkter Dauer Das neu erlangte Wissen soll aber so weit wie möglich externalisiert und damit (firmenintern) zugänglich gemacht werden Daher sind gezielte Maßnahmen erforderlich, neues Wissen und Erfahrungen zu identifizieren, aufzubereiten und zu verteilen 6/4/07 page 20