Haushalts- Finanz- und Kassenordnung

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1 Haushalts- Finanz- und Kassenordnung A. Allgemeines 1 Präambel Gemäß der Satzung erfolgt die Haushalts-, Kassen- und Rechnungsführung unter der Verantwortung des Schatzmeisters. Zur Regelung der damit im Zusammenhang stehenden Fragen erlässt der Vorstand im Einvernehmen mit der Mitgliederversammlung am folgende Ordnung. 2 Grundsätze ( 1 ) Die Finanzen des Vereins sind sparsam und wirtschaftlich zu verwalten. ( 2 ) Der Verein hat die Finanzwirtschaft so zu planen, dass die Erfüllung der Vereinsaufgaben gesichert ist. ( 3 ) Alle im Haushaltsplan vorgesehenen Mittel und etwaigen Überschüsse können nur für die satzungsgemäßen Zwecke des Vereins verwendet werden. B. Haushalt 3 Haushalt ( 1 ) Der Haushalt bildet die Grundlage für das Finanzgebaren des Vereins. ( 2 ) Der Haushalt wird jährlich vom Schatzmeister (Kassier) aufgestellt und vom Vorstand beschlossen. Er muss der Mitgliederversammlung zur endgültigen Genehmigung vorgelegt werden. ( 3 ) Alle im Haushalt vorgesehenen Mittel sind zweckgebunden. ( 4 ) Die einzelnen Positionen des Haushaltplanes sind gegenseitig deckungsfähig. ( 5 ) Der Vorstand kann im Rahmen des genehmigten Haushalts über jede Summe verfügen. ( 6 ) In keinem Fall dürfen Ausgaben getätigt werden, die nicht im Haushalt des jeweiligen Haushaltsjahres veranschlagt oder durch entsprechende Beschlüsse des sachlich zuständigen Organs ( Vorstand ) gedeckt sind. 4 Einnahmen und Ausgaben des Vereins ( 1 ) Einnahmen und Ausgaben dürfen nur für die satzungsmäßigen Zwecke des Vereins verwendet werden. Alle Einnahmen werden zur Bestreitung der Ausgaben verwendet. Überschüsse und Gewinne sind den gemeinnützigen Zwecken des Vereins zuzuführen. ( 2 ) Zuwendung aus öffentlichen Mitteln sind zweckgebundene Zuwendungen an den Verein. Das gilt auch für Zuwendungen an den Verein. Das gilt auch für Zuwendungen sonstiger Art. ( 3 ) Ansammlungen von Zweckvermögen sowie die Bildung von Rücklagen ist nur unter Beachtung der steuer-rechtlichen Vorschriften zulässig. ( 4 ) Ausgaben sind nur im Rahmen des Vereinszweckes zulässig.

2 5 Beitragswesen ( 1 ) Die Höhe der Mitgliedsbeiträge gemäß 7 der Satzung wird durch die Mitgliederversammlung festgelegt. ( 2 ) Die Beiträge gemäß 7 der Satzung werden jährlich bis zum..eingezogen. ( 3 ) Bei Eintritt während des Jahres wird der Beitrag anteilsmäßig gleich eingezogen. ( 4 ) Sozialhilfeempfängern, Arbeitslosen und finanziell schwächer Gestellten kann auf Antrag und nach Beschlussfassung des Vorstandes Beitragsnachlass bzw. Beitragsermäßigung gewährt werden. 6 Abteilungshaushalte ( 1 ) Die Abteilungen erarbeiten bis zum d.J. einen eigenen Haushaltsentwurf, welcher Grundlage für die Mittelbereitstellung durch den Vorstand wird. Dieser Vorschlag hat alle voraussichtlichen Positionen der Einnahmen und Ausgaben zu enthalten. Es muss ein ausgeglichener Entwurf vorgelegt werden. ( 2 ) Der Vorstand entscheidet über die Anträge der Abteilung nach Maßgabe der zur Verfügung stehenden Mittel. ( 3 ) Nach Bestätigung des Abteilungshaushaltes durch den Vorstand kann die Abteilung über die zugewiesenen Mittel frei verfügen. ( 4 ) Abteilungen können kein eigenes Vermögen bilden. Durch Eigeninitiative erwirtschaftete Erträge stehen grundsätzlich auch der Abteilung zur Verfügung, sind jedoch dem Vorstand zu melden. ( 5 ) Bis zum d.J nicht abgerufene oder verbrauchte Mittel verfallen. ( 6 ) Die Abteilungen haben diese Ordnung analog anzuwenden. 7 Jahresabschluss und Jahresrechnung ( 1 ) In der Jahresrechnung sind die Einnahmen und Ausgaben des Haushaltsplanes auszuweisen. Die Schulden und das Vermögen des Vereins sind auszuweisen. Eine Vermögensübersicht ist beizufügen. ( 2 ) Die Kasse des Vereins ist jährlich von den Revisoren auf ihre sachliche Richtigkeit hin zu überprüfen. Nach erfolgter Prüfung erstatten die Revisoren dem Vorstand Bericht, der der Mitgliederversammlung zur Genehmigung vorzulegen ist. 8 Vereinsvermögen ( 1 ) Der Verein verfügt nur über ein gesamtes Vereinsvermögen. Da die Abteilungen des Vereins rechtlich unselbständig sind, können sie kein eigenständiges Vermögen bilden. Gleiches gilt für die Vereinsjugend. ( 2 ) Über die Anlagepolitik des Vereins entscheidet der Vorstand auf Vorschlag des Schatzmeisters. ( 3 ) Erwerb, Veräußerungen und Beleihungen von Immobilien des Vereins sowie die Durchführung von Bauvorhaben unterliegen der Genehmigung der Mitgliederversammlung.

3 C Finanz- und Kassenführung 9 Schatzmeister ( 1 ) Für die Finanz- und Kassenführung ist der Schatzmeister verantwortlich. Er wird bei seiner Tätigkeit vom stellvertretenden Schatzmeister und von der Geschäftsstelle unterstützt. ( 2 ) Der Schatzmeister überwacht den gesamten Zahlungs- und Kassenverkehr der Vereinsjugend. ( 3 ) Der Schatzmeister hat das Recht, jederzeit selbst und durch Beauftragung des Stellvertreters und / oder der Revisoren Prüfungen der Abteilungskassen und der Jugendkasse vorzunehmen. ( 4 ) Der Schatzmeister hat über besondere Vorkommnisse sofort den Vorstand zu unterrichten. 10 Zahlungsverkehr und Zahlungsanweisungen ( 1 ) Der Zahlungsverkehr des Vereins ist möglichst bargeldlos über die eingerichteten Bankkonten abzuwickeln. Über jede Einnahme und Ausgabe muss ein Kassenbeleg vorhanden sein. ( 2 ) Belege müssen den Tag der Ausgabe, den Betrag und den Verwendungszweck enthalten. Die sachliche Berechtigung der Ausgabe ist durch die Unterschrift zu bestätigen. ( 3 ) Zahlungsanweisungen dürfen nur auf Anweisung des Vorstandes oder eines sonst nach der Satzung zuständigen Organs vorgenommen werden. Für die laufenden Angelegenheiten der Geschäftsführung besteht eine generelle Zeichnungsbefugnis für den Schatzmeister und seinen Stellvertreter. ( 4 ) Wegen des Jahresabschlusses sind Barauslagen bis zum des laufenden Jahres beim Kassier abzurechnen. Spätere Abrechnung muss vom Vorstand genehmigt werden. D Kassenprüfung 11 Kassenprüfung ( 1 ) Die Haushalts-, Kassen- und Rechnungsprüfung des Vereins wird von den gewählten Kassenprüfern geprüft. ( 2 ) Anzahl und Termin der Prüfung bleiben den Prüfern vorbehalten. ( 3 ) Über das Ergebnis einer Prüfung ist eine Niederschrift anzufertigen, die dem Vorstand zuzuleiten ist. ( 4 ) Der Vorstand ist verpflichtet, die Prüfungsbemerkungen unverzüglich zu prüfen und zu beantworten. ( 5 ) Die Kassenprüfer erstatten der Mitgliederversammlung einen jährlichen Prüfbericht. 12 Inventar ( 1 ) Zur Erfassung des Inventars ist von der Geschäftsstelle ein Inventarverzeichnis anzulegen. ( 2 ) Es sind alle Gegenstände aufzunehmen, die nicht zum Verbrauch bestimmt sind. ( 3 ) Die Inventarliste muss enthalten: Bezeichnung des Gegenstandes mit kurzer Beschreibung oder Inventarnummer Anschaffungsdatum Anschaffung und Zeitwert Aufbewahrungsort Gegenstände, die ausgesondert werden, sind mit kurzer Begründung anzuzeigen. ( 4 ) Alle 2 Jahre ist jeweils zum dem Vorstand eine Inventurliste vorzulegen

4 ( 5 ) Sämtliche im Verein vorhandene Werte sind alleiniges Vermögen des Vereins. Dabei ist gleichgültig, ob sie erworben wurden oder durch Schenkung zufielen. E Aufwendungsersatz 13 Grundsatz Es haben alle Organmitglieder und Mitarbeiter des Vereins einen Anspruch auf Aufwendungsersatz ( 670 BGB ), der durch die folgende Regelung konkretisiert wird. 14 Reisekostenvergütung 1 ) Regelmäßig wiederkehrende Aufgaben a ) Plakatverteilung Fahrten über 10 KM werden mit -,30 / km erstattet b ) Fahrten zu Sitzungen und Vorträgen werden grundsätzlich nicht erstattet. c ) Tätigkeiten in der Geschäftsstelle ( Verwaltung, Organisation ) Kostenübernahme in Höhe ÖPNV bzw. 0,3 / km ( 2 ) außergewöhnliche Tätigkeiten a ) Veranstaltungen (DNB; NHT etc. ) Lehrgänge ( Fortbildung im Vereinsinteresse) vom Vorstand beauftragt: alle im erforderlichen Umfang anfallenden Aufwendungen im Zusammenhang mit der Veranstaltung: Nachfolgende Aufwendungen werden im Sinne der Abgabenverordnung des Finanzamtes erstattet. Verpflegungskosten lt. Abgabenordnung des FA Übernachtungskosten Lt. Nachweis ( abzüglich event. 4,50 Frühstück ) Fahrtkosten für Fahrten - mit eigenem Fahrzeug 0,3 / km - tatsächliche Kosten für ÖPNV Mitnahme weiterer Teilnehmer im eigenen Fahrzeug - 0,03 gefahrenen km einfach Lehrgangs- / Seminargebühren in voller Höhe Sofern nicht der Verein die Kostenzusage übernommen hat, können die Beträge auf Antrag erstattet werden bzw. eine Spendenbescheinigung ausgestellt werden. b ) Freiwillige Veranstaltungsteilnahme auf Vorschlag eines Vereinsmitglieds bei Interessenübereinstimmung Kostenerstattung nach vorherige Absprache mit dem 1. Vorsitzenden ( nachträgliche weitergehende Aufwendungserstattung nicht möglich ). Auf Antrag können Fahrvergünstigungen (z.b. im ÖPNV (BahnCard o.ä.), oder Mitgliedschaften in Mitfahrzentralen etc.) vom Verein unterstützt werden.

5 15 Sonstige Aufwandsentschädigung ( 1 ) Telefonkosten für Veranstaltungsorganisation ( Vorträge, Naturheiltage, etc ) 100 Pro Jahr mit Einzelnachweis < 100 Pauschal pro Gespräch 0,10 ( Strichliste mit Datum ) ( 2 ) Portokosten Postbeleg / Einzelnachweis bei Kleinmengen ( Betrag, Adressat + Datum ) F Schlussbestimmung 16 Inkrafttreten Diese Ordnung wurde am überarbeitet und ersetzt alle bis dahin existierenden Ordnungen. 1. Vorsitzender: