PS Navigator: Angepasstes SAP PS System bei Gas Connect Austria. Webinar: Peter Fellner, Anton Lorenz Primas CONSULTING

Transkript

1 PS Navigator: Angepasstes SAP PS System bei Gas Connect Austria Webinar: Peter Fellner, Anton Lorenz Primas CONSULTING

2 Ihre Webinar Trainer Anton Lorenz Peter Fellner

3 Die Themen heute. Webinar Bedienung und Ablauf Die 4 Planungsansätze Die Ausgangssituation für den PS Navigator Die angepasste SAP Lösung Planung im PS Navigator do s & don ts Ausblick

4 Ausgangssituation Planungsansätze Unsere Werkzeuge sind zu aufwändig zu bedienen! Wie komme ich zu einer sinnvollen Planung? Haben wir freie Personalressourcen! Projektmanagement heißt: Werkzeuge und Methoden an spezifische Aufgabenstellung anpassen Kontinuierlicher Übergang von Grob zur Feinplanung in einem System. Warum haben Sie die Planung so strukturiert? Wie würden Sie es in einer ähnlichen Situation anders machen? Wie ist der aktuelle Projektstatus?

5 Übersicht 4 Planungsansätze PS Navigator: integriertes System Smart Pro: Komplexe, arbeitsintensive Projekte mit Office Produkten managen PM light: schlanke, flexible PM Strukturen Project2Go: kleine Projekte, vereinfachter, aber vollständiger PM Ansatz

6 PS Navigator Ausgangssituation: Viele beteiligte Gewerke, unterschiedliche Art der Projektkalkulation, SAP als führendes System. Wie können in einem Projekt auf Seiten der investierenden Organisation die Vielzahl von externen Arbeitspaketen terminlich und kostenmäßig abgeschätzt werden? Komplexität/Volumen: komplex Projektarten: Investitionsprojekte Perspektive: Auftraggeber Schwerpunkt: integriertes System, Überblick über beteiligte Leistungen und Lieferanten, Einkaufsoptimierung, Kostenverfolgung Primas CONSULTING GmbH 6

7 Vorteile der Integration SAP unterstützt den gesamten Lebenszyklus einer Anlage. Von der Investition (Planung, Umsetzung, Aktivierung) über die Instandhaltung bis zur Liquidation

8 Die angepasste SAP Lösung: PS Navigator Der PS Navigator ergänzt die Standardfunktionalitäten des PS Moduls um Projektbeschreibung (Projectcharter) Organisation ToDo Listen Projekt Status Information Risiko, Behörden und Dokumentenmanagement Lessons learned

9 Benutzeroberfläche PS Navigator

10 Erstellen der Projectcharter Allgemeine Information Projektklasse Aktuelle Projektphase Beschreibung der Ausgangssituation Ziele / Nichtziele Projektbeschreibung Wirtschaftlichkeitsinformationen

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12 Organisation

13 ToDo s ToDo s können einzeln erfasst werden, oder aus im Excel erfassten Besprechungsprotokollen übernommen werden.

14 Einzelerfassung ToDo

15 Listerfassung (ToDo s, Entscheidungen,..)

16 Überblick aller ToDo s Beim Aufruf des PS Navigators ist nur der ToDo Button highlighted Wenn kein Projekt ausgewählt ist, können alle, den Anwender betreffenden ToDo s aus allen Projekten angezeigt werden:

17 Activities for Reporting Dienen der verbalen Beschreibung von geplanten, laufenden oder abgeschlossenen Aktivitäten im Projekt

18 Erfassung Activities for reporting

19 Umweltanalyse

20 Risikomanagement: Risikodefinition

21 Risikomanagement: Risikoanalyse

22 Risikomanagement: Risikobewältigung Verknüpfung mit ToDo s zu Risikovermeidung / verminderung.

23 Risikomanagement: Risikostatus

24 Claim Projektänderungsmanagement Dazu wird die Standardfunktionalität des SAP verwendet. Es werden 3 Arten unterschieden: Fremdclaim Eigenclaim Projektänderung

25 Dokumentenmanagement Wichtige Dokumente können damit verwaltet werden. Jedem Datensatz können Dokumente zugeordnet werden (direkt im SAP gespeichert oder verlinkt)

26 Dokumentenmanagement

27 Behördenmanagement Gleiche Funktionalität wie Dokumentenmanagement

28 Lessons Learned Lessons Learned werden je Projekt erfasst, können aber projektübergreifend ausgewertet werden.

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30 Report Projektantrag Die Daten der Projektbeschreibung und der Risikoanalyse werden zum Projektantrag zusammengefasst.

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34 Mailanbindung Die Reports können gedruckt, oder als Mail versandt werden. Dabei werden auch zugeordnete Dokumente zur Auswahl angeboten

35 Vorteile der Integration Darstellung der Plan und Ist Daten in einem System (Kosten und Termine) Kosten und Ressourcenplanung in einem Schritt. Integration von Planung und Umsetzung (Einkauf, Controlling, Anlagenbuchhaltung, Nutzung der Informationen für Instandhaltung möglich)

36 Die Planung im PS Navigator: Neuanlage Projekt Anlage eines Projekts mittels Standardvorlagen Planung der Eigenleistungen Kapazitätsauslastung Plankostenermittlung

37 Anlage eines Projekts mittels Standardvorlagen

38 Planung der Eigenleistung Arbeitspaket Dauer Arbeit (geplante Stunden)

39 Die Plankosten der Eigenleistungen Plankostenverlauf

40 Kapazitätsplanung Auslastung 24 Monate Sicht Aktuelle Periode

41 Individuelle Statusberichte Kosten Budget Plankosten Aktuelle Istkosten

42 Projektfortschritt Plan und Istkostenverlauf

43 Meilensteintrendanalyse

44 Beschaffungsvorgänge Beschaffungsvorgänge werden mit Schätzkosten und Planterminen angelegt. Aus diesen Vorgängen lassen sich Bestellanforderungen generieren. Damit können Anfragen und in weiterer Folge Bestellungen angelegt werden.

45 Planungsgenauigkeit Die Arbeitspakete (Beschaffungsvorgänge) werden je nach Wissensfortschritt aktualisiert (von der ersten Schätzung bis zum verbindlichen Vertrag / Bestellung)

46 Beschaffungsvorgänge

47 Aktualisierung Projektfortschrittsanalyse. Aktuelle Plankosten Plankosten zum Zeitpunkt Grobplanung

48 Einbindung von Standardberichten Durch die Einbindung von Standardberichten ist ein einfaches projektspezifisches Navigieren durch die Funktionalität des SAP möglich.

49 Entscheidende Erfolgsfaktoren Frühzeitige Erfassung der Daten im SAP (beginnend mit der Idee) Keine Barrieren mittels fehlender Berechtigungen im SAP aufbauen. Mittels Standards (Standard Projektstrukturplan, netzplan) den Erfassungsaufwand minimieren (zusätzlich bieten Standards Checklistenfunktionalität)

50 do s & don ts do s Planung so grob als möglich aber so fein als notwendig. (Arbeitspaket = Beschaffungspaket) Management mit dem System vertraut machen (Berührungsängste abbauen) don ts: Terminpläne mit Arbeitspaketen die nur einen Tag dauern sind zu hinterfragen Terminpläne mit Arbeitspaketen die mehrere Monate dauern sind zu hinterfragen

51 Be part of future Project Management! Der Primas Projektmanagement Blog