Handbuch zur Vereinsadministration

Transkript

1 Handbuch zur Vereinsadministration Vorwort In der Vereinsadministration können von einem Administrator des Vereins Zugangsberechtigungen zu den DFBnet-Modulen verwaltet und vergeben werden. Die bisherige PV35-Kennung, d.h. die Kennung die der Verein bisher für das E-Postfach benutzt, erhält ab sofort das Administrationsrecht für die Vereinsadministration. Nur mit dieser Kennung können in dem Modul Vereinsadministration Zugänge für Vereinsmitarbeiter in andere DFBnet-Module wie den Ergebnisdienst, den Spielbericht-Online, usw. (näheres in der nachfolgenden Beschreibung) eingerichtet und vergeben werden. Der Verein kann somit selbst und ohne bürokratischen Aufwand seinen eigenen Mitarbeitern entsprechende Zugangskennungen einrichten und diese, z.b. nach deren Ausscheiden, wieder entziehen. Bitte denken Sie daran, dass die PV35-Kennung, die zur Berechtigung für die Vereinsadministration und das E-Postfach dient, nur einem kleinen Kreis, ggf. nur einer oder zwei Personen in ihrem Verein, bekannt ist. Anmeldung: Die Anmeldung erfolgt über Bei der Benutzerkennung geben Sie bitte die PV35-Kennung ein. (Kennung vom E-Postfach!) Zudem das entsprechende Passwort zu der PV35-Kennung Q:\Verwaltung\EDV\Handbücher\Vereinsadministration_ doc Seite 1 von 10

2 Erste Schritte Um eine Berechtigung für einen Vereinsmitarbeiter anlegen zu können, müssen Sie diesen über seinen Nach- und Vornamen suchen. Sollten Sie den kompletten Nachoder Vornamen nicht genau wissen, können Sie auch über einen Teil des Namens (mindestens zwei Buchstaben des Nachnamens und des Vornamens) suchen. Wenn der Name nicht vollständig ausgeschrieben wurde, muss zudem ein * (Sternchen) angefügt werden. Bsp.: Suche nach Frank Beckenmüller Nachname: Becken* Vorname: Fr* Wenn Sie nur über die Felder Nachname und Vorname suchen, finden Sie Personen, die in ihrem Verein als Spieler, Mannschaftsverantwortlicher, Schiedsrichter, Lizenzinhaber oder Funktionär geführt werden. Werden in diesem Bereich Personen gefunden, so findet keine Suche mehr im restlichen Personenbestand statt. Deshalb ist es sehr wichtig die Funktionärsdaten und die Mannschaftsverantwortlichen im Vereinsmeldebogen immer zu pflegen. Wenn Sie darüber hinaus Personen suchen möchten, die bis zu diesem Zeitpunkt weder Spieler, Mannschaftsverantwortlicher, Schiedsrichter, Lizenzinhaber oder Funktionär sind, müssen Sie zusätzlich das Geburtsdatum, PLZ und Wohnort eingeben um diese Person zu finden. Sollten Sie bereits einige Benutzer angelegt haben, können Sie auch über die Benutzerkennung suchen. Q:\Verwaltung\EDV\Handbücher\Vereinsadministration_ doc Seite 2 von 10

3 Vereinsmitarbeiter wurde gefunden oder muss neu angelegt werden Trefferliste Beckenmüller Frank Wenn der Vereinsmitarbeiter in der Liste auftaucht bzw. gefunden wurde, kann dieser über das Icon Benutzerkennung anlegen angelegt werden. Sollte die vorherige Suchanfrage erfolglos geblieben sein, überprüfen Sie bitte nochmals alle Ihnen zur Verfügung stehenden Daten. Wenn die Daten korrekt sind und die Suchanfrage weiterhin erfolglos bleibt, müssen Sie einen Neuen Benutzer anlegen. Anmerkung zur Trefferliste In den ersten drei Spalten jeder Zeile der Trefferliste sind Bearbeitungssymbole (Icons) angeordnet, die durch Anklicken auf die zugehörige (Bearbeitungs-)Seite weiterleiten. Hat ein Mitarbeiter noch keine Benutzerkennung, kann nur das letzte Symbol (siehe oben) ausgewählt werden. Q:\Verwaltung\EDV\Handbücher\Vereinsadministration_ doc Seite 3 von 10

4 Benutzer anlegen bzw. bearbeiten Die gelb hinterlegten Felder sind in diesem Bereich Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Es wird bei der Anlage einer Benutzerkennung in drei Bereiche unterschieden: o Kennungsinformationen o Persönliche Angaben o Adress- und Kontaktdaten Die Daten im Bereich Persönliche Angaben wurden von der Trefferliste übernommen und können nicht geändert werden. Wenn allerdings ein neuer Benutzer angelegt wird, müssen diese Felder ausgefüllt werden. Im Feld Benutzerkennung ist ihre Vereinsnummer bereits vorbelegt. Ergänzen Sie diese mit einer von Ihnen selbst gewählten sinnvollen Ziffern- oder Zeichenfolge. Dies erleichtert Ihnen die künftige Administration. Bsp.: vorbelegte Vereinsnummer + Nachname des Mitarbeiter + Ziffernfolge beginnend mit 01. In unserem gewählten Fall würde der Mitarbeiter Frank Beckenmüller folgende Benutzerkennung erhalten: Beckenmueller01 (Alternativ z.b BeckenmuellerFr ) Bitte beachten Sie zusätzlich, dass bei der Adresse für den Mitarbeiter dessen persönliche -Adresse angegeben wird. Diese ist z.b. unbedingt notwendig, wenn der Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt sein Passwort vergessen hat. Das System schickt nur an diese eingegebene -Adresse das neue Passwort. Bei der Eingabe des Passwortes müssen Sie bitte folgendes unbedingt beachten: o o o o o Das Passwort muss aus mindestens 3 Zeichen bestehen Das Passwort darf die Kennung nicht enthalten Das Passwort darf den Namen nicht enthalten Das Passwort darf den Vornamen nicht enthalten Das Passwort darf das Geburtsdatum nicht enthalten Wenn alle Daten eingegeben wurden, können Sie den Button Speichern & Weiter klicken. Q:\Verwaltung\EDV\Handbücher\Vereinsadministration_ doc Seite 4 von 10

5 Anwendungen für die Module vergeben Beckenmueller01 Sie werden automatisch auf den Karteireiter Anwendungen weitergeleitet. In diesem Bereich können Sie nun den Mitarbeiter für des gewünschte Modul oder auch mehrere Module berechtigen. Für die Module Antragstellung Online, Ergebnisdienst, Freundschaftsspiel, Pass- Online, Vereinsmeldebogen und Vereinspostfach müssen Sie nur die entsprechende Checkbox anklicken. Für die Module Spielbericht Online müssen Sie zudem die entsprechenden Rollen und Rechte zuweisen. Eine Erklärung, was sich hinter welchem Modul verbirgt, erhalten Sie auf der nächsten Seite. Wenn Sie die entsprechenden Module ausgewählt haben klicken Sie auf den Button Fertigstellen. Sie erhalten danach im Bereich Fehlermeldung/Hinweis folgenden Text: Fehlermeldungen / Hinweise Bitte beachten Sie, dass die Kennung für die telefonische Ergebniseingabe nicht geeignet ist, da sie nicht numerisch ist. Ihre Angaben wurden erfolgreich gespeichert. Q:\Verwaltung\EDV\Handbücher\Vereinsadministration_ doc Seite 5 von 10

6 Erklärung zu den einzelnen Modulen Antragstellung Online o Antragsteller Online (Passwesen) Verein im Modul Pass Online eine Erstmalige Spielerlaubnis oder einen Vereinswechsel beantragen sowie Abmeldungen von Spielern durchführen. Zudem hat er den Einblick in den Stand und die Übersicht der gestellten Passanträge. (Anmerkung: Es wird empfohlen dieses Recht im Verein nur sehr wenigen Personen zu geben! Mit diesem Recht ist die verbindliche Abgabe von Anträgen auf Spielerlaubnis möglich. Bitte bedenken Sie, dass Sie als Verein sicherstellen müssen, dass die Originalunterlagen im Verein aufbewahrt werden. Dies ist aus unserer Sicht nur möglich, wenn dies von einer/einigen, wenigen Person/en gemacht wird.) DFBnet-Postfach o Mail Vereinspostfach Verein durch die Einwahl unter auf das Postfach des jeweiligen Vereines zugreifen. Er kann dann vom Postfach des Vereins E- Mails versenden und empfangene s lesen. (ACHTUNG: Eine Einwahl über die Homepage des wfv und das Icon E funktioniert nicht!) Es gilt weiterhin, dass es im System genau eine Postfachkennung pro Verein geben wird. Achtung: Die berechtigte Person verschickt Mails im Namen des Vereins, auch hier ist eine Differenzierung nicht möglich. Das bedeutet, es gibt keine Möglichkeit der Nachverfolgung auf eine bestimmte Person! (Anmerkung: Es wird empfohlen dieses Recht im Verein nur sehr wenigen Personen zu geben! Mitteilungen über das E-Postfach werden als offizielle und verbindliche Äußerungen des Vereins gewertet.) Ergebnisdienst o Vereinsmelder Wenn der Mitarbeiter für dieses Modul als Vereinsmelder berechtigt wird, kann er für seinen Verein sämtliche Ergebnisse eingeben. Zudem ist er berechtigt Mannschaftsspielpläne und Vereinsspielpläne einzusehen und zu drucken. Er kann ebenso die Spielstättenbelegung einsehen. (Anmerkung: Dieses Recht muss eigentlich jeder Trainer und Betreuer im Verein haben.) o Antragsteller Verlegung (Spiel) Verein Anträge auf Spielverlegung stellen. Q:\Verwaltung\EDV\Handbücher\Vereinsadministration_ doc Seite 6 von 10

7 (Anmerkung: Es wird empfohlen dieses Recht im Verein nur sehr wenigen Personen zu geben! Mit diesem Recht ist ein verbindlicher Antrag auf Spielverlegung aller Mannschaften des Vereins möglich.) Freundschaftsspiele o Vereinsanleger Verein Freundschaftsspiele anlegen. Bitte beachten Sie allerdings hierzu die Regelungen in den jeweiligen Bezirken: Ob in Ihrem Bezirk zukünftig die Freundschaftsspiele durch die Vereine selbst angelegt werden oder ob die Bezirksmitarbeiter die Freundschaftsspiele weiterhin anlegen erfahren Sie bei Ihrem Bezirksspielleiter. Pass Online o Benutzer Online (erweitert) Verein im Modul Pass Online - Spielberechtigungen für Spieler seines Vereins überprüfen sowie - Spielerlisten abrufen und drucken. (Anmerkung: Es wird empfohlen dieses Recht den Trainern und Betreuern im Verein zu geben.) o Vereinsanwender Verein im Modul Pass Online NUR Spielerlisten abrufen und drucken. Vereinsmeldbogen o Vereinsmelder (eingeschränkt) Verein beim Vereinsmeldebogen die Vereinsdaten ändern und Mannschaften melden. Er hat keine Einsicht auf Daten und Mannschaftsverantwortliche von anderen Vereinen. (Anmerkung: Es wird empfohlen dieses Recht im Verein nur sehr wenigen Personen zu geben! Mit diesem Recht ist die verbindliche Mannschaftsmeldung oder z.b. die Änderung der Postanschrift des Vereins möglich.) Spielbericht o Mannschaftsverantwortlicher Verein, ggf. auch nur für eine bestimmte Mannschaft im Verein (siehe Rollen und Rechte), den Spielbericht online ausfüllen, bearbeiten und freigeben. (Anmerkung: Es wird empfohlen dieses Recht allen Trainern und Betreuern im Verein zu geben bei denen der Spielbericht Online im Einsatz ist Ab im kompletten Herren und Frauenbereich!) Q:\Verwaltung\EDV\Handbücher\Vereinsadministration_ doc Seite 7 von 10

8 Rollen und Rechte (beim Spielbericht Online) Sobald Sie den Mitarbeiter mit einem Häkchen als Mannschaftsverantwortlichen berechtigen klappt ein weiteres Feld mit Mannschaftsarten und Spielklassen auf. Sie können den Mitarbeiter entweder für verschiedene Bereiche oder für Alle Mannschaftsarten berechtigen. Sie finden unter den Mannschaftsarten eine Unterteilung in Herren Junioren Juniorinnen Freizeit Alte Senioren. In den jeweiligen Sparten sind dann die einzelnen Mannschaftsarten unterteilt. Mit einem Häkchen können Sie den Mitarbeiter für die entsprechende Mannschaftsart berechtigen. Sie können den Mitarbeiter entweder für verschiedene Bereiche oder für Alle Spielklassen berechtigen. In den jeweiligen Sparten sind die einzelnen Spielklassen unterteilt. Mit einem Häkchen können Sie den Mitarbeiter für die Spielklasse in der die Mannschaft spielt berechtigen. (Anmerkung: Es wird empfohlen den jeweiligen Mitarbeiter unbedingt auf alle Spielklassen zu berechtigen. Da sonst nach einem Auf- bzw. Abstieg die Berechtigung neu vergeben werden muss.) Durch ein Häkchen bei Alle Spielklassen dehnt sich die Berechtigung auf alle Spielklassen aus. Sie müssen somit nicht alle einzelnen Spielklassen anklicken. Q:\Verwaltung\EDV\Handbücher\Vereinsadministration_ doc Seite 8 von 10

9 Benutzerliste / Meine Benutzer Auf der linken Auswahlleiste können Sie mit Meine Benutzer eine Liste mit allen Benutzern für Ihren Verein, anzeigen. Hier können Sie Benutzer direkt auswählen, bearbeiten und ggf. weitere Rechte vergeben bzw. Rechte entziehen. Q:\Verwaltung\EDV\Handbücher\Vereinsadministration_ doc Seite 9 von 10

10 Bearbeiten von ausscheidenden Vereinsmitarbeitern: Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet oder über einen gewissen Zeitraum nicht mehr aktiv im Verein mitarbeiten kann, können Sie diesen Mitarbeiter, wenn Sie ihn ausgewählt haben, auf inaktiv setzen und ggf. alle Rechte entziehen. Sie haben unter dem Menüpunkt Benutzer aktiv die Möglichkeit, die Kennung des Mitarbeiters auf nein Rechte bleiben erhalten zu setzen. Damit kann der Mitarbeiter mit seiner Kennung nicht mehr in die entsprechenden Module. Wenn Sie die Kennung des Mitarbeiters später wieder auf ja setzen möchten, weil der Mitarbeiter wieder im Verein aktiv wird, bekommt er alle seine Rechte mit der gleichen Kennung wieder. Wenn Sie die Kennung des Mitarbeiters auf nein Rechte werden entzogen setzen, werden dem Mitarbeiter alle Rechte entzogen, auch wenn Sie ihn zu einem spätern Zeitpunkt wieder auf ja zurücksetzen. Sie müssen dann unter dem Karteireiter Anwendungen die Rechte für die unterschiedlichen DFBnet-Module neu zuordnen. (Anmerkung: Diese vorgehensweise wird für ausscheidende Mitarbeiter empfohlen!) Stand: Ga/VE Q:\Verwaltung\EDV\Handbücher\Vereinsadministration_ doc Seite 10 von 10