Leitfaden Soll/Ist Analyse Fibu

Transkript

1 Inhalt 1. Planungsarten Dokumentenvorlagen Bearbeiten Planungsarten (Mandant) Bearbeiten Planungsarten (Zentralakte) Einstellungen (Mandanten) Erfassung von Planwerten Individuelle Monatswerte Vortrag von Planwerten Berechnung Aufwand / Ertrag Fester Monatswert Quartalswerte Jahreswert Ist- Vorjahreswert %-Anteil vom Ist-Wert eines Kontos / einer BWA-Position Soll/Ist-Analyse Anlage Auswertungsart Soll/Ist-Analyse Generieren der Auswertungsart Spalten für die Darstellung der Sollwerte bearbeiten Dokument Soll/Ist-Analyse (Fibu) 26 Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 1 von 27

2 Glossar Folgende Symbolik und Begriffe werden in diesem Dokument verwendet: Dokument Fachliche Anwendung in der Akte Dialog Bearbeitungsmaske auf einem Dokument Registerkarte Unterteilung in einem Dialog ("TAB-Reiter") Funktion Beschreibung der Funktionsweise Bitte berücksichtigen Sie, dass die Bezeichnung der Dokumente unsere Standard-Bezeichnungen sind. Die Beschreibung der Fachlichen Erläuterungen ist nach der Struktur in der Akte aufgebaut: Fachbereich Sachgebiet Dokument Dialog Funktion, Registerkarte Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 2 von 27

3 1. Planungsarten Grundlage für die Erfassung von Planwerten ist zunächst die Anlage einer oder mehrerer Planungsarten. In der Planungsart wird die Planungsbasis festgelegt, d.h. Sie entscheiden, ob ein Konto oder eine BWA- Position geplant werden soll. Die Planungsbasis kann für die Finanzbuchhaltung der Kontenrahmen, der Kontenstamm oder der BWA-Rahmen sein. Die Erfassung von Planwerten kann mandantenbezogen und mandantenübergreifend erfolgen. Mandantenbezogene Planwerte werden im Mandanten erfasst und können auch nur für diesen ausgewertet werden. Sollen Planwerte für mehrere Mandanten erfasst und ausgewertet werden, z.b. für Mandanten einer Branche, erfolgt die Anlage der Planungsarten und die Erfassung von Planwerten in der Zentralakte (siehe Kapitel 1.3). In dem Dokument Planungsarten (FiBu) können beliebig viele Planungsarten definiert werden. Dies ermöglicht die Erfassung von verschiedenen Plandaten, welche später in der Soll/Ist-Analyse ausgewertet werden können. Die Erfassung der eigentlichen Plandaten erfolgt in der Jahresakte im Dokument Soll- Werte (Fibu) Dokumentenvorlagen Die Planungsarten sind jahresunabhängig und deshalb in der Dauerakte des Mandanten bzw. in der Kanzlei im Dokument Planungsarten (FiBu) oder in der Zentralakte anzulegen. Abb. 1: Dokumentvorlagen (Mandantenakte) Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 3 von 27

4 1.2. Bearbeiten Planungsarten (Mandant) Die in einem Mandanten angelegten Planungsarten gelten auch nur für diesen Mandanten. Nach dem Öffnen des Dokuments werden alle vorhanden Planungsarten in einer Übersicht angezeigt. Abb. 2: Übersicht Planungsarten Sind noch keine Planungsarten vorhanden, erscheint die Übersicht leer. Abb. 3: Dokument Planungsarten: Noch keine Planungsarten angelegt- leere Ansicht In diesem Fenster erfolgt die Definition der Planungsart. Mit Hilfe des Button können Sie die Neuanlage von Planungsarten beginnen. In den darauffolgenden Fenstern können Sie Ihre Eingaben zur Anlage der Planungsart tätigen. Abb. 4: Neue Planungsart Abb. 5: Planungsarten Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 4 von 27

5 Die bei der Neuanlage vergebene Kurzbezeichnung ist eindeutig und kann nur einmal vergeben werden. Die Bezeichnung sollte unverkennbar sein, da diese später bei der Erfassung und bei der Auswertung herangezogen wird. Planungsbasis: Planung auf Basis von Konten: Soll die Planung auf Basis von Konten (= Planungsbasis ) erfolgen, so kann zwischen Rahmenkonten (Kontenrahmen) und Stammkonten (Kontenstamm) gewählt werden. Je nachdem was gewählt wurde, können dann die Konten des Kontenstammes oder des Kontenrahmens ausgewählt werden. Der entsprechende Kontenrahmen wird aus der Hinterlegung im Mandantenstammblatt herangezogen. Abb. 6: Mandantenstammblatt, hinterlegter Kontenrahmen Planungsbasis: Planung auf Basis des BWA- Rahmens: Wird die Planungsbasis BWA-Rahmen gewählt, so kann in weiteren Feldern der Auswertungsrahmen und die Auswertungsdichte ausgewählt werden. Abb. 7: Planungsbasis BWA-Rahmen, Auswertungsrahmen u. Auswertungsdichte Die Wahl der Planungsbasis nimmt Einfluss auf die spätere Erfassung von Planwerten. Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 5 von 27

6 Abb. 8: Planungsarten 1.3. Bearbeiten Planungsarten (Zentralakte) Die Anlage von Planungsarten in der Zentralakte ermöglicht die Erfassung und Auswertung von Plandaten für mehrere Mandanten gleichzeitig. Somit können z.b. für mehrere Mandanten einer Branche einmalig Plandaten erfasst und ausgewertet werden. Das Dokument Planungsarten (Standard) ist in der Zentralakte in der Dauerakte unter dem Sachgebiet Stammdaten angesiedelt. Abb. 9: Dokumentvorlagen (Zentralakte) Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 6 von 27

7 Abb. 10: Planungsarten (Standard), in der Zentralakte Planungsbasis: Bei dieser Form der Planungsart kann die Planung ebenfalls auf Basis von Konten oder BWA-Positionen erfolgen. Jedoch ist bei der Einstellung Kontenrahmen ein entsprechender Kanzlei-Kontenrahmen auszuwählen. Durch die Auswahl des Kontenrahmens wird festgelegt, für welche Mandanten die Planungsarten gelten sollen. Beim Aufruf der Soll/Ist-Analyse wird der im Mandantenstammblatt hinterlegte Kontenrahmen geprüft (Abbildung Mandantenstammblatt, hinterlegter Kontenrahmen, Kapitel 1.2). Bei der Einstellung BWA-Rahmen ist ein entsprechender Kanzlei-BWA-Rahmen und die Auswertungsdichte zu wählen. Die erfassten Planwerte für einen BWA-Rahmen können für alle Mandanten ausgewertet werden, soweit diese den BWA-Rahmen verwenden. Die Erfassung von Standard-Sollwerten erfolgt in der Zentralakte im Dokument Soll-Werte (Standard), welches als Dokumentenvorlage in der Jahresakte angesiedelt ist. Erfassung Planwerte Fibu Die eigentliche Erfassung von Planwerten erfolgt in der Jahresakte des jeweiligen Mandanten oder in der Kanzlei. Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 7 von 27

8 Abb. 11: Dokumentvorlagen, Jahresakte des Mandanten 1.4. Einstellungen (Mandanten) In den Dokumenteneigenschaften von Soll-Werte (Fibu) ist die jeweilige Planungsart auszuwählen. Die Planwerte können als Jahreswert oder als Monatswert im Dokument angezeigt werden. Diese Einstellung kann auch in der Dokumentenansicht eingestellt werden. Register Buchungskreise Wenn Sie Buchungskreise nicht benutzen, entfällt das Register Buchungskreise aus der Anzeige. Sie haben in den Eigenschaften von Soll- Werte (Fibu) dann lediglich die Registerseite Planungsart zur Verfügung. Abb. 12: Eigenschaften von Soll-Werte (Fibu) Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 8 von 27

9 Register Planungsart : In den Eigenschaften ist zunächst die gewünschte Planungsart auszuwählen. Mit dieser Auswahl wird bestimmt, ob Konten oder BWA-Positionen zur Erfassung von Sollwerten bereit stehen. Register Buchungskreise : Die Einstellungen für die Buchungskreise können Sie in zwei Spalten vornehmen. Die erste Spalte bestimmt welche Buchungskreise im aktuellen Dokument ausgewertet werden, die zweite Spalte, welcher Buchungskreis aktiviert ist. Wenn Sie Buchungskreise nicht benutzen, entfällt das Register Buchungskreise aus der Anzeige. Sie haben in den Eigenschaften von Soll-Werte (Fibu) dann lediglich die Registerseite Planungsart zur Verfügung. Die Nutzung von Buchungskreisen wird im Mandantenstammblatt aktiviert. Wird die Nutzung von Buchungskreisen gewünscht, ist der Haken entsprechend zu setzen und die Funktion somit aktiviert. Abb. 13: Mandantenstammblatt, Aktivierung von Buchungskreisen Dokumentenansicht: In der Dokumentenansicht von Soll-Werte (Fibu) werden alle Positionen bzw. Konten aufgelistet, für die Planwerte erfasst wurden. In der Spalte Planwert werden je nach Einstellung, die Planwerte für einen ausgewählten Monat oder das gesamte Jahr angezeigt. Der Saldo wird aufgrund der Einstellung Ertrag / Aufwand, welche im Planwert zu hinterlegen ist, berechnet. Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 9 von 27

10 Anzeige von Jahreswert / Monatswert Monatsverteilung Monatsverteilung aller Soll-Werte Auswahl des Monats Auswahl der verschiedenen Planungsarten Mit dieser Funktion werden die Planwerte in das neue Jahr vorgetragen Abb. 14: Ansicht für Planungsbasis BWA-Position Abb. 15: Ansicht für Planungsbasis Konto Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 10 von 27

11 1.5. Erfassung von Planwerten Abb. 16: Planungsdaten Neuanlage: Planungsbasis BWA-Position bzw. Abb. 17: Planungsdaten Neuanlage: Ansicht für Planungsbasis Konto Wurde eine Planungsart auf Basis des BWA-Rahmens gewählt, so ist bei der Neuanlage die zu planende BWA-Position auszuwählen. Abb. 18: Planungsdaten Neuanlage: Auswahl der BWA-Position Ist die Planungsbasis der Kontenstamm bzw. der Kontenrahmen, ist hier das zu planende Konto auszuwählen. Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 11 von 27

12 Abb. 19: Soll-Werte - Neuanlage Mit Hilfe der Auswahl über den Button Kontenrahmen erfolgen. kann ein Sprung in den Kontenstamm bzw. in den Die Erfassungsarten Ist-Vorjahreswerte und %-Anteil von Ist-Werten können nur für Planung von Konten verwendet werden, nicht für die Planung von BWA-Positionen. Die Erfassung von Planwerten kann bei Planungsbasis Kontenstamm bzw. Kontenrahmen auf 6 Arten, bei Planungsbasis BWA-Rahmen auf 4 verschiedene Arten erfolgen. Diese Arten werden anschließend näher erläutert. Abb. 20: Erfassungsart Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 12 von 27

13 Individuelle Monatswerte Bei Planungsbasis BWA-Rahmen : Oder Kontenstamm bzw. Kontenrahmen: Abb. 21: Individuelle Monatswerte In den 12 Eingabefeldern können die Planwerte für jeden einzelnen Monat erfasst werden. Die Summe der Planwerte für das gesamte Jahr und die Einzelwerte können mit Hilfe der Schaltfläche [Monatsverteilung] angezeigt werden. (Die Registerkarte Best-/ Worst - Case, EUR erhalten Sie lediglich dann, wenn Sie das Modul ratingbridge lizenziert haben. Wurde das Modul rating-bridge nicht käuflich von Ihnen erworben, entfallen die Funktionen und somit auch diese Registerkarte aus der Anzeige.) Abb. 22: Planungskostenerfassung und bearbeitung Die folgenden Einstellungen betreffen alle Erfassungsarten! Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 13 von 27

14 Vortrag von Planwerten Abb. 23: Vortrag von Planwerten Mit Hilfe dieses Kenners können Planwerte aus dem Vorjahr in das neue Planjahr (Wirtschaftsjahr) übernommen werden. Zusätzlich kann ein Faktor (%) für Steigerung oder Abschlag eingegeben werden. Dieser Faktor berechnet den Planwert für das neue Jahr. Wird kein Faktor hinterlegt, werden die Planwerte eins zu eins in das neue Jahr vorgetragen. Der eigentliche Vortrag erfolgt über die Funktion Vortragswerte übernehmen in der Symbolleiste. Vorgetragen werden alle Planwerte der aktuell ausgewählten Planungsart. Es werden automatisch alle Konten bzw. Positionen vorgetragen, für welche der Kenner zum Vortrag gesetzt wurde. Der Vortrag ist in dem Jahr durchzuführen, in welches die Planwerte vorgetragen werden sollen, analog zum Saldenvortrag in der Finanzbuchhaltung. Der Vortrag kann beliebig oft wiederholt werden. Dabei wird geprüft, ob bereits Planwerte vorhanden sind. Die bereits übernommenen Planwerte können bei einem nochmaligen Vortrag überschrieben werden. Soll der Vortrag nur für ein einzelnes Konto oder eine einzelne Position wiederholt werden, kann dies über die Funktion Vortrag Konto / BWA-Position im Kontext- Menü erfolgen Berechnung Aufwand / Ertrag Die Hinterlegung, ob es sich bei dem Planwert um Aufwand und Ertrag handelt, ist für die Berechnung der Abweichung in der Soll/Ist-Analyse notwendig. Bei der Planung von Konten wird die Verschlüsselung im Kontenstamm auf der Registerkarte Kostenrechnung herangezogen. Wurde bereits in diesem Feld Aufwand oder Ertrag hinterlegt, so wird dieser Eintrag für die Planerfassung herangezogen. Mit Hilfe dieser Hinterlegung wird der Saldo (Ertrag./. Aufwand) aus den Planwerten einer Planungsart gebildet und im Dokument angezeigt Fester Monatswert Bei Planungsbasis BWA-Rahmen : Oder Kontenstamm bzw. Kontenrahmen: Abb. 24: Fester Monatswert Diese Erfassungsart ermöglicht die Erfassung von einem Planwert, welcher für alle Monate zutrifft, mit der Option, eine prozentuale monatliche Veränderung berechnen zu lassen. Die Veränderung kann eine konstante oder lineare Erhöhung bzw. Minderung sein, die im Feld Art eingestellt werden kann. Mit Hilfe der Schaltfläche [Monatsverteilung] kann man sich die monatliche Entwicklung der Planwerte anzeigen lassen. Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 14 von 27

15 Abb. 25: Planungskostenerfassung und -bearbeitung Basis für die Berechnung des Vortragswertes bildet der Monatswert. Monatswert für Folgejahr = (3000*2 %) = Quartalswerte Bei Planungsbasis BWA-Rahmen : Oder Kontenstamm bzw. Kontenrahmen: Abb. 26: Quartalswerte Mit dieser Erfassungsart werden vier Quartalswerte erfasst, welche gleichmäßig, nach Prozenten oder nach einem individuellen Schlüssel auf die entsprechenden Monate verteilt werden können. Erfolgt eine gleichmäßige Verteilung, werden die jeweiligen Monatswerte im rechten Fenster angezeigt. Bei den Verteilungsarten Prozentverteilung und Schlüsselverteilung sind im rechten Eingabe- Dialog die Prozentwerte bzw. die Schlüsselwerte pro Monat zu hinterlegen. Die sich daraus ergebenden Monatswerte können über die Schaltfläche [Monatsverteilung] angezeigt werden. (Die Registerkarte Best-/ Worst - Case, EUR erhalten Sie lediglich dann, wenn Sie das Modul ratingbridge lizenziert haben. Wurde das Modul rating-bridge nicht käuflich von Ihnen erworben, entfallen die Funktionen und somit auch diese Registerkarte aus der Anzeige.) Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 15 von 27

16 Abb. 27: Planungskostenerfassung und -bearbeitung Basis für den Vortrag bilden die vier Quartalswerte. Die Berechnung einer Steigerung oder eines Abschlags bezieht sich nur auf die Quartalswerte, die Höhe der Prozent- und Schlüsselwerte für die monatliche Verteilung bleibt dabei bestehen Jahreswert Bei Planungsbasis BWA-Rahmen : Oder Kontenstamm bzw. Kontenrahmen: Abb. 28: Jahreswert Beim Jahreswert handelt es sich bereits um den Gesamtplanwert für das gesamte Wirtschaftsjahr. Dieser Jahreswert kann gleichmäßig, prozentual oder nach einem Schlüssel auf die jeweiligen Monate verteilt werden. Erfolgt eine gleichmäßige Verteilung, werden die jeweiligen Monatswerte im rechten Dialog angezeigt. Bei den Verteilungsarten Prozentverteilung und Schlüsselverteilung sind im rechten Eingabe- Dialog die Prozentwerte bzw. die Schlüsselwerte pro Monat zu hinterlegen. Die sich daraus ergebenden Monatswerte können über die Schaltfläche [Monatsverteilung] angezeigt werden. (Die Registerkarte Best-/ Worst - Case, EUR erhalten Sie lediglich dann, wenn Sie das Modul ratingbridge lizenziert haben. Wurde das Modul rating-bridge nicht käuflich von Ihnen erworben, entfallen die Funktionen und somit auch diese Registerkarte aus der Anzeige.) Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 16 von 27

17 Abb. 29: Planungskostenerfassung und -bearbeitung Basis für die Ermittlung des Vortragwertes bildet der Jahreswert Ist- Vorjahreswert Bei Planungsbasis Kontenstamm bzw. Kontenrahmen: Abb. 30: Ist Vorjahreswert Bei dieser Erfassungsart bezieht man sich auf die Ist-Werte des Vorjahres. Diese bilden die Ausgangsbasis für die Ermittlung der Planwerte im aktuellen Jahr. Der Ist-Wert des Vorjahres kann entweder eins zu eins übernommen werden oder durch Angabe eines Faktors erhöht bzw. vermindert werden. Die Berechnung der Planwerte aus den Ist-Werten des Vorjahres erfolgt erst beim Aufruf der Soll/Ist- Analyse, da sich zum Zeitpunkt der Erfassung von Planwerten noch Veränderungen in den Istwerten des Vorjahres ergeben könnten. Aus diesem Grund ist die Anzeige von Monatswerten in dieser Ansicht nicht möglich. In der Dokumentenansicht wird dieser Planwert mit 0,00 dargestellt. (Die Registerkarte Best-/ Worst - Case, EUR erhalten Sie lediglich dann, wenn Sie das Modul ratingbridge lizenziert haben. Wurde das Modul rating-bridge nicht käuflich von Ihnen erworben, entfallen die Funktionen und somit auch diese Registerkarte aus der Anzeige.) Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 17 von 27

18 Abb. 31: Planungskostenerfassung und -bearbeitung Beispiel Steigerung Ist-Wert Vorjahr = 1.000,00 Soll-Wert Jahr = (1.000,00 + (1.000,00 * 2%)) Beispiel Abschlag Ist-Wert Vorjahr = 1.000,00 Soll-Wert Jahr = 980,00 (1:000, ,00 * 2%)) %-Anteil vom Ist-Wert eines Kontos / einer BWA-Position Bei Planungsbasis Kontenstamm bzw. Kontenrahmen: Bei dieser Form der Erfassungsart kann der Sollwert eines Kontos oder einer BWA-Position von dem Ist- Wert eines anderen Kontos oder einer anderen BWA-Position abgeleitet werden. Der Sollwert wird mit Hilfe eines prozentualen Anteils berechnet. Beispiel: Istwert Konto 8410 = ,00 Sollwert Konto 3410 = ,00 ( ,00 * 30%) Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 18 von 27

19 Die Berechnung der Planwerte aus den Istwerten erfolgt erst beim Aufruf der Soll/Ist-Analyse, da sich zum Zeitpunkt der Erfassung von Planwerten noch Veränderungen in den Istwerten ergeben können. Aus diesem Grund ist die Anzeige von Monatswerten in dieser Ansicht nicht möglich. In der Dokumentenansicht wird dieser Planwert mit 0,00 dargestellt. Der Sollwert der Position Wareneinkauf... wird hier in Höhe von 30% vom Istwert der Position Saldo Erlöse ermittelt. Abb. 32: Planungskostenerfassung und -bearbeitung Basis für den Vortrag dieses Planwertes bildet der Anteil in %, welcher auch durch Angabe eines Faktors erhöht oder vermindert werden kann. Beispiel: Steigerung Vortrag 2% => 30%+(30%*0,02) = 30,6 % Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 19 von 27

20 2. Soll/Ist-Analyse Die Soll/Ist-Analyse (FiBu) wird auf der Grundlage des BWA-Rahmens erstellt. Alle individuellen Verschlüsselungen werden somit auch in der Soll/Ist-Analyse berücksichtigt. Voraussetzung für den Aufruf des Dokuments ist die Auswertungsart Soll/Ist-Analyse, welche die Sollwerte und die Abweichung zu den Istwerten darstellt. Diese Auswertungsart muss die jeweiligen Spalten beinhalten, in denen die Sollwerte dargestellt werden. Um diese Spalten anlegen zu können, wurden Anpassungen im Auswertungsgenerator vorgenommen. Im Standard-BWA-Rahmen, ist die Auswertungsart Soll/Ist-Analyse bereits vorhanden. Durch Kopieren des Standardrahmens auf einen neuen Kanzlei-BWA-Rahmen ist die Soll/Ist-Analyse sofort abrufbar. Die Soll/Ist-Analyse (FiBu) wird auf der Grundlage des BWA- Rahmens erstellt Die Auswertungsart Soll/Ist-Analyse steht im BWA-Rahmenzur Verfügung. Abb. 33: Eigenschaften BWA-Rahmen KR03/04 (Standard): Auswertungsarten Soll/Ist-Analyse Hinweis: Die Auswertungsarten Soll/Ist-Analyse (Best Case) Soll/Ist-Analyse (Worst- Case) stehen nur zur Verfügung, wenn das SBS Rewe plus - Modul ratingbridge erworben/lizenziert wurde. Kopieren Sie diesen Standardrahmen, um die Auswertungsart Soll/Ist-Analyse zu erhalten: <Markieren rechte Maustaste Kopieren rechte Maustaste Einfügen > Abb. 34: Kopieren des Rahmens Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 20 von 27

21 Beim Einfügen kann für den neuen Auswertungsrahmen eine beliebige Bezeichnung erfasst werden: Die Bezeichnung kann individuell vergeben werden. Bei der Vergabe der Bezeichnung ist jedoch zu beachten, dass diese in der Kopfzeile der Auswertung als Überschrift gedruckt wird. Abb. 35: Eigenschaften Auswertungsrahmen beim Einfügen Eine weitere Möglichkeit ist die manuelle Anlage dieser Auswertungsart, welche im Folgenden beschrieben wird Anlage Auswertungsart Soll/Ist-Analyse Generieren der Auswertungsart Im Dokument Auswertungen Servicefunktion können Rahmen kopiert und so neu angelegt werden, es können auch Auswertungsarten durch Kopieren und Einfügen generiert werden. Mit Hilfe des Kontext-Menüs (hier den Befehlen Kopieren und Einfügen ) im Dialog Eigenschaften Auswertungsrahmen können die Funktionen ausgeführt werden. Die Kopie sollte von der Auswertungsart BWA- Vorjahresvergleich abgeleitet werden, da diese in etwa dem Aufbau der Soll/Ist-Analyse entspricht. Der gewünschte Rahmen wird kopiert und die Kopie wird eingefügt (<Markieren rechte Maustaste Kopieren rechte Maustaste Einfügen >) Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 21 von 27

22 Abb. 36: Kopieren eines Standardrahmens <Markieren rechte Maustaste Kopieren rechte Maustaste Einfügen > Nachdem Einfügen gewählt wurde, erscheint der Dialog Eigenschaften Auswertungsrahmen: Hier wird die gewünschte Bezeichnung hinterlegt und die zum Rahmen gehörenden Auswertungsarten angezeigt. Die Bezeichnung kann individuell vergeben werden. Bei der Vergabe der Bezeichnung ist jedoch zu beachten, dass diese in der Kopfzeile der Auswertung als Überschrift gedruckt wird. Abb. 37: Eigenschaften Auswertungsrahmen Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 22 von 27

23 Wurde der Rahmen eingefügt, kann mit Hilfe der rechten Maustaste Eigenschaften der Dialog Eigenschaften Auswertungsrahmen zur weiteren Bearbeitung geöffnet werden: Hier wird die gewünschte Auswertungsart generiert. <Auswahl der Auswertungsart rechte Maustaste Kopieren rechte Maustaste Einfügen >: Abb. 38: Gewünschte Auswertungsart generieren Bezeichnung der neuen Auswertungsart vergeben: Abb. 39: Bezeichnung der neuen Auswertungsart Die generierte Auswertungsart steht nun in den Eigenschaften des entsprechenden Rahmens zur Verfügung (mit den Eigenschaften der Auswertungsart, welche als Basis für die Kopie herangezogen wurde). Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 23 von 27

24 Abb. 40: Generierte Auswertungsart in den Eigenschaften des Rahmens Spalten für die Darstellung der Sollwerte bearbeiten Nachdem die Auswertungsart generiert wurde, sind die Spalten für die Darstellung der Sollwerte zu bearbeiten. Die Bearbeitung erfolgt in der Dauerakte der Zentralakte im Dokument BWA. In den Dokumenteneigenschaften ist die neue Auswertungsart und die sonstigen gewünschten Eigenschaften auszuwählen. Abb. 41: Eigenschaften von BWA für Soll-/Ist Analyse Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 24 von 27

25 Die Auswertungsart Soll/Ist-Analyse beinhaltet zunächst den Spaltenaufbau von der abgeleiteten Auswertungsart, in diesem Beispiel vom BWA-Vorjahresvergleich. Die entsprechenden Spalten für Sollwerte können über die Funktion Neue Spalte oder durch Bearbeiten bestehender Spalten eingefügt werden. Folgender Spaltenaufbau wurde für die Soll/Ist-Analyse realisiert: Spalte Zeitraum Breite in cm Positionsbezeichnung - 7,5 Ist-Werte Abr. Monat Abrechnungswerte 2,8 Soll-Werte Abr. Monat Abrechnungswerte 2,8 Abweichung Soll/ Ist Abr. Monat - 2,8 Abweichung in % - 1,5 Ist-Werte aufgelaufen (Gesamt) Aufgelaufene Jahreswerte 2,8 Soll-Werte aufgelaufen (Gesamt) Aufgelaufene Jahreswerte 2,8 Abweichung Soll/Ist aufgelaufen - 2,8 Abweichung in % - 1,5 Bei der Neuanlage dieser Auswertungsart kann die bereits vorhandene Soll/Ist-Analyse des Standardrahmens als Vorlage verwendet werden. Für die Darstellung von Sollwerten gibt es in den Eigenschaften der Spalte eine neue Funktion. Im Feld Selektion kann hinterlegt werden, ob in dieser Spalte Ist- oder Sollwerte eines gewählten Zeitraums dargestellt werden sollen. Abb. 42: Eigenschaft Spalte Nachdem die jeweiligen Spalten angelegt wurden und das Dokument gespeichert wurde, kann die Auswertung Soll/Ist-Analyse(Fibu) in der Jahresakte Ihres Mandanten aufgerufen werden. Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 25 von 27

26 2.2. Dokument Soll/Ist-Analyse (Fibu) Das Dokument Soll/Ist-Analyse (FiBu) ist in der Jahresakte unter dem Sachgebiet Finanzbuchhaltung zu finden. Abb. 43: Dokument aus Dokumentvorlagen Abb. 44: Dokumentvorlagen Die Dokumenteneigenschaften beinhalten die gleichen Einstellungen wie die BWA, mit dem Unterschied, dass hier zusätzlich die Planungsart auszuwählen ist. Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 26 von 27

27 Durch Auswahl einer Planungsart, die auf Basis eines BWA-Rahmens erstellt wurde, können Auswertungsrahmen und dichte nicht ausgewählt werden, da der Rahmen und die Dichte in der Planungsart festgelegt wurden. Wird eine Planungsart auf Basis eines Kontenstamms oder Kontenrahmens ausgewählt, kann jeder beliebige BWA-Rahmen und jede beliebige Auswertungsdichte gewählt werden. Abb. 45: Beispiel Eigenschaft von Soll-/Ist-Analyse (Fibu) Im Feld Auswertungsart ist die neue Auswertungsart für Soll/Ist auszuwählen, welche die Spalten für die Darstellung der Soll-Werte beinhaltet. Wird eine Auswertungsart gewählt, die keine Soll-Spalten beinhaltet, wird die Auswertung ohne Soll-Werte aufbereitet. Die folgende Grafik zeigt den gesamten Aufbau der Soll/Ist-Analyse. Abb. 46: Auswertung Soll/Ist-Analyse Dokument: Leitfaden Soll_Ist Fibu.doc Seite: 27 von 27