1. Problembeschreibung

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1 Anlage Projektskizze zum Förderantrag Elektronischer Datenaustausch der Gesundheitsämter mit Behörden des Freistaates Sachsen Stand: Problembeschreibung Die elektronische Kommunikation der sächsischen Gesundheitsämter (GÄ) mit anderen Behörden im Freistaat Sachsen im Rahmen der zuständigen Bearbeitung verschiedener Verwaltungsgänge ist gegenwärtig noch lückenhaft und enthält teilweise mehrere Medienbrüche beim behördlichen Verwaltungshandeln. Dies erfordert derzeit Mehrfacherfassungen gleicher Sachdaten in den jeweiligen Softwaresystemen der Behörden: Es existiert kein elektronischer Datenaustausch zwischen den GÄ und dem Statistischen Landesamt des Freistaates Sachsen (StaLa) bezüglich der im GA erfassten Todesbescheinigungen (TB), die in großen Teilen mit identischem Inhalt auch im StaLa zu erfassen sind, obwohl es in den GÄ bereits eine funktionierende Datenschnittstelle der TB zum Gemeinsamen Krebsregister Berlin gibt. Die gesetzlich geschriebene Übermittlung der Todesbescheinigungen von den Standesämtern an die GÄ erfolgt ausschließlich in Papierform. Es existieren keine Schnittstellen zum elektronischen Datentransfer zwischen Standesamt und Gesundheitsamt. Laboraufträge der GÄ werden nur in Papierform an die Landesuntersuchungsanstalt des Freistaates Sachsen versandt, die sich daraus ergebenden Laborbefunde werden (außer im Bereich Trink- und Badewasser) ebenfalls nur in Papierform zurückgesandt. Das Verwaltungsportal des Freistaates Sachsen stellt im Rahmen des Online-Dienstes einen Formular-Service für die sächsischen Schwangerschaftskonfliktberatungsstellen (SKB) zur Verfügung, ohne dass eine verbindliche elektronische Datenerfassung erfolgt. Mittlerweile wurden durch den Freistaat Sachsen im Rahmen von egovernment-projekten leistungsfähige Datenübertragungsmöglichkeiten geschaffen (Kommunales Datennetz, Formularservice, VPS- bzw. OSCI-Komponenten etc.), die den Datenschutzanforderungen voll entsprechen und den sächsischen Kommunen kostenlos zur Verfügung stehen. In vielen Bereichen werden diese Möglichkeiten jedoch noch unzureichend genutzt. 1

2 2. Zielsetzung Ziel des liegenden Förderantrags ist die Einführung neuer Formen des elektronischen Datenaustauschs der Gesundheitsämter mit anderen Behörden des Freistaates Sachsen unter weitestgehender Nutzung der eingeführten oben genannten Standards. Die Einführung geeigneter Datenschnittstellen wird das Verwaltungshandeln der zuständigen Behörden in den beschriebenen Bereichen medienbruchfrei und deutlich rationeller gestalten. Die Projekteinführung wird unter Wahrung der Datenschutzaspekte - bisher notwendige Doppelerfassungen erheblich reduzieren. Darüber hinaus sind in den Landkreisen und kreisfreien Städten auch für andere Fachbereiche Synergieeffekte bei der Nutzung der vom Freistaat Sachsen zur Verfügung gestellten elektronischen Kommunikationswege zu erwarten. Im Rahmen des liegenden Förderantrags sollen zu vier Projektteilen Schnittstellen entwickelt, programmiert und in den Gesundheitsämtern in Betrieb genommen werden. Dies sind: 1. Projektteil StaLa: Bilaterale Schnittstelle zum Austausch von Totenscheindaten zwischen den Gesundheitsämtern und dem Statistischen Landesamt (Datenaustausch 1 x monatlich) 2. Projektteil Standesamt: Schnittstelle zum Einlesen elektronischer Totenscheindaten (nichtvertraulicher Teil - Kopfdaten) von den Standesämtern (nach Erfordernis - in der Regel arbeitstäglich) 3. Projektteil LUA: Elektronische Übermittlung der Laboraufträge von den Gesundheitsämtern an die Landesuntersuchungsanstalt Sachsen und elektronische Rücksendung der Untersuchungsbefunde (nach Auftragserfordernis bis zu arbeitstäglich) einschließlich automatisiertes Einlesen der Daten in das Octoware -Projekt der Gesundheitsämter 4. Projektteil SKB: Entwicklung und Einführung eines Programms zur Datenerfassung in den Schwangerschaftskonfliktberatungsstellen (SKB) der Gesundheitsämter mit Erzeugung der Jahresstatistik und deren Übergabe (1 x jährlich) an den Formularservice des SMS per xfdf-datei. Das breite Spektrum der gesehenen Arbeiten erfordert eine aktive Mitarbeit der EDV- Betreuer und Stammdatenverwalter der Gesundheitsämter bei der Installation, Einführung und Betreuung der Schnittstellen. Die Liste der betreffenden Mitarbeiter ist als Anlage zum Förderantrag aufgeführt. Folgende Prämissen sollen für die Einführung der neuen Datenschnittstellen gelten: Für die Kommunen entstehen keine zusätzlichen Kosten für Hard- oder Software. Es muss sich um offene Lösungsansätze handeln, deren Basis XML-beschriebene Transferstrukturen bzw. andere perspektivische Schnittstellenstandards darstellen. Zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen soll weitestgehend auf die vom Freistaat Sachsen bereitgestellten Übertragungswege und egovernment-komponenten (Kommunales Datennetz, virtuelle Poststelle, Formularservice etc.) zurückgegriffen werden. 2

3 3. Projektteil Stala: Datenschnittstelle zwischen Gesundheitsamt und Statistischen Landesamt 3.1. Konzeptioneller Grundgedanke der Datenschnittstelle Durch die Europäische Union wird gegenwärtig für die Mitgliedstaaten eine einheitliche Statistik für die Todesursachen angestrebt. Basis hierfür ist das Programm 'Iris' zur elektronischen Todesursachenkodierung, das in allen statistischen Landesämtern installiert werden soll. In den nächsten Jahren wird angestrebt, dass jedes Gesundheitsamt in Deutschland die Totenscheine am PC erfasst und die Daten an sein zuständiges Statistisches Landesamt elektronisch weiterleitet. Dort erfolgt die Kodierung der Todesursachen, anschließend werden die Daten einschließlich des ermittelten Grundleidens in Form von ICD-10-Codes elektronisch an die Gesundheitsämter zurückgesandt. Damit erhalten die Gesundheitsämter erstmalig die Möglichkeit, ihre regionale Gesundheitsberichterstattung im Bereich der Mortalitätsstatistik künftig auf Basis der amtlichen Todesursachen aufzubereiten. In diesem Zusammenhang bereitet das Statistische Bundesamt einen Modellversuch, in dem die elektronisch ermittelten Todesursachen mit den manuell ermittelten Ursachen verglichen werden sollen. Der Freistaat Sachsen soll ab Januar 2007 in den Modellversuch einbezogen werden, da in allen sächsischen Gesundheitsämtern bereits seit mehreren Jahren Mortalitätsdaten im Datenbanksystem Octoware Gesundheit liegen. Diese Daten werden bereits seit einigen Jahren von den Gesundheitsämtern erfolgreich aus dem Octoware -System ein Mal im Quartal bis halbjährlich auf elektronischem Weg in Form verschlüsselter ASCII-Dateien an das Gemeinsame Krebsregister der neuen Bundesländer in Berlin versandt. Vom Statistischen Bundesamt wird im III. Quartal 2006 eine XML-Schnittstellenstruktur gegeben, mit der die Totenscheindaten zwischen Gesundheitsamt und Statistischem Landesamt ausgetauscht werden können. Daraus ergibt sich die Aufgabe, für das von allen Gesundheitsämtern genutzte Programmsystem Octoware entsprechende Export- und Importschnittstellen zu schaffen. Die Kommunikation (pro Monat je Gesundheitsamt eine Datei mit ca Datensätzen) kann im Modellversuchsstadium per (SMTP) erfolgen. Mittelfristig sollten - sofern die Infrastruktur im Amt bereitgestellt werden kann - VPS-Komponenten des Freistaates Sachsen genutzt werden Projektorganisation und Projektdurchführung Projektteil StaLa Kurzbeschreibung der durchzuführenden Arbeitsschritte und Tätigkeiten Konzept bilaterale Schnittstelle für Totenscheindaten Programmierung der Import- und Export-Schnittstelle Installation der Schnittstelle für Totenscheindaten im Octoware -Modul Mortalitätsstatistik in einem Gesundheitsamt, Test gemeinsam mit dem StaLa Erarbeitung von Programmbeschreibung und Bedienanleitung zur Schnittstelle Konzept zur sicheren Datenübertragung zwischen den GÄ und dem StaLa über die Virtuelle Poststelle sowie Test der Datenübertragung Auslieferung des Schnittstellenprogramms an alle Gesundheitsämter Sachsens in Form eines Octoware - Programm-Updates Programmbeschreibung zur Integration der XML-Schnittstelle des Statistischen Bundesamtes in Octoware Testbericht zur funktionsfähigen Schnittstelle Testberichte von GA und StaLa Vorlage von Konzept und Testbericht, StaLa Sachsen Gesamtkosten ,

4 4. Projektteil Standesamt: Datenschnittstelle zwischen Standesamt und Gesundheitsamt 4.1. Konzeptioneller Grundgedanke der Datenschnittstelle Nach dem Eingang eines Totenscheins beurkunden die Standesämter den Todesfall, vergeben eine Sterbebuchnummer und erfassen die Informationen des nichtvertraulichen Teils der Todesbescheinigung (Kopfdaten) am PC. Diese Daten werden einmal monatlich per Datenschnittstelle elektronisch an das Statistische Landesamt versandt. Weiterhin müssen Standesämter auf Basis der gesetzlichen Regelungen (SächsBestG) den vertraulichen Teil der eingehenden Todesbescheinigung (mit Sterbebuchnummer und ggf. Korrekturen zu den Persionalien des Sterbefalls) umgehend an das zuständige Gesundheitsamt weiterleiten. Hier werden nochmals die Daten der Todesbescheinigungen am PC erfasst, und zwar die Kopfdaten zusammen mit den medizinisch relevanten Daten (Todesursachen und Epikrise, Todesart, behandelnder Arzt, Leichenschau durchführenden Arzt, ggf. Obduktion) und den für die Rechtssicherheit relevanten Daten (Datum der Leichenschau, Unbedenklichkeit bei Feuerbestattung). Die Erfassung im Gesundheitsamt erfolgt sachsenweit mit dem Octoware -Modul Mortalitätsstatistik. Bereits seit einigen Jahren werden aus dem Octoware -Modul per Datenschnittstelle viertel- bis halbjährlich von allen sächsischen Gesundheitsämtern die verschlüsselten Daten elektronisch an das Gemeinsame Krebsregister der Neuen Bundesländer beim RKI versandt. Um eine doppelte Datenerfassung zu vermeiden, behördliches Handeln zu vereinfachen und damit Zeit zu sparen, und um die exakten Angaben der vom Standesamt registrierten Kopfinformationen der Todesbescheinigung zu nutzen, bietet es sich an, in Octoware eine Datenimportschnittstelle für die Totenscheindaten vom Standesamt zu schaffen. Darüber hinaus erfordert die geplante bilaterale Datenschnittstelle zum StaLa (vgl. Projektteil StaLa) eine vollständige Übereinstimmung der Kopfdaten der Totenscheine auf beiden Seiten, damit mögliche Datenimportprobleme weitestgehend ausgeschlossen werden können. Die geplante Datenimportschnittstelle für die Daten vom Standesamt soll also zusätzlich gewährleisten, dass beide Seiten die Gesundheitsämter und das StaLa - ihre Daten aus der gleichen Datenquelle erhalten Projektorganisation und Projektdurchführung Projektteil Standesamt Kurzbeschreibung der durchzuführenden Arbeitsschritte und Tätigkeiten Konzept Importschnittstelle für Totenscheindaten vom Standesamt: Nutzung von XMeld oder Vorlage einer speziellen XML-Schnittstellenstruktur Programmierung der Importschnittstelle Installation der Schnittstelle für Totenscheindaten im Octoware -Modul Mortalitätsstatistik in einem Gesundheitsamt sowie gemeinsamer Test mit einem Standesamt Erarbeitung von Programmbeschreibung und Bedienanleitung zur Schnittstelle Konzept zur sicheren Datenübertragung zwischen den Standesämtern und den Gesundheitsämtern über die Virtuelle Poststelle sowie Test der Datenübertragung Auslieferung des Schnittstellenprogramms an alle Gesundheitsämter Sachsens in Form eines Octoware - Programm-Updates Strukturbeschreibung der XML- Schnittstelle sowie Programmbeschreibung zur Integration der Schnittstelle in Octoware Testbericht zur funktionsfähigen Schnittstelle Testberichte des Gesundheitsamtes Vorlage von Konzept und Testbericht Standesamt Zwickau Gesamtkosten ,

5 5. Projektteil LUA: Datenschnittstelle zwischen Gesundheitsamt und Landesuntersuchungsanstalt 5.1. Konzeptioneller Grundgedanke der Datenschnittstelle Die Gesundheitsämter vergeben jährlich ca Untersuchungsaufträge an das Labor der Landesuntersuchungsanstalt für das Gesundheits- und Veterinärwesen. Diese Laboraufträge, ergeben sich aus Verwaltungsgängen, die im Gesundheitsamt bereits auf dem PC bearbeitet werden (z. B. Infektionsschutzgänge). Die Aufträge werden derzeit noch von Hand auf Durchschreibe-Formularen geschrieben, mit der Probe versandt und dann in der LUA wiederum von Hand in das Laborinformationssystem eingegeben. Nach erfolgter Untersuchung wird das Laborergebnis in der LUA ausgedruckt und per Post oder per Fax an das Gesundheitsamt versandt, wo es der Papierakte zugefügt und mit ergänzenden Eingaben der Ergebnisdaten den Vorgängen am PC zugeordnet werden muss. Eine elektronische Übermittlung der Laboraufträge in der einen Richtung und die Übermittlung der Untersuchungsergebnisse in der anderen Richtung könnten auf beiden Seiten zu einer spürbaren Zeitersparnis führen. Als Schnittstellenstandard könnte eine speziell angepasste Form des HL7-Standards ( ). Da es sich hier um Personendaten handelt, müssen die Daten verschlüsselt übermittelt werden. Hierfür bieten sich die für Behörden kostenlos verfügbaren Komponenten der Virtuellen Poststelle des Freistaates Sachen an Projektorganisation und Projektdurchführung Projektteil LUA Kurzbeschreibung der durchzuführenden Arbeitsschritte und Tätigkeiten Konzept Schnittstelle für Laboraufträge und Schnittstelle für Laborbefunde, Prüfung des HL7-Standards. Programmierung der Exportschnittstelle aus Octoware Installation einer Testversion der Schnittstelle für Laboraufträge und Laborbefunde im Octoware - Modul Amtsärztlicher Dienst in einem Gesundheitsamt sowie gemeinsamer Test mit der LUA Erarbeitung von Programmbeschreibung und Bedienanleitung zur Schnittstelle Konzept zur sicheren Datenübertragung zwischen der LUA und den Gesundheitsämtern über die Virtuelle Poststelle sowie Test der Datenübertragung Auslieferung des Schnittstellenprogramms an alle Gesundheitsämter Sachsens in Form eines Octoware -Programm-Updates Strukturbeschreibung der Schnittstelle sowie Programmbeschreibung zur Integration der Schnittstelle in Octoware Testbericht zur funktionsfähigen Exportschnittstelle Testbericht des Gesundheitsamtes zum Datenexport Vorlage von Konzept und Testbericht LUA Sachsen Gesamtkosten ,

6 6. Projektteil SKB: Programm zur Datenerfassung in Schwangerschaftskonfliktberatungsstellen mit Schnittstelle zum Formularservice 5.1. Konzeptioneller Grundgedanke von Programm und Datenschnittstelle Die Schwangerschaftskonfliktberatungsstellen (SKB) bei den Gesundheitsämtern in Sachsen nutzen derzeit keine einheitliche bzw. gar keine Softwarelösung zur Erfassung der Einzeldaten zu Klienten und Beratungsleistungen, die dann in einer Jahresstatistik aggregiert und an das SMS versandt werden müssen. Während das SMS für die Jahresstatistik der SKB bereits ein Formular im sächsischen Formularservice zur Verfügung gestellt hat ( nutzen die meisten Ämter für die einzelnen Statistikpositionen noch Strichlisten, die dann zum Jahresende addiert und als Jahresbericht an das SMS versandt werden. Es ist also in den Gesundheitsämtern die Einführung eines einheitlichen Programms anzustreben, das neben einer Erfassungsmöglichkeit für alle Einzeldaten zu Klienten und Kontakten auch entsprechende Auswertungen gestattet und den vom SMS geforderten Jahresbericht ausgeben kann. Aus dem Jahresbericht ist dann eine xfdf-datei zu generieren, die alle Statistikdaten ohne zusätzliche Hand-Dateneingabe direkt an den sächsischen Formularservice übergeben kann. Die programmtechnische Auswertung der in den Beratungsstellen der Gesundheitsämter anfallenden Informationen könnte für die politische Entscheidungsfindung zu einer verbesserten Erkennung sozialer Bedarfslagen dienen und für die zielgerichtete Regionalplanung genutzt werden. Außerdem könnte damit zweifellos auch die Genauigkeit der Jahresstatistiken erhöht werden Projektorganisation und Projektdurchführung Projektteil SKB Kurzbeschreibung der durchzuführenden Arbeitsschritte und Tätigkeiten Konzept für das Programm zur Datenerfassung in den SKB und Schnittstelle zum Formularservice des SMS Vorlage der Beta-Version des Programms einschließlich Schnittstelle Installation des Programms sowie gemeinsamer Test in einem Gesundheitsamt Erarbeitung von Programmbeschreibung und Bedienanleitung zur Schnittstelle Auslieferung des Programms an alle Gesundheitsämter Sachsens Programmbeschreibung und Strukturbeschreibung der Schnittstelle Testbericht zu Programm und Schnittstelle Testberichte des Gesundheitsamtes Gesamtkosten ,

7 Anlage zum Förderantrag Elektronischer Datenaustausch der Gesundheitsämter mit Behörden des Freistaates Sachsen Liste der an der Realisierung des Förderantrags beteiligten Mitarbeiter der Gesundheitsämter Stand Nr. Gesundheitsamt Name, Vorname 1 Annaberg Wende, Matthias 2 Aue-Schwarzenberg Fickel, Petra 3 Bautzen Mansfeld, Kathrin 4 Chemnitz-SV Kramer, Birgit 5 Chemnitzer Land Evers, Klaus 6 Delitzsch Wagner, Katrin 7 Döbeln Lorenz, Wolfgang 8 -SV Friedl, Rainer 9 Freiberg Karl, Ute 10 Görlitz-SV Trautmann, Angelika 11 Hoyerswerda-SV Vogel, Doris 12 Kamenz Gliemann, Verena 13 Leipzig - SV Benkert, Ines - Projektmitarbeiter 14 Leipziger Land Gerhardt, Dirk 15 Löbau-Zittau Richter, Birgit 16 Meißen Müller, Ute-Marlen 17 Mittlerer Erzgebirgskreis Peters, Klaus 18 Mittweida Glaser, Janet 19 Muldentalkreis Görnitz, Andrea 20 Niederschlesischer OLK Slomian,Simone 21 Plauen-SV Günther, Gerlinde 22 Riesa-Großenhain Streller, Roswitha 23 Sächsische Schweiz Bayer, Clemens 24 Stollberg Wagner, Gisela 25 Torgau-Oschatz Hentschel, Simone 26 Vogtlandkreis Gehring, Marion 27 Weißeritzkreis Sprenger, Jürgen 28 Zwickau-SV Schröder, Gunthild - Projektmitarbeiter 29 Zwickauer Land Thümmler, Ulrich 7