Vom Projekt-Controlling zum Projekt-Monitoring

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1 Vom Projekt-Controlling zum Projekt-Monitoring Erfolgssicherung für Energieabnehmer und Kapitalgeber im Bereich Offshore-Windenergie Dr. Harald Maser Berlin,

2 Warum diese Information? Quelle: Nicolò Paganini, Sonate A-Dur Violine solo, 3. Satz Polonoise variée, Auszug aus Variation 2. Seite 1

3 Wesentlich für die Rückgewinnung des Vertrauens der Investoren ist die stringente Erfolgskommunikation zum Projekt Hypothetische Ausgangssituation Beitrag DanRevision-Gruppe Evaluation Businesspläne Gründe für Zeitverzögerungen sind nicht mehr akzeptabel! Extern erkennbares Missmanagement Das Missmanagement in der heutigen Errichtungsphase gefährdet auch die nachgelagerte Betreibungsphase und damit das Gesamtprojekt (= langfristiger Bezug von Wind-Strom). Stromabnehmer wie auch Kapitalgeber wollen einen Track Record sehen. Ersatzweise wollen sie jetzt Gewissheit haben, dass der neue Businessplan realistisch ist. Plan realistisch? Plan im konkreten Unternehmen umsetzbar? Anpassungsbedarfe Aufbau- und Ablauforganisation / Prozesse? Entwicklung / Optimierung Projekt- und Risikomanagementsystem, insbesondere einer Notfallplanung. Implementierung und proaktive Umsetzungsbegleitung. Transformation der Ergebnisse entsprechend der Kommunikationsbedarfe der Investoren (Energieabnehmer, Banken, Finanzinvestoren). Seite 2

4 Die Transparenz über bestehende Instrumente und deren organisatorische Verankerung sind empfängerorientiert zu erhöhen. Instrumente (Auswahl): Netzplantechnik zur Stillstandszeitenminimierung Strukturierte und detaillierte Arbeits- und Fehlersuchpläne Ausfallorientierte Anlagenauslegung, -planung Optimierte Wartungsintervalle verschleiß- und reichweitenorientierte Ersatzteilvorhaltung Geschultes Personal / optimierte Abläufe Optimierte Ressourcensteuerung Analyse und Optimierung Aufgaben Prozesse - Managementprozesse - Kerngeschäftsprozesse - Unterstützungsprozesse - Notfallmanagement Aufbauorganisation - Struktur - Organisatorische Anbindung Ressourcen - kapazitativ - fachlich Systeme - Risikomanagementsystem - Projektmanagementsystem Empfängerorientierte Kommunikation Business Plan Miles Stone Reporting Ad hoc Information Seite 3

5 Die Entscheidungen bei der Konzeption sind Vorgabe für alle Beteiligten und Maßstab für das gesamte lebenszyklusorientierte Controlling. - Projektbeispiel Anlagenerrichtung / -betrieb - Konzept Planung Ausführung Nutzung Strategische Vorgaben Baumaßnahmencontrolling Betriebscontrolling Inhalt: Kostengrenzen Qualitätsanforderungen Terminvorgaben Projektleitung Ggf. Projektsteuerung Regelungsgegenstand: Planung Ausführung Nutzung Planungsleistungen Bauüberwachung Errichtungsleistungen Instrument: Interne Aufträge Verträge Projektsteuerung Planung Ausführung Facility Management Strategische Vorgaben der Maßnahme Property Management Facility Management Seite 4

6 Vorgaben und Verträge müssen ein abgestimmtes Berichtswesen beinhalten und damit die Steuerung ermöglichen. - Projektbeispiel Anlagenerrichtung / -betrieb - Konzept Planung Ausführung Nutzung Strategische Vorgaben Baumaßnahmencontrolling Betriebscontrolling Auftrag zur Projektleitung Projektleitung Ggf. Projektsteuerung Planungsvertrag Planungsleistungen Objektüberwachung Werkverträge Errichtungsleistungen Projektsteuerungsvertrag Property-Management-Vertrag Facilty-Management-Vertrag = Information = Steuerung = Informationsdetaillierung /-aggregation Property Management Facility Management Seite 5

7 Das Maßnahmencontrolling bedarf der systematischen Delegation und exakten Vorgabe von Informations- und Steuerungsaufgaben. - Projektbeispiel Anlagenerrichtung / -betrieb - Konzept Planung Ausführung Nutzung Strategische Vorgaben Baumaßnahmencontrolling Betriebscontrolling Projektstatusberichte Generelle Entscheidungen Projektleitung Projektsteuerungsbericht Einzelfallentscheidungen Ggf. Projektsteuerung Terminpläne Koordination Statusberichte Anordnungen HOAI Leistungen Bauüberwachung Zeichnungen Freigaben Errichtungsleistungen Planung Budget Property Management Arbeitsberichte Freigaben Facility Management = Information = Steuerung Informationsmedium (Bsp.) Steuerungsinstrument (Bsp) Seite 6

8 Die transparente Kommunikation über das bestehende Projektmanagementsystem ist Voraussetzung für den Projekterfolg Projektmanagementphasen Initialisierung Definition Planung Steuerung Abschluss Zuständigkeiten klären Ziele skizzieren Projektkernteam bilden Ziele definieren Projektinhalte abgrenzen Grobstruktur Machbarkeit bewerten Erfolgskriterien definieren Projektstrukturplan Terminplan Ressourcenplan Risikoanalyse Notfallpläne Projektplan Zielerreichung steuern Ressourcen steuern Termine steuern Risiken steuern Änderungen steuern Qualität sichern Projektabschlussbericht Projekterfahrungen sichern Projektdokumentation archivieren Nach DIN 69901:2009 Seite 7

9 Ein stringentes Projektcontrolling weist frühzeitig auf Planabweichungen hin und ermöglicht eine rechtzeitige Maßnahmenentwicklung. Vorgabe von Plan- bzw. Soll-Daten Entscheidungen über Maßnahmen zur Erreichung der Planbzw. Soll-Daten Soll-/ Ist-Vergleiche Abweichungsanalyse n Kontinuierliche Erhebung der Ist- Daten Prognosen Seite 8

10 Investoren setzen sich intensiv mit dem bestehenden Risikomanagementsystem auseinander. Dieses muss nachvollziehbar sein. Risikoidentifikation Risikoanalyse und -bewertung Welche Ereignisse könnten den Geschäftserfolg und beeinträchtigen? - Strategische Risiken - Organisatorische Risiken - Finanzielle Risiken - Rechtliche Risiken - Technische Risiken - Bereitstellung risikorelevanter Informationen und Überwachung von Risiken - Messung - Überwachung von Risikoveränderungen - Analyse des Verlustpotenzials - Berichterstattung - Risikomanagement In welcher Höhe und mit welcher Wahrscheinlichkeit kann das Risiko eintreten? - Vorgaben, Verfahren zur monetären Bewertung - Vorgaben zur Bewertung der Eintrittswahrscheinlichkeit - latentes Risiko oder konkrete Gefährdung? - Was ist zu tun, um den Eintritt des Risikos zu verhindern oder Verluste zu verringern? Risikoüberwälzung Risikominderung / Notfallmanagement Risikovermeidung / Schadenabwehr Risikotragung Risikocontrolling Risikohandhabung Seite 9

11 Warum diese Information? Quelle: Nicolò Paganini, Sonate A-Dur Violine solo, 3. Satz Polonoise variée, Auszug aus Variation 2. Wir unterscheiden zwischen Wissen und Können. Seite 10

12 Vielen Dank für das entgegengebrachte Interesse. Ihre Ansprechpersonen DanRevision Kiel Steuerberatungsgesellschaft KG Wall 55 (Sellspeicher) Kiel Telefon Seite 11