Gemeinsam. für Ihre Zukunft. GHPersonal. Sozialversicherungsfreie Minijobs Was gilt es zu beachten bei kurzfristig Beschäftigten?

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1 GHPersonal Sozialversicherungsfreie Minijobs Was gilt es zu beachten bei kurzfristig Beschäftigten? Gerade für die Urlaubszeit, für Saisontätigkeiten oder Vertretungen wird oft nach günstigen Aushilfen Ausschau gehalten. Kurzfristig Beschäftigte stellen hier oftmals die ideale Lösung dar, denn für diese Arbeitnehmer sind keine Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten. Doch welche Vorgaben gilt es zu beachten? Die Unterscheidung der Minijobs Genauso wie geringfügig Beschäftigte auf 450 EUR-Basis fallen kurzfristig Beschäftigte unter den Begriff der Aushilfe oder des Minijobbers. Die wesentlichen Unterschiede dieser beiden Minijobber-Varianten liegen in der Dauer der Beschäftigung und dem monatlichen Entgelt: Während der geringfügig Beschäftigte ein monatliches Entgelt von maximal 450 EUR erhält und seine Beschäftigung grundsätzlich auf Dauer bzw. auf regelmäßiger Wiederkehr angelegt ist, steht der kurzfristig Beschäftigte in einem befristeten Arbeitsverhältnis von maximal 2 Monaten oder 50 Arbeitstagen ohne Verdienstgrenze. Unter einer befristeten Beschäftigung auf 50 Arbeitstage versteht man eine wöchentliche Arbeitszeit von weniger als 5 Arbeitstagen. Bei 5 oder mehr Arbeitstagen in der Woche spricht man von einer befristeten Beschäftigung auf 2 Monate. Prüfen Sie noch vor Einstellung eines kurzfristig Beschäftigten, ob der Arbeitnehmer im aktuellen Kalenderjahr bereits 50 Arbeitstage oder 2 Monate in Ihrem oder einem anderen Unternehmen als Aushilfe gearbeitet hat. Ist dies der Fall, so ist eine weitere sozialversicherungsfreie kurzfristige Beschäftigung im laufenden Kalenderjahr nicht mehr möglich. Ebenfalls Quelle: acy/photocase.de bleibt denjenigen Arbeitnehmern die Aufnahme einer kurzfristigen Beschäftigung verwehrt, die im laufenden Kalenderjahr länger als zwei Monate arbeitslos gemeldet sind. Zu prüfen sind auch folgende Voraussetzungen: Nicht auf Dauer angelegt Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, den Arbeitsvertrag eines kurzfristig Beschäftigten auf ein Jahr zu befristen und ihn innerhalb dieses Jahres flexibel einzusetzen. Überschreitet der Arbeitsvertrag jedoch einen Rahmen von 12 Monaten, ist die Beschäftigung nicht mehr als kurzfristig zu betrachten. Ein Tag Überschreitung der 12 Monate reicht bereits aus und die Beschäftigung unterliegt der Sozialversicherungspflicht. Hier kommt es auch nicht darauf an, ob der Arbeitnehmer beispielsweise in einem Arbeitsvertrag, der auf 1 ½ Jahre befristet ist, nur 50 Arbeitstage im Kalenderjahr arbeitet. Es wird bei einem Rahmenvertrag, der auf mehr als 12 Monate befristet ist, eine Regelmäßigkeit der Beschäftigung unterstellt und eine kurzfristige Beschäftigung ausgeschlossen. copyright 2014 by Grüter Hamich & Partner I Juni 2014 I Ausgabe 2 Seite 1Seite 1

2 Nicht im Anschluss an eine andere Tätigkeit in Ihrem Unternehmen Schließt sich eine kurzfristige Beschäftigung direkt an einen 450 EUR-Job oder eine andere Tätigkeit in Ihrem Unternehmen an, so werden die Beschäftigungen als einheitlich betrachtet und überschreiten damit die Zeitgrenze. Eine Kurzfristigkeit wird in diesem Fall ausgeschlossen und die Beschäftigung unterliegt abermals der Sozialversicherungspflicht. Keine Berufsmäßigkeit Ein besonderes Augenmerk ist auf die Berufsmäßigkeit der kurzfristigen Beschäftigung zu legen. Berufsmäßigkeit ist immer dann gegeben, wenn der Minijobber einen großen Teil seines Lebensunterhalts durch die Tätigkeit bestreitet. Verdient ihr kurzfristig Beschäftigter nicht mehr als 450 EUR im Monat, ist diese Berufsmäßigkeit nicht zu prüfen. Bei manchen Personengruppen unterstellen Sozialversicherungsträger und Betriebsprüfer von vornherein Berufsmäßigkeit. Um dieses Problem schnell und einfach prüfen und lösen zu können, haben wir Ihnen nachfolgend eine kurze Übersicht zusammengestellt: Personengruppe Altersrentner Arbeitnehmer während des bezahlten Erholungsurlaubs eines anderen Arbeitgebers Arbeitnehmer während eines unbezahlten Urlaubs Arbeitsuchende, Bezieher von Arbeitslosengeld Beschäftigte, die bei einem anderen Arbeitgeber eine Hauptbeschäftigung ausüben Bezieher von Vorruhestandsgeld Hausfrauen Personen in Elternzeit Personen, die ein Studium abgeschlossen haben und sich vor Aufnahme einer Beschäftigung befinden Personen, die sich zwischen einer abgeschlossenen Berufsausbildung und einem Studium befinden Schulabsolventen vor dem Studium Schulabsolventen vor einem freiwilligen sozialen, ökologischen Jahr, vor dem Beginn des freiwilligen Wehrdienstes bzw. Bundesfreiwilligendienstes Schulabsolventen vor Beginn einer Berufsausbildung oder einer Tätigkeit Schüler Studenten Berufsmäßigkeit bei mehr als 450 EUR Keine Berufsmäßigkeit copyright 2014 by Grüter Hamich & Partner I Juni 2014 I Ausgabe 2 Seite 2

3 Ergänzender Hinweis (kleiner Exkurs in die Lohnsteuer): Der Arbeitslohn aus einer kurzfristigen Beschäftigung ist uneingeschränkt lohnsteuerpflichtig. Möchten Sie Ihrem Arbeitnehmer die Lohnsteuerabgaben ersparen, können Sie ohne Vorlage einer Steuerkarte den pauschalen Lohnsteuersatz von 25 % zzgl. Kirchensteuer und Solidaritätsbeitrag auf den Arbeitslohn entrichten. Allerdings gilt für die Pauschalierung des Arbeitslohns folgendes zu beachten: die Dauer der Beschäftigung darf 18 zusammenhängende Arbeitstage nicht übersteigen, der tägliche Arbeitslohn darf 62 EUR nicht übersteigen, der Stundenlohn ist auf 12 EUR begrenzt. Bitte beachten Sie, dass für alle kurzfristig beschäftigten Aushilfen Stundenaufzeichnungen zu führen sind. Verwahren Sie diese Aufzeichnungen für anstehende Sozialversicherungsprüfungen in Ihren Personalakten. Schwangerschaft und Entbindung Mutterschaftsgeld bei Befristung, Minijob und Selbstständigkeit Fragen zum Mutterschaftsgeld treten dann auf, wenn eine Frau keine normale Beschäftigung ausübt. Wie und in welcher Höhe berechnet sich das Mutterschaftsgeld bei befristeter Beschäftigung, Minijobbern oder Selbstständigen? Für welche Dauer wird Mutterschaftsgeld gezahlt? Für den Anspruch auf Mutterschaftsgeld muss zu Beginn der Schutzfrist vor der Entbindung eine eigene Mitgliedschaft inkl. eines Anspruchs auf Krankengeld im Falle einer Arbeitsunfähigkeit bestehen. Der Anspruch besteht auch, wenn wegen der Schutzfristen vor und nach der Entbindung kein Arbeitsentgelt Quelle: francesca schellhaas/photocase.de gezahlt wird. Als Mutterschaftsgeld wird diesen Frauen das um die gesetzlichen Abzüge verminderte durchschnittliche kalendertägliche Arbeitsentgelt der letzten 3 Kalendermonate vor Beginn der Schutzfrist gezahlt. Dabei gilt eine Begrenzung auf höchstens 13 EUR kalendertäglich. Dauer des Mutterschafsgeldes Frauen bekommen als Mitglieder der gesetzlichen Krankenversicherung Mutterschaftsgeld für 6 Wochen vor und 8 Wochen nach der Entbindung. Bei Frühgeburten und Mehrlingsgeburten wird es für 12 Wochen nach der Entbindung gezahlt. Mutterschaftsgeld in Höhe des Krankengeldes Mutterschaftsgeld können auch Frauen beanspruchen, die keine Arbeitnehmer sind. Sie müssen bei Arbeitsunfähigkeit aus ihrem Versicherungsverhältnis Anspruch auf Krankengeld haben, stehen aber bei Beginn der Schutzfrist nicht in einem Arbeitsverhältnis. Diese Fallgestaltung findet sich häufig bei Empfängerinnen von Arbeitslosen- oder Unterhaltsgeld nach dem SGB III. Ein weiteres Beispiel sind freiwillig versicherte Selbstständige, die mit Anspruch auf Krankengeld versichert sind. Mutterschaftsgeld wird hier in Höhe des Krankengeldes gezahlt. copyright 2014 by Grüter Hamich & Partner I Juni 2014 I Ausgabe 2 Seite 3Seite 3

4 Mutterschaftsgeld bei befristeter Beschäftigung Ebenfalls in Höhe des Krankengeldes wird das Mutterschaftsgeld für Frauen geleistet, die bei Beginn der Schutzfrist in einem befristeten Arbeitsverhältnis standen und Mutterschaftsgeld in Höhe des Höchstbetrages von 13 EUR kalendertäglich erhalten. Entfällt aufgrund der Befristung der Beschäftigung der Arbeitgeberzuschuss während der Schutzfristen gilt Folgendes: Das bisher gezahlte Mutterschaftsgeld in Höhe von 13 EUR ist vom Tag des Wegfalls des Zuschusses an umzustellen. Ab diesem Zeitpunkt erfolgt eine Neuberechnung des Mutterschaftsgeldes nach den für das Krankengeld geltenden Vorgaben. Mutterschaftsgeld vom Bundesversicherungsamt Frauen, die nicht selbst Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse sind, haben unter bestimmten Voraussetzungen ebenfalls Anspruch auf Mutterschaftsgeld. Betroffen sind in erster Linie Frauen, die zu Beginn der Schutzfrist privat krankenversichert sind oder über ein Familienmitglied gesetzlich familienversichert sind. Das trifft oft z. B. auf Hausfrauen, Beamtinnen und Studentinnen ohne eine zusätzliche Beschäftigung zu. Die Höhe dieses Mutterschaftsgeldes richtet sich nach dem kalendertäglichen Entgelt. Allerdings ist der Anspruch auf 210 EUR für den gesamten Zeitraum der Schutzfrist begrenzt. Der Antrag ist bei der Mutterschaftsgeldstelle des Bundesversicherungsamts zu stellen. Mutterschaftsgeld für Minijobber und kurzfristig Beschäftigte Für Minijobber oder kurzfristig Beschäftigte gelten die oben genannten Regelungen entsprechend. Allerdings haben Frauen in Aushilfstätigkeiten bzw. Minijobs nur Anspruch auf Mutterschaftsgeld im Rahmen der gesetzlichen Krankenversicherung, wenn sie dort pflicht- bzw. freiwillig versichert sind. Geringfügig beschäftigte Frauen, die nicht selbst Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse sind (PKV oder GKV-Familienversicherung), erhalten auf Antrag Mutterschaftsgeld durch das Bundesversicherungsamt. Wichtig: Auch diese Arbeitnehmerinnen haben Anspruch auf den Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld ( 14 MuSchG). Übungsleiter-und Ehrenamtspauschale Aufwandsentschädigung beitragsfrei nutzen Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale sind steuerfreie Aufwandsentschädigungen, die für viele verschiedene Tätigkeiten in Anspruch genommen werden können. Hiervon profitieren insbesondere gemeinnützige Einrichtungen, weil sich damit auch Sozialversicherungsbeiträge sparen lassen. Die Sozialversicherung orientiert sich bei der beitragsrechtlichen Bewertung von Aufwandsentschädigungen am Steuerrecht. Der Steuerfreibetrag bei Übungsleiter- und Ehrenamtspauschalen ist somit gleichzeitig auch abgabenfrei in der Sozialversicherung. Lediglich der den Freibetrag übersteigende Teil muss versteuert und verbeitragt werden. Und auch erst dann handelt es sich um eine meldepflichtige Beschäftigung im Sinne der Sozialversicherung. copyright 2014 by Grüter Hamich & Partner I Juni 2014 I Ausgabe 2 Seite 4

5 Berücksichtigung der Aufwandsentschädigung Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Aufwandsentschädigung im Kalenderjahr zu berücksichtigen. Dies kann entweder monatlich in gleichen Teilen oder jeweils direkt zu Beginn eines Kalenderjahres durch Berücksichtigung des Jahresbetrages erfolgen. Die differenzierte Vorgehensweise wirkt sich wiederum auch unterschiedlich auf die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung einer Beschäftigung aus. Die steuerfreie Aufwandsentschädigung sollte so berücksichtigt werden, wie der Arbeitnehmer es für sinnvoll erachtet. Das letzte Wort hat aber der Arbeitgeber. Quelle: sör alex/photocase.de Beispiel: Die Hausaufgabenbetreuerin K. verdient monatlich 600 EUR. Sie ist ganzjährig tätig. 1. Möglichkeit: Der Freibetrag von EUR im Jahr wird für die ersten 4 Monate in Anspruch genommen. Ab dem ist K. sv-pflichtig abzurechnen. 2. Möglichkeit: Der Freibetrag wird monatlich in Höhe von 200 EUR in Anspruch genommen; für die übersteigenden 400 EUR wird K. als geringfügig Beschäftigte abgerechnet. Übungsleiter oder Ehrenamtspauschale? Sowohl unter der Übungsleiter- als auch der Ehrenamtspauschale sind bestimmte Einnahmen zu verstehen. Es handelt sich um Einnahmen aus nebenberuflicher Tätigkeit zur Förderung von gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecken im Dienst oder Auftrag einer öffentlichen oder öffentlich-rechtlichen Institution, eines gemeinnützigen Vereins, einer Kirche oder vergleichbaren Einrichtung zur Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke. Übungsleiterpauschale Die Übungsleiterpauschale kann nicht nur für die klassische Tätigkeit als Übungsleiter - z. B. im Sportverein - in Anspruch genommen werden. Die Vergünstigung gilt auch für Tätigkeiten als Ausbilder, Erzieher, Betreuer oder vergleichbare Tätigkeiten. Darunter fallen z. B. Tätigkeiten von Dozenten an Volkshochschulen, Fachhochschulen und Universitäten, künstlerische Tätigkeiten und die Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen. Der steuer- und sozialabgabenfreie Betrag beträgt für die Übungsleiterpauschale jährlich EUR (bzw. 200 EUR monatlich). Ehrenamtspauschale Die Ehrenamtspauschale begünstigt hingegen z. B. Tätigkeiten als Vereinsvorstand, Schatzmeister, Platzwart, Gerätewart, Reinigungsdienst, den Fahrdienst von Eltern zu Auswärtsspielen von Kindern oder ehrenamtlich tätige Schiedsrichter im Amateurbereich. Der Steuer- und sozialabgabenfreie Betrag beläuft sich hierfür auf 720 EUR pro Jahr (bzw. 60 EUR monatlich). Definition einer nebenberuflichen Tätigkeit Nebenberuflich im Sinne des Steuerrechts bedeutet, dass die Tätigkeit zeitlich nicht mehr als ein Drittel eines vergleichbaren Vollzeitberufs in Anspruch nimmt. Diese Voraussetzung ist auch dann gegeben, wenn die Person tatsächlich einem steuerrechtlichen Hauptberuf nachgeht. copyright 2014 by Grüter Hamich & Partner I Juni 2014 I Ausgabe 2 Seite 5Seite 5

6 Kombination Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale Sofern für eine Tätigkeit die Übungsleiterpauschale berücksichtigt wird, ist die zusätzliche Anwendung der Ehrenamtspauschale für dieselbe Tätigkeit ausgeschlossen. Dies gilt jedoch nicht, wenn es sich um unterschiedliche Tätigkeiten handelt (z. B. Übungsleiter und Kassenwart im Sportverein). Nachträglicher Steuerfreibetrag Endet eine Beschäftigung (vorzeitig) im Laufe eines Kalenderjahres, begründet eine nachträgliche volle Ausschöpfung des Steuerfreibetrages keinen Wechsel des Versicherungsstatus in der Sozialversicherung. Die ursprüngliche Bewertung der Beschäftigung bleibt maßgebend, so dass eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung nachträglich nicht in einen Minijob umgemeldet werden darf. Benötigen Sie weitere Informationen, sind noch Fragen offen geblieben oder bedarf es an Hilfestellungen bei der Beurteilung Ihrer kurzfristig beschäftigten Minijobber, sprechen Sie uns gerne an! Ihr Beratungsteam Diese fachliche Information ist der Verständlichkeit halber kurz gehalten und kann somit die individuelle Beratung nicht ersetzen. Die Informationen sind sorgfältig zusammengestellt und recherchiert, jedoch ohne Gewähr. Grüter Hamich & Partner Steuerberater Duisburg mbb I Beethovenstraße 21 I Duisburg Telefon I Telefax I info@g-h-p.de copyright 2014 by Grüter Hamich & Partner I Juni 2014 I Ausgabe 2 Seite 6